ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ BÍCH HẢI

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III Chuyên ngành: Lƣu trữ học và Tƣ liệu học
Mã số: 51002

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
3
MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
7
2. Mục tiêu nghiên cứu
8
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

28
1.5.1. Hệ thống CCTC truyền thống
28
1.5.2. Hệ thống CCTC tự động hóa
39
Tiểu kết chƣơng I
43
Chƣơng 2
HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III 4

2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III
45
2.2. Tình hình tài liệu lƣu trữ
53
2.2.1. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ
46
2.2.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ
51
2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại TT III
53
2.3.1. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
54
2.3.2. Nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài liệu
62
2.4. Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ
truyền thống

Chng 3
CC GII PHP HON THIN V NNG CAO
H THNG CCTCKH TAè LIU LU TR TI TTLTQG III

3.1. Nõng cp v b sung cỏc loi cụng c tra cu ti liu lu
tr truyn thng

84
3.1.1. Mc lc h s
84
3.1.2. Th
3.1.3. Sỏch ch dn
84
85
3.2. Hon thin cụng c tra cu hin i
86
3.2.1. Khung phõn loi thụng tin
86
3.2.2. H thng c s d liu
87
3.1.3. Nghiờn cu xõy dng t in t chun ti liu lu tr
91
3.3. Mt s gii phỏp h tr
92
3.3.1. Ti u húa thnh phn v ni dung ti liu
92
3.3.2. Cỏc vn bn ch o
93
3.3.3. Đầu t- cơ sở vật chất
95

thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội” [62].
Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biến đổi không ngừng của khoa học
công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông
tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Do đó các trung tâm
lưu trữ quốc gia đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội. Tuy nhiên,
tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được
xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội
mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn
đề như: tài liệu được thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức sắp xếp và bảo quản thế
nào, khả năng đáp ứng của hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận ra sao
v.v…
Trong các yếu tố trên, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý
nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên
cứu đến với tài liệu một cách nhanh nhất và đồng thời cũng là các công cụ giúp

7
những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả
nhất.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những trung tâm lưu trữ lớn của
Nhà nước đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến
nay. Đây là nguồn sử liệu quí phản ánh mọi mặt đời sống chính trị – kinh tế - xã hội
– văn hóa của Nhà nước Việt Nam DCCH và nay là Nhà nước CHXHCN Việt Nam.
Mặc dù mới thành lập, nhưng thời gian qua tài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đã được khai thác sử dụng và đã đáp ứng nhiều nhu cầu nghiên cứu của
nhiều đối tượng độc giả. Tuy nhiên, những kết quả đạt được đó chưa thể xứng đáng
với một tiềm năng thông tin vô giá như TT III. Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên
nhân mà một trong những nguyên nhân chính là hệ thống CCTC khoa học tài liệu
lưu trữ còn quá thô sơ và nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu tìm tin cũng như chuyển
tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng. Bên cạnh đó, do mới được thành lập, TT phải

Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà
nước (tài liệu hành chính) với thực trạng hệ thống CCTC tài liệu đó hiện có tại
TTLTQG III. Trên cơ sở đó, các giải pháp mà đề tài đặt ra để giải quyết cũng chỉ
nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống CCTC phục vụ cho việc tra tìm thông tin tài liệu
của TTLTQG III chứ không đi sâu vào lĩnh vực công cụ thống kê. Đề tài mang tính
chất nghiên cứu ứng dụng chứ không nặng về phương pháp luận và cũng không đi
sâu vào các vấn đề kỹ thuật.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung dưới
đây:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, trong
đó có vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống CCTC thông tin tài liệu trong công tác
lưu trữ;
- Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc
điểm, tình hình tài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống CCTC của Trung tâm III hiện
nay;
- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra
cứu tài liệu tại TTLTQG III.

9
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
5.1. Tình hình nghiên cứu ở các nước:
Với vai trò là những chiếc cầu nối – hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với các
kho tài nguyên thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu
trữ từ lâu đã thu hút một số lượng không nhỏ các công trình nghiên cứu, đề tài, luận
án, bài viết…. ở nhiều nước.
Từ những năm 80 của thế kỷ 20 trong bài viết “Thực trạng và xu hướng phát
triển hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ” [90, 96-99] tiến sỹ sử học người Bun- Ga- ri
X. Xlavôva Petkôva đã điểm lại lịch sử quá trình hình thành và phát triển của các
loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trên thế giới từ thời cổ đại. Theo tác giả, thì từ

sự quan tâm. Điều đó được thể hiện bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản, nội
quy, quy tắc mang tính chất pháp quy của Nhà nước, các công trình nghiên cứu khoa
học lưu trữ của Viện nghiên cứu văn kiện học và công tác lưu trữ, kỷ yếu các hội
nghị, hội thảo chuyên đề, các sách giáo khoa hay giáo trình nghiệp vụ cũng như
nhiều bài viết của nhiều tác giả. Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
được xuất bản lần đầu vào năm 1935 và tính đến nay đã qua nhiều lần điều chỉnh và
tái bản, nhưng trong cuốn nào cũng giành một chương về hệ thống CCTCKH tài liệu
lưu trữ [92]. Đặc biệt, năm 1981, Viện Nghiên cứu Văn kiện học và Công tác lưu trữ
Liên Xô đã phát hành “Những nội quy cơ bản phát triển hệ thống CCTCKH tài liệu
lưu trữ Nhà nước Liên Xô” [88]. Đưa ra những định nghĩa, thành phần, cấu trúc, quy
luật, triển vọng và những nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống CCTCKH
tài liệu lưu trữ, bản quy tắc này đồng thời cũng nêu nên vai trò của CCTC tự động
hóa và mối quan hệ tương hỗ bổ sung lẫn nhau giữa các CCTC trong một hệ thống.
Phải nói rằng, bản quy tắc này là cẩm nang hữu ích và cần thiết cho mọi cơ quan lưu
trữ trong công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ở Liên
Xô. Bên cạnh đó, trong các Nội quy hay Quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ
đều có các phần mục quy định cụ thể về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ.
Ngoài các văn bản, giáo trình mang tính chất chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ,
các nhà lưu trữ Xô viết còn nghiên cứu nhiều công trình và đưa ra những kết quả
hữu ích cho thực tiễn, ví dụ như đề tài nghiên cứu khoa học Hệ thống CCTCKH
Phông lưu trữ Quốc gia Liên Xô của Cô -van- chuc N.A; Bộ thể sự vật chuyên đề
cho tài liệu trong các viện lưu trữ lịch sử nhà nước của Ru-đen-xơn K.I. Cùng với

11
các công trình nghiên cứu đó, lưu trữ Xô viết còn cho ra đời Khung phân loại thông
tin tài liệu thống nhất trong bộ thẻ hệ thống các viện lưu trữ Liên Xô (năm 1950).
Ngoài ra, vấn đề về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn là chuyên đề thường
xuyên được đề cập đến trên các sách báo và tạp chí chuyên ngành, thể hiện qua các
bài viết, trao đổi kinh nghiệm hoặc thông báo tình hình thực tế xây dựng hệ thống
CCTCKH ở các lưu trữ khác nhau. Theo sự tổng hợp của các nhà nghiên cứu lưu trữ

khoá tra tìm cho hơn 100 km/ giá tài liệu hành chính và hàng chục ngàn cuộn
microfilm; ở Mỹ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MARC AMC và ở Australia –
RINSE and ANGAM có thể đáp ứng cho vịêc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở
nhiều góc độ yêu cầu và lựa chọn khác nhau. Xu thế chung nhất của các nước hiện
nay là áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn thư và lưu trữ, trong đó có
hệ thống CCTC thông tin tài liệu.
5.2. Tình hình nghiên cứu ở trong nước:
Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn ở mức độ khiêm tốn. Sở dĩ như vậy là xuất phát
từ nhiều nguyên nhân. Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử
là Việt Nam là một đất nước phải trải qua nhiều ách đô hộ của các thế lực phong
kiến thực dân ngoại bang vốn không chú trọng đến việc lưu giữ và bảo tồn tài liệu
lưu trữ cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung. Những năm sau khi
dành được độc lập tự do, trong hoàn cảnh đất nước còn có chiến tranh nên mục tiêu
chính của các cơ quan lưu trữ là bảo đảm bảo vệ và bảo quản an tòan tài liệu. Trong
những năm 70 – 80, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ cũng có được đề cập đến nhưng
chỉ giới hạn bằng một số bài viết đăng lẻ tẻ trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu
trữ, ví dụ như các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài
liệu lưu trữ của Đỗ Ngọc Phác [61]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ
hệ thống phục vụ tra tìm của kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [32]; Giới thiệu
việc xây dựng Khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở Kho lưu trữ UBND
tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [24]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu
thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về hướng phát triển hệ
thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc gia của Trần Hoàng và
Mạnh Hùng [23]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là

13
nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [56]…Để
trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dậy đại học
cũng như trung học về Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đều có riêng một

trữ [10]. Năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì của Cục Lưu trữ Nhà nước đã hoàn
thành việc soạn thảo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau
năm 1945 [47]. Những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực
tế công tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I và
cấp II phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu. Để đẩy mạnh hơn nữa công tác
ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang được Nhà nước
cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và
khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Mục tiêu và quy mô của
dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ,
máy trạm, phương tiện truyền thông, môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL,
công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp
ứng các yêu cầu về quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách
hiệu quả nhất [6].
Cùng với Cục Lưu trữ Nhà nước, Lưu trữ Trung ương Đảng cũng là nơi có sự
đầu tư nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong lưu trữ Đảng, điển hình là
các công trình nghiên cứu như: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng
chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [76]; Xây dựng công cụ tra
tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Kho Lưu
trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ Chu Thị Hậu [17]; Nghiên cứu
xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt
Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu Hương [29]…
Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu
trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng có sự quan
tâm cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ,
ví dụ như Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tổng cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ
thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu khí và giá dầu, Trung tâm Thông tin Tổng
cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN-GEODATA) v.v… [65]

15


16
Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa
vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống sẵn có.
Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ chưa có hệ thống CCTCKH
tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh. Ngoài một số trung tâm lưu trữ có một số bộ thẻ truyền
thống và sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục
hồ sơ. Công nghệ thông tin đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng nhưng chủ yếu chỉ
trong phạm vi trong các trung tâm lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành,
địa phương. Hiện nay, ngành lưu trữ đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đang triển khai Đề án Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ. Sự thành công của đề
án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu
trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo.
6.1. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê Nin là cẩm nang xuyên suốt quá
trình nghiên cứu của đề tài. Bên cạnh đó, yếu tố không thể thiếu là cơ sở phương
pháp luận của lưu trữ học cùng với việc vận dụng một số phương pháp nghiên cứu
khác như phương pháp lịch sử và lôgíc. Về các phương pháp cụ thể, đặc biệt là
phương pháp điều tra, phân tích, khảo sát, so sánh, tổng hợp và thử nghiệm thực tế
đều được áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài.
6.2. Nguồn tài liệu tham khảo:
Do có một vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nên hệ thống
CCTCKH tài liệu lưu trữ đã có sức thu hút nhiều công trình, đề tài nghiên cứu mà
kết quả là đã hình thành nên một nguồn tài liệu liên quan hết sức đa dạng và phong
phú. Để viết luận văn này, tác giả đã có dịp tham khảo nhiều tài liệu, tư liệu liên
quan ở trong và ngoài nước, cụ thể có thể phân thành các nhóm chủ yếu sau:
Thứ nhất là nguồn tư liệu liên quan đến vấn đề lý luận chung về hệ thống
CCTC tài liệu trong lưu trữ học như các khái niệm, định nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu,
thành phần và cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ thể hiện trong các giáo

văn được chia thành 3 chương:
Chƣơng 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ

18
Nội dung của chương này nhằm trình bầy một số khái niệm, định nghĩa về Hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, đồng thời phân tích các nguyên tắc, yêu cầu, thành
phần, cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, chương này cũng
giành một phần mục nói về vai trò của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ,
trong đó nội dung chính là xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm thông tin tài liệu
tự động hóa.
Chƣơng 2. Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lƣu trữ ở
Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III.
Sau khi nêu một số nét về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG
III, nội dung chính của chương này tập trung chủ yếu vào việc phân tích tình hình, ý
nghĩa nội dung, thành phần và đặc điểm tài liệu lưu trữ, tình hình khai thác sử dụng
tài liệu và thực trạng của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ, đồng thời đưa ra các nhận
xét về mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ của TT III để làm
cơ sở đề xuất các giải pháp giải quyết.
Chƣơng 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC tại
TTLTQG III.
Đây là nhiệm vụ trọng tâm của luận văn. Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống
cơ sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong và ngoài nước cũng như tình hình
tài liệu và thực trạng hệ thống CCTCKH lưu trữ tại TT III, đề tài đã nhận thức và đề
xuất các giải pháp chính về nghiệp vụ để hoàn thiện và nâng cấp hệ thống CCTCKH
tài liệu lưu trữ. Để cho các giải pháp nghiệp vụ được khả thi, tác giả đã đề xuất một
số giải pháp hỗ trợ liên quan đến cơ chế chỉ đạo, cơ sở vật chất và con người.
***
Luận văn này được hoàn thành ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn có
sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và

Đồng thời, nhu cầu của xã hội đối với việc khai thác sử dụng thông tin trong các
nguồn tài liệu đó cũng ngày càng lớn. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể tiếp cận
và khai thác các nguồn thông tin đó nhanh nhất và hiệu quả nhất. Thực tế đó đã buộc
các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để lập ra các loại công cụ khác nhau để tra cứu tài
liệu và dần dần khái niệm về Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ đã trở thành thông
dụng và được dùng phổ biến ở các nước. Tuy nhiên, ở mỗi nước và qua mỗi thời
gian khái niệm này có nhiều tên gọi khác nhau. Dưới đây là một số quan điểm hay
định nghĩa về thuật ngữ về CCTCKH taì liệu lưu trữ đang được sử dụng trong công
tác lưu trữ Việt nam và một số nước khác nhau.

20
Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, công cụ tra tìm tài
liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ nhưng chính thức
khái niệm về HTCCTC mới chỉ được thể hiện trong một số giáo trình, sách giáo
khoa và một số công trình, đề tài nghiên cứu.
Năm 1990, giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn định nghĩa: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu
trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những
thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân[4, 218].
Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở giới hạn CCTC
chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ.
Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ biên soạn và ấn hành năm
1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ,
các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa
học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.
Trong lưu trữ học Liên Xô cũ và nước Nga ngày nay, khái niệm về HTCCTC
KH tài liệu lưu trữ đã được nêu khá nhiều ở hàng loạt các văn bản chỉ đạo, giáo trình
hướng dẫn nghiệp vụ, sách giáo khoa cũng như các công trình nghiên cứu khác
nhau. Trong: “Những nội quy phát triển hệ thống CCTC KH tài liệu lưu trữ Nhà
nước Liên Xô” xuất bản năm 1981 định nghĩa: “HTCCTC là tập hợp các tài liệu

nghiên cứu khoa học và quản lý biết. Các công cụ tra tìm cơ bản gồm có các sách
chỉ dẫn, mục lục thống kê, thư mục, bản chỉ dẩn, sổ ghi nơi để; đối với tài liệu lưu
trữ đọc bằng máy công cụ tra cứu là phần mềm [78].
Giáo trình lưu trữ của Ôxtrâylia năm 1993 định nghĩa Công cụ tìm kiếm (
Finding Aids) là phương tiện mô tả ( như sổ đăng ký, sách hưóng dẫn, mục lục và
các phụ lục) được hình thành bởi tình trạng vật lý và giá trị nội dung tài liệu của
một cơ quan lưu trữ và giúp cho cơ quan lưu trữ đó có thể khôi phục lại được những
hồ sơ đặc biệt hoặc những thông tin từ tài liệu lưu trữ ấy [97].
Điểm qua một số định nghĩa như trên có thể cho phép nhận định là trong số
đó, có định nghĩa nặng về phương pháp luận, nêu được tính chất của vấn đề và có
tầm khái quát cao; có định nghĩa nặng về trình bầy nội dung vấn đề. Nhưng nhìn

22
chung, các định nghĩa đều có một tiếng nói chung là: CCTC tài liệu lưu trữ là các
phương tiện cần thiết trợ giúp cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
có hiệu quả. Trên cơ sở phân tích trên có thể đi đến một khái niệm chung như sau:
CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp
độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa nhằm mục
đích phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Toàn bộ các CCTC đó được
thành lập trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên
quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ.
1.2. Nguyên tắc
Để đúng với vai trò là cầu nối giữa hiện tại với quá khứ, giữa công tác lưu trữ
với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được xây dụng
trên cơ sở phương pháp luận khoa học chung thể hiện qua các nguyên tắc lịch sử,
nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc bảo
mật và nguyên tắc chính trị.
Trước hết, nguyên tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương pháp luận quan
trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá thông tin tài liệu và là cơ sở để tổ chức hệ
thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ. Nguyên tắc lịch sử ấn định rằng Hệ thống

nước ta được tổ chức và hoạt động trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất của Nhà
nước, vì vậy mọi sự chỉ đạo có tính chất vĩ mô liên quan đến phương pháp lý luận
hay nghiệp vụ chung về lưu trữ đều phải xuất phát từ mọi chủ trương chỉ đạo của
Nhà nước. Bên cạnh đó, một yếu tố vô cùng quan trọng là ngày nay trong điều kiện
hội nhập các nền kinh tế trên thế giới, sự phát triển của khoa học công nghệ với các
thế hệ máy móc tinh vi đòi hỏi phải có sự chính xác và chuẩn hóa trong nhiều lĩnh
vực. Vì vậy, việc mô tả, biên soạn, đánh mã số, ký hiệu các loại CCTC nhất thiết
phải thực hiện theo các tiêu chuẩn thống nhất ở mức độ quốc gia và quốc tế.
Nguyên tắc bảo mật là một nguyên tắc đặc trưng cho những người làm công tác
công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Nguyên tắc này đòi hỏi những người làm công
tác lưu trữ trước khi trao chìa khóa CCTC cho các đối tượng độc giả tiếp cận với
kho báu của quốc gia phải thận trọng và cân nhắc đến những thông tin chứa trong tài
liệu lưu trữ nhưng chưa đủ thời hạn tiếp cận, hoặc nếu cho tiếp cận thì sẽ gây
phương hại cho lợi ích quốc gia, xâm hại đến đời tư của cá nhân. Vì vậy khi biên

24
sọan các CCTC phải có các điều khoản quy định về hạn chế sử dụng đối với vấn đề
này.
Cũng như các lĩnh vực khoa học khác nguyên tắc chính trị đóng vai trò kim chỉ
nam trong suốt quá trình biên soạn CCTC tài liêu lưu trữ. Nguyên tắc này đòi hỏi
phải có lập trường quan điểm giai cấp rõ ràng, phải xuất phát từ lợi ích của đất nước,
của nhân dân khi lựa chọn, mô tả các sự kiện, hiện tượng lịch sử và xã hội trong các
CCTC.
1.3. Yêu cầu
Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn thiện đòi hỏi phải đáp ứng được các
yêu cầu sau:
Thứ nhất, phải cung cấp thông tin về toàn bộ tài liệu ở mọi cấp độ theo hệ thống
phân loại tài liệu lưu trữ Nhà nước. Như ta đã biết, toàn bộ tài liệu lưu trữ Nhà nước
được phân loại theo các cấp độ từ lớn nhất đến nhỏ nhất như: cấp độ lớn nhất là
Phông lưu trữ Nhà nước Trung ương với một mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước ở

sử dụng trong thành phần của CCTC như những yếu tố độc lập hoặc là nhập vào các
bộ phận tương ứng của bộ thẻ.
Thứ sáu, phải hòa nhập với hệ thống thông tin khoa học quốc gia, có nghĩa là
phải là một mạng các hệ thống thông tin con được tổ chức, phân cấp theo chức năng
của các nhu cầu dùng tin, các khả năng lưu trữ và tổ chức thông tin đáp ứng nhu cầu
dùng tin của cả xã hội trong mạng lưới hệ thống thông tin quốc gia.
Cùng với các yêu cầu trên đây, điều kiện cơ bản và có tính quyết định đến chất
lượng và hiệu quả vận hành của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là tất cả tài
liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ Nhà nước và phải được tổ
chức một cách khoa học. Có như vậy hệ thống CCTC khoa học mới được xây dựng
thống nhất và ổn định.
1.4. Thành phần
Thành phần hệ thống CCTC khoa học của từng cơ quan lưu trữ được xác định
bởi nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố như: thành phần và nội dung tài liệu, đặc
điểm và nhiệm vụ tra tìm, mức độ sử dụng thông tin tài liệu, vật mang tin và các
điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật…Khi xác định thành phần, phạm vi, mức độ phức