TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHÊ
─────────

Họ và tên: Lý Lan Linh

BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT
NGÀNH VĂN THƯ HÀNH CHÍNH K3
KHÓA HỌC (2013-2016)
Tên cơ quan: UBND thị trấn Yến Lạc
Địa chỉ: thị trấn Yến Lạc - Na Rì - Bắc Kạn
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Hoàng Ngọc Thuyên

Hµ NéI - 2015

MỤC LỤC
PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................3
1


PHẦN II: NỘI DUNG...........................................................................................4
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC..................................5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực
thuộc......................................................................................................................11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN
THƯ CỦA UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC...........................................................16
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc...16
2.2. Công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc............................17
2.2.1. Tình hình cán bộ làm công tác hành chính văn thư của UBND thị trấn Yến
Lạc.........................................................................................................................17

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp
phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác, phòng chống nạn quan liêu giấy tờ,
đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan tổ chức. Góp phần
giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng về lâu dài.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc, theo sự
phân công của Trung tâm, tôi về thực tập tại Văn phòng UBND thị trấn Yến Lạc
từ ngày 10/11/2015 đến ngày 25/12/2015. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,
thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện và sự chỉ bảo
hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong văn phòng cùng với sự
nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.
Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, những thu hoạch trong thời gian thực tập sẽ được trình bày cụ
thể trong báo cáo dưới đây.

3


PHẦN II: NỘI DUNG

* Giới thiệu chung về thị trấn Yến Lạc
Thị trấn Yến Lạc là trung tâm văn hoá, kinh tế, chính trị của huyện Na Rì,
cách thị xã Bắc kạn 69km về phía Đông; có tuyến Quốc lộ 3B chạy qua địa bàn
thị trấn, ngoài ra còn có các trục đường phụ, đường vành đai nội thị, đường liên
xã lân cận như đường sang xã Kim Lư, xã Lương Hạ và xã Lam Sơn. Phía Bắc
giáp xã Lương Hạ, phía Nam giáp xã Lam Sơn và Kim Lư, phía Tây giáp xã
Lương Hạ và Lam sơn, phía Đông giáp xã Kim Lư.
Thị trấn Yến Lạc có tổng diện tích 421,45ha, dân số 5.728 khẩu với 05 dân
tộc cùng sinh sống gồm: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Sán Chí, trong đó người Tày

Cán bộ, công chức cơ quan UBND thị trấn Yến Lạc phải sâu sát cơ sở, lắng
nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ,
từng bước đưa hoạt động của cơ quan Ủy ban nhân dân ngày càng chính quy, hiện
đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân
dân.

1.1.2. Chức năng của UBND thị trấn Yến Lạc
Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc là do Hội đồng nhân dân thị trấn bầu ra,
là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
5


Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân
dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng an ninh, và thực hiện các chính sách khác trên địa
bàn.
Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.

1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị trấn Yến Lạc
1.1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt, tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán dự toán cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp

1.1.3.4. Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thê
dục thê thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, thông tin, giáo dục, y
tế, xã hội và thể dục thể thao trên địa bàn thị trấn và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn; thực hiện các chủ trương xã
hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định
về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

7


Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị truyền thống, di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế trên địa bàn; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng,
chống dịch bệnh; bảo vệ, chăm sóc sức khỏe người già, người tàn tật, trẻ mồ côi
không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân
số và kế hoạch hóa gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật của các cơ sở hành nghề y, dược tư
nhân;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ
chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.

1.1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra

ninh trật tự, an toàn xã hội.

1.1.3.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương;
Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng,
tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

9


1.1.3.9. Trong việc thi hành pháp luật
Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành
Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên
và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự,
nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Tổ chức thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân; chỉ đạo công tác hòa giải trên địa bàn.

1.1.3.10. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính
Tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy
định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban nhân

11


• Văn hóa - Xã hội
• Tư pháp - Hộ tịch
• Địa chính - Giao thông - Xây dựng
• Tài chính - Kế Toán
• Tư pháp - Hộ tịch
• Công an
• Quân sự

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận chuyên môn:
1.2.2.1. Công an:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị trấn Yến Lạc tổ chức thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn
xã hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
thị trấn và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn giao.

1.2.2.2. Quân sự:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân quân
tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan của cơ
quan có thẩm quyền.

12




Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
trong sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai
trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị trấn
quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy
định của pháp luật.
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về công tác quy hoạch giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông
thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật
Giám sát về kỹ thuật các công trình giao thông - xây dựng thuộc thẩm
quyền quản lý của Ủy ban nhân dân thị trấn.
1.2.2.6. Tài chính - Kế toán
Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách thị trấn trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác
nguồn thu trên địa bàn thị trấn.
Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách và thực hiện báo
cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác kế toán ngân sách thu, chi ngân sách, theo đúng quy
định của pháp luật;
Chủ chì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, quyết
toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
thị trấn theo quy định của pháp luật.

14




CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN THƯ Ở UBND THỊ TRẤN YẾN LẠC

2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc
Văn phòng HĐND và UBND thị trấn Yến Lạc là đơn vị trực thuộc UBND
thị trấn Yến Lạc, có chức năng giúp Thường trực HĐND và UBND thị trấn về
công tác đối nội, đối ngoại; tổ chức các hoạt động chung của Thường trực HĐND,
UBND thị trấn, tổng hợp toàn bộ quá trình hoạt động của UBND thị trấn Yến
Lạc.
- Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND.
Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND thị
trấn.
- Giúp HĐND, UBND thị trấn đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với
HĐND với các đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND
thị trấn.
- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị
của cơ quan HĐND và UBND. .
-Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác
ban hành nhanh chóng, chính xác.
- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
- Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND và UBND thị trấn, đảm
bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND, UBND thị trấn hoạt động.
-Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện.

16




Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND thị trấn Yến
Lạc đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được
vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán
bộ văn thư chuyên trách.

2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND thị trấn Yến Lạc
2.3.1. Cơ sở khoa học
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước. Kết quả của công tác
văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của
công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thực hiện tốt có tác dụng với toàn xã hội.
Công tác văn thư tại Văn phòng UBND thị trấn Yến Lạc đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức với quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của Văn phòng UBND thị trấn Yến
Lạc. Cho nên, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, khoa học, đảm bảo được các bí mật.

2.3.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại cơ quan
2.3.2.1. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo là một khâu nghiệp vụ quan trọng. Do đó
công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Tại UBND thị trấn Yến Lạc, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được
tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản ban hành được
18

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
19


Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng
lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
────────────────
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
THỊ TRẤN YẾN LẠC

ỦY BAN NHÂN DÂN
THỊ TRẤN YẾN LẠC

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
──────

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và
ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2012.
Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND thị trấn Yến Lạc tôi thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

22


Bước 2: Ghi số và ngày, tháng văn bản:
- Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp
luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban
hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm
ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu của văn bản quy phạm
pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành
văn bản. VD: Số: ....../2007/QĐ-UBND
- Số, ký hiệu của văn bản hành chính
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và
đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính
+ Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn
bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị của UBND huyện, được ký hiệu như sau:
Số: ...../CT-UBND.
+ Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết

Uỷ ban nhân dân Huyện đều do văn thư cơ quan đóng dấu.
Dấu của cơ quan được đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm
quyền về bên trái chữ ký.
Bước 5: Đăng ký văn bản đi:
*MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i (Phô lôc 2)

24


Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản:
Số ký Ngày

Tên

loại

và Người Nơi nhận Đơn

hiệu

tháng

trích yếu nội ký

văn

văn

dung văn bản


phận văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư chịu trách
nhiệm phát hành các văn bản của cơ quan và các tổ chức của cơ quan đến địa chỉ
nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ 'khẩn' hoặc theo yêu cầu gấp
của người ký, Văn thư phải thực hiện ngay, có thể được chuyển cho nơi nhận
bằng Fax hoặc qua mạng máy tính để thông tin nhanh.

25