Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
qua những đợt kiến tập, thực tập tôi đã tiếp thu được những kinh nghiệm vô cùng
quý giá giữa lý luận chuyên ngành được học trên ghế nhà Trường những kiến thực
tế đã làm sáng tỏ giúp tôi có cái nhìn sâu sắc về ngành học của mình tích lũy thêm
kiến thức, kinh nghiệm để sau này đi làm dễ tiếp cận hơn với công việc, thích nghi
nhanh chóng với môi trường làm việc. Qua 4 năm học tập đủ điều kiện làm khóa
luận tốt nghiệp là một niềm vinh dự đối với tôi cũng như mọi sự cố gắng trong học
tập phần nào có kết quả nhất định tuy nhiên được làm khóa luận cũng là một thử
thách đối với bản thân tôi thông qua bài khóa luận có thể thấy được quá trình học
tập của bản thân có thật sự đáp ứng được về chất lượng, yêu cầu của kiến thức đã
được học trên ghế nhà Trường, là thành quả cố gắng của quá trình học tập. Thông
qua bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô trong
Trường đã giảng dạy, truyền bá kiến thức cho tôi, đặc biệt cảm ơn thầy cô trong
khoa Quản trị văn phòng chuyên ngành tôi theo học luôn chỉ dẫn, giảng dạy tận
tình luôn mong các sinh viên của mình khi ra Trường đều có công việc đó cũng là
niềm hạnh phúc, mục tiêu, động lực để các thầy cô đưa đò tri thức trên con đường
trồng người. Hơn hết xin chân thành cảm ơn thầy Dương Mạnh Hùng đã hướng
dẫn, có định hướng mới mẻ về đề tài và chỉ dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt bài
khóa luận tốt nghiệp của mình.
Xin chân thành cảm ơn !

Người thực hiện

Triệu Văn Thuật

Sinh viên: Triệu Văn Thuật


Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Quản lý tài sản trang thiết bị là một trong những vấn đề quan trọng trong
hoạt động của Văn phòng nói chung, trong hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng trong công tác giảng dạy,
quản lý, hoạt động chung của Trường. Nhìn nhận từ thực tế Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội (ĐHNVHN) hàng năm có rất nhiều hoạt động được diễn ra trong đó có
công tác tuyển sinh, đào tạo, bồi dưỡng, hành chính của Trường từ những vấn đề
đó trang thiết bị là rất cần thiết nó để đáp ứng mục tiêu của công việc trong các
hoạt động của đơn vị, cá nhân trong Trường. Quản lý trang thiết bị không đơn
thuần chỉ là quản lý chung mà nó còn là quá trình xác định về cơ sở vật chất trang
thiết bị, quản lý sử dụng một cách hiệu quả nhất trong quá trình làm việc. Hằng
năm Trường ĐHNVHN dựa vào kế hoạch công tác của từng đơn vị và trên cơ sở rà
soát, kiểm tra các trang thiết bị nhà Trường hiện có xem xét trong quá trình sử
dụng có hư hại, hết thời hạn sử dụng thì xây dựng kế hoạch bảo quản, sửa chữa,
mua sắm trang thiết bị mới để phục vụ cho hoạt động của Trường được thông suốt,
đáp ứng mục tiêu kế hoạch nhà Trường đã đề ra.
Trường ĐHNVHN với khối lượng cơ sở vật chất trang thiết bị lớn như vậy
không thể quản lý trên giấy tờ hay theo phương pháp truyền thống là giao cho từng
đơn vị, cá nhân mà phải quản lí dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin trong việc
quản lý tài sản. Đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” là bước đầu nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá

- Sách “Cơ chế quản lí tài sản công trong khu vực hành chính sự nghiệp ở Việt
Nam”, sách chuyên khảo, tác giả Nguyễn Mạnh Hùng. Cuốn sách này nghiên cứu
về các cơ chế quản lí tài sản trong đó chủ yếu đề cập đến tài sản công có vai trò
quan trọng trong môi trường làm việc, cho con người là yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất và quản lí xã hội, nguồn lực tài chính cho tiềm năng cho đầu tư phát triển,
phục vụ cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, bài viết này còn nói đến vấn
đề pháp lí cơ chế đẩy mạnh trong công tác quản lí, tuy nhiên về ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lí tài sản thì chưa đề cập tới.
- Sách “ Quy định mới về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, công tác
quản lí sự dụng tài sản nhà nước trong cơ quan hành chính sự nghiệp”, tác giả
Huyền Trang (Tổng hợp) biên soạn, NXB Lao Động, xuất bản năm 2015. Cuốn
sách này chỉ đề cập đến các vấn đề bao gồm các văn bản quy định pháp luật và
hướng dẫn cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế, kinh phí, các văn bản
hướng dẫn về tiêu chuẩn, định mức và quản lí sử dụng tài sản nhà nước các văn
bản hướng dẫn quản lí chi phí đầu tư xây dựng đấu thầu, mua sắm trang thiết bị
trong cơ quan hành chính sự nghiệp. Tuy có đề cập đến trang thiết bị nhưng chưa
nhiên cứu sâu đến việc quản lí và ứng dụng công nghệ thông tin hay tin học vào
trong công tác quản lí tài sản.
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sách “Quản lí tài chính và cơ sở vật chất trong giáo dục”, NXB Giáo dục Việt

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan tổ chức tham mưu, thu thập thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lí
và vai trò cực kì quan trọng của trang thiết bị văn phòng giúp hoạt động của cơ
quan tổ chức ổn định tuy nhiên bài nghiên cứu này chỉ đề cập đến vai trò của trong
thiết bị chưa đề cập nhiều đến cách quản lí và ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lí tài sản.
- Luận văn“Một số giải pháp Quản lý công tác thiết bị dạy học nhằm nâng cao chất
lượng đào tạo tại Trường Cao Đẳng Sư phạm kỹ thuật Vinh”tác giả Thái Xuân Nhi
Trường Đại Học Vinh. Luận văn này đưa ra thực trạng công tác quản lí trang thiết
bị dạy học tại Trường CĐSP Vinh tuy nhiên chưa đánh cụ thể mức độ quan trọng
cần thiết của trang thiết bị với Trường, phần giải pháp đưa ra mang thiên hướng
chung quản lí theo phương pháp truyền thống
- Luận văn thạc sỹ giáo dục “Thực trạng và một số biện pháp Quản lý thiết bị dạy
học ở Trường Trung học Cơ sở huyện Phong Điền, thành phố Cần Thơ” tác giả
Đặng Phúc Thịnh Trường Đại học Sư phạm thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài nghiên
cứu vào vấn đề quản lí thiết bị dạy học theo phương hướng tập chung nghiên cứu
quản lí và đề xuất sử dụng tốt, hoạch về việc mua sắm trang thiết bị cho phục vụ
học tập chưa đề cập tới vấn đề trang thiết bị ảnh hưởng tới Trường Phong Điền.
Tuy nhiên chưa có công trình nào nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Những tài liệu của các

Thứ ba: Từ thực tế tại Trường ĐHNVHN phân tích, đánh giá cụ thể quá
trình quản lí trang thiết bị, quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí
trang thiết bị và hiệu quả đem lại.
Thứ tư: Qua thực trạng quản lý sử dụng trang thiết bị tại Trường đề xuất các
nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Thứ năm: Nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lí tài sản đưa vào thử
nghiệm thực tế tại Trường ĐHNVHN, thử nghiệm tại đơn vị trong nhà Trường.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đề tài này là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, trong đó tập trung vào quản lí trang thiết bị văn phòng
phục vụ cho hoạt động công tác của nhà Trường, không đề cập đến việc quản lí tài
sản khác (nhà, đất, vật kiến trúc, xe máy, trạm điện, trạm bơm…)
Phạm vi nghiên cứu:
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu Phạm vi
tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ. Hà Nội) trong giai
đoạn từ năm 2013 - 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Đề tài đặt giả hai thuyết như sau:
Một là : Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ
giúp cho việc quản lý tài sản diễn ra một cách dễ dàng, đạt được năng xuất cao, tiết
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp


Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ có
giá trị thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo. Đặc biệt sản phẩm nghiên cứu
trong quá trình thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý tài sản từ bộ tiện ích văn
phòng Access sẽ phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý tài sản tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý tài sản tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau:
Chương 1: Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý trang thiết bị và vai trò của trang thiết trong việc nâng cao hiệu quả
công tác tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý trang thiết bị tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý trang thiết bị
tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi,
lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT
được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993 :
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm
tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong
phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”[15; 1].
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và
công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao
đổi thông tin số”[14; 1].
Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ
liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì
CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ
bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu
nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội…của con người.
Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái
niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin
học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin.

toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. ví
dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc,
winzar
Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng
gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu
nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã
được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính
nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người
dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng
thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet
Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một
trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện
trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương
mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc
tổ chức các lớp học ảo.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ
thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word
wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng
thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng
máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng toàn cầu – word
wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và
nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet.
Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ
tinh và điện thoại cầm tay.
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới
vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho
người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ
(host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).
Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang
máy chủ khác.
Mạng con thường có hai thành phần chính:
 Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường
trung chuyển (trunk).
 Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai
hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu
đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định
) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói
( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system). Máy tính
dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router).
Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao,
dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.
Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được

toán, phần mềm quản lý thuế, phần mềm quản lí văn bản…
Ứng dụng tin học trong công tác quản lí trang thiết bị là việc ứng dụng
những thành tựu tin học vào trong từng nghiệp vụcụ thể nhằm hỗ trợ tốt nhất cho
quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong
quản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan..
Trước đây do CNTT ( tin học ) chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng
sức lao động của con người là chính. Vì thế đôi khi công việc không được thực
hiện theo đúng tiến độ. Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt
động trong công tác văn phòng cũng như các hoạt động khác có những thay đổi
đáng kể.
1.1.2. Khái niệm quản lý
Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể gộp
thành 3 dạng chính:
- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất,tài nguyên, hầm
mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi).
- Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng, nhà
nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)
Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa
quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngoài ra
trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý,
vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị.
Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” vẫn được dùng trong
những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ
bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật
ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

16


mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt
được mục tiêu chung.
Tóm lại quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản
lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục
tiêu chung.
Khách
thể quản
Quá trình Quản lý thể hiện bằng sơ đồ sau:

lý

Chủ thể quản lý
1 Thuyết quản

lý cổ điển

Sinh viên: Triệu Văn Thuật

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mục tiêu

Đối tượng quản
lý

1.1.3.1. Vai trò của Công nghệ thông tin trong quản lí trang thiết bị tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụ
hiệu quả cho các quy trình quản lí trang thiết bị của nhà Trường vừa là tài sản của
người quản lí. Hiện nay, CNTT được xem là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới
việc quản lí nói chung và quản lí trang thiết bị của nhà Trường nói riêng, khối
lượng trang thiết bị tài sản của nhà Trường rất lớn quản lí theo phương pháp truyền
thống ghi sổ, nhớ đều rất hạn chế cho người quản lí khi muốn khai thác sử dụng,
kiểm tra bảo quản cho trang thiết bị của nhà Trường rất tốn thời gian.
Lợi ích của CNTT mang lại cho quản lí trang thiết bị tài sản của nhà Trường:
Thứ nhất : Giúp tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được
lưu trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng,
nhờ đó quản lí được tất cả các trang thiết bị văn phòng trong nhà Trường và từ đó
có thể đưa ra những quyết định chính xác cho người quản lí nó.
Thứ hai : Nhờ bản chất minh bạch, CNTT giúp các tiêu chí trong quản lí
trang thiết bị được thay đổi các vấn đề thể hiện rõ nét và biết được từcác trang thiết
bị hỏng, hóc nhờ CNTT tổng hợp biết được số lượng hỏng, hết thời gian sử dụng.
Thứ ba: Giúp tổ chức khoa học hoạt động quản lí trang thiết bị CNTT giúp
cho người quản lí sử dụng có hiệu quả thời gian, tránh sai lầm, ùn việc, sót trong
việc quản lí. Quản lí bằng máy tính truy tìm nhanh chóng cho việc thống kê, báo
cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu trang thiết bị cần cho việc quản lí, có thể nắm rõ
quản lí thông qua CNTT.
Thứ tư : Ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ
quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt,
thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử.
Thứ năm : Chính ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt
mục tiêu của việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất
lượng trong cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất
thoát. Điều đó đòi hỏi các hoạt động phải được quy trình hóa, phải rõ ràng về chức
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

Trên đây là các vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào trong hoạt
động quản lý nói chung và hoạt động quản lí trang thiết bị tại Trường nói riêng.
1.1.3.1. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí trang
thiết bị
Công nghệ thông tin nó giúp cho giúp cho quá trình giải quyết công việc
thêm nhanh chóng và ngày càng hiện đại hơn, trên phương diện quản lí trang thiết
bị nó hỗ trợ quá trình lưu trữ thông tin, đáp ứng hiện đại hóa quá trình quản lí. Nội
dung của việc ứng dụng CNTT vào quản lí trang thiết bị bao gồm:
Một là : Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin trong hoạt động quản
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lí trang thiết bị phục vụ cho mọi hoạt động được diễn ra thông suốt, đáp ứng nhanh
chóng, kịp thời về quản lí trang thiết bị phục vụ cho giải quyết công việc.
Hai là : Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu trong việc quản lí trang
thiết bị tài sản phục vụ cho hoạt động chung quản lý, hiện đại hóa việc quản lí
trang thiết bị.
Ba là : Dựa vào CNTT có thể xây dựng các biểu mẫu văn bản có liên quan
đến cơ sở vật chất trang thiết bị như công văn kiểm kê tài sản, biên bản bàn giao tài
sản…các vấn đề liên quan đến công tác quản lí trang thiết bị.
Bốn là : Xây dựng thực hiện kế hoạch, nâng cao nhận thức và trình độ ứng
dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên trong công tác quản lí trang thiết bị.

rõ và nắm vững các yêu cầu sau:
Thứ nhất : Cơ sở lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý chung và quản lý
chuyên môn về trang thiết bị.
Thứ hai : Các chức năng và nội dung quản lý, biết phân lập và phối hợp các
nội dung quản lý, các mặt quản lý vào trong công tác quản lí trang thiết bị.
Thứ ba : Có ý tưởng đổi mới và quyết tâm thực hiện ý tưởng bằng một kế
hoạch khả thi.
Thứ tư : Biết huy động mọi tiềm năng có thể của môi trường bên trong và
môi trường bên ngoài nhà trường để phục vụ cho công việc.
Thứ năm : Có biện pháp tập trung mọi tiềm năng vật chất vào hướng thống
nhất là đảm bảo cơ sở vật chất trang thiết bị để nâng cao chất lượng công việc
trong mọi hoạt động của Trường
Nguyên tắc chung quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị.
Thứ nhất : Kế hoạch - đồng bộ trang bị đầy đủ và đồng bộ các phương tiện
cơ sở vật chất - kỹ thuật để phục vụ cho việc giáo dục và đào tạo của nhà trường
(đồng bộ giữa trường với phương thức tổ chức dạy học; giữa trang thiết bị và điều
kiện sử dụng; giữa trang bị và bảo quản; giữa các thiết bị với nhau…) phục vụ cho
giải quyết công việc.
Thứ hai : Nguyên tắc phát triển hợp lý, bố trí hợp lý các yếu tố của cơ sở vật
chất trang thiết bị trong khu vực nhà trường, trong lớp học, trong các loại phòng
chức năng.
Thứ ba : Thuận lợi bền vững tạo ra toàn bộ môi trường vật chất mang tính
thuận lợi cho các hoạt động giáo dục và dạy học; các điều kiện về vệ sinh sức
khỏe, điều kiện an toàn, điều kiện thẩm mỹ, làm cho nhà trường có bộ mặt sạch
đẹp, yên tĩnh, trong sáng, hoạt động hiệu quả trong công tác hàng ngày.
Thứ tư : Khai thác và sử dụng có hiệu quả các cơ sở vật chất trang thiết bị
trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy và giáo dục, cũng như mọi hoạt động
diễn ra trong Trường, luôn luôn đảm bảo về trang thiết bị đáp ứng kịp.
Thứ năm : Hiện đại hiệu quả bố trí tối ưu hóa sử dụng phương tiện vật chất
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

cơ quan tổ chức. Những trang thiết bị văn phòng là những vật dụng góp hỗ trợ cho
việc xử lí thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, cũng như cung
cấp thông tin và trang thiết bị cũng phục vụ cho hoạt động quản lí của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội được điễn ra một cách thông suốt, bảo đảm mục tiêu mà nhà
Trường đã đề ra. Các nghiệp vụ hành chính nhà Trường nối kết các trang thiết bị
với vai trò trung tâm của con người để tạo ra tác động thực tiễn hoàn thành nhiệm
vụ. Thông qua các nghiệp vụ hành chính con người với trang thiết bị phát huy tác
dụng thực tế nó giúp cho con người giải quyết công việc nhanh hơn, chính xác
hơn, đơn giản trong các hoạt động tiết kiệm khoản thời gian và trí lực nếu như có
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc.
Trang thiết bị của nhà Trường là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụ
cho hoạt động công tác của các đơn vị trong Trường giúp cho hoạt động theo chức
năng, nhiệm vụ , quyền hạn. Các loại trang thiết bị của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội bao gồm:
STT

Thiết bị truyền thông

1

Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của nhà Trường và đây là thành phần “ Cách mạng” nhất
chính các trang thiết bị nó quyết định lớn nhất đến tiến độ công việc, cũng như đạt
được mục tiêu đề ra hay không. Đơn giản ngay trong một cơ quan tổ chức có
nguồn nhân lực thôi chưa đủ nếu như có đủ nguồn lực là con người nhưng không
có trang thiết bị để phục vụ cho họ giải quyết công việc thi chưa chắc đã hoàn
thành, tổ chức đó cơ quan đó chưa chắc đã tồn tại và phát triển được.
Các trang thiết bị có vai trò quan trọng hỗ trợ đắc lực cho con người trong
công việc như trong công tác hành chính tại Trường ĐHNVHN sử dụng các trang
thiết bị văn phòng để xử lí cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời
nhằm nâng cao năng xuất, công việc được cải thiện về chất và sẽ được chuẩn hóa,
cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo nhà Trường. Đồng thời trang thiết bị
giúp giảm chi phí về nhân lực cho nhà Trường cùng với những chi phí khác kèm
theo.
Để đáp ứng được các vai trò nêu trên thì các trang thiết bị nhà Trường khi
trang bị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là : Trang thiết bị văn phòng phù hợp với thực tiễn của cơ quan khối
Sinh viên: Triệu Văn Thuật

24

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Khóa luận tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lượng, tính chất công việc: chi phí mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng.
Hai là : Trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng nhiều chức năng