Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước, văn thư-lưu trữ là công tác có
ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan.Công tác
văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý
hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.Ngày nay cùng với sự phát triển của
khoa học công nghệ, nền hành chính Nhà nước cũng cơ sự phát triển để phù hợp
hơn.Với vai trò quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Đợi kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi,tích
lũy những kiến thức,kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn thư-lưu trữ, bổ
sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp, giúp cho sinh viên
nhận ra được những điểm yếu, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, để từ đây có thể khắc phục được những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ,
giúp chosinh viên cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức cũng như kỹ năng của bản

1.1. Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Thời trước Cầu Giấy là một phần của huyện Từ Liêm, phủ Quốc Oai,
trấn Sơn Tây. Từ năm 1831thời nhà Nguyễn thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội. Sau
khi giải phóng Thủ đô năm 1954 thuộc quận VI. Đến năm 1961, Hà Nội mở rộng
địa giới, xóa bỏ các quận, lập ra 4 khu phố nội thành và 4 huyện ngoại thành, từ đó
huyện Từ Liêm được lập lại, gồm đất hai quận V và VI, dân cư sống tập trung tại
các vùng như: Vùng Kẻ Bưởi (Nghĩa Đô, Nghĩa Tân); Vùng Kẻ Vòng (Dịch Vọng,
Mai Dịch); Vùng Kẻ Cót-Giấy (Quan Hoa, Yên Hòa); Vùng Đàn Kính Chủ (Trung
Hòa).
Ngày 22 tháng 11 năm 1996, Chính phủ Việt Nam ra Nghị định 74-CP
thành lập quận Cầu Giấy trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của 4 thị
trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịchvà 3 xã: Dịch Vọng, Yên
Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm. Trong đó, thị trấn Cầu Giấy được đổi tên
thành phường Quan Hoa.
Ngày 5 tháng 1 năm 2005, thành lập phường Dịch Vọng Hậu trên cơ sở
điều chỉnh 52,88 ha diện tích tự nhiên và 8.684 nhân khẩu của phường Quan Hoa,
điều chỉnh 94,84 ha diện tích tự nhiên và 11.281 nhân khẩu của phường Dịch
Vọng.
1.1.2. Chức năng của UBND quận Cầu Giấy.
- UBND Quận Cầu Giấy là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan
nhà nước cấp trên.
- UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

3

phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn quận theo quy định của
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

pháp luật;
- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch
phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp các
phường;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận; quản lý việc thực hiện quy hoạch
xây dựng đã được phê duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di tích
lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính sách
dân số kế hoach hóa gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,tổ
chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo.
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn quận;
- Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ
quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp theo
quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

6

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu hoạt động trên cương vị là một tổ
chức cấp quận, và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
UBND quận Cầu Giấy gồm 12 phòng ban sau:
1. Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị
trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
thưởng.
2. Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm
tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án
dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư
pháp khác.
3. Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch và
đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,

dục và đào tạo.
8. Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế
dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng
bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế;
trang thiết bị y tế; dân số.
9. Thanh tra huyện: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong
phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo
quy định của pháp luật.
10. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp
cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước
ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân.
11. Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công
nghiệp; thương mại;
12. Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị;
nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp,
thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải;
bến, bãi đỗ xe đô thị).
1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

9

Công tác văn thư Quận Cầu Giấy tổ chức theo mô hình văn bản tập trung,
mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tập trung
vào văn thư
1.2.2. Cơ cấu tổ chức.
Tại cơ quan cán bộ văn thư ngoài việc thực hiện nghiệp vụ văn thư sẽ được
giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ bao gồm việc thu tập tài liệu vào lưu trữ,
xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu và tổ chức quản lý và khai thác
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sử dụng tài liệu.

Chương 2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, là hoạt động thông tin bằn văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý và điều
hành công việc của cơ quan.
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ
2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ:
UBND Quận Cầu Giấy đã ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu
trữ.Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội Vụ, thu thập, chỉnh lý,
bảo quản và phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được đơn vị truecj tiếp
quản lý.
2.1.1.2. Tổ chức nhận sự.
Cán bộ là nhân tố đống vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở
cơ quan.Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách
thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan. Cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của
cơ quan một cách khoa học hợp lý và dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên
môn thấp, không được đào tạo bài bản sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại
và sắp xếp tài liệu của cơ quan ,đến hiệu quả công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
Hiện nay phòng Nội vụ có 02 cán bộ phụ trách công tác văn thư- lưu trữ .01
cán bộ được đào tạo tại chức văn thư-lưu trữ và 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác
văn thư-lưu trữ.
Cán bộ Lưu trữ của Phòng Nội vụ được đào tạo về nghiệp vụ văn thư và lưu
trữ nên thực hiện công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao.Bên cạnh đó 02 cán bộ đã được
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ qua các lớp đào tạo tại chức
do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập


Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4
được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản quy định tại
Thông tư.
3) Quốc hiệu
a. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
b. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng
thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,
có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ

5) Số, ký hiệu của văn bản
a. Thể thức
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản :lấy chữ cái đầu tiên của tên loại văn bản và chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chưc hoặc chức danh nhà nước.
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ
phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức
hoặc lĩnh vực bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
b. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
6) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Thể thức
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C



bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Trích yếu nội dung Công văn được trình bày sau chữ"V/v" bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

8) Nội dung văn bản
a. Thể thức
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và
từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần
xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản
thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong
dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm,
học vị và các danh hiệu danh dự khác.
b. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của
người ký.
10) Dấu của cơ quan, tổ chức
a. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực
hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
b. Dấu của cơ quan, tổ chức : dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 trang văn bản.
11) Nơi nhận
a. Thể thức
- Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để
báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của
pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ
công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

18


chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên
đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp
cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
12) Các thành phần khác
a. Thể thức
- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa
chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;
địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát
hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn
về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính giúp cho mọi văn bản Phòng Nội Vụ ban hành
đều thống nhất với hệ thống văn bản của cả cơ quan tạo điều kiện thuận lợi trong
việc quản lý và giải quyết công việc.
2.2.2. Quản lý văn bản đi.
Là bộ phận văn thư thuộc Phòng Nội vụ, đối với việc quản lý văn bản đi,
các cán bộ văn thư thực hiện theo các bước trong quy trình quản lý văn bản:
2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản
- Trước khi trình cho Trưởng phòng Nội vụ ký một số văn bản, văn
thư(hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo) sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì kịp thời sửa chữa.
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện theo quy định tại
quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND Quận Cầu Giấy.
Quan quá trình quan sát và được các chị trong bộ phận văn thư hướng dẫn e
đã được tiếp xúc với văn bản và ghi số, ngày , tháng vào văn bản
2.2.2.2.Đăng ký văn bản đi
Hình thức đăng ký văn bản đi là đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi của
Văn thư Phòng Nội Vụ.Chưa áp dụng hình thức đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Cán bộ văn thư thực hiện điền đầy đủ thông tin của văn bản như số ký hiệu
văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, và nơi nhận của văn.
2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Việc nhân bản văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương


cách đăng ký văn bản được thực hiện đúng với quy định hiện hành. Việc đóng dấu
cơ quan được cán bộ văn thư thực hiện theo như lý thuyết mà các thầy cô trang bị:
đóng 1/3 chữ ký và dấu giáp lai đóng trùm lên một phần tờ giấy và mỗi dấu đòng
không quá 5 trang văn bản.
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
1) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
2) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật

ban hành văn bản.
2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy
định hiện hành.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dụng.
2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư sẽ trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư trực tiếp
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn quy định của cơ quan. Những văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Văn thư trình lên Trưởng phòng để tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Văn bản đến sẽ được giao cho Trưởng phòng có trách nhiệm thực hiện theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của Phòng mình.
2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động bao gồm hồ sơ công việc
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương


Về vị trí đóng dấu:
- Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức
- Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm
nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên
tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ
trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
- Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm
lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C