TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ
─────────

Họ và tên: Lương Thị Huyền

BÁO CÁO THỰC TẬP LAO ĐỘNG SẢN XUẤT
NGÀNH VĂN THƯ HÀNH CHÍNH K3
KHÓA HỌC (2013-2016)
Tên cơ quan: UBND xã Na Loi
Địa chỉ: Bản Na Loi - xã Na Loi – Huyện kỳ sơn Tỉnh nghệ An
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Đào Thị Hoàn


HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC
PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................4
PHẦN II: NỘI DUNG..........................................................................................5
CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND XÃ NA LOI.................................................6
1.1. Chức năng, nhiêm
̣ vụ vàquyêǹ haṇ cuả UBND xã Na Loi.....................6
1.1.1. Nguyên tăć lam
̀ viêc̣ ................................................................................6
1.1.2. Chức năng cuả UBND xã Na Loi..........................................................6
1.1.3. Nhiêm
̣ vu,̣ quyêǹ haṇ cuả UBND xã Na Loi.........................................7
1.1.3.1. Trong linh
̃ vực kinh tê...........................................................................7
́
1.1.3.2. Trong linh

̀ chinh
́
...........................................................................................................................11
1.2. Cơ câú tổ chưć (sơ đô),
̀ chức năng, nhiêm
̣ vụ chủ yêú cuả tưng
̀ đơn vị
trực thuôc̣ ..........................................................................................................11
1.2.1. Cơ câú tổ chưć (sơ đô):
̀ ........................................................................11
1.2.2. Chức năng, nhiêm
̣ vụ chủ yêú cuả tưng
̀ bộ phâṇ chuyên môn:..........12
1.2.2.1. Công an:...............................................................................................12
1.2.2.2. Quân sự:..............................................................................................12
1.2.2.3. Văn phong
̀ - Thông
́ kê:.......................................................................13
1.2.2.4. Điạ chinh
́ - Giao thông - Xây dựng...................................................14
1.2.2.6. Taì chinh
́ - Kếtoań ..............................................................................14
1.2.2.7. Tư phaṕ - Hộ tich
̣ ...............................................................................15
1.2.2.8. Văn hoá thông tin...............................................................................15
1.2.2.9. Văn hoá - Xãhôị .................................................................................15
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN THƯ Ở UBND XÃ NA LOI......................................................................16
2.2. Công tać văn thư cuả UBND xa Na Loi.................................................16
2.2.1. Tinh

3.2. Môṭ sốgiaỉ phaṕ nhăm
̀ nâng cao công tać hanh
̀ chinh
́ văn thư............36
3.3. Môṭ sốkiêń nghị vơí UBND xã Na Loi.................................................37
PHẦN III: KẾT LUẬN.......................................................................................38
PHẦN IV: PHỤ LỤC .........................................................................................40

3


PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hộ dù lớn hay nhỏ muốn thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến
các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, phản ánh tình hình lên cấp
trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị-xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ
chức chính trị-xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó có giữ vị trí
trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp
phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác, phòng chống nạn quan liêu giấy tờ,
đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan tổ chức. Góp phần
giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng về lâu dài.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Na Loi, theo sự phân
công của Trung tâm, tôi về thực tập tại Văn phòng UBND xã Na Loi từ ngày
10/11/2015 đến ngày 25/12/2015. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời

5


CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ UBND XÃ NA LOI
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Na Loi
1.1.1. Nguyên tắc làm việc
Ủy ban nhân dân xã Na Loi làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng
tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao
một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân
xã Na Loi chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã Na Loi; phối hợp chặt
chẽ giữa Ủy ban nhân dân với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng
cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp
thời và hiệu quả theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế
hoạch công tác của Ủy ban nhân dân.
Cán bộ, công chức cơ quan UBND xã Na Loi phải sâu sát cơ sở, lắng nghe
mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng
bước đưa hoạt động của cơ quan Ủy ban nhân dân ngày càng chính quy, hiện đại,
vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.

1.1.2. Chức năng của UBND xã Na Loi
Ủy ban nhân dân xã Na Loi là do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.


7


Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ các công trình thủy lợi vừa và
nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật
1.1.3.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch, xây
dựng thị trấn, xây dựng điểm dân cư nông thôn trên địa bàn xã, quản lý việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn xã;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân cấp trên.

1.1.3.4. Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể
dục thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, thông tin, giáo dục, y
tế, xã hội và thể dục thể thao trên địa bàn xã và tổ chức thực hiện sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn; thực hiện các chủ trương xã
hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định
về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị truyền thống, di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;

9


Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phong thủ, quản lý
lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công
tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám sơ tuyển nghĩa vụ quân sự;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm khác trên địa bàn;
Thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư
trú của người nước ngoài trên địa bàn;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh trật tự, an toàn xã hội.
1.1.3.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương;
Thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng,
tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;
1.1.3.9. Trong việc thi hành pháp luật
Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành
Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên
và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự,
nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Tổ chức thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

11


Phó Chủ tịch UBND xã Na Loi - Ông Lương Văn Cheng: tổ chức, quản
lý các hoạt động văn hóa xã hội - văn hóa thông tin của UBND do Chủ tịch
UBND phân công.
UBND xã Na Loi có các bộ phận chuyên môn như sau:
* Có 8 bộ phận chuyên môn:
Công an
• Quân sự
• Văn phòng - Thống kê
• Địa chính - Giao thông - Xây dựng
• Tài chính - Kế Toán
• Tư pháp - Hộ tịch
• Văn hóa thông tin
• Văn hóa - Xã hội
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận chuyên môn:
1.2.2.1. Công an:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã Na Loi tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
xã Na Loi và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.
1.2.2.2. Quân sự:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
12



1.2.2.4. Địa chính - Giao thông - Xây dựng
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng
sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng đô thị trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
trong sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai
trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết
định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy định
của pháp luật.
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về công tác quy hoạch giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông
thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật
Giám sát về kỹ thuật các công trình giao thông - xây dựng thuộc thẩm
quyền quản lý của Ủy ban nhân dân xã Na Loi.
1.2.2.6. Tài chính - Kế toán
Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của xã trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác
nguồn thu trên địa bàn xã Na Loi.
Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách và thực hiện báo
cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác kế toán ngân sách thu, chi ngân sách, theo đúng quy
định của pháp luật;
Chủ chì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, quyết
toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân


15


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN THƯ Ở UBND XÃ NA LOI
2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Na Loi Văn
phòng HĐND và UBND xã Na Loi là đơn vị trực thuộc UBND huyện ký sơn, có
chức năng giúp Thường trực HĐND và UBND xã về công tác đối nội, đối ngoại;
tổ chức các hoạt động chung của Thường trực HĐND, UBND xã, tổng hợp toàn
bộ quá trình hoạt động của UBND xã Na Loi.
- Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND.
Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND xã.
- Giúp HĐND, UBND xã đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với
HĐND với các đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND
xã Na Loi.
- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị
của cơ quan HĐND và UBND. .
-Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác
ban hành nhanh chóng, chính xác.
- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
- Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND và UBND xã, đảm bảo
các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND, UBND xã Na Loi hoạt động.
-Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện.
2.2. Công tác văn thư của UBND xa Na Loi
2.2.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan
Hiện nay UBND xã Na Loi chưa có cán bộ văn thư chuyên trách mà chỉ có
cán bộ làm công tác kiêm nhiệm do vậy công tác quản lý tài liệu của đơn vị được

17


2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND xã Na Loi
2.3.1. Cơ sở khoa học
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước. Kết quả của công tác
văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của
công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thực hiện tốt có tác dụng với toàn xã hội.
Công tác văn thư tại Văn phòng UBND xã Na Loi đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức với quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của Văn phòng UBND xã Na Loi.
Cho nên, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, khoa học, đảm bảo được các bí mật.
2.3.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại cơ quan
2.3.2.1. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo là một khâu nghiệp vụ quan trọng. Do đó
công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Tại UBND xã Na Loi, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến
hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản ban hành được đảm
bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết
công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
a, Quy trình soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo - ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách
ở Văn phòng HĐND - UBND xã đảm nhận.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo trình tự sau:

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,
đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng
lệnh Underline), cụ thể:

19


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
────────────────
2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công
nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN UBND
XÃ NA LOI

ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ NA LOI

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng
1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Số và kí hiệu văn bản

dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
──────

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và
ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 98/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2012.
Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả
hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải
dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm
đến 1,27cm.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp
trưởng;
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

Bước 2: Ghi số và ngày, tháng văn bản:
- Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp
luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban
hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm
ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2007, 2008; Ký hiệu của văn bản quy phạm

22


pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành
văn bản. VD: Số: ....../2008/QĐ-UBND
- Số, ký hiệu của văn bản hành chính
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành
chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số
văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính
+ Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản
có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị của UBND huyện, được ký hiệu như sau:
Số: ...../CT-UBND.
+ Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết tắt
tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của UBND huyện, do bộ phận tổng hợp soạn
thảo thì ký hiệu như sau: Số: ........./ UBND-TH
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là
ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành, phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,

Tên

loại

và Người Nơi nhận Đơn

hiệu

tháng

trích yếu nội ký

văn

văn

dung văn bản

bản

bản

văn bản

người

vị Số

Ghi


liệu đi' để theo dõi. Sổ 'Tài liệu đi' phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng thời
là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ
khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ
'Tuyệt mật' thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng
ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn phòng để làm bì
ngoài gửi đi.
- Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm
bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải
dính, khó bóc.
25