BẢNG GIẢI THÍCH CHỮ VIẾT TẮT
Stt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Tên chữ, cụm từ viết tắt
BC
BTHBQ
CT
CV
CCHC
HĐND
MLHS
NQ
QĐ
TB
TĐ – KT
TLLT

rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng
chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó việc lưu trữ công văn,
tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”.
Đối với các cơ quan, tổ chức; công tác văn thư – lưu trữ cũng có vai trò
đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng
nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn
bản giấy tờ có lien quan và những tài liệu có giá trị đều được lưu trữ , bảo quản
an toàn.
Văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước thông qua
các văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ
chức.
Bác Hồ đã từng nói “ Học đi đôi với hành”, đó là một chân lý muôn thuở
được các thế hệ vận dụng có hiệu quả và kết hợp với phương châm của nhà
trường là “ Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền
giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm
điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những
kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Nhằm
trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư – Lưu trữ. Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ đi kiến
tập tại các cơ quan, tổ chức.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo Phòng Nội vụ - UBND huyện Thuận Thành, tôi đã được tiếp nhận kiến tập
tại Phòng Nội vụ - UBND huyện Thuận Thành, kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2015


B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức.
1.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Thuận Thành.
1.1.1: Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND huyện Thuận Thành là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa
phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,
Nghị quyết của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,
giáo dục. dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,….
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Huyện theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác.
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp.

5. Phòng Giáo dục và Đào tạo
6. Phòng Văn hóa - Thông tin
7. Phòng Tư pháp
8. Phòng Thanh tra huyện
9. Phòng Y tế
10. Phòng Lao động - Thương binh và xã hội huyện
11. Phòng Công Thương
12. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
13. Chi cục Thống kê
14. Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình
* 5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Thuận Thành:
1. Đài phát thanh - truyền hình
2. Trung tâm Thể dục thể thao
3. Trung tâm dậy nghề
4. Trạm khuyến nông
5. Trung tâm Giáo dục thường xuyên
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thuận Thành giúp UBND
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực
trên địa bàn huyện theo quy định của Pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quan
lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phòng chịu sự quản
lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn
về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh. Mỗi phòng có 01 Trưởng
phòng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và các viên chức giúp việc.
Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân công
nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hàng năm.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Thuận Thành: (Phụ lục số
01)



thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quan rlys được giao.
- Về tổ chức, bộ máy:
+) Trình UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành văn bản quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ theo quy định và
hướng dẫn của UBND tỉnh Bắc Ninh.;
+) Tham mưu, giúp UBND huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định việc thành
lập, sáp nhập, giải thể, chia tách các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;


+) Thẩm định nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc UBND huyện;
+) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợp
liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND huyện theo quy
định của Pháp luật.
- Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập:
+) Thẩm định, trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện kế hoạch biên chế
công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các cơ quan, đơn vị
sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện;
+) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ
quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp
luật.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+) Tham mưu, giúp UBND huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu
cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn
theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của UBND tỉnh Bắc Ninh;

huyện;
+) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của Pháp luật.
- Về công tác tôn giáo:
+) Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ
trương của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước về tôn giáo và công tác tôn
giáo trên địa bàn;
+) Tham mưu, giúp UBND huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo
theo quy định của Pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh.
- Về công tác thanh niên:
+) Tổ chức triển khai, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược,
chương trình kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;
+) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công
tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên,
công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp.
1.2.4: Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành (Phụ lục số 02)
Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành gồm có:
- 01 Trưởng phòng: Đ/c Hà Văn Thúy
- 01 Phó trưởng phòng: Đ/c Nguyễn Chính Bảo
- 05 công chức:
+) Đ/c Nguyễn Mạnh Đạt – công tác Tổ chức cán bộ
+) Đ/c Nguyễn Thế Huấn – công tác TĐ - KT
+) Đ/c Nguyễn Văn Quản – công tác Tôn giáo - XDCQCS
+) Đ/c Nguyễn Văn Thành – công tác VT - LT
+) Đ/c Vũ Thị Bích Ngọc – công tác Thanh niên và CCHC
• Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện Thuận Thành và trước Pháp luật về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động

nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Phòng Nội vụ để
tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải quyết;
+) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư lưu trữ
của UBND huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;
+) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của
Pháp luật.
•

Chương 2: Công tác văn thư – lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Thuận
Thành.
2.1: Công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Phòng
Nội vụ huyện Thuận Thành; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
*Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư:
+) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
+) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;


+) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
+) Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
+) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
 Dấu của cơ quan, tổ chức
 Nơi nhận
Đối với những loại văn bản khẩn, mật thì văn bản phải được đóng dấu chỉ
mức độ khẩn, mật.


Đối với các công văn, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển,… Ngoài
các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sung thêm địa chỉ cơ quan,
địa chỉ Email, số điện thoại, số Fax của cơ quan.
b) Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên
máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp
dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ
thuật khác hoặc đối với được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng đối với
văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
* Kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Phòng là đúng so với quy định hiện
hành, thể hiện ở:
- Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
+ Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được
trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc
trên giấy mẫu in sẵn.
+ Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo
chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành

Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì
lãnh đạo sẽ chỉ định cho mỗi cá nhân phụ trách công tác chuyên môn, nghiệp vụ
của mình soạn thảo. Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị
đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo
phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo.
Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên
quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự
thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản và bố cục, cách hành
văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản.
Sau đó trình lãnh đạo phòng kiểm tra, điều chỉnh nội dung, hình thức. Sau
đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng ký.
Bước 3: Bộ phận Văn thư – lưu trữ nhận được dự thảo trình ký của phòng
dự thảo phải cử người soát xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp
ý, kiểm tra bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. Nếu cần thiết phải
chỉnh sửa tiếp thì phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa
lần cuối cùng trước khi trình ký. Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưu
lãnh đạo quyết định ban hành hoặc phê duyệt.
Bước 4: Lãnh đạo căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban
hành hoặc phê duyệt văn bản. Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy định, nội
dung chưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại phòng dự thảo chỉnh sửa
cho phù hợp và trình ký lại.
Bước 5: Sau khi lãnh đạo phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hành
thì sẽ chuyển cho nhân viên Văn thư để đăng ký văn bản.
- Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số
lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có) .
- Văn thư căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn bản và
phát hành đầy đủ, kịp thời. Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi.
Sau khi được quan sát, tôi thấy việc soạn thảo văn bản ở Phòng Nội vụ cơ
bản thực hiện đầy đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản.
Cán bộ soạn thảo tuân thủ đúng theo quy trình soạn thảo mà cơ quan đề ra.

Báo cáo
12
27
18
31
23
39
36
44
29
57

Văn bản đến
148
152
168
233
180

Qua bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến của Phòng Nội vụ trong 05
năm gần đây; tôi thấy số lượng văn bản đi, đến của phòng không nhiều, sự
chênh lệch qua các năm khá nhỏ.
2.1.2.1: Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Theo công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản
fax, văn bản truyền qua mạng …) và các loại đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức
được gọi chung là văn bản đến.
*Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội vụ:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến;
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư của phòng sẽ kiểm tra số

bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
• Văn bản đi của phòng được quản lý theo trình tự sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản;
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
+) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.


- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
* Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi;
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính.
Lập sổ đăng ký văn bản đi

Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
đơn vị hoặc tên của phụ lục.
+) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
* Đóng dấu độ khẩn, mật
+) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày
13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
+) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ
LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn
bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
* Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư Phòng Nội vụ huyện tiến hành các công việc sau đây khi phát
hành:
+) Lựa chọn bì;
+) Viết bì;
+) Vào bì và dán bì;
+) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Mẫu bì chuyển phát văn bản đi của Phòng Nội vụ (Phụ lục số 05)
* Chuyển phát văn bản đi

thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại bộ phận Văn thư
Phòng Nội vụ huyện và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư Phòng Nội vụ huyện phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
Tại Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành, văn bản đi vừa được lưu trong sổ
đăng ký văn bản đi, vừa được lưu trong phần mềm quản lý văn bản đi trên máy
tính.
2.1.3: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Khái niệm hồ sơ:
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm, tính chất
chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình
thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân.


Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết
định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... cũng được coi như những hồ sơ.
* Tác dụng của việc lập hồ sơ:
- Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có
hệ thống và khoa học. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và
tra tìm khi cần thiết.

thiết kế thi công…..
2.1.3.2: Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành theo từng
năm. Các văn bản đã được giải quyết trong một năm kể từ khi công việc kết
thúc, 03 tháng với tài liệu xây dựng cơ bản, 01 tháng với tài liệu phim ảnh. Khi


giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư phải thống kê tài liệu hồ sơ vào
mục lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận tài liệu.
*Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Phụ lục số 06)
Để thực hiện tốt công tác Văn thư – Lưu trữ và dần đưa công tác văn thư
lưu trữ của Phòng Nội vụ Huyện Thuận Thành đi vào nề nếp và có sự thống nhất
trong toàn huyện, UBND Huyện đã ban hành công văn số 1250/UB –VP ngày
24 tháng 8 năm 2009 về việc thực hiện chế độ “Lập và giao nộp hồ sơ hiện
hành” của cán bộ công chức cơ quan. Công việc lập hồ sơ của Phòng Nội vụ là
do cán bộ văn thư của phòng lập;
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư đơn vị, được thực
hiện ngay sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã được giải quyết xong.
Văn bản được hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm: Văn bản do cơ
quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc các cá nhân gửi tới, khi
công việc đã được giải quyết xong cần phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng
trong hoạt động quản lý của phòng và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu
Đối với văn bản đến sẽ được văn thư phân loại văn bản theo cấp để lập
thành hồ sơ phục vụ cho việc quản lý tra tìm và nộp vào lưu trữ sau này: Sau khi
văn bản được phân loại xong thì cán bộ văn thư phải sắp xếp văn bản theo số
đến để lập hồ sơ, số đến được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
Đối với văn bản đi thì cán bộ văn thư phân loại văn bản theo loại văn bản
để lập hồ sơ và sắp xếp theo số của từng loại văn bản.
Công tác quản lý, tham mưu giải quyết công việc công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của cán bộ công

Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Trưởng phòng
và phải có biên bản giao nhận.
* Sử dụng con dấu.
- Con dấu được đóng lên văn bản của đơn vị ban hành.
- Đóng dấu đúng theo các quy định của Nhà nước và cơ quan: Chỉ đóng dấu khi
văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền; Đóng dấu trên
văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định;
Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, trường hợp
đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải
in và đóng lại; Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan hoặc tên của phụ lục, đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp
lai; Không được đóng dấu khống chỉ lên văn bản.
2.2: Công tác lưu trữ
* Hệ thống văn bản QPPL về công tác Lưu trữ:
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011;
2. Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012, thông tư
của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp luu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
3. Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội
vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
4. Thông tư số 10/2014/TT-BNV, ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc củ các lưu trữ lịch sử;
5. thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.


Công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu
trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị. Công tác lưu trữ là

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng
- Cơ quan cấp trên:
+) HĐND – UBND Tỉnh Bắc Ninh
+) Sở Nội vụ Tỉnh Bắc Ninh
+) Ban Tuyên giáo Tỉnh Bắc Ninh
+) Ban Trị sự
+) HĐND – UBND huyện Thuận Thành
……..
- Cơ quan ngang cấp :
+) Các Phòng ban thuộc UBND huyện


Cơ quan cấp dưới:
+) UBND cấp xã, thị trấn
+) Các phòng, ban thuộc UBND xã, thị trấn
+) Các trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc địa bàn huyện
…………
* Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Phòng Nội vụ:
- Tổ chức:
+) Hồ sơ về việc thành lập, giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên, sắp xếp
lại tổ chức bộ máy của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc huyện (mỗi
đơn vị một hồ sơ);
+) Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức do UBND huyện chủ trì;
+) Tập văn bản quy định về quy chế hoạt động và phân công trách nhiệm,
lề lối làm việc, quan hệ công tác của UBND huyện, các phòng ban chuyên môn
và các đơn vị trực thuộc huyện;
+) Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương hàng
năm của UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc.
- Bầu cử:
+) Hồ sơ về tổ chức bầu cử Đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp ở huyện (mỗi

+) Tập văn bản của UBND huyện quy định, hướng dẫn về công tác Văn thư –
lưu trữ trên địa bàn huyện;
+) Chương trình, kế hoạch và báo cáo của UBND huyện về công tác Văn thư –
lưu trữ hàng năm;
+) Mục lục hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài;
+) Sổ đăng ký công văn đi, đến của UBND huyện;
+) Tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của huyện, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi
âm, ghi hình, tranh ảnh triển lãm (nếu có).
- Tôn giáo:
+) Kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo hàng năm của UBND huyện;
+) Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vụ điển hình về tôn giáo.
2.2.3: Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một
phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: chỉnh sửa, hoàn thiện, phục
hồi hoặc làm mới hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; Xây dựng công
cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Do Phòng Nội vụ là một bộ phận chuyên môn trực tiếp tham mưu, giúp
việc cho UBND huyện nên không xây dựng, bố trí phòng, kho lưu trữ. Vì vậy,
Phòng không tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, trong quá trình
quản lý và giải quyết công việc của Phòng, cán bộ văn thư – lưu trữ cũng đã xác
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của phòng sản sinh ra trong quá trình hoạt
động trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
*Mẫu Bảng THBQ (Phụ lục số 07)
Công tác chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Thuận Thành được cán bộ
văn thư cơ quan thực hiện sơ bộ các công việc như: thu thập, bổ sung tài liệu;
XĐGTTL; lập bảng thời hạn bảo quản… Sau khi đưa vào lưu trữ, cán bộ lưu trữ
kiểm tra lại và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ không qua quá trình chỉnh lý lại
tài liệu.
2.2.4: Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ

lưu trữ.
- Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan đã cung cấp đầy đủ
thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND huyện, đồng thời cũng đáp ứng được
nhu cầu của nhân dân khi cần tìm kiếm các tài liệu của cơ quan liên quan đến
các vấn đề của dân.
- Tuy nhiên, tại UBND huyện chưa xây dựng hệ thống phòng đọc cho
phục vụ cho những người cần tra cứu tài liệu tại chỗ. Do việc quản lý chưa
nghiêm nên nhiều văn bản bị thất lạc, hệ thống hồ sơ tra cứu còn lộn xộn.
Nhìn chung, công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành nói
riêng và UBND huyện nói chung vẫn chưa thật sự được chú trọng, quan tâm.
Các trang thiết bị hỗ trợ còn ít và đơn giản.
Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư –
lưu trữ
3.1: Điểm giống và khác nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại
Phòng Nội vụ huyện Thuận Thành
3.1.1: Điểm giống nhau
* Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Nhìn chung, Phòng Nội vụ đã thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ,


ngày 10 tháng 01 năm 2011 về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
Việc soạn thảo văn bản đáp ứng đầy đủ 09 thành phần thể thức:
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu của văn bản
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Bên cạnh đó, công tác tham mưu cho lãnh đạo để ban hành các quy chế,
quy định về văn thư lưu trữ còn bị hạn chế. Chưa có những biện pháp nghiêm
khắc để xử lý những những vi phạm trong công tác văn thư. Vì vậy, vẫn còn một
số trường hợp chưa thực hiện theo quy định Nhà nước.