MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, kinh tế nước ta
đang tăng trưởng với tốc độ cao . Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải
xây dựng một bộ máy quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết thời đại ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ giữ
một vị trí rất quan trọng và đóng góp không nhỏ vào việc thành bại trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy Văn phòng Văn thư – Lưu
trữ cần phải được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả. Một Văn phòng Văn
thư – Lưu trữ khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển
khai được công việc một cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội
cũng như chất lượng công việc và ngược lại.
Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm các công việc như : xây dựng và
soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, chuyển giao văn bản,
lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ rất quan
trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin
cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
doanh nghiệp nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông
tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư được làm
tốt sẽ góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng hiệu quả và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước. Công
tác Văn thư đảm bảo giữ gì đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt công
tác lưu trữ sau này.
Sau 3 năm học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa vào những kiến
thức đã được thầy cô trong trường giảng dạy, đến kỳ thứ năm Nhà trường đã tạo
điều kiện cho chúng em được đi thực tập lao động sản xuất tại các cơ quan, đơn
vị. Đây là một hoạt động mang tính chất thực tế và có ý nghĩa quan trọng đối

VỀ UBND PHƯỜNG THANH NHÀN
I.
•

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG THANH NHÀN:

UBND phường Thanh Nhàn
Địa chỉ: số 35 ngõ 54 Kim Ngưu, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà
Trưng, Hà Nội
Số điện thoại: 043.8634573
Chủ tịch: Phạm Hoàng Linh
Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đô thị: Triệu Như Long
Phó Chủ tịch phụ trách Văn hoá – Xã hội: Vũ Thanh Loan

•

Phường Thanh Nhàn có diện tích 0,68 km2, giáp ranh với 8 phường: Cầu Dền,
Bạch Mai, Quỳnh Lôi, Quỳnh Mai, Phố Huế, Thanh Lương, Đồng Nhân, Đống
Mác. Có số dân đông với 5.635 hộ dân và 21.205 nhân khẩu, được chia thành 56
tổ dân phố.
II.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ CÁC
THÀNH VIÊN TRONG UBND PHƯỜNG THANH NHÀN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Thanh
Nhàn

a.

Chức năng:

hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả
và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công
chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo sự
phân cấp của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của
pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên trong
UBND
a. Chủ tịch:
Chủ tịch UBND phường là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND phường, chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của mình
theo luật định; cùng với tập thể chịu trách nhiệm về hoạt động cuả UBND
5


phường trước Thành uỷ, HĐND phường, trước UBND Thành phố Hà Nội. Chủ
tịch UBND phường phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các thành viên
khác của UBND phường, người được phân công phải chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND phường.
Chủ tịch UBND phường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Lãnh đạo công tác của UBND phường, các thành viên UBND, các cơ quan
chuyên môn của UBND phường thực hiện các mặt công tác theo đúng nghị
quyết của cấp uỷ, HĐND, chương trình công tác của UBND phường và pháp
luật của Nhà nước.
2. Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
phường trong việc thực hiện hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà
nước cấp trên, nghị quyết của Thành uỷ, HĐND phường và quyết định của

phân công; trực tiếp chỉ đạo công tác, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
phường, thay mặt Chủ tịch UBND phường giải quyết các công việc được giao.
Trong phạm vi công việc được phân công, Phó chủ tịch UBND có trách
nhiệm và quyền hạn:
1. Chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng và cho ý kiến các đề án trước khi
báo cáo với UBND phường, với Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND phường
đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các đề án đó.
2. Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, ngành, UBND các phường tổ chức thực
hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, nghị quyết của Thị uỷ,
HĐND phường, các chỉ thị, quyết định của UBND Thị xã; thay mặt Chủ tịch
UBND phường đình chỉ và yêu cầu có biện pháp sửa chữa, khắc phục đối với
các vấn đề do các ngành, các xã/phường làm trái với quy định của Trung ương,
của Thành phố Hà Nội và của phường.
3. Căn cứ chương trình công tác của UBND phường, xây dựng kế hoạch công
tác và chỉ đạo công tác trọng tâm hàng tháng, quý, năm thuộc lĩnh vực phụ trách.
4. Giải quyết kịp thời những đề nghị, khiếu nại thuộc lĩnh vực phụ trách.
5. Chỉ đạo điều hành kinh phí được duyệt: trực tiếp điều hành quản lý các
chương trình tài trợ quốc tế(nếu có) thuộc lĩnh vực phụ trách.
6. Theo dõi và có ý kiến nhận xét của mình về bố trí, sử dụng cán bộ lãnh đạo
7


các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND phường. Phó chủ tịch được phân
công thường trực phụ trách một số lĩnh vực công tác, giúp Chủ tịch theo dõi
công tác giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân, thay mặt Chủ tịch lãnh đạo
công tác của UBND phường khi Chủ tịch đi vắng.
c. Các thành viên của UBND phường phụ trách các phòng, ban
1. Xây dựng chương trình công tác của phòng, ban, báo cáo cuả UBND phường,
ngành dọc cấp trên và chỉ đạo thực hiện các chương trình công tác đó.
2. Chỉ đạo công tác và các vấn đề thuộc thẩm quyền mình phụ trách.

III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG THANH
NHÀN

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND
Kinh tế - Đô thị

Tổ Địa chính – Xây dựng Kinh tế
Quản lí đô thị

Phó Chủ tịch UBND
Văn hoá – Xã hội

Quân sự
Kế toán – Tài chínhTư pháp - Hộ tịch

Trưởng Quân sựKế toánThủ quỹ CB 1
CB ĐC-XD 1 CB ĐC-XD
CB KT
2 kiêm nhiệm

9

CB 2

Văn phòng

CB 1


UBND

1.
a.
•
•
•

Tình hình làm công tác văn thư:
Xây dựng, ban hành và soạn thảo văn bản:
Soạn thảo văn bản
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
Đánh máy hoàn chỉnh văn bản.

•

Ký văn bản

b.
•
•
•
•
•
•
•
c.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:
Kiểm tra thể thức


Giải quyết , theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

•

Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
10


•

Lập hồ sơ

•

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

e.

Quản lý và sử dụng con dấu:

•

Các loại con dấu

•

Quản lý con dấu



-

Chính xác: chính xác về nội dung văn bản về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích
dẫn phải chính xác. Số hiệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về thể thức văn
bản, đầy đủ thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúng tiêu chuẩn
nhà nước ban hành.

-

Bí mật:việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, phòng làm
việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải
đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

-

Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuât và tổ chức văn phòng hiện đại, tránh
tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các
phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

b.


Đối với cán bộ văn thư:
Yêu cầu về phẩm chất chính trị: có lòng trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào
đường lỗi chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường, có ý thức
11




19


20


21


22


23


24


25