MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN…!.................................................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng............5
1.1.Chức năng ....................................................................................................................5
1.2.Nhiệm vụ ......................................................................................................................5
1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: ........................................................................................6
1.3.1 Lãnh đạo ban..............................................................................................................7
1.3.2 Các phòng chuyên môn..............................................................................................7
1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó
trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên...................8
1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng................................................................10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG...............................12
2.1 Hoạt động quản lý......................................................................................................12
2.2 Hoạt động nghiệp vụ ..................................................................................................15
2.2.1 Công tác văn thư......................................................................................................15
2.2.1.1 Soạn thảo và trình ký văn bản...............................................................................15
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi................................................................................................16
2.2.1.3 Quản lý văn bản đến..............................................................................................17
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu..................................................................................17
2.2.1.5. Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành:......................................................18
2.2.2 Công tác lưu trữ.......................................................................................................19
2.2.2.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:.......................................................19
2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ..................................................................................20
2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................................................20

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC

vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan
trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu
cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương,
đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ.
Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó,
để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyết
bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi,
sát hợp với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh
qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển
của đời sống xã hội . vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên
cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm,
lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Thứ hai, dựa trên những thông tin
được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng
phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự
tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và
1


quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được
văn bản .Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời
sống xã hội và định hướng Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp
luật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp
luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những
thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để
kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp
nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn
bản mới. Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ
thống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được
lưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật
đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp lụật hiện hành. Quá

Trong quá trình tìm hiểu và được tư vấn, em đã đăng ký kiến tập tại Ban
dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng và được tiếp nhận kiến tập tại đây.
Địa chỉ cơ quan: số 001, Đường Hoàng Như, phường Hợp Giang, Thành
phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng.
Những thuận lợi, khó khăn trong thời gian kiến tập:
Trước khi bước vào đợt kiến tập ngành nghề, bản thân em đã có một số
thuận lợi đó là đã được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội – nơi có bề
dày kinh nghiệm về công tác văn thư – lưu trữ. Và quan trọng hơn nữa là được
thầy cô dạy giỗ, trau dồi kinh nghiệm, trang bị kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ tốt.
Cuối cùng đó là sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các cô chú, các anh chị ban
dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng.
Tuy nhiên, khi thực hiện đợt kiến tập em cũng gặp một số khó khăn như:
chưa được tiếp xúc thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, kinh nghiệm thực tế còn
non nớt, nhiều hạn chế. Do thời gian kiến tập khá là ngắn và không đúng đợt chỉnh
lý tài liệu của Ban nên em chưa thật sự được tìm hiểu kỹ các khâu nghiệp vụ.

3


LỜI CẢM ƠN…!
Sau 1 tháng kiến tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố cao bằng, với sự
hướng dẫn tận tình của Ban lãnh đạo, các cô, chú, anh chị trong cơ quan đã
giúp em tiếp xúc với thực tế công tác lưu trữ, học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm
nhiều kiến thức mới đã được khẳng định vào thực tế công tác. Những kinh
nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập và công việc sau này của mình một
cách dễ dàng hơn.
Xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể Lãnh đạo Ban Dân
vận nói chung và cùng với những cô chú, anh chị đã trực tiếp hướng dẫn, dìu
dắt tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em kiến tập trong thời gian qua đồng
thời có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này.

- Sơ kết, tổng kết về công tác dân vận
* Hướng dẫn, kiểm tra giám sát
- Việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,
quy chế, kết luận của đảng về công tác dân vận.
- Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình
tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng trong nhân dân và phong trào quần chúng để
kịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận và xử lý
những vấn đề mới phát sinh.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác dân vận cho
cấp ủy và cán bộ làm công tác dân vận cưa các cấp trong đảng bộ tỉnh.
- Tham gia ý kiến với các coq quan chính quyền trong việc thể chế hóa
nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Đảng về công tác
dân vận; phát huy quyền là chủ của nhân dân.
5


* Phối hợp
- Với ban tổ chức tỉnh ủy trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và
việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động của ban dân vận tỉnh ủy. Tham gia ý kiến về công tác cán bộ đối với đội ngũ
cán bộ trong khối và cán bộ dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấp quản lý.
- Chủ trì, phối hợp với các ban, ngành liên quan trong các hoạt động
chung về công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng,
thông tin…về công tác dân vận ở địa phương.
- Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tín
trong đồng bào các dân tộc thiểu số và chức sắc trong tôn giáo.
- Với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội và hội quần chúng
cấp tỉnh tham gia công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền.
* Thẩm định, thẩm tra
- Các đề án, văn bản về công tác dân vận trước khi trình tỉnh ủy, ban


Phó trưởng
ban

Phó trưởng
ban

Phó trưởng
ban

Phòng Dân
tộc – Tôn
giáo

Phòng đoàn
thể và các
hội

Phòng dân
vận các cơ
quan nhà
nước

Phó trưởng
phòng

Phó trưởng
phòng

Phó trưởng

- Phân công, chỉ đạo và kiểm tra các phó trưởng ban thực hiện các nhiệm
vụ được giao. Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp lãnh đạo Ban, các cuộc
họp toàn thể cơ quan.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khen
thưởng, kỷ luật; công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác Dân tộc – Tôn giáo.
- Ký các văn bản trình, báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy,
Ban Dân vận Trung Ương, các quyết định điều động cán bộ, bổ nhiệm các chức
danh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp
- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của văn phòng ban và phòng
dân tộc tôn giáo; là chủ tài khoản cơ quan, quyết định những vấn đề tài chính, tài
sản của cơ quan theo phân cấp.
Các Phó trưởng ban có trách nhiệm:
- Giúp Trưởng ban lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung của Ban, đồng thời
được Trưởng ban phân công phụ trách một lĩnh vực công tác của Ban. Chịu
trách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương và hướng dẫn của
tỉnh ủy về việc sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của tỉnh
ủy về lĩnh vực công tác phụ trách.
- Trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng chuyên môn và công tác thuộc
lĩnh vực công tác được giao.
- Tham gia các cuộc họp lãnh đạo ban; có trách nhiệm đề xuất với Trưởng
ban các vấn đề chuyên sâu theo lĩnh vực được giao; báo cáo kịp thời với tập thể
lãnh đạo ban về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
8


- Được ký công văn đôn đốc, hướng dẫn kiểm tra, phối hợp thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách, sau khi đã trao đổi thống nhất với truongr Ban
hoặc tập thể lãnh đạo Ban.
Trưởng phòng có trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo ban về thực hiện chức năng, nhiệm vụ

Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên:
- Mỗi cán bộ, chuyên viên được trưởng phòng phân công theo dõi một
lĩnh vực công tác hoặc đảm nhiệm một số nhiệm vụ để thực hiện chức năng
nhiệm vụ chung của phòng theo sự phân công của trưởng phòng.
- Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình, nghiên cứu, đề xuất, báo cáo kịp
thời với lãnh đạo phòng về lĩnh vực công tác được phân công. Chịu trách nhiệm
đề xuất nội dung, kế hoạch công tác theo nhiệm vụ được phân công.
- Khi có yêu cầu các chuyên viên được làm việc trực tiếp với Trưởng ban
hoặc Phó ban phụ trách. Các chuyên viên được cung cấp nguồn thông tin, tư
liệu; được dự các cuộc hội nghị khi được lãnh đạo Ban hoặc trưởng phòng giao
nhiệm vụ nhưng chỉ được phát biếu ý kiến với tư cách cá nhân, không được phát
biểu nhân danh Ban Dân vận Tỉnh ủy; được đề xuất ý kiến để cơ quan tạo điều
kiện thuận lợi trong công tác
1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng
- Mỗi tuần lãnh đạo ban họp một lần; họp bất thường khi cần. Tùy nội
dung mỗi cuộc họp có thể mời trưởng phòng và các lãnh đạo phòng, văn phòng
tham dự; Trưởng ban hoặc phó trưởng ban thường trực hoặc phó trưởng ban
được ủy nhiệm chủ trì cuộc họp, kết luận rõ từng nội dung và thông báo kịp thời
những vấn đề cần thiết đến các phòng để thực hiện.
- Ngoài các cuộc họp của tập thể lãnh đạo ban, khi cần thì hội ý lãnh đạo
ban để trao đổi thông tin, phối hợp thực hiện nhằm thực hiện tốt chương trình
công tác của Ban hoặc các nhiệm vụ đột xuất do Tỉnh ủy giao.
- Cuối tháng 6 hàng năm, Lãnh đạo ban họp toàn thể cán bộ, công chức cơ
quan để sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và bàn chương trình công tác 6 tháng
cuối năm. Cuối năm lãnh đạo ban chỉ đạo các phòng và cán bộ, công chức cơ
quan tổng kết công tác năm, rút kinh nghiệm và bàn chương trình công tác năm
tới; xét các danh hiệu thi đua; đầu năm phối hợp với ban chấp hành công đoàn
cơ sở tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quantheo quy chế dân chủ trong
10


các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của
công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ
thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu trữ
chuyên ngành.
Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ
thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.
Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là
12


một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực
tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu
trữ của các Tổng công ty.
Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ
phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan,
tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban
nhân dân.
Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác
văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập
thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ
quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu
trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn
phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý
của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một
trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy,
công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng.
Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công
tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và
văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.

những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống
những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp
lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà
nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn
quốc.
Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn
bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ.
- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông
qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số:
03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra
đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu

14


lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ
ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ
tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982. Pháp lệnh
đã làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành như: tài liệu lưu trữ quốc gia;
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông
Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc;
bản chính; bản sao văn bản… và quy định tương đối đầy đủ những vấn đề về
quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen
thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ.
- Tiếp theo là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số

soạn thảo song phải họp lãnh đạo ban thông qua (nếu không họp được thì gửi
bản thảo qua thư điện tử để các đồng chí lãnh đạo đóng góp ý kiến) cán bộ biên
tập tiếp thu ý kiến, chỉnh lý, hoàn chỉnh văn bản trình Trưởng ban hoặc Phó
trưởng ban được ủy quyền xem lần cuối chuyển văn thư lập phiếu trình để lãnh
đạo Ban phụ trách và Trưởng phòng ký phiếu trình Tỉnh ủy ký ban hành
- Đối với các văn bản do trưởng ban hoặc phó trưởng ban phụ trách lĩnh
vực công tác đó trực tiếp soạn thảo và trực tiếp ký, sau khi hoàn chỉnh văn bản
thì chuyển Chánh văn phòng cho in ấn, ban hành
- Đối với các văn bản thuộc loại công văn thông thường, báo cáo tháng,
quý, 6 tháng, các văn bản có tính khuôn mẫu, sau khi cán bộ biên tập xong thì
trình Trưởng ban hoặc Phó trưởng ban được ủy quyền xem, chỉnh sửa chuyển
Chánh văn phòng in ấn, ban hành
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi
- Các văn bản: Công văn, báo cáo, điện tín, thư công tác của lãnh đạo…
gửi đi, người dự thảo văn bản phải trình phó trưởng ban phụ trách sửa, cho ý
kiến nhất trí cho ban hành, chuyển văn thư trình ban hành
- Người thảo văn bản phải soát lại, đối chiếu giữa bản thảo với bản chính;
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức, chế độ bảo mật, tài liệu gửi đi
của văn bản
- Người ký ban hành văn bản phải ký 3 bản (01 bản gửi cấp trên, 01 bản
gửi cơ quan trình hoặc báo cáo để giải quyết, 01 bản lưu văn thư). Các văn bản
ban hành của ban phải được gửi đến các lãnh đạo Ban và các phòng để theo dõi,
chỉ đạo thực hiện
16


2.2.1.3 Quản lý văn bản đến
- Nhân viên văn thư vào sổ nhận công văn, trình Phó trưởng ban thường
trực xử lý theo hướng: Các văn bản thuộc lĩnh vực công tác của phòng nào thì
chuyển cho phó trưởng ban phụ trách lĩnh vực công tác đó triển khai, tổ chức

- Nghiêm cấm mọi cán bộ công chức trong cơ quan tiết lộ những bí mật
có liên quan đến công tác chung của cơ quan. Người không có trách nhiệm
không được vào phòng văn thư, đánh máy. Người không có trách nhiệm không
được sử dụng máy vi tính có lưu trữ tài liệu chung của cơ quan.
- Các loại tài liệu trong năm đã gửi đến các phòng hoặc cá nhân để xử lý,
cuối tháng hai năm sau các phòng nộp tài liệu lại cho văn thư để phân loại và
lưu trữ theo quy định
2.2.1.5. Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành:
* Lập hồ sơ hiện hành:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
* Các loại hồ sơ hình thành:
+ Hồ sơ công việc ( các bản báo cáo, công văn,…);
+ Hồ sơ nhân sự: các loại tờ trình, biên bản… về tiếp nhận, bổ nhiệm cán
bộ, luân chuyển, điều động cán bộ
*Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
theo quy định của pháp luật.
Mặc dù tại Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng hiện tại chưa có cán bộ Văn
thư chuyên trách mà chỉ có cán bộ Văn thư kiêm nhiệm, nhưng công tác văn thư
được thực hiện khá chuyên nghiệp và đúng theo quy định hiện hành.
* Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư của Ban Dân vận tỉnh ủy
Thành phố Cao bang được trang bị khá đầy đủ gồm:
18


Máy in
Máy photo coppy
Máy fax
Máy scan
Máy điện thoại
Bàn ghế
Giá tủ tài liệu

01
01
01
01
01
02
10

Nt
Nt
Nt
Nt
Nt
Bộ
Bộ

đến, lưu trữ thông tin
In văn bản
Sao chụp văn bản
Nhận gửi fax
Scan tài liệu

* Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy :
- Các loại văn bản mà Ban Dân vận Tỉnh ủy ban hành
- Các loại văn bản của Tỉnh ủy mà Ban Dân vận tham mưu, trình Tỉnh ủy
ký ban hành
- Các loại văn bản mà Trung ương, Chính phủ, các bộ, ban ngành các tỉnh
gửi đến
- Các loại văn bản của các sở, ban , ngành, doàn thể, các hội, Ủy ban nhân
dân, Hội đồng nhân dân tỉnh, quần chúng, các huyện, thành ủy, ủy ban nhân dân
các huyện gửi đến
* Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao
Bằng: Hàng năm đến cuối năm cán bộ văn thư thu thập tài từ các lãnh đạo ban
và phòng chuyên môn của ban về lưu trữ tại văn thư.
Đến hết nhiệm kỳ (5 năm) cán bộ phòng lưu trữ của Tỉnh ủy đến hướng
dẫn làm chỉnh lý, bổ sung tài liệu nộp vào kho lưu trữ của cơ quan
2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp kỹ
thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt
nhất cho việc khai thác sử dụng trong hiện tại và tương lai.
Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng đã có kho lưu trữ riêng. Công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ tại Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng khá được chú trọng
- Tài liệu lưu trữ tại kho khi được đưa vào bảo quản hầu hết đã được xếp
trong các hộp, trên mỗi cặp, hộp đều có dán nhãn ghi các thông tin để tra tìm tài
liệu được nhanh chóng. Nhìn chung các hộp tài liệu được sắp xếp thẳng hàng,
đánh số thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuông dưới để tiện cho việc lấy tài liệu
ra. Trên các giá có các bảng chỉ dẫn tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu
- Kho lưu trữ của ban được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị hiện đại
như hệ thống báo cháy tự động, kệ, giá, tủ, hộp… theo đúng tiêu chuẩn các
20



- Cách đăng ký văn bản vào các mẫu sổ đúng theo quy định.
- Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp, bảo quản, cất giữ cẩn thận trên các giá, tủ
để thuận tiện cho việc tra tìm.
- Các quy trình nghiệp vụ thực hiện theo quy định của nhà nước
- Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ đã được đầu tư
khá đầy đủ, đảm bảo thực hiện được các khâu của quy trình nghiệp vụ
3.1.2. Hạn chế
Cùng với những ưu điểm đã nêu ở trên thì công tác văn thư lưu trữ ở Ban
Dân vận Tỉnh ủy còn tồn tại một số hạn chế sau:
Do thiếu cán bộ Lưu trữ chuyên trách nên công tác Lưu trữ chưa được
thực hiện đúng, đủ theo quy trình gây ra tình trạng tài liệu chưa được phân loại,
xác định giá trị tài liệu,… trước khi chuyển về kho lưu trữ gây khó khăn cho
việc tiếp nhận cũng như các khâu nghiệp vụ tại Kho.
Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo,
chưa thống nhất.
Việc quản lý văn bản đi đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. việc
xử lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do
cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng
không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được
22


yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến.
Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn
đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng
thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng
làm việc của cán bộ
Kho lưu trữ của cơ quan còn thiếu nhiều trang thiết bị bảo quản như: máy