Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH NGHĨA

VTLT

Văn thư lưu trữ

CTVT

Công tác Văn thư

CTLT

Công tác Lưu trữ

UBND

Ủy ban nhân dân

TLLT

Tài liệu lưu trữ

Nguyễn Thị Toan


tính yêu nghề, tăng cường năng lực giao tiếp, khả năng làm việc, quản lí, rèn
luyện ý thức kỉ luật lao động, tác phong công nghiệp, làm quen với môi trường
công tác,…
• Tiếp cận với nghề nghiệp, tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc.
• Nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình trong quá trình làm
việc.
• Những kỹ năng – kiến thức cần được trang bị thêm ngoài chương trình
đào tạo chính quy ở Trường để đáp ứng công việc.
Như chúng ta đã biết VTLT là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và
Nguyễn Thị Toan

2

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính
Nhà nước. Làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo tiền đề để làm tốt công tác Lưu trữ.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp.Với vai trò quan trọng của công tác VTLT, trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.Để được đi sâu tìm hiểu công
tác này em đã chọn Bảo tàng Hà Nội là nơi thực tập và đây cũng là lý do em
chọn “ Tìm hiểu công tác VTLT trong hoạt động của Bảo tàng Hà Nội” làm đề

1.1.1. Tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại và một số thông tin cần thiết
khác
- Tên cơ quan: Bảo tàng Hà Nội
- Tên tiếng Anh: Hanoi Museum
- Địa chỉ: Đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà
Nội.
-

Điện thoại: 04 628 706 04
Website: http://baotanghanoi.com.vn
Số giấy phép: 74/GP-BC 14/02/2007.
Tổng diện tích gần 54.000m2, cao 30.7 m, gồm 4 tầng nổi và 2 tầng

hầm, diện tích sàn hơn 30.000m2.
1.1.2. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ của Bảo tàng Hà Nội
1.1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Bảo tàng Hà Nội được thành lập theo Quyết định số: 2394/QĐ-UB của
UBND thành phố Hà Nội ngày 29 tháng 6 năm 1982 trong đó quy định chức
năng, nhiệm vụ của Bảo tàng và cũng quy định Bảo tàng Hà Nội là bảo tàng
tổng hợp khảo cứu địa phương trực thuộc Sở Văn hóa và Thông tin Hà Nội.
Sau một thời gian dài hoạt động, đến năm 2009 cụ thể là theo Quyết định
số: 592/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ngày 04 tháng 02
năm 2009 về việc thành lập Bảo tàng Hà Nội tực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và
Du lịch thành phố Hà Nội. Theo Quyết định này Bảo tàng Hà Nội là quan trực
thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất
Bảo tàng Hà Nội(cũ) và Bảo tàng tổng hợp Hà Tây.
(Xem phụ lục số 01).
Bảo tàng Hà Nội, trước đây nằm ở số 5B phố Hàm Long, quận Hoàn
Kiếm, Hà Nội, là nơi trưng bày giới thiệu về thủ đô Hà Nội từ khi dựng nước
đến nay.Thành lập từ năm 1982, số lượng hiện vật của bảo tàng lên tới hàng

toán độc lập.
1.2.1.3. Nhiệm vụ của Bảo tàng Hà Nội
Bảo tàng Hà Nội có nhiệm vụ:
• Trình Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thành phố Hà Nội
quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động hàng năm và dài hạn, thực hiện
chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi hoạt động của Bảo tàng và tổ chức
thực hiện sau khi được phê duyệt;
• Tổ chức sưu tầm tài liệu, hiện vật về lịch sử Thăng Long – Hà Nội;
• Nghiên cứu về lịch sử Thăng Long – Hà Nội phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ được giao thông qua các tài liệu, hiện vật của Bảo tàng;
• Kiểm kê, bảo quản, trưng bày và giới thiệu, phát huy giá trị di sản văn
hóa, các tài liệu, hiện vật về lịch sử Thăng Long – Hà Nội theo chức năng,
nhiệm vụ được giao;
• Tổ chức khai quật theo yêu cầu nghiên cứu, sưu tầm của Bảo tàng và
tham gia các cuộc khai quật khảo cổ học do các cơ quan nghiên cứu khảo cổ tiến
hành trên địa bàn Hà Nội để quản lý, tiếp nhận hiện vật sau khai quật;
Nguyễn Thị Toan

5

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Hướng dẫn, phục vụ khách tham quan trong và ngoài nước đếntham
quan, nghiên cứu và học tập tại Bảo tàng; thực hiện các hình thức tuyên truyền,
giáo dục về lịch sử Thăng Long – Hà Nội thông qua tài liệu, hiện vật cả Bảo


6

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực do Bảo tàng quản lý;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Sở Văn hóa, Thể thao Và Du lịch
Thành phố Hà Nội giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bảo tàng Hà Nội
Giám đốc Bảo tàng Hà Nội là người quản lý, điều hành mọi hoạt động của
Bảo tàng theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; hoàn toàn chịu
trách nhiệm về việc quản lý, điều hành của mình trước pháp luật và cơ quan
quản lý cấp trên; Là chủ tài khoản của Bảo tàng Hà Nội.
Phó Giám đốc Bảo tàng là người giúp Giám đốc Bảo tàng, chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Bảo tàng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công; khi Giám đốc Bảo tàng vắng mặt, một Phó Giám đốc Bảo tàng được Giám
đốc ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Bảo tàng.
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ bao gồm:
-Phòng Hành chính Tổng hợp;
-Phòng Trưng bày;
-Phòng Giáo dục, Công chúng và Truyền thông;
-Phòng Kiểm kê Bảo quản;
GIÁM ĐỐC BẢO TÀNG
-Phòng Nghiên cứu Sưu tầm;
- Phòng Kỹ thuật.

NIÊN
P.
HÀNH
CHÍNH
TỔNG

P.
TRƯN
G Thị Toan
Nguyễn
BÀY

P.
P.
KIỂM
GD,CC

KÊ

VÀ TT

7
BẢO
QUẢN

P.

P.
KỸ



8

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo, điều hành các công việc của Bảo tàng được tập trung thống nhất;
• Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được
thường xuyên, liên tục và có hiệu quả;
• Đồng thời thực hiện chức năng quản lý Công tác VTLT của Bảo tàng
được hiệu quả.
1.2.2. Nhiệm vụ
1.2.2.1. Công tác hành chính
- Tham mưu, giúp Giám đốc thực hiện công tác tổng hợp, xử lý thông tin,
điều phối và tổng hợp tình hình hoạt động của Bảo tàng theo chương trình, kế
hoạch công tác, quản trị, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo các điều
kiện và phương tiện làm việc của Bảo tàng;
- Đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng chuyên môn
nghiệp vụ, tổng hợp báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất;
- Quản lý công tác VTLT và con dấu, thực hiện quy trình văn bản đến và
đi theo các quy định hiện hành của Nhà nước;
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, thực hiện
công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kì hàng năm theo quy định,
đảm bảo hệ thống điện thoại, điện, nước, phương tiện làm việc phục vụ hoạt
động Bảo tàng;
- Quản lý đất, hồ sơ quyền sử dụng đất của cơ quan, quản lý hồ sơ thiết

hoạch tổng hợp của Bảo tàng;
- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn nghiệp vụ xây dựng và
trình Giám đốc phê duyệt chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch hoạt động
ngắn hạn và dài hạn, kế hoạch đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, vật tư
thay thế, bảo dưỡng, bảo trì cơ sở vật chất của Bảo tàng;
- Theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch theo đúng mục tiêu, nội
dung nhiệm vụ và kinh phí đã được phê duyệt;
- Chủ trì, phối hợp soạn thảo văn bản và chuẩn bị thủ tục cho các đề án,
dự án, chương trình, kế hoạch hàng năm, các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật, đơn
giá thuộc lĩnh vực đặc thù chuyên ngành Bảo tàng.
1.2.2.4. Công tác tài chính kế toán
- Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng ngân sách và các nguồn thu khác của
Bảo tàng theo luật kế toán, luật ngân sách và các văn bản hướng dẫn thực hiện
của Nhà nước;
- Phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ lập dự toán thu, chi
ngân sách và các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, khoa học và các hoạt động
khác của Bảo tàng;
- Đảm bảo thường xuyên về việc chi trả lương tháng, các chế độ, chính
sách cho viên chức, người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Quản lý quỹ tiền mặt của cơ quan, quản lý hồ sơ, chứng từ thanh quyết
toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;
Nguyễn Thị Toan

10

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập


CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh
Nguyễn Thị Toan

11

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân.
CTVT là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan: Giữa cơ quan
cấp trên, cấp dưới, ngang cấp giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan nhằm
đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý, nâng cao hiệu xuất và chất lượng
công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, giữ gìn bí mật của cơ quan,
tạo điều kiện cho công tác lưu trữ. Do đó, ta thấy rằng CTVT là hoạt động rất
quan trọng và không thể thiếu trong các cơ quan nói chung và ở Bảo tàng Hà
Nội nói riêng.
Hình thức tổ chức Văn thư của Bảo tàng Hà Nội được tổ chức theo hình
thức văn thư tập trung. Mọi văn bản đến, văn bản hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan đều tập trung tại văn thư để thuận lợi cho việc theo dõi,
giải quyết công việc và quản lý, tra tìm văn bản của cơ quan.
Phòng Hành chính Tổng hợpBảo tàng Hà Nội là nơi cán bộ chuyên
trách Văn thư làm việc, cán bộ Văn thư quản lý văn bản đi – đến của Bảo tàng,
công việc này được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thống nhất và

sốvăn bản chỉ đạo CTVT mà Bảo tàng Hà Nội đã áp dụng, các văn bản quy định
về chế độ hoạt động của công tác Văn thư, Lưu trữ và các khâu nghiệp vụ công
tác Văn thư, Lưu trữ về chỉ đạo ban hành văn bản. Các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ đó là:
+ Các văn bản chỉ đạo thực hiện theo quy định của Nhà nước:
Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 của chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 về
quản lý và sử dụng con dấu;
Thông tư số: 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Quyết định số: 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND thành phố
Hà Nội về ban hành quy chế mẫu về công tác VTLT trong các cơ quan, tổ chức
thuộc Thành phồ Hà Nội cho các phòng chuyên môn thuộc đơn vị.
+ Các văn bản do Bảo tàng Hà Nội ban hành quản lý công tác Văn
thư, Lưu trữ:
Bên cạnh việc tuyên truyền phổ biến pháp luật về VTLT, Bảo tàng
Hà Nội cũng đã ban hành văn bản quy định về VTLTđể làm cơ sở cho việc thực
hiện công tác Văn thư – Lưu trữ đó là:
Quyết định số: 52/QĐ-BTHN ngày 20/8/2014 của Bảo tàng Hà Nội về
Nguyễn Thị Toan

13

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B




Nguyễn Thị Toan

14

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Nguyễn Thị Toan

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

15

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Nhận xét:
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Bảo tàng Hà Nội đã được chú
trọng đúng mức. Các văn bản ban hành phù hợp với tính chất và nội dung công
việc, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan; văn bản được
Nguyễn Thị Toan

16

nước.
b. Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng, nó thể hiện tính
hiệu lực pháp lý của văn bản. Văn bản trước khi được trình ký luôn luôn phải
được kiểm tra về thể thức và nội dung chặt chẽ.
Tại Bảo tàng Hà Nội việc ký văn bản được tiến hành theo trình tự
chặt chẽ, đó là sau khi in xong Trưởng Phòng Hành chính Tổng hợp kiểm tra về
thể thức, nội dung văn bản xem đã đúng chưa rồi trình lên Giám đốc hoặc Phó
Nguyễn Thị Toan

17

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giám đốc ký theo thẩm quyền đã quy định trong quy chế hoạt động của cơ quan.
• Nhận xét:
Nhìn chung Bảo tàng Hà Nội đã thực hiện đúng và đầy đủ các quy
định của Nhà nước về việc trình ký văn bản. Do đó văn bản cần trình ký luôn
luôn được thực hiện một cách nhanh chóng, tạo điều kiện cho văn bản được ban
hành đúng quy định.
c. Công tác đóng dấu văn bản
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành. Qua khảo sát em
thấy việc đóng dấu ban hành văn bản ở Bảo tàng Hà Nội được tiến hành khá tốt.
Dấu được giao cho Cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,
dấu chỉ được đóng lên những văn bản đã được kiểm tra về thể thức, ký đúng

S

T

Ng

gày

ố và ký ên loại ười

tháng

hiệu

và trích văn bản

văn bản

văn

yếu nội

bản

dung

(1)

(
2)

(
5)

Đ

6)

)

(
8)

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Nguyễn Thị Toan

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

20

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Nguyễn Thị Toan


đúng nơi nhận. Việc gửi văn bản đi hiện nay ngoài việc gửi trực tiếp đến cơ
quan nhận thì Bảo tàng Hà Nội còn lựa chọn gửi qua hòm thư điện tử email hoặc
máy fax đối với các văn bản gửi cho các cơ quan ngoài Bảo tàng.
Đối với những văn bản gửi cho các bộ phận trong Bảo tàng thì việc
chuyển giao văn bản được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi
văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký, con dấu hợp lệ.
• Nhận xét:
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản đi của Bảo tàng Hà Nội được
tiến hành nhanh chóng đảm bảo văn bản đi gửi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền
giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và nâng cao chất lượng
quản lý Nhà nước bằng văn bản.
f. Quản lý bản lưu văn bản đi
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài, các văn bản đi của tất cả các cơ quan phải được lưu lại 02 bản: 01
bản lưu ở Văn thư, 01 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc.
Công tác quản lý bản lưu tại Bảo tàng Hà Nội được tiến hành như sau:
Sau khi mỗi văn bản được ban hành, ngoài số văn bản chuyển theo ý kiến
phân phối, Cán bộ Văn thư đều lưu lại 02 bản: 01 bản để lưu vào hồ sơ công
việc của cán bộ soạn thảo, 01 bản lưu ở Văn thư cơ quan.
Trên cơ sở quan sát được em thấy công tác quản lý bản lưu ở Bảo tàng Hà
Nội được tổ chức rất tốt, đảm bảo các văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại
để phục vụ hoạt động hàng ngày của Bảo tàng.
Một số văn bản đi của Bảo tàng Hà Nội (Xem phụ lục số 02)
2.1.3.2. Quản lý văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
Trong Bảo tàng, tất cả các loại văn bản do bên ngoài gửi tới phải được
Nguyễn Thị Toan

23



Nguyễn Thị Toan

24

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b. Đóng dấu đến và vào sổ đăng ký văn bản đến
Văn thư phải đóng “Dấu đến” vào Văn bản, ghi số đến, ngày đến và
vào “ Sổ đăng ký công văn đến” đầy đủ thông tin cần thiết như Tên, loại, số,
Nguyễn Thị Toan

25

Lớp Đại học Lưu trữ học 12B