Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI NÓI ĐẦU
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh –
Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ công hòa đã
kí Thông đạt số 1C/VP ngày 3 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó người đã chỉ rõ “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện
kiến thiết quốc gia” và đánh giá “ Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng
rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng
chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kĩ thuật. Do đó việc lưu trữ công tác hết
sức quan trọng”.
Đối với cơ quan tổ chức: Công tác Văn thư – Lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng
đều có dặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn bản có
giấy tờ có lien quan và những tài liệu có giá trị đều được lưu trữ và bảo quản an
toàn.
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà
nước. trong các cơ quan, đơn vị Công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước thông
qua các văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ
chức.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi với thực tế”
và “ Học thật, Thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý
luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm
tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến
chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Dưới đây là bản báo cáo kiến tập của tôi, bản báo cáo này không tránh
khỏi những hạn chế, sai xót nhất định. Rất mong được sự đóng góp của thầy cô,
cán bộ UBDN phường Nông Tiến và các bạn đọc để bài báo cáo của tôi hoàn
thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Trần Phương Thảo
Sinh viên: Hà Thị Hà
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. NỘI DUNG
Sinh viên: Hà Thị Hà
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
hóa, giáo dục, môi trường,…
-
Về thu ngân chi sách của địa phương trên địa bàn phường theo quy
định của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc
thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các thức thuế cũng như các loại thu khác.
-
Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp
luật, cùng với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
HĐND cùng cấp.
-
Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
Sinh viên: Hà Thị Hà
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị
quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;
- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây
dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân phường;
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức
và cán bộ không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng
Sinh viên: Hà Thị Hà
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban nhân
dân phường;
- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường và
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhân
dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố;
- Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch
Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các Đoàn thể
hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội
đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều
hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu
trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội
đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố. Đối với những vấn đề vượt
quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ
động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn
còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định;
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ nhân dân thực hiện các chủ
trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao;
- Phân công phó chủ tịch UBND phường như sau:
+ Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa chính - xây dựng cơ
bản - quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp,
phát triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại.
Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm
ngư nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban chỉ
đạo làm đường bê tông, Trưởng ban chỉ đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên
tai; tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt bằng khi có quy hoạch trên địa
bàn phường, ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được
Chủ tịch UBND phường giao. Là trưởng bộ phận giao dịch "Một cửa" và "Một
cửa liên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của bộ phận "Một cửa"
và "Một cửa liên thông".
Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch
UBND phường giao.
+ Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáo
dục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hoá, văn nghệ, thông
tin tuyên truyền, thể dục thể thao, giải quyết việc làm, quản lý đền chùa. Trực
theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách phường và
thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách
phường, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế
toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định
của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài
sản; kiểm tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của UBND phường theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Hà Thị Hà
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng Tư pháp - Hộ tịch
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của UBND phường trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch trên địa bàn theo
quy định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức
phục vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa
bàn phường trong việc tham gia xây dựng pháp luật.
xây dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và
đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp
và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật
vào sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường.
Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền
quản lý của UBND phường.
- Chủ trì phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành
chính trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng
đăng ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai
trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo,
xây dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn phường, để Chủ tịch UBND
phường quyết định, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy
định của pháp luật
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Công chức văn hoá - xã hội:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức, thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND phường trong các lĩnh vực Văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, thông
tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của
pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động Văn hoá, thể dục, thể
thao, du lịch, y tế, và giáo dục trên địa bàn phường; tổ chức thực hiện việc xây
dựng đời sống văn hoá cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hoá trên địa
bàn phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh
tế - xã hội của phường.
- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn
- Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp,
chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ hợp và các hoạt động của HĐND và
UBND phường.
-Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường. Thực hiện
công tác Văn thư- Lưu trữ, cơ chế "Một cửa” và “ Một cửa liên thông” tại
UBND phường; nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực
HĐND, UBND xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo
cáo việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở
cơ sở theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc
thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình
hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế- xã
Sinh viên: Hà Thị Hà
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hội trên địa bàn phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của HĐND, Thường
trực HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường.
c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
1.2
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
UBND phường Nông Tiến giao.
Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Uỷ ban nhân dân phường thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên phạm vi toàn phường, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm,
Sinh viên: Hà Thị Hà
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.
a) Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư
2. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về công tác
văn thư, lưu trữ.
1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến
Bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND phường Nông Tiến được bộ phận
văn phòng thống kê kiêm nhiệm.
Được bố trí tại bộ phận một cửa của Ủy ban. Được trang bị các trang thiết
bị hiện đại: máy tính, máy in, mạng internet,…phục vụ cho các nghiệp vụ của
công tác văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo
quản tài liệu tốt nhất.
Công tác văn thư – lưu trữ do đồng chí Bùi Ngọc Tuyên và đồng chí
thuật trình bày theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ.
-
Quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ
quan. Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn, tổ chức lập
hồ sơ công việc, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông
tư số 07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
-
Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ đúng quy định của Luật.
•
Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư:
Sinh viên: Hà Thị Hà
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
-
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của
Thông thư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây
dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý
và lãnh đạo nói chung, là phương tiện quan trọng được ghi lại và truyền dạt các
quyết định quản lý và các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý
của các cơ quan, đòi hỏi cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt động của mình.
2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
a. Thể thức văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của UBND phường Nông Tiến đã thực hiện
đúng với quy trình, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về
thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
-
Thể thức văn bản quản lý của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành
Sinh viên: Hà Thị Hà
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
+ Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được
trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm)
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên
Sinh viên: Hà Thị Hà
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
mẫu in sẵn.
+ Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định bản hướng theo chiều
dài).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm;
Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15 – 20mm;
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quy định của pháp luật hiện hành.
2.
Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a)
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b)
Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
-
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn
-
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
-
Soạn thảo văn bản;
1.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành;
đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn
bản quyết định.
2.
Cán bộ, công chức theo chức trách nhiệm vụ được giao giúp người
Sinh viên: Hà Thị Hà
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký
nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
2.1.1.5
3.
Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ
quan, tổ chức, Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4.
Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định
pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5.
Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính)
không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ giá trị thông tin,
tham khảo.
6.
Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức
những ý kiến ghi bên lề văn bản.
2.1.2 Quản lý văn bản
2.1.2.1
-
Nguyên tắc chung
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức ban hành phải
được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận,
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
-
Tiếp nhận, đăng ký văn bản.
-
Trình, chuyển giao văn bản đến.
-
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.1.2.4
Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm
thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào
bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng
ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Văn phòng để xử lý.
- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnh đạo cơ
quan. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức
về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo
cho các đơn vị liên quan.
2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản: Ghi số, ngày, tháng,
năm của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn...
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
Sinh viên: Hà Thị Hà
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đi.
- Lưu văn bản đi.
2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và
ngày tháng của văn bản
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục số 3)
2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
* Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ
sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản
không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm
theo để lưu ở văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan và được thực hiện
theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
b) Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định.
bản được thực hiện theo Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bầy văn bản hành chính.
2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
* Thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
* Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản: "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",
"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
Sinh viên: Hà Thị Hà
24
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
25
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Copyright: Tài liệu đại học ©