Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt kiến tập.
Kiến tập là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát
triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo mục tiêu
đào tạo đã đề ra. Hoạt động kiến tập có vai trò quan trọng không chỉ với quá
trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh viên sau này. Trong quá trình
kiến tập, sinh viên có cơ hội thâm nhập vào môi trường thực tế, tìm hiểu về cơ
quan, tổ chức, được tiếp cận và làm quen với các công việc liên quan đến
chuyên ngành văn thư – lưu trữ, được tham gia các công việc mà cơ quan, tổ
chức phân công, tạo cơ hội cho các bạn sinh viên chủ động, độc lập trong quá
trình quan sát, nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ và quan trọng
hơn hết là nâng cao nhận thức của sinh viên về vai trò và trách nhiệm đối với
ngành văn thư – lưu trữ mà mình đang theo đuổi. Những trải nghiệm ban đầu
này giúp sinh viên tự tin hơn khi ra trường và đi tìm việc, giúp các bạn không
quá ảo tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi thực sự tham gia thị trường lao
động. Kết thúc đợt kiến tập, sau khi đã được áp dụng các kiến thức học được
trong nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm

em khó hòa nhập với mọi người trong Văn phòng, còn rụt rè, không mạnh dạn
đề xuất ý tưởng hoặc không dám thắc mắc.
- Vì là cơ quan quân sự của nhà nước nên có rất nhiều giấy tờ, công văn
cần phải được giữ bí mật, gây khó khăn cho việc tiếp cận.
- Thời gian kiến tập không nhiều nên chưa hiểu biết cụ thể về công việc
của các phòng ban.
- Đường xá đi lại giữa nơi ở và nơi kiến tập hơi vất vả.
3.Lời cảm ơn.
Qua thời gian kiến tập tại Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính trị Bộ Quốc phòng, em xin chân thành cảm ơn cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảo
mật cùng tập thể cán bộ nhân viên văn thư trong Văn phòng đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em trong suốt quá trình kiến tập và tìm hiểu về công tác văn thư –
lưu trữ tại Học viện.
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong Khoa Văn thư
– Lưu trữ, đặc biệt là cô Phạm Thị Hạnh đã chỉ dạy cho em những kiến thức,
kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập và viết báo cáo kiến
tập này.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế
về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và
trình bày về công tác văn thư – lưu trữ trong Văn phòng Học viện Chính trị, em
rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

thành vấn đề quan trọng hàng đầu trong việc xây dựng quân đội nhân dân. Tổng
Quân uỷ chủ trương lấy việc giáo dục chính trị cho cán bộ từ cấp tiểu đoàn trở
lên làm chính và quyết định mở Trường Chính trị để cán bộ quân đội được luân
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phiên về trường học tập nâng cao trình độ giác ngộ giai cấp, giác ngộ dân tộc,
nắm vững đường lối cách mạng, đường lối kháng chiến, đường lối xây dựng lực
lượng vũ trang nhân dân, xây dựng quân đội nhân dân của Đảng.
Những Nghị quyết của Đảng về xây dựng Quân đội nhân dân, về giáo dục
chính trị, nâng cao chất lượng chính trị của quân đội trong tình hình mới của
cách mạng lúc này đã đặt nền móng cho sự ra đời và phát triển của Học viện
Chính trị.
Cuối tháng 11 năm 1950 đến tháng 4 năm 1951, thực hiện chủ trương của
Đảng và Tổng Quân uỷ, Bộ Tổng tư lệnh đã quyết định mở hai lớp bồi dưỡng
chính trị ngắn ngày cho cán bộ quân đội nhằm “giáo dục tư tưởng và nâng cao
năng lực công tác cho cán bộ”. Phát huy những kết quả đã đạt được trong công
tác giáo dục chính trị cho đội ngũ cán bộ quân đội nói chung và trên cơ sở thực
tiễn của việc tổ chức 2 lớp huấn luyện chính trị nói trên, tháng 7 năm 1951,
Tổng Quân uỷ quyết định thành lập Trường Chính trị Trung cấp Quân đội nhân
dân Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và cử đồng chí
Nguyễn Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm Giám đốc, đồng chí Võ

lần thứ XI, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quân lần thứ IX, Nghị quyết Đại hội
Đảng bộ Học viện lần thứ XIV, ghi tiếp vào trang sử của Học viện những thành
tích mới, xứng đáng với niềm tin yêu của Đảng, Nhà nước, quân đội và nhân
dân.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Đối với nhiệm vụ giáo dục đào tạo, đã chủ động nghiên cứu, tham mưu đề
xuất với Bộ Quốc phòng và Tổng cục chính trị những chủ trương giải pháp,
đồng thời tiếp tục đổi mới mô hình, mục tiêu, yêu cầu đào tạo các đối tượng,
chương trình, nội dung, phương pháp dạy, học, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị
quyết số 51 - NQ/TW của Bộ Chính trị (khoá IX) về “Tiếp tục hoàn thiện cơ chế
lãnh đạo của Đảng, thực hiện chế độ một người chỉ huy gắn với thực hiện chế độ
chính uỷ, chính trị viên trong Quân đội nhân dân Việt Nam”; nâng cao chất
lượng đào tạo các cấp học, bậc học; kết hợp đào tạo theo chức vụ và học vấn,
đảm bảo học viên ra trường trung thành vô hạn với Đảng, với Tổ quốc xã hội
chủ nghĩa và nhân dân, thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ, có tiềm năng phát
triển, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ mới.
Về đào tạo sau đại học, Học viện đã tập trung phấn đấu, tạo sự chuyển
biến mạnh mẽ về chương trình, nội dung; tăng cường mở rộng các chuyên
ngành, mở rộng đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ khoa học xã hội nhân văn, đảm bảo cung
cấp cho quân đội và đất nước những cán bộ khoa học có đủ năng lực thực hiện
công tác chuyên môn và nghiên cứu khoa học theo chuyên ngành đào tạo. Hiện
nay, Học viện đã mở rộng đào tạo sau đại học cho đối tượng dân sự, đào tạo cán
bộ phục vụ sự nghiệp đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nước.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


dục, thể thao được đẩy mạnh; phong trào thi đua quyết thắng được tổ chức có
hiệu quả, tạo ra bầu không khí chính trị tinh thần tin tưởng, vui tươi lành mạnh
trong Học viện.
Về công tác dân vận, Học viện đã thường xuyên tăng cường mở rộng mối
quan hệ đoàn kết quân dân, làm tốt Cuộc vận động “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sóc các đối tượng chính sách, phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng. Các đơn vị
của học viện đã thực hiện tốt công tác kết nghĩa với các phường thuộc Quận Hà
Đông; xã Phượng Tiến, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên - nơi đóng quân của
Học viện trong những ngày đầu thành lập; thường xuyên tổ chức tốt các hoạt
động tuyên truyền, giúp đỡ các địa phương nơi học viện đóng quân. Thông qua
các hoạt động, ảnh hưởng chính trị, văn hoá của Học viện với chính quyền, đoàn
thể và nhân dân địa phương nơi Học viện đóng quân càng được củng cố, phát
triển.
Trải qua sáu mươi năm xây dựng và phát triển, bằng trí tuệ, công sức và
cả máu xương, các thế hệ cán bộ, giáo viên, học viên, nhân viên, chiến sĩ của
Học viện đã lập nhiều thành tích xuất sắc, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp
đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ của các lực lượng vũ trang nhân dân, đáp ứng
yêu cầu của sự nghiệp giải phóng dân tộc trước đây cũng như trong sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hiện nay.

bản của lãnh đạo Học viện được kịp thời, chính xác, ít sai sót, thực hiện hàng
trăm băng rôn, khẩu hiệu, có nhiều cải tiến trong công tác quản lý, sử dụng các
phương tiện, thiết bị văn phòng, có nhiều quan tâm đến công tác bảo vệ bí mật
Nhà nước. Soạn thảo, thẩm định, hiệu đính các văn bản của các đơn vị và của
Học viện trước khi trình Giám đốc ký ban hành. Tổ chức thực hiện và theo dõi,
kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản
quản lý của Giám đốc Học viện.
- Theo ủy quyền của Giám đốc, Chánh Văn phòng chủ trì các cuộc họp,
làm việc với các đơn vị để thống nhất ý kiến về việc giải quyết các vấn đề mà
các đơn vị còn có ý kiến khác nhau, trình Giám đốc quyết định.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Ban Giám đốc
trong công tác đối nội, đối ngoại; hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác xuất
bản.
- Xây dựng quy định và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.
- Theo dõi và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị thuộc Học
viện theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, đánh máy, thu
thập, in ấn và quản lý các loại thông tin hành chính theo quy định của pháp luật;

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
•

Ban quân lực.

•

Ban thông tin.

•

Ban hành chính.

•

Ban kế hoạch tổng hợp.

•

Ban thanh tra.

•

Đại đội cảnh vệ.


HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ.
2.1.Hoạt động quản lý.
a) Phông lưu trữ.
*Xác lập phông lưu trữ.
- Tất cả khối tài liệu của Học viện và các cơ quan, đơn vị trực thuộc hình
thành trong quá trình hoạt động được xác lập là một phông lưu trữ.
- Tài liệu của phông lưu trữ phải được bảo quản tập trung, thống nhất tại
Ban Bảo mật – lưu trữ. Tên phông lưu trữ là “Phông lưu trữ Học viện Chính trị”.
*Thành phần tài liệu của một phông lưu trữ.
- Tài liệu của Học viện và các cơ quan, đơn vị ban hành.
- Tài liệu của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến Học viện có liên quan trực
tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của Học viện và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
b) Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Quản lý thống nhất nghiệp vụ ngành.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo việc thực hiện các chế
độ, quy định đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền.
- Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn
thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên của ngành.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết; nghiên cứu, đề xuất thực hiện công tác thi đua
khen thưởng.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B



- Văn bản của Đảng: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế,
quy định, báo cáo, chương trình, thông báo, kế hoạch, hướng dẫn, biên bản,
công văn.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn bản của Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ: Quyết định, Kế
hoạch, Hướng dẫn, Báo cáo, Công văn, Quy chế, Tờ trình, Thông báo.
b) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông
tư 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo sự
thống nhất của cơ quan đầu ngành trực thuộc Bộ Quốc phòng. Các cơ quan đầu
mối trong Học viện có trách nhiệm nghiên cứu, soạn thảo các mẫu văn bản của
ngành sát với chức năng, nhiệm vụ của Học viện, trình Giám đốc ký quyết định
ban hành để thực hiện thống nhất.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng
dẫn số 433-HD/VP ngày 20 tháng 12 năm 2004 của Chánh Văn phòng Đảng ủy
Quân sự Trung ương (nay là Quân ủy Trung ương) hướng dẫn về thể thức văn
bản của Đảng và các hướng dẫn của Phòng Chính trị.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn thanh niên thực hiện
theo


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

•

Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

•

Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày.

•

Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành.
d) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người
ký văn bản phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ mật, độ khẩn (nếu có),
phạm vi phổ biến của văn bản.
- Khi trình duyệt bản thảo lên cấp có thẩm quyền nếu có sửa chữa, bổ
sung thì người soạn thảo phải sửa chữa theo đúng ý kiến của người duyệt bản
thảo, lần trình duyệt tiếp theo phải mang kèm bản đã sửa lần trước để người
duyệt bản thảo xem xét, quyết định.
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được duyệt của cấp có thẩm quyền nếu
có sửa chữa, bổ sung phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
e) Đánh máy, nhân bản.
- Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào
Sổ đăng ký đánh máy, in sao văn bản; đánh máy đúng nội dung bản thảo đã
được duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật văn bản quy định. Trường hợp phát hiện

quy định, chương trình, dự án, hợp đồng, kế hoạch công tác và kế hoạch phân
phối, quản lý, sử dụng vật tư, ngân sách, quỹ vốn của Học viện. Chỉ huy trưởng
cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị
ban hành. Cấp trưởng có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của cấp trưởng. Cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước cấp trưởng
và trước pháp luật.
+ Chính ủy Học viện ký duyệt các chỉ thị, quyết định, quy định, chương
trình, kế hoạch hoạt động CTĐ, CTCT và kế hoạch sử dụng, phân phối, quản lý
vật tư, kinh phí CTĐ, CTCT của Học viện. Chính trị viên (bí thư) các cơ quan,
đơn vị có thẩm quyền ký các quyết định, các văn bản thuộc lĩnh vực về CTĐ,
CTCT của đơn vị mình; Chính ủy có thể giao cho cấp phó của mình ký thay
(KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Cấp phó KT phải
chịu trách nhiệm trước Chính ủy và trước pháp luật.
+ Giám đốc, Chính ủy Học viện, chỉ huy trưởng các cơ quan, đơn vị có
thể ủy quyền cho chỉ huy một số đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền (TUQ.)
hoặc ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký TUQ hoặc ký TL phải
thực hiện theo quy chế làm việc của Học viện hoặc quy định về công tác Văn
thư của Học viện (phải có văn bản ủy quyền và chữ ký, đóng dấu của người ủy
quyền). Người được ký TUQ hoặc ký TL không được ủy quyền lại cho người
khác ký. Văn bản ký TUQ (hoặc ký TL) theo thể thức và được đóng dấu của cơ
quan, đơn vị ủy quyền.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

- Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành trong Học viện phải được
đưa đến Ban Bảo mật – lưu trữ để đăng ký, quản lý.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn
thảo văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành.
- Ghi số, thời gian ban hành văn bản.
- Vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy
tính theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi.
- Đóng dấu của cơ quan, đơn vị ban hành và dấu độ mật, khẩn (nếu có)
vào văn bản.
c) Chuyển và theo dõi văn bản đi.
- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo. Nếu văn bản hẹn giờ, hoặc khẩn phải gửi trước;
văn bản đi (không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng được bảo mật theo quy định.
Chỉ được đóng dấu và gửi đi theo đúng số lượng bản đã xác định ở phần
nơi nhận. Trường hợp vượt quá phải có ý kiến của cơ quan, đơn vị soạn thảo và
cơ quan Bảo mật – lưu trữ.
-Thủ tục gửi văn bản.

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”,
“Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải
gửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực
tiếp để biết.
- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có trách nhiệm giải quyết thì nơi
nhận được quyền trả lại nơi gửi.
- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn
bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, lộ, lọt thông tin, chậm thời
gian giải quyết.
d) Lưu và đính chính văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản, bản gốc lưu tại Ban Bảo mật – lưu trữ,
bản chính lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo
thứ tự đăng ký.
- Đính chính văn bản.
•

Văn bản sai sót về nội dung phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
có hình thức văn bản tương đương để đính chính.

•

Văn bản do Học viện ban hành nếu có sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày
thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền chỉ huy Học viện để đính chính. Văn bản
do cơ quan, đơn vị ban hành thì người chỉ huy có trách nhiệm đính chính.

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

b) Tiếp nhận văn bản đến.
- Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến Học viện, cơ quan, đơn vị bất kỳ từ
nguồn nào đều phải chuyển đến Ban Bảo mật – lưu trữ đăng ký, quản lý. Khi
tiếp nhận phải kiểm tra, đối chiếu số ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu
chuyển và ký nhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian
đến muộn so với thời gian ghi trên bì phải lập biên bản, báo cáo chỉ huy Học
viện, chỉ huy cơ quan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp
thời.
- Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong
bì và phiếu gửi(nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm
tra lại nơi gửi.
- Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì Văn thư không được
mở.
- Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” vào vị trí dưới số, ký hiệu văn
bản; nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày
tháng năm ban hành văn bản.
c) Đăng ký văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến
hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy vi tính theo Biểu ghi thông tin văn
bản đến.
- Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và
chuyển cho người có chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc
chung và văn bản do cán bộ trực tiếp đi họp, tập huấn đem về phải chuyển đến

e) Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
- Người phân văn bản đến có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản.
- Chỉ huy cơ quan, đơn vị phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải
quyết văn bản do đơn vị, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Nhân viên Văn thư có trách nhiệm giúp người phân văn bản theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trong cơ quan, đơn vị.
g) Thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến cơ quan,
đơn vị, cụ thể như sau:
+ Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách.
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản.
+ Không quá 03 ngày làm việc, với những vấn đề thông thường.
+ Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến
nhiều nơi.
-Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo chỉ huy
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và những
việc cần làm tiếp theo.
2.2.1.4.Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ.

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

số bìa hồ sơ, mục lục văn bản để mở hồ sơ.
c) Trình tự lập hồ sơ.
•

Mở hồ sơ.

•

Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc đưa vào hồ sơ.

•

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

•

Thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản.

•

Kết thúc và biên mục hồ sơ.
d) Kết thúc hồ sơ.


c) Quản lý và sử dụng con dấu.
*Quản lý con dấu.
- Giám đốc, Chính ủy chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Quốc phòng,
Tổng Tham mưu trưởng, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị và trước pháp luật về
việc quản lý sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị trong Học viện.
- Ban Bảo mật – lưu trữ (Văn phòng), có trách nhiệm giúp Giám đốc,
Chính ủy quản lý và sử dụng các loại con dấu của Học viện.
*Trách nhiệm quản lý con dấu.
- Tất cả con dấu của Học viện, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Học viện
phải được quản lý tập trung tại Ban Bảo mật – lưu trữ và do một nhân viên văn
thư quản lý.
- Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của Ban Bảo mật – lưu
trữ. Khi không dùng, con dấu phải để vào tủ, két sắt khóa lại và niêm xi.
- Trường hợp cần thiết phải mang con dấu ra khỏi phòng làm việc (như:
mang đi dã ngoại, đi đổi con dấu...) phải được Giám đốc quyết định cho phép
bằng văn bản.
- Người được giao quản lý con dấu phải thường xuyên bảo quản và không
làm biến dạng con dấu; phát hiện kịp thời con dấu bị mất, con dấu cần phải khắc
đổi để báo cáo chỉ huy các cấp; phải chịu trách nhiệm trước chỉ huy các cấp và
trước pháp luật về việc giữ gìn và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị.
*Sử dụng con dấu.
- Mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được sử dụng một con dấu mang tên chính thức.
Trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải có
quyết định cho phép của cấp có thẩm quyền và có ký hiệu riêng để phân biệt với
con dấu thứ nhất.
- Người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải tự tay đóng dấu vào
văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị khi đã có nội dung rõ ràng, chữ ký hợp lệ.
Nghiêm cấm việc đóng dấu vào giấy tờ chưa có nội dung, chưa có chữ ký hoặc
chữ ký không hợp lệ. Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được

liệu vào Lưu trữ cơ quan vào tháng 6 của năm sau, trừ tài liệu xây dựng cơ bản.
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản, trong thời hạn 01 năm, kể từ
ngày công trình được quyết toán, chỉ huy các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ
đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan chậm nhất vào tháng 12 của năm sau.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Chánh Văn phòng đồng ý và phải
lập Danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị giữ lại gửi cho Ban Bảo mật – lưu trữ để
theo dõi. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 01 năm
đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, không quá 02 năm đối với tài liệu xây dựng cơ
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B