Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
CHƯƠNG 1..........................................................................................................3
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN.........3
1.1Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn...3
1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn.........................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn.............................4
1.1.2.1. Chức năng..........................................................................................................................4
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................................................4
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn................................................................................8
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Sơn........9
1.1.3.1. Chức năng..........................................................................................................................9
1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................................11
1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................12

Chương 2............................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN..............................................................................13
2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UNND xã Yên Sơn.................13
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ....................................................13
2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư..............................................................13
2.2.1. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư..................................................................................13
2.1.1.1. Công tác soạn thảo văn bản.............................................................................................14
2.1.1.2. Thể thức văn bản.............................................................................................................14
2.1.1.3. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.........................................17
2.1.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................................19
2.3. Tình hình hoạt động công tác văn thư...................................................................................20


Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
UBND
HĐND

Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

Nghĩa của từ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo
đội ngũ tri thức trẻ luôn được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Vì vậy
thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để phù hợp với sự

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nghiệm công việc thực tế đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Là sự vận dụng những
kiến thức lý luận mà sinh viên đã được truyền đạt trong quá trình học tập trên giảng
đường,để áp dụng vào thực tế-trực tiếp thực hiện và giả quyết công việc.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình
tổ chức và thực hiện hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm ba đi kiến tập ngành nghề
tại cơ quan, tổ chức nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức được học tại
trường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện
vốn kiến thức nhằm hoàn thiện bản thân và nâng cao trình độ hiểu biết để phục
vụ quá trình công tác sau này của sinh viên.
Cũng như các bạn sinh viên cùng chuyên nghành, là một sinh viên của lớp
Đại học chính quy Lưu trữ học k13A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Em được
nhà trường tạo điều kiện tới kiến tập tại văn phòng UBND xã Yên Sơn, Thành
phố Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 17/6/2016.
Trong thời gian kiến tập tại Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn, được sự tận
tình chỉ bảo, giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo cũng như các cán bộ văn phòng
UBND xã Yên Sơn em đã được rèn luyện về kỹ năng chuyên môn và tác phong
làm việc của một cán bộ lưu trữ. Hơn nữa nhà trường đã tạo điều kiện cho em
được tiếp cận thực tế với công việc giúp em hoàn thiện vốn kiến thức đã tiếp thu
được tại trường để áp dụng vào thực tế. Đúng với phương châm của trường
“Học thật, thi thật để ra đời làm việc thật”.
Qua đây xin gửi lời cảm ơn đồng chí Nguyễn Duy Tân – cán bộ văn
phòng HĐND-UBND xã Yên Sơn đã truyền đạt và hướng dẫn tận tình và rèn

Lạc và giáp với xã Sơn Hà ( thuộc huyện Nho Quan). Tổng diện tích đất tự
nhiên là 1.539 ha. Trong đó, diện tích đất nông nghiệp chiếm khoảng 45% diện
tích trong xã, diện tích đất lâm nghiệp chiếm khoảng 38% diện tích đất trong xã,
diện tích đất chuyên dùng chiếm khoảng 2.1% diện tích đất trong xã, đất khác
14.9% diện tích đất trong xã. Địa hình chủ yếu của xã Yên Sơn là đồi núi xen
các ruộng trũng nên thuận lợi cho sản xuất các loại cây trồng và chăn nuôi.
Trên địa bàn xã, người dân sống chủ yếu bằng sản xuất nông nghiệp như
trồng lúa nước và cây màu nên cuộc sống nhìn chung còn kém phát triển. Song
nhờ có sự quan tâm, đầu tư, hỗ trợ trang thiết bị kĩ thuật và kiến thức trong trồng
trọt và chăn nuôi của nhà nước nên nền kinh tế, xã hội đang ngày càng được mở
rộng và phát triển. Cụ thể: diện tích lúa được đưa vào sử dụng cả hai vụ đông
xuân và vụ mùa lên 388 ha, sản lượng lúa cả hai vụ đạt 1035.8 tấn, đạt 96% chỉ
tiêu.
Về chăn nuôi: đã đẩy mạnh phát triển chăn nuôi gia súc và gia cầm, chăn
nuôi thuỷ sản cũng được chú trọng đầu tư và phát triển; về lâm nghiệp: đã chia
cho từng hộ dân trông nom, thực hiện giao đất, giao rừng đến từng hộ, bên cạnh
đó còn trồng được 20ha rừng phòng hộ.
Về đầu tư xây dựng: nhiều dự án đầu tư vào xã được triển khai kịp thời và
thực hiện đúng tiến độ, bên cạnh đó còn tu sửa nhiều công trình quan trọng như:
giao thông, thuỷ lợi, lớp học, đặc biệt là đề án xây dựng nông thôn mới trong đó
tập trung trước mắt về xây dựng cơ sở hạ tầng thiết yếu như điện, đường,
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập


năm; kế hoạch sử dụng lao động công ích hàng năm; biện pháp thực hiện
chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và chuyển
đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi theo quy hoạch chung. Xây dựng kế
hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp
thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các

• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vân tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hoá thông tin và thể dục thể
thao:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

6

- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, các
quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài
sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy
định của pháp luật.
• Trong việc xây dựng chính quyền địa phương.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; bãi
nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân
dân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;

Ban Lãnh đạo:
- Chủ tịch: Ông: Đinh Văn Bình
- Các phó chủ tịch:
+ Ông: Bùi Văn Thìn – Phó chủ tịch thường trực, phụ trách kinh tế.
+ Ông: Nguyễn Cao Cường– Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội.
Các uỷ viên UBND:
- Uỷ viên phụ trách công an: Ông: Nguyễn Ngọc Hân – Trưởng Công an.
- Uỷ viên phụ trách quân sự: Ông: Lê Đại Nghĩa – Chỉ huy trưởng BCH
Quân sự.
* Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND xã Yên Sơn:
1.Văn phòng – thống kê:
2. Công an
3.Quân sự:
4.Tài chính – kế toán:
5.Địa chính – xây dựng:
6.Tư pháp – Hộ tịch:
7.Văn hóa – Xã hội:
( Sơ đồ phụ lục 1)
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND xã Yên Sơn.
1.1.3.1. Chức năng
Để phục vụ cho hoạt động của UBND xã Yên Sơn được liên tục, không
bị gián đoạn thì văn phòng UBND xã phải thực hiện tốt một số các chức năng
cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn
phòng UBND xã. Văn phòng UBND xã là “tai mắt” nơi xử lý thông tin, cho nên
thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòng phải tổng hợp lại và nêu
lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiến
tham mưu cho lãnh đạo UBND xã. Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến,
góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo. Văn phòng UBND

- Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của
văn phòng nói chung cũng như văn phòng UBND xã nói riêng. Thực hiện chức
năng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi
lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quan
tâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ quan. Ví dụ như:
Uỷ ban nhân xã Yên Sơn muốn tổ chức một cuộc họp mở rộng giữa Đảng uỷ,
HĐND - UBND và các Ban ngành đoàn thể chính trị - xã hội thì việc chuẩn bị
cơ sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện đi lại, trang thiết bị, địa điểm,
kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của bộ phận văn phòng. Như
vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được các chức năng cơ bản đã đề
cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND xã giữ một vị trí hết sức quan trọng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong quá trình hoạt động của UBND xã. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
UBND xã không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động
khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế, chính trị
và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND xã ra các
quyết định quản lý đúng đắn theo chế độ. chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra.
1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòng
UBND xã được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn phòng

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã;
1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức
UBND xã Yên Sơn do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Văn
phòng UBND xã được bố trí 02 cán bộ với chức danh văn phòng – thống kê có
trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường.
(Sơ đồ phụ lục 2)

Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của
UNND xã Yên Sơn.
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trọng và được thẻ hiện ở những điểm sau:
- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản.
- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng UBND
huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.1.1.1. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư , soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng . Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan:
-

Quyết định
Nghị quyết
Tờ trình
Công văn
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch
Chương trình
Phương án
Biên bản
Giấy tờ

trình bày văn bản.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, thì công tác
soạn thảo văn bản tại đây vẫn còn tồn tại một số những lỗi nhỏ như:
- Đánh máy sai.
- Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Một số lỗi về phông chữ, cỡ chữ.
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là trình tự các bước cần phải tiến hành trong quá trình
soạn thảo một văn bản để ban hành.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
- Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2:Xây dựng bản thảo
- Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3:Duyệt văn bản
- Thông qua lãnh đạo
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành
- Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy
trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, báo cáo, thông báo,…
UBND xã Yên Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã với chức năng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A



* Nhược điểm:
- Bên cạnh những ưu điểm cũng còn một số những hạn chế:
- Do là một xã miền núi nên điều kiện cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc
hậu, vì vậy chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc; đặc biệt là chưa đầu tư
trang thiết bị cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu( như kho lưu trữ, tủ đựng tài
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

liệu lưu trữ….)
- Công tác soạn thảo văn bản đôi khi còn mắc một số lỗi về trình bày văn
bản, như lỗi về chính tả, phông chữ, cỡ chữ.
2.1.1.3. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Nguyên tắc giải quyết: Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư
cơ quan để vào sổ đăng ký văn bản đến, sau đó văn bản được chuyển giao qua
thủ trưởng cơ quan. Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được chuyển giao, ký
nhận rõ ràng, đảm bảo bí mật, nhanh chóng, chính xác.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư tiến hành vào sổ đăng ký văn bản
đến, ghi lại nhưng thông tin cơ bản của văn bản, sau khi vào sổ công văn đến tât
cả các văn bản phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch, công văn đến ngày
nào phải chuyển giao ngày hôm đó, chậm nhất là sáng hôm sau.
Sổ đăng ký văn bản có hai phần:

Văn bản đi phải được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau
khi đăng ký và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận những văn bản được đánh máy
đúng quy định, đúng thể thức, căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày, nếu là văn bản mật thì có kèm
theo phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục số 6)
* Lập hồ sơ
Để đảm bảo cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ
quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. giúp cho cán bộ trong cơ
quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác, làm căn cứ cho cán bộ văn thư, lưu trữ
kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán
bộ thừa hành và nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ
quan đơn vị đối với việc lập hồ sơ đồng thời là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan, thì cơ quan trước tiên đã lập bản danh mục hồ sơ thống kê
những hồ sơ (dự kiến) mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất
định (thường là một năm).
Khi lập hồ sơ công việc cơ quan tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Mở hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ
sơ hay đơn vị bảo quản.
Tuỳ theo từng hồ sơ mà có những cách sắp xếp văn bản, tài liệu phù hợp.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

18

Tại UBND xã Yên Sơn Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của công
tác văn thư cũng như việc quản lí và đóng dấu .
Nắm được tính chất quan trọng của Con dấu Cán bộ Văn phòng nói
chung là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện việc
sử dụng bảo quản dấu rất tốt .
UBND xã Yên Sơn sử dụng hai loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc huy và
dấu văn phòng và các dấu như : Dấu mật , dấu khẩn, hoả tốc , dấu đến , dấu
chức danh của các chủ tịch và các phó chủ tịch.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Dấu được đóng đúng quy định , chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ , không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
không đúng thể thức . Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái , cơ quan
dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản.
• Nhận xét : Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND xã tôi thấy công
tác quản lí và sử dụng con dấu tại cơ quan như sau:
Dấu của UBND xã Yên Sơn được bảo quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ ,
đặt vào ngăn tủ tại cơ quan , có khoá tủ chắc chắn .Dấu chỉ đóng vào những Văn
bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ . Dấu đóng đúng qui định của Nhà
nước.
2.3. Tình hình hoạt động công tác văn thư

Khoa Văn thư - Lưu trữ

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân
dân xã Yên Sơn
3.1.1. Ưu điểm
Công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Yên Sơn được tổ chức thực
hiện khá tốt. Bộ phận này gồm 03 cán bộ,nhân viên làm việc với những trang
thiết bị khá đầy đủ. Đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quả trong công
việc. Đáp ứng nhu cầu quản lý văn bản tài liệu đối với cơ quan hành chính lớn.
Cán bộ, nhân viên Văn thư- Lưu trữ có tinh thần hăng say trong công
việc. Luôn đề cao trách nhiệm công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Luôn thực hiện nghiêm túc những nội quy, quy định chung nên có nề nếp làm
việc và theo quy trình nghiệp vụ.
Hàng năm, cán bộ nhân viên Văn thư –Lưu trữ được tổ chức tập huấn về
chuyên môn, bồi dưỡng các líp nghiệp vụ và chính trị. Nâng cao trình độ kiến
thức, có cơ hội học hỏi những cái mới về công tác, đồng thời được bồi dưỡng
phẩm chất chính trị. Giúp công tác Văn thư- Lưu trữ được giải quyết nhanh
chóng, chính xác, kịp thời và khoa hơn.