Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC ......................................................................................................2
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................3
A.LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.5
1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân
Thành phố Uông Bí.........................................................................................................................5
1.1.Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí..................................................................5
1.2.Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí.................................................................................6
1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí............................................................6
1.4.Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí.(sơ đồ xem phụ lục số 1)..................................7
2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ TAND
Thành phố Uông Bí.........................................................................................................................9
1.5.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng TAND Tp Uông Bí......9
1.6.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công tác Lưu trữ..........................................................10
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND
THÀNH PHỐ UÔNG BÍ..................................................................................11
2. Hoạt động quản lý.....................................................................................................................11
2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.................................................................11
2.2. Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí..................................................................12
2.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong hoạt động lưu trữ của
TAND TP Uông Bí..........................................................................................................................12
2.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen
3.3.1. Về cơ chế, chính sách .........................................................................................................25
3.3.2. Về tổ chức cán bộ ..............................................................................................................26
3.3.3. Về đầu tư cơ sở vật chất.....................................................................................................26
3.4. Một số kiến nghị....................................................................................................................26
3.4.1. Đối với Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí......................................................................26
3.4.2. Đối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. ....................................................................................27
C. KẾT LUẬN...................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
D. PHỤ LỤC................................................................................................32
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TA
TAND
TAND Tp
ĐTN
CĐ
VT-LT
CNTT
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một mắt
xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Ở nước ta, công tác
lưu trữ thực hiện 2 nhiệm vụ sau:
Một là: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
Hai là: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung
tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ
an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ
quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Chính vì thế, trong đợt thực tập này thì em
đã chọn chuyên đề: “Chỉnh lý tài liệu” làm chuyên đề báo cáo chính cho bản
báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,
xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
1
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với xã hội nói chung và Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí nói
riêng thì công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Đầu tiên, là
tổ chức, sắp xếp tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, thứ hai là tạo điều
2
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tập. Qua sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt của các thầy, cô
giáo trong nhà trường đã cung cấp cho em một phần không nhỏ những kiến thức
về xã hội, con người đất nước ta cũng như trên thế giới và đặc biệt là công tác
Lưu trữ.
Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh có nói: “học phải đi đôi với hành, lý
thuyết phải gắn liền với thực tiễn”. Thực hiện câu nói ấy của Bác với phương
châm gắn liền lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư-Lưu trữ trong đó có ngành Lưu trữ
học nói riêng, lấy lí luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và
ngược lại từ thực tiễn kiểm chứng đúng đắn cho lý thuyết, bổ sung những kiến
thức mới, cập nhật, làm phong phú kho tàng lý luận chuẩn bị những bước cần
thiết cho công việc sau này. Nhận thấy tầm quan trọng của thực tập cuối khóa,
thực hiện mục tiêu sinh viên ra trường không chỉ có tầm bằng trên tay mà còn có
năng lực chuyên môn vững vàng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho
sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị… Theo chương trình đào
tạo của Trường vào năm học thứ 3, sau khi học xong phần lý thuyết các môn học
đại cương cũng như môn học chuyên ngành sinh viên sẽ được tham gia vào một
đợt thực tập thực tế nhằm mục đích:
-Tìm hiểu thực tế tình hình công tác Lưu trữ. Qua đó sẽ có điều kiện liên
hệ giữa kiến thức lý luận và tình hình thực tiễn, củng cố và nâng cao nhận thức
nghề nghiệp;
Thành phố Uông Bí-tỉnh Quảng Ninh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có
được những tư liệu phục vụ cho nội dung thực tập và hoàn thành thời gian thực
tập đã đề ra.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh Nguyễn Văn Bắc
trưởng Văn phòng và chị Trần Thị Như Quỳnh cán bộ Văn Phòng kiêm nhiệm
VT-LT đã quan tâm, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt
đợt thực tập này. Mặc dù đã rất cố gắng song với điều kiện thời gian và sự hiểu
biết của bản thân còn hạn chế vì vậy bài báo cáo này của em không tránh khỏi
những sai sót kính mong được sự chia sẻ, giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Lan
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
4
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TAND THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
1.1. Lịch sử hình thành hành TAND Thành phố Uông Bí.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngày 27 tháng 2 năm 2011 TAND Thị xã Uông Bí được đổi tên thành
TAND Thành phố Uông Bí.Căn cứ theo Nghị quyết số 10/NQ-CP của Chính
phủ.
Thành phố Uông Bí nằm ở phía tây tỉnh Quảng Ninh, cách Thủ đô Hà
Nội 130 km, cách Hải Phòng gần 30 km, và cách thành phố Hạ Long 45 km. Có
toạ độ địa lý từ 20o58’ đến 21o9’ vĩ độ bắc và từ 106o41’ đến 106o52’ kinh độ
đông. Địa giới hành chính Uông Bí ở phía đông giáp huyện Hoành Bồ và thị
xã Quảng Yên, phía tây giáp huyện Đông Triều, vùng đất ở phía nam giáp
huyện Thuỷ Nguyên, phía bắc giáp huyện Sơn Động. Uông Bí có vị trí đặc biệt
quan trọng về quốc phòng, an ninh, là tuyến phòng thủ phía đông Bắc của Việt
Nam
Với diện tích là 256,3m2 hiện nay có 174.768 người hiện đang cư trú tại 9
phường và 2 xã với mật độ dân số là 681 người/km.
Nơi đây có nguồn nhân lực dồi dào và nguồn tài nguyên khoáng sản
tương đối lớn, đồng thời có di tích chùa Yên tử, chùa Ba vàng… với một diện
tích và có điều kiên tự nhiên thuận lợi như vậy, có thể nói Thành phố Uông Bí là
một nơi phát triển cả về kinh tế và văn hóa.
1.2. Chức năng của TAND Thành phố Uông Bí.
Nằm trong hệ thống Tòa án nhân dân, Tòa án nhân dân Thành phố
Uông Bí là cơ quan quyền lực ở cấp địa phương,cơ quan xét xử của nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực hiện quyền tư pháp.
Tòa án nhân dân TP Uông Bí có chức năng xét xử những vụ án hình sự,
dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh thương mại, hành chính và
giải quyết những vụ việc khác theo quy định của pháp luật, trên địa bàn Thành
phố Uông Bí.
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của TAND Thành phố Uông Bí.
con người, quyền cơ bản của công dân theo quy định của pháp luật.
- Ra quyết định thi hành bản án hình sự, hoãn chấp hành hình phạt tù, tạm
đình chỉ chấp hành hình phạt tù, giảm hoặc miễn chấp hành hình phạt, xóa án
tích, miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách nhà
nước; thực hiện các quyền hạn khác theo quy định của Bộ luật hình sự, Luật thi
hành án hình sự, Luật thi hành án dân sự.
- Ra quyết định hoãn, miễn, giảm, tạm đình chỉ chấp hành biện pháp xử lý
hành chính do Tòa án áp dụng và thực hiện các quyền hạn khác theo quy định
của Luật xử lý vi phạm hành chính.
- Bảo đảm áp dụng thống nhất pháp luật trong xét xử
1.4. Cơ cấu tổ chức của TAND Thành Phố Uông Bí.(sơ đồ xem phụ
lục số 1)
TAND Thành phố Uông Bí là cơ quan quyền lực nhà nước ở cấp địa
phương. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo Luật tổ chức
Tòa án nhân dân ngày 24 tháng 11 năm 2014. Bộ máy TAND Thành phố gồm
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
7
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có:
- Chánh án là người đứng đầu cơ quan. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
sau:
+ Tổ chức công tác xét xử của Tòa án, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quá trình giải quyết vụ án như : tống đạt các quyết định của tòa, ghi lời khai của
đương sự, hướng dẫn đương sự bổ sung chứng cứ, ghi biên bản các phiên hòa
giải, phiên tòa.
+ Chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết trước khi khai mạc phiên toà.
+ Thư ký tòa phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chánh án về hành
vi của mình.
-
Bộ máy giúp việc Tòa án: Phòng tổ chức cán bộ, Phòng kế toán-tài
chính, Văn phòng.
+ Các phòng này đều hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình,
giúp việc cho Chánh án và các Phó Chánh án.
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí.
1.5. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng TAND Tp Uông Bí.
a. Vị trí, chức năng của văn phòng TAND Tp Uông Bí.
Văn phòng là một bộ phận phụ trách công việc giấy tờ Hành chính trong
cơ quan. Văn phòng TAND Tp Uông Bí là cơ quan chuyên môn thuộc TAND
Thành phố giúp việc trực tiếp cho Chánh án, các Phó chánh án TAND Tp . Cung
cấp những thông tin về hoạt động của TA, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của TA. Đồng thời văn phòng TA chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết
gía trị theo đúng quy định của pháp luật.
- Trình lãnh đạo phê duyệt về Kế hoạch phân loại, chỉnh lý và giao nộp tài
liệu vào lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ tài liệu của cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh, TAND Tỉnh, TAND tối cao.
- Lập kế hoạch và thu tài liệu đã đến hạn nộp của các phòng chuyên môn
vào lưu trữ cơ quan.
- Viết bảng danh mục hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bên ngoài và bên trong
hồ sơ.
- Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra
tìm tài liệu lưu trữ, lập sổ quản lý khai thác sử dụng tài liệu
- Ngoài ra, còn phải thường xuyên kiểm tra tình trạng kho và các trang
thiết bị bảo quản tài liệu của cơ quan. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu, hồ sơ,
theo quy định.
- Báo cáo, thống kê về tình hình công tác Lưu trữ cho lãnh đạo cơ quan.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
10
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TAND
THÀNH PHỐ UÔNG BÍ.
- Chỉ thị số 03/2008/CT-TANDTC ngày 09/7/2008 của Chánh án Tòa án
nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong
ngành Tòa án nhân dân.
Trong quá trình tìm hiểu thì TAND Thành phố Uông Bí chưa có văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
11
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản nào do cơ quan ban hành về công tác Lưu trữ. Cơ quan chỉ áp dụng các văn
bản của ngành và Nhà nước quy định.
2.2. Quản lý phông lưu trữ TAND Thành phố Uông Bí.
Phông lưu trữ là toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Qua thực tế cho thấy phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông
Bí được quản lý thống nhất, và thực hiện theo quy định của nhà nước.
2.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHKT trong
hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí.
Nhìn chung cơ quan chưa tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động
lưu trữ. Việc ứng dựng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ vẫn chưa được
áp dụng phổ biến. Hồ sơ chỉ được lưu trữ theo phương pháp truyền thống.
2.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ của TAND TP Uông Bí.
* Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức trong hoạt động lưu trữ.
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này, vì đó là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý Nhà nước đồng thời là mắt xích không
thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
Công tác lưu trữ tại TAND Thành phố Uông Bí được thực hiên một cách
nghiêm ngặt, đúng quy trình nghiệp vụ.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi quy định của Nhà nước.
Trên thực tế, việc thu thập, bổ sung tài liệu của TA diễn ra tương đối đúng
thời hạn giao nộp theo quy định của cơ quan. Kho lưu trữ của cơ quan đã thu
thập được số lượng hồ sơ giải quyết các loại án như: Hình sự, dân sư, hành
chính, kinh doanh thương mại…. Hàng quý, sau khi hoàn tất công tác kiểm tra
hồ sơ của ngành cấp trên, Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí thực hiện nhập
kho, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan.
Trong năm 2014 lưu trữ Tòa án nhân dân Tp Uông Bí thu thập được 30
mét hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Số mét giá tài liệu đến hạn thu thập nhưng chưa
thu thập được là 10 mét.
3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá
trị của chúng về các mặt. Và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện
để tiêu hủy theo quy định của nhà nước.
Thực tế, Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí chưa có bảng thời hạn bảo
quản tài liệu lưu trữ cho riêng cơ quan mình nên vẫn được xác định dựa trên
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
13
chính giai đoạn (2011-2014) của phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố
Uông Bí. Số hồ sơ đưa ra chỉnh lý là 150 hồ sơ quy ra được 06 mét giá tài liệu (4
hộp 1 mét).
3.4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên
môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và
hệ thống trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
14
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kê.
Kho lưu trữ Tòa án nhân dân Tp Uông Bí sử dụng công cụ tra cứu, tìm
kiếm tài liệu bằng phương pháp truyền thống. Tài liệu lưu trữ được thống kê chủ
yếu bằng mục lục hồ sơ, mục lục hồ sơ được lập theo năm. Tài liệu sau khi
chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, buộc thành tập theo số hồ sơ đưa lên giá
sắp xếp môt cách khoa học giúp cho việc tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng.
Ngoài ra, cơ quan còn xây dựng được sổ đăng ký mục lục hồ sơ, các bản
án được xếp theo số thứ tự và đóng thành quyển. Còn một số phương tiện khác
chưa được xây dựng ( thẻ tra tìm, sách hướng dẫn nội dung tài liệu…).
3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai
Việc thông tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng tài liệu
chủ yếu vẫn là tra cứu bằng mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin để
quản lý và phục vụ khai thác tài liệu; hình thức sử dụng tài liệu chỉ là đọc và sao
chụp tài liệu, xác nhận các thông tin có liên quan, người đến khai thác phải trình
giấy giới thiệu của cơ quan.
Theo báo cáo thống kê thì trong năm 2014 có 209 lượt người đến khai thác,
sử dụng tài liệu. Và tổng số tài liệu được sao chụp là 170 trang.
4. CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU”
Trong quá trình thực tập, bản thân em cùng với cán bộ Văn phòng kiêm Lưu
trữ tại TAND TP Uông Bí đã chỉnh lý được một số tài liệu Hành chính trong giai
đoạn từ năm 2011 - 2014 của phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
Việc chỉnh lý tài liệu của Tòa án thực hiện theo công văn 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19/05/2004 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành và hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Cụ thể như sau:
* Phần 1: Chuẩn bị chỉnh lý:
1.Giao nhận tài liệu.
Cơ quan không thực hiện bước này. Vì toàn tài liệu đưa ra chỉnh lý được để
trong kho và do cán bộ cơ quan tự chỉnh lý.
2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu, cơ quan đã dùng chổi lông gà để quét
bụi bẩn trên các cặp, giá, hộp đựng tài liệu.
3. Khảo sát tài liệu
Nhằm thu thập những thông tin cần thiết về tình hình khối tài liệu giai đoạn
2011 -2014 để biên soạn bản Lịch sử hình thành phông và lịch sử phông; chọn và
xây dựng phương án phân loại phù hợp; làm cơ sở biên soạn bản hướng dẫn phân
loại lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Giúp cho việc chỉnh lý được
thuận lợi.
Nội dung việc khảo sát cụ thể như sau:
+ Tên phông : Phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
đoạn 2011- 2014 phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí.
- Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
+ Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của khối tài liệu giai đoạn
2011-2014 thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo 1 phương án phân
loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ.
Phương án phân loại là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và
trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu.
Bản này được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực
hiện việc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu giai đoạn
2011-2014 được thống nhất.
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
17
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ gồm 2 phần chính: hướng
dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ:
* Bản hướng dẫn phân loại tài liệu:
Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sở
chọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu.
Căn cứ vào phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài liệu chủ yếu
của Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá
trị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà Bộ Nội Vụ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào đặc điểm của phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài
liệu chủ yếu của Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu
không có giá trị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà
Bộ Nội Vụ quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV) . Dựa vào 4 phương án
phân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà nước.
Căn cứ vào đặc điểm của Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí được phân
loại theo phương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được áp dụng
cho cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng không ổn định cơ quan đang hoạt
động trong thực tiễn.
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tài
liệu thành các nhóm theo thứ tự:
- Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứng
với 1 thời gian.
- Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa.
- Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
- Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn ( tương
ứng với hồ sơ/đvbq).
Phông lưu trữ Tòa án nhân dân Thành phố Uông Bí giai đoạn (20112014) được phân loại cụ thể như sau:
- Bước 1: Phân loại tài liệu của nhóm lớn theo đặc trưng thời gian.
1. Năm 2011
2. Năm 2012
3. Năm 2013
......................
- Bước 2: Phân chia tài liệu về từng lớn về nhóm vừa dựa vào cơ cấu tổ
chức.
1. Năm 2011
1.2.1. Công tác tổ chức.
1.2.2. Công tác cán bộ.
…………………………….
Bước 4: Phân loại tài liệu trong một năm về các nhóm nhỏ, nhóm nhỏ cuối
cùng tương đương với 1 hồ sơ (đơn vị bảo quản)
1. Năm 2011
1.1 Văn phòng
1.1.1 Vấn đề chung
1.1.2 Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên về công tác chung của
tòa án.
1.1.3. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi hành bản án hàng năm
của Tòa án và các đơn vị trực thuộc.
Ví dụ: Hồ sơ hội nghị triển khai công tác năm thi hành bản án của Tòa
Sinh viên: Nguyễn Thị Lan
20
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
án.
1.1.4. Sổ ghi biên bản các vụ án
……………..
1.2.
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi lập hồ sơ em và cán bộ tại cơ quan hệ thống hóa hồ sơ theo
phương án phân loại. Tài liệu của Văn phòng được hệ thống theo năm, sau đó
trong từng năm tài liệu được hệ thống theo cơ cấu tổ chức. Tương tự đối với tài
liệu Tổ chức- cán bộ và các tài liệu khác.
2. Biên mục hồ sơ:
a) Biên mục bên trong.
Hồ sơ được đánh số tờ và viết mục lục hồ sơ.
b) biên mục bên ngoài.
Trên bìa hồ sơ được ghi đầy đủ các thông tin sau:
- Tên Phông lưu trữ; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; tố tờ;
thời hạn bảo quản
5.Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
Sau khi biên mục xong, hồ sơ được thông kê lại. Các tài liệu trùng thừa, hết
giá trị đều được được vào hồ sơ tài liệu loại và bó gói cho vào kho. Cơ quan không
được tiến hành làm thủ tục tiêu hủy.
6. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, hộp, viết và dán nhãn
Số chính thức được đánh lên bìa hồ sơ bằng chữ số Ả Rập. Số hồ sơ được
đánh liên tục bắt đầu từ hồ sơ đầu tiên của Văn phòng đến Phòng Tổ chức cán
bộ, Phòng Kế toán-tài chính….
Sau đó vào bìa hồ sơ và đưa vào cặp (hép), cuối cùng tiến hành viết và
dán nhãn hộp. Nhãn hộp được viết bằng mực đen. Nhãn được in sẵn theo mẫu
nhà nước quy định.
Copyright: Tài liệu đại học ©