Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................1
B.LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
C.NỘI DUNG...........................................................................................................3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
...........................................................................................................................3
TỈNH THANH HÓA.........................................................................................3
1. Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá.....................................................................................3
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa.............................................................5
2.1. Vị trí, chức năng:........................................................................................5
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:.............................................................................5
2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:...........................................................6
2.4. Chức năng, nhiệm vụ các phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư –
Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa.....................................................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CHI CỤC.....10
VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THANH HÓA................................................10
1. Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa................10
1.1. Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư................................................10
1.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Thanh Hóa.......................................................................................................12
2. Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh hóa
.........................................................................................................................13
2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................13
2.2. công tác quản lý và giải quyết văn bản đến..............................................21
2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến............................................................21
2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến............................................................22

TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................40
A.

Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. LỜI NÓI ĐẦU

Công tác Văn thư - Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị-Xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân. Là hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý
của từng cơ quan nói riêng. Nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đước xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý nhà nước. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết
các công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng
chính sách và đúng chế độ của Pháp luật, giữ gìn bí mật của cơ quan: hạn chế được
bệnh quan lưu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, công tác Văn thư - Lưu trữ cũng dần thay đổi để phù hợp hơn
với yêu cầu của xã hội trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Được Đảng và
Nhà nước luôn quan tâm và có những chủ chương, chính sách ngày càng hiện đại,
nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư và để thực hiện mục tiêu
đào tạo nguồn nhân lực cho Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã liên tục
và không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ với chuyên môn

thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác. Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được
điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu chuyên nghiệp
trong quá trình thực hiện các thao tác nghiệp vụ Văn thư từ đây tôi có thể khắc
phục về những lổ hổng trong kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ. Bên cạnh đó tôi cũng gặp một số khó khăn do thời gian hạn
chế, khả năng kiến thức còn chưa vững vàng, kinh nghiệm chưa có nên trong thời
gian thực tâp tôi không thể tránh khỏi sai sót.
Nhận thức được vị trí và thấy rõ tầm quan trọng vai trò ý nghĩa của công tác
Văn thư trong hoạt động quản lý của cơ quan, tôi đã đi sâu nghiên cứu: “Tìm hiểu
công tác Văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa”. Chuyên đề này
giúp tôi vạch rõ hơn quy trình của công tác Văn thư đối với từng công việc cụ thể
trên thức tế như thế nào. Qua đó tôi có thể đúc kết thêm cho mình nhiều kinh
nghiệm thức tế quý báu. Để từ đó tôi có thể đưa ra được các giải pháp tôt nhất cho
việc hoàn thiện công tác Văn thư sau này khi đi làm.
Báo cáo là sản phẩm của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý
luận chuyên môn mà tôi đã đúc kết được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Thanh Hóa
Chương III: Nội dung công tác Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Thanh Hóa.
Qua bản báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Trung tâm
Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và dạy Nghề Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các
cán bộ, công chức, viên chức trong Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa đã
quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Tôi xin chân thành Cảm ơn./.
Thanh Hóa, ngày

tháng

28/9/1963 Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142-CP ban hành Điều lệ về
công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Đây là văn bản pháp lý quy định
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quy định về việc lập hệ thống Kho lưu trữ từ Trung
ương đến địa phương. Trên cơ sở Nghị định 142-CP, ngày 08/3/1965 Bộ trưởng
Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư số 09/BT về tổ chức Lưu trữ các Bộ và Kho
Lưu trữ địa phương. Tuy Thanh Hoá chưa thành lập được Kho Lưu trữ địa phương,
nhưng đã tổ chức thành Tổ Lưu trữ trong Phòng Hành chính Quản trị và bố trí 03
biên chế làm công tác lưu trữ.
Xác định được vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ,
tầm quan trọng của Kho Lưu trữ địa phương, ngày 01/12/1971 Ủy ban Hành chính
tỉnh Thanh Hoá đã ban hành Quyết định số 1187 TC/UBTH về việc thành lập Kho
Lưu trữ trực thuộc Ủy ban Hành chính tỉnh. Biên chế 05 cán bộ. Kho Lưu trữ tỉnh
có chức năng, nhiệm vụ giúp Ủy ban Hành chính tỉnh quản lý thống nhất công tác
văn thư, lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ trong tỉnh.
Sau khi có Quyết định thành lập Kho Lưu trữ, công tác lưu trữ trong tỉnh đã
có bước phát triển mới, ổn định và hoạt động có hiệu quả. Cũng chính năm này,
Kho Lưu trữ tỉnh đã tổ chức giao nộp 270 cặp tài liệu trước cách mạng Tháng 8
năm 1945 cho Kho Lưu trữ Trung ương.
Từ sau khi thống nhất đất nước năm 1975, công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi
phải đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong giai đoạn cách mạng mới. Ngày
26/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 168/HĐBT về việc thành
lập Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Ngày 11/12/1982 Chủ tịch Hội đồng Nhà
nước đã ký Lệnh số 08 CT/HĐNN7 công bố Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc
gia. Thực hiện Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

3


Bỏo cỏo thc tp tt nghip

nhõn dõn tnh Thanh Hoỏ ban hnh Quyt nh s 952/Q-UBND ngy 01/4/2009
quy nh chc nng, nhiờm v, quyn han v c cu t chc ca c quan chuyờn
mụn thuc U ban nhõn dõn cp tnh, cp huyờn. Tai iu 2 ca Quyt nh quy
nh: Trung tõm Lu tr tnh l n v s nghiờp trc thuc S Ni v có chức
năng của lu trữ lịch sử, có t cách pháp nhân, tài khoản và con dấu theo quy định của
pháp luật.
Nh vy, Trung tõm Lu tr tnh chinh thc c bn giao t Vn phũng U
ban nhõn dõn tnh v S Ni v. Tuy nhiờn, do cha b tri c tr s lm viờc v
kho lu tr riờng, nờn ni lm viờc v kho lu tr ca Trung tõm vn b tr trong
tr s lm viờc ca Vn phong y ban nhõn dõn tnh. Thỏng 7 nm 2010, Trung
tõm Lu tr tnh chinh thc chuyn v tr s mi, tỏch khi Vn phũng U ban
nhõn dõn tnh v thuc quyn qun lý trc tip ca S Ni v tnh Thanh Hoỏ.
Cn c Thụng t s 02/2010/TT-BNV ngy 28/4/2010 ca B Ni v hng
dn chc nng, nhiờm v, quyn han v t chc ca t chc Vn th, Lu tr B, c
quan ngang B, c quan thuc Chinh ph v y ban nhõn dõn cỏc cp; y ban nhõn dõn
Nguyn Th Hng - T.C VTLT 13A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tỉnh Thanh Hóa ban hành Quyết định số 729/QĐ-UBND ngày 10/3/2011 về việc
thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở tổ chức lại
Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa. Cũng từ đây Trung tâm Lưu trữ của tỉnh được
chuyển thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa.
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
b. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
- Quản lý hành chính, tài sản của chi cục;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, phân công của
Giám đốc Sở Nội vụ và cấp có thẩm quyền giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:
a. Lãnh đạo Chi cục: Gồm Chi cục trưởng và không quá hai Phó Chi cục
trưởng.
Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp

Chi cục với các cơ quan, đơn vị khác trong và ngoài tỉnh theo sự chỉ đạo của Lãnh
đạo Chi cục; thực hiện công tác tổng hợp, tổ chức, hành chính, quản trị, văn thư,
lưu trữ, tài chính, kế toán, bảo vệ cơ quan đối với các hoạt động của Chi cục.
- Nhiệm vụ cụ thể:
+ Tham mưu giúp Chi cục trưởng quản lý về công tác tổ chức bộ máy, biên
chế của Chi cục; công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với công
chức, viên chức của Chi cục theo quy định của pháp luật;
+ Giúp Lãnh đạo Chi cục tổ chức, triển khai các cuộc họp, hội nghị, hội
thảo của Chi cục; ghi chép nội dung, diễn biến hoặc biên bản ghi nhớ nội dung
cuộc họp, hội nghị;
+ Thừa lệnh Chi cục trưởng ký ban hành nội bộ thông báo kết luận của Lãnh
đạo Chi cục tại các cuộc họp; xác nhận giấy công tác cho khách đến làm việc; đôn
đốc nhắc nhở công chức, viên chức thực hiện chính sách, pháp luật của nhà nước
và nội quy, quy chế của cơ quan;
+ Giúp Lãnh đạo Chi cục triển khai thực hiện chương trình cải cách hành
chính trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Chi cục;
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ được
giao theo quy định của Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước;
+ Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Lãnh đạo Chi cục;
+ Tham mưu cho Lãnh đạo Chi cục thực hiện công tác thi đua, khen thưởng,
kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Chi cục;
+ Giúp Chi cục trưởng thực hiện quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo quy
định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;
+ Tham mưu cho Lãnh đạo Chi cục thực hiện chế độ chính sách tiền lương
và chế độ đãi ngộ đối với công chức, viên chức của Chi cục; thực hiện các quy
định về thực hành tiết kiệm trong cơ quan Chi cục;
+ Lập kế hoạch kinh phí hoạt động hàng năm trình cho Lãnh đạo Chi cục
báo các cơ quan chức năng theo quy định;
+ Tiếp đón, hướng dẫn khách đến thăm và làm việc tại Chi cục;

thuộc lĩnh vực chuyên ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo sự phân công
của lãnh đạo Chi cục.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ;
+ Giúp lãnh đạo Chi cục thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
“Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt”, “ Danh mục tài liệu hết giá trị ”
bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Chủ trì tham mưu, nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công
tác văn thư,lưu trữ;
+ Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
+ Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu
trữ, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý về vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ khi được phân công;
+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
+ Tham mưu cho Lãnh đạo Chi cục thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
về văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh;
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A
8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao
c. Phòng Thu thập - Chỉnh lý tài liệu:
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ các cơ
quan thuộc nguồn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
d. Phòng Tổ chức sử dụng và Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
hoạt động, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan.
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói riêng. Trong Văn
phòng, công tác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm
một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng, công tác Văn thư gắn
liền với hoạt động của Chi cục, được xem như một bộ phận quản lý của Chi cục,
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc quản lý của Chi cục Văn thư Lưu trữ.
Công tác Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa gồm một
số nội dung sau:
- Soạn thảo và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Bảo quản và sử dụng con dấu;
1.1. Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Với mục đích đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính
xác nhất nhằm phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cả
cơ quan nên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa được tổ chức theo mô hình
tập trung một đầu mối tại văn thư cơ quan, nhằm đảm bảo việc tiếp nhận, xử lý và
cung cấp thông tin đạt hiệu quả cao. Công tác Văn thư ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ
do một cán bộ văn thư chuyên trách đảm nhiệm chính các khâu nghiệp vụ của văn
thư cơ quan. Như vậy sẽ tránh được tình trạng phân tán thông tin giải quyết không
đúng thẩm quyền, không đúng đối tượng.
Chi cục đã bố trí một cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao, phù hợp với công tác và trách nhiệm được
giao nên công tác văn thư của Chi cục đã đi vào nề nếp, công việc được tiến hành
nhanh hơn và đạt hiệu quả cao.
Cán bộ văn thư của Chi cục có trách nhiệm thực hiện các khâu nghiệp vụ

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo quản an toàn con dấu cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng,
dấu chức danh) và các loại dấu khác;
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ
quan.
Phòng làm việc của văn thư là một phòng độc lập được bố trí ở tầng 01 trong
trụ sở cơ quan và gần ngay bên ngoài lối ra vào thuận lợi cho việc liên hệ giao
dịch, trao đổi thông tin trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời và tiếp cận thông tin
với mọi người.
Phòng văn thư được trạng bị các trang thiết bị văn phòng phổ biến, cần thiết
và được bố trí ngăn nắp như; bàn ghế, tủ đựng dấu và tài liệu, máy điện thoại, máy
tính đã nối mạng, máy photocoppy, máy Fax và các vật dụng cần thiết khác. Đặc
biệt phòng được trang bị điều hòa giúp cho việc lưu thông không khí trong phòng
không bị ẩm mốc đồng thời tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho cán bộ văn
thư.
Các trang thiết bị trong phòng là cánh tay phải đắc lực đối với cán bộ văn
thư, từ đó nâng cao được chất lượng công việc.
Sơ đồ bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư. (Phụ lục II)
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh Thanh Hóa
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội

TW;

Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/5/2003 hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức
khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản sử dụng con dấu của các cơ quan tổ chức theo
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;
Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25/11/2014 của UBND tỉnh
Thanh Hóa về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thanh
Hóa.
Các văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ
Sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức.
Vì vậy, việc nắm bắt các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ
luôn được cập nhật để phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan luôn được Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa nghiên cứu và áp dụng có hiệu quả vào công
viêc.
2. Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Thanh hóa
2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Hình thức văn bản
Văn bản là phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể
này đến chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc kí hiệu nhất định. Với chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan nên văn bản do Chi cục ban hành rất đa dạng về thể loại và phong

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Đối với văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa ban hành thì
tên cơ quan ban hành văn bản chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía
trên, bên trái; gồm:
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức
chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt dưới tên cơ quan, tổ
chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến
1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Ví dụ:
SỞ NỘI VỤ TỈNH THANH HÓA
CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
c. Số, ký hiệu văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự đăng kí văn bản tại văn thư cơ quan của Chi
cục. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư số 01/2011/TTBNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày
văn bản hành chính, ví dụ:
Báo cáo của các phòng thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa
được ghi: SỐ:.../BC-CCVTLT
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên của cơ quan và chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo. Chữ viết tắt tên các đơn vị hoặc lĩnh vực do cơ quan quy
định cụ thể, đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản của Chi cục là ngày tháng năm văn bản
được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày...tháng...năm…;
dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0 ở
trước số đó, cụ thể:
Thanh Hóa, ngày 05 tháng 02 năm 2015
Thanh Hóa, ngày 09 tháng 4 năm 2015
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, phía dưới dòng “Quốc hiệu”, bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ in nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh
phải viết hoa; sau địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu
đ. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản (Nghị quyết, Quyết định,
Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng
chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt
canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3
đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay người đứng đầu Chi cục ghi chữ viết tắt “KT” (ký
thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT.CHI CỤC TRƯỞNG
PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiên như cấp phó ký thay
cấp trưởng;
Trường hơp ký thừa lệnh ghi chữ viết tắt “TL” (thừa lệnh) vào trước
chức vụ của người đứng đầu Chi cục, ví dụ:
TL.CHI CỤC TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP
Trường hợp ký thừa ủy quyên thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa ủy quyền)
vào trước chức vụ người đứng đầu Chi cục, ví dụ:
TUQ. CHI CỤC TRƯỞNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP
Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản trong Ghi cục như Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng không ghi những chức
vụ mà nhà nước không quy định như phó thường trực, cấp phó phụ trách v.v..;
không ghi lại tên cơ quan, việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do Chi cục quyết
định cụ thể bằng văn bản.
Họ tên bao gồm họ tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận được xác định cụ thể trong
văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Chi cục và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với những văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải có
một bản danh sách ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối những
văn bản được gửi cho một số hoặc một nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận
được ghi chung, ví dụ:
- Giám đốc, các Phó Giám đốc các Sở;
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Chi cục;
Đối với nhưỡng văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao ồm từ “Nơi nhận”
và phần liệt kê tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- phần thứ hai gồm từ “Nơi nhân”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Nơi nhận văn bản được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm,
cở chữ 13-14 và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo bốn mức sau: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn
thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất
mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
l. Phụ lục văn bản
Văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản có chỉ dẫn về phụ lục đó.
Phụ lục văn bản có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải đươc đánh số thứ
tự bằng chữ số La Mã.
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số
thứ tự của phụ lục được trình bày tại một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in
thường, cở chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm.
- số trang văn bản và phụ lục
Văn bản có hai trang trở lên thì đánh số bằng chữ số Ả-rập.
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ số Ả-rập
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. số trang của
phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Quy trình ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh Thanh Hóa gồm các bước:
- Thảo văn bản
Tất cả các văn bản do Chi cục ban hành đều được Chi cục Trưởng hoặc Phó
Chi cục Trưởng giao cho cán bộ trong các phòng tuỳ từng lĩnh vực chuyên môn để
đảm nhiệm việc soạn thảo. Những văn bản đặc biệt quan trọng mang tính chỉ đạo


Sau khi đánh máy xong, văn bản lại được chuyển về Phòng Hành chính Tổng hợp để kiểm tra về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày của văn bản trước
khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký ban hành. Trưởng Phòng Hành chính -Tổng hợp
được giao trách nhiệm giúp Chi cục trưởng kiểm tra về thể thức, hình thức, kỹ
thuật trình bày của văn bản.
- Ký văn bản:

Văn bản sau khi được kiểm tra về nội dung và thể thức sẽ được trình lên cho
người có thấm quyền ký ban hành văn bản:
+ Ký trực tiếp - Chi cục trưởng
+ Ký thay - Phó Chi cục trưởng
+ Ký thừa lệnh - Trưởng phòng
+ Ký thừa ủy quyền - Người được ủy quyền
Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Thanh Hóa (xem phụ lục IV)
2.2. công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện sai sót, Văn thư hoặc người được giao
tiếp nhận văn bản đến phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có
trách nhiệm xem xét giải quyết; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người
chuyển văn bản. Sau đó Văn thư có nhiệm vụ bóc bì, phân loại, vào sổ, đăng ký số
văn bản đến, đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến vào trong dấu “Đến”. Việc
bóc bì văn bản cần chú ý một số điểm sau:
a) Các bì văn bản Văn thư không được bóc: Bao gồm các bì có đóng dấu Mật
(A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C); bì gửi đích danh người nhận; gửi Đảng ủy, Công
đoàn, Đoàn thanh niên nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ
chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho Văn thư để đăng ký;

thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản khẩn phải được trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận.
2. Căn cứ ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư đăng ký và chuyển văn bản theo
ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ
bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn
bản.
2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp
thời văn bản đến. Cấp Phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo
giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn
bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn
phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu
hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng
thời hạn quy định.
Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Chính phủ) ban hành văn bản.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

Nguyễn Thị Hương - T.C VTLT 13A

23