Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I:.........................................................................................................3
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN
QUẾ VÕ...............................................................................................................3
I.Tổng quan về UBND Huyện..................................................................................3
1. Vị trí, chức năng, quyền hạn.................................................................................3
1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn.................................................................................3
1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển...................................................................11

CHƯƠNG II.......................................................................................................15
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THU CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ.......15
I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN..........................................................15
1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư..............................................................15
1.1. Xây dựng và ban hành văn bản.......................................................................15
1.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:..................................................15
1.3.Quy trình quản lý văn bản đi............................................................................15
1.4.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.................15
1.5.Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................16
1.6.Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư........................................................16
1.Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị......................................16
II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN.......16
1.Cơ sở khoa học.....................................................................................................17
1.1.Khái niêm về nghiệp vụ văn thư.......................................................................17
1.2.Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư........................................................................17
1.3.Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng.................................................18

KẾT LUẬN........................................................................................................29


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư hành chính là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư hành chính luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày
nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện
đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò
quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính,
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính
sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với
hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai
nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo UBND huyện Quế Võ, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại phòng Nội Vụ
UBND huyện Quế Võ kể từ ngày 25/10/2015 đến hết ngày 25/12/2015. Trong
khoảng thời gian này bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các
kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ
sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ
văn phòng tại đây.

CHƯƠNG I:
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA UBND HUYỆN
QUẾ VÕ.
I.Tổng quan về UBND Huyện.
1. Vị trí, chức năng, quyền hạn.
1.1.Vị trí,chức năng,quyền hạn.
a.Vị trí, chức năng.
UBND Huyện là do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành pháp
luật của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước nói trên.
UBND Huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật,các văn bản
của cơ thực hiện chủ trương, ninh quốc phòng và thưc hiện pháp phát triển KTXH, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sách trên địa bàn.
UBND Huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.
b. Nhiệm vụ,quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế, Hội đồng nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; chủ trương,
biện pháp về xây dựng và phát triển kinh tế hợp tác xã và kinh tế hộ gia đình ở
địa phương;
Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình khuyến nông,
khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và biện pháp phát huy mọi tiềm năng của
các thành phần kinh tế ở địa phương, bảo đảm quyền tự chủ sản xuất, kinh
doanh của các cơ sở kinh tế theo quy định của pháp luật.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; phê chuẩn quyết
toán ngân sách địa phương; quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực
3


thực hiện chính sách bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, cứu trợ xã hội, xoá đói,
giảm nghèo.
-Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Hội
đồng nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
4


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Quyết định biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến
cải tiến kỹ thuật để phát triển sản xuất, kinh doanh và đời sống của nhân dân ở
địa phương.
Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,
nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển tại địa phương
theo quy định của pháp luật.
Quyết định biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường; phòng, chống và
khắc phục hậu quả thiên tai bão lụt ở địa pương.
Quyết định biện pháp thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn
đo lường và chất lượng sản phẩm, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả,
hàng kém chất lượng tại địa phương, bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, Hội đồng
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang
nhân

dựng lực lượng dự bị động viên, thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ,

chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang

đây.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên thường trực
Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban
nhân dân, Trưởng Ban và các thành viên khác của các Ban của Hội đồng nhân
dân, Hội thẩm nhân dân của Toà án nhân dân cùng cấp; bãi nhiệm đại biểu Hội
đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xin thôi làm
nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật.
Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu;
Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ ban nhân
dân cùng cấp, nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp xã;
Giải tán Hội đồng nhân dân cấp xã trong trường hợp Hội đồng nhân dân đó làm
thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của nhân dân, trình Hội đồng nhân dân cấp
tỉnh phê chuẩn trước khi thi hành.
Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.

6


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

Sơ đồ bộ máy UBND Huyện Quế Võ
Chủ Tịch UBND Huyện

Phó chủ tịch UBND
Huyện phụ trách khối
kinh tế tài chính.

Phó chủ tịch UBND
Huyện phụ trách khối
văn hóa xã hội.

Phòng
y tế

Phòng
tài
nguyên
môi
trường

Phòng
tư pháp

Phòng
kinh tế
- Hạ
tầng

Phòng
Nông
nghiêp

Phòng
thanh
tra

Văn

vực: Tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp; thống
nhất quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, kinh tế liên
doanh với nước ngoài.
- Phòng Giáo Dục và Đào Tạo: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện, thị xã, thành phố , có chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tào bao gồm: Mục tiêu,
chương trình nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo,giáo viên, tiêu
chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và
đồ chơi trẻ em, quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng
giáo dục và đào tạo.
- Phòng Văn Hóa Thông Tin: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
8


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

Huyện, thị xã, thành phố, có chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa gia đình, thể dục thể thao; du lịch; bưu
chính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, báo chí ,
xuất bản.
- Phòng Y Tế: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện, thị xã, thành
phố, có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản
lý Nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhân dân gồm: Y tế cơ sở; y tế
phòng, khám chữa bệnh và phục hồi chức năng, y học cổ chuyền, thuốc phòng
bệnh và chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y
tế, trang thiết bị y tế, dân số gia đình.
- Phòng Tài Nguyên Môi Trường: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện, thị xã, thành phố ( sau đây gọi chung là UBND cấp huyện ), có chức

tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND và UBND.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận phân công và hợp tác lao động.
- UBND Huyện chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, cố trách nhiệm
chấp hành mọi văn bản của UBND tỉnh và chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo
cáo định kỳ theo quy định hay đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh; đồng thời
chịu sự chỉ đạo của Tỉnh ủy; sự giám sát của HĐND Huyện trong quản lý và
điều hành.
- UBND Huyện phối hợp chặt chẽ với thường trực HĐND huyện trong
việc chuẩn bi chương trình làm việc của kì họp HĐND huyện, các báo cáo, các
đề án của UBND huyện trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá
trình thực hiện Nghị Quyết của HĐND giải quyết theo thẩm quyền, kiến nghị
của HĐND huyện và trả lời chất vấn của HĐND xã.
- UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
huyện và các đoàn thể chăm lo lợi ích của nhân dân. UBND thị xã có trách
nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các
đoàn thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
- UBND huyện phối hợp với Viện Kiểm Sát Nhân dân, Tòa án nhân dân
huyện trong việc đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp
luật, giữ vững kỷ cương và kỷ luật hành chính tại địa phương.

10


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

1.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển.



Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

phong chào cách mạng của quê hương. Qua đó thực hiện lòng biết ơn các thế hệ
cán bộ văn phòng lớp trước đã có nhiều đóng góp cho Đảng bộ và quê hương
đất nước; đồng thời là điều kiện để giáo dục và động viên các thế hệ cán bộ Văn
phòng cấp ủy huyện lớp sau hãy noi gương các đồng chí cán bộ cha,anh, phát
huy truyền thống của Văn phòng cấp ủy huyện, ra sức phấn đấu, tham mưu,
phục vụ đắc lực sự lãnh đạo của Huyện ủy và Ban Thường Vụ Huyện Ủy; đóng
góp tích cực xây dựng Đảng bộ huyện trong sạch, vững mạnh, quê hương Quế
Võ ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Phát huy truyền thống cách mạng – tiếp thu ánh sáng của chủ nghĩa
Mác - Lênin, quan điểm tư tưởng lãnh đạo của Nguyễn Ái Quốc- thành lập tổ
chức Việt Nam cách mạng trên quê hương Quế Võ.
Huyện Quế Võ được thành lập tháng 8 năm 1961trên cơ sở sáp nhập 2
huyện Quế Dương và Võ Giảng tỉnh Bắc Ninh, có diện tích là 154,85 km2, với
142,920 người.
Nằm trong địa bàn thuộc tỉnh Bắc Ninh – Kinh Bắc xưa là vùng đất “địa
linh nhân kiệt”, huyện Quế Dương và Võ Giảng xưa ( Quế Võ ngày nay ) là
mảnh đất giàu truyền thống văn hiến và cách mạng.
Nơi đây cư dân Việt nam đã đến định cư sớm với di tích “trống đồng Quế
Tân” và nhiều dấu tích thời đại các vua Hùng, Châu Phong, Ngọc Xá, Mộ
Đạo,Cách Bi,...Với truyền thống hiếu học Quế Võ đã đóng góp 611 vị đại khoa,
Trạng nguyên, Tiến sỹ, hàng chục Thượng thư, sử thần nổi tiếng, có cả một
“làng Tiến sĩ Kim Đôi” và dòng họ Nguyễn Đức với 18 quận công...
Trong cuộc kháng chiến trống phương Bắc, đất và người Quế Võ đã cùng
Lý Thường Kiệt lập nên “ chiến tuyến Sông Cầu” huyền thoại, cùng sông nước

Tháng 6 năm 1928 dưới danh nghĩa là thầy giáo dậy tư, Ngô Gia Tự đã
mở lớp huấn luyện chính trị cho hội viên và một số thanh niên yêu nước của 2
tỉnh Bắc Ninh- Bắc Giang tại Đáp Cầu.Tài liệu giảng dậy là cuốn “ Đường cách
Mệnh” của Nguyễn Ái Quốc. Sau lớp học các học viên đã tỏa về các địa phương
tuyên truyền cách mạng và gây dựng cơ sơ.
Lãnh đạo hội rất quan tâm đến phong trào công nhân. Một số hội viên như
Vũ Xuân Hồng,Trần Nhu ( Đắc) được cử vào nhà máy giấy Đáp Cầu làm công
nhân để tuyên chuyền vân động cách mạng. Nhờ đó chi hội nhà máy giấy ra đời.
Tháng 9 năm 1928 chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành
lập ở trại lính Khổ Độ trong thành Bắc Ninh, gồm 07 người do Phạm Văn Thắng
làm bí thư.
Sau khi các chi hội Việt Nam cách mạng thanh niên được thành lập, nhiều
13


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

cuộc cách mạng đấu tranh chống đế quốc được phát huy liên tục như: Treo cờ
búa liềm, căng biểu ngữ, gián áp phích,dải truyền đơn nhân ngày 1/5 và kỉ niệm
cách mạng tháng Mười Nga (7/11); cuộc bãi thị giảm thuế chợ, thuế môn bài
kéo dài 7 ngày, buộc giới chủ phải chấp nhận yêu sách. Việc đột nhập phá nhà
mộ phu Ba Danh giải thoát hàng chục người bị giam giữ trở về quê làm ăn.
Trong những năm hình thành và phát triển Quế Võ đã không ngừng phát
triển, ngoài những khu công nghiệp đã và đang phát triển thì làng Gốm Phù
Lãng cũng ngày được để ý hơn. Nghề gốm Phù Lãng được hình thành và phát
triển ở đây vào khoảng thời Trần, thế kỷ XIV. Theo Tô Nguyên, Trình Nguyên
trong sách Kinh Bắc – Hà Bắc, thì ông tổ Phù Lãng là Lưu Phong Tú. Vào cuối
thời Lý, ông được triều đình cử đi sang Trung Quốc. Trong dịp đi này, ông học

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đăng kí văn bản đến
- Trình và sao văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết , theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
1.3. Quy trình quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức
- Trình ký
- Ghi số, ngày, tháng văn bản
- Đóng dấu văn bản
- Đăng kí văn bản
- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghien cứu và sử dụng văn bản lưu
1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ
15


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.5. Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu
- Quản lý con dấu
- Sử dụng con dấu
1.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư
-

Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

QUAN
1. Cơ sở khoa học
1.1. Khái niêm về nghiệp vụ văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã
hội…
1.2. Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư
Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước,công tác văn thư tại văn phòng
phải đảm bảo các yêu cầu:
- Nhanh chóng: xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời
sẽ giúp giải quyết nhanh chóng công việc của cơ quan.
- Chính xác: chính xác về nội dung văn bản về mặt pháp lý, dẫn chứng
hoặc trích dẫn phải chính xác. Số hiệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về
thể thức văn bản, đầy đủ thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúng
tiêu chuẩn nhà nước ban hành.
- Bí mật:việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, phòng
làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều
phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà
nước.
- Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuât và tổ chức văn phòng hiện đại,
tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác
văn thư.


- Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: mục đích, yêu cầu,
đối tượng, phạm vi áp dụng; trên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến độ hoàn
thành văn bản.
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo.
- Soạn thảo văn bản và tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản và trình duyệt dự thảo văn bản
Đối với các loại văn bản hành chính thông thường, công văn trao đổi sự vụ
18


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên.
3. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản Đảng.
Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ các thành phần thể
thức:
• Phụ lục 3: ví dụ về thể thức văn bản
a.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: font chữ times new roman cỡ chữ
15,kiểu in hoa,đậm
Ví dụ : ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
b.Tên cơ quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu
in hoa, đậm
Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ
-

tên cơ quan cấp trên: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa

HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

Quế Võ, ngày tháng năm 2015

*
Số : 143 – CV/HU
v/v tăng cường phòng chống bão lụt
năm 2015

HUYỆN ỦY QUẾ VÕ

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

VĂN PHÒNG

Quế Võ, ngày tháng năm

*
Số:100-QĐ/VPHU

QUYẾT ĐỊNH
1. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
2. Nơi nhận văn bản.
Nơi nhận:
-Như kính gửi;

T/M BAN THƯỜNG VỤ
PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

-Lưu VP.

theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai sót hoặc
không rõ ràng trong bản thảo văn bản thì phải hỏi lại người chủ trì soạn thảo
hoặc người đứng đầu đơn vị duyệt bản thảo văn bản đó. Việc nhân văn bản phải
đúng số lượng được quy định.
Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và đúng thời gian quy định.
3.2. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Người chủ trì soạn thảo văn bản và người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm
kiểm tra nội dung văn bản và xác định độ mật văn bản trước khi trình ký.
Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan thì chịu trách nhiệm kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức.
3.3. Trình ký và ký văn bản
Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký các văn bản của cơ quan
Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được
giao; thẩm quyền ký văn bản của mỗi tổ chức chính trị - xã hội do người đứng
đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị - xã hội đó quy định.
Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng
ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan. Người ký không được dung bút chì, bút mực
đỏ hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản.
4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến:Văn thư tiếp nhận từ các nguồn bưu điện,
fax, mạng. Đăng ký văn bản đến vào và đăng ký vào cơ sở dữ liệu gắn tệp đã
được scan
- Phân phối văn bản đến : Căn cứ trách nhiệm từng đồng chí lãnh đạo cơ
21


Nguyễn Thị Hòa

Lớp: Văn thư Hành chính 13A

xét dự thảo chỉnh sửa, bổ sung những thiếu xót để văn thư chỉnh sửa. Sau
khi sửa dự thảo trình xin thêm ý kiến của người chủ trì xử lý và cập nhật
yêu cầu, ý kiến giải quyết của người chủ trì xử lý văn bản để tiếp tục sửa
đổi. Khi người chủ trì xử lý văn bản xác nhận trạng thái văn bản là “cho
phép phát hành văn bản” thì chuyển văn bản tới văn thư để cấp số.
- Ký văn bản: Trình cho người có thẩm quyền kí và chuyển văn bản tới văn
thư để đăng ký sổ.
- Đăng ký, phát hành, kiểm tra và theo dõi văn bản phát hành: Đăng ký sổ
văn bản đi, số và ngày tháng văn bản. Phát hành qua đường bưu điện,
đường mạng hay gửi trực tiếp kịp thời, chính xác đúng nơi nhận ghi trên
văn bản hoặc theo danh sách nhận văn bản. Kiểm tra, theo dõi văn bản
phát hành.
- Lập hồ sơ: Người dự thảo văn bản lập hồ sơ và thực hiện theo quy trình
lập hồ sơ.

• Phụ lục II: Sổ đăng ký văn bản đi của phòng Nội vụ
6. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Quản lý và sử dụng con dấu: Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm
quản lý , kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình.
23