Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến..................................................3
1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến.......3
1.1.1Chức năng:..................................................................................................................3
1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn:.................................................................................................4
1.1.3Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1)....................................................................................4
1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong
UBND phường Nông Tiến................................................................................................10
1.1.1Vị trí, chức năng........................................................................................................11
1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................11
1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến................................11

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ.........................................12
của UBND phường Nông Tiến........................................................................12
2.1 Công tác văn thư:........................................................................................................12
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản................................................................................13
2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản..................................................................13
2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.........................................................15
2.1.1.3Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt...................16
2.1.1.4Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành................................................................16
2.1.1.5Ký văn bản.............................................................................................................16
2.1.1.6Bản sao văn bản.....................................................................................................16
2.1.1Quản lý văn bản........................................................................................................17

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND phường Nông Tiến........................24
2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.....................................................25
2.2.1.2 Chỉnh lý tài liệu ....................................................................................................25
2.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu .........................................................................................25
2.2.1.4 Xác định giá trị tài liệu..........................................................................................25
2.2.1.5 Hội đồng xác định giá trị tài liệu...........................................................................26
2.2.1.6 Huỷ tài liệu hết giá trị...........................................................................................26
2.2.1.7 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.............................................27
2.2.2 Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ............................................................................27
2.2.2.1 Bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................................27
2.2.2.2 Đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu.......................................28
2.2.2.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ......................................................28
2.2.2.4 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................28
2.2.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử..............................................................................28

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra các khuyến nghị...........................30
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................30
3.1.2 Tồn tại......................................................................................................................31
3.2. Các nội dung đề xuất..................................................................................................32
3.3. Một số khuyến nghị...................................................................................................32
3.3.1. Đối với UBND phường Nông Tiến.........................................................................32
3.3.2. Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............................33

C. KẾT LUẬN...................................................................................................34
D. PHỤ LỤC......................................................................................................35
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................46
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................47

Sinh viên: Trần Phương Thảo


Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi với thực tế”
và “ Học thật, Thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý
luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm
tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến
thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Sau khi hoàn
thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên ngành
Lưu trữ học, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập kéo dài
Sinh viên: Trần Phương Thảo

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong 03 tuần cho sinh viên từ ngày 01/6/2016 đến ngày 17/6/2016. Đợt kiến tập
này cũng đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao
tác, Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợt kiến tập này giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc kiến thức của
mình hơn.
Báo cáo này chính là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã rút được tại cơ quan kiến tập.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Trường đại
học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền
đạt tới tôi những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình.

1.1.1 Chức năng:
UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện và các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước trừ Trung
ương tới cơ sở.

Sinh viên: Trần Phương Thảo

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND phường Nông Tiến là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
quyết của HĐND thành phố và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
giáo dục, môi trường,…



Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân
trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội
nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay;
bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị
quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;
- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây
dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân phường;
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức
và cán bộ không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng
nhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban nhân
dân phường;
- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường và
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhân
dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố;
- Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch
Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các Đoàn thể
nhân dân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội
đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều
hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu
trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội
đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố. Đối với những vấn đề vượt
quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ
động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn
còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định;
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ nhân dân thực hiện các chủ
trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao;
- Phân công phó chủ tịch UBND phường như sau:
+ Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa chính - xây dựng cơ bản
- quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, phát
triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại.
Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngư
nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban chỉ đạo
làm đường bê tông, Trưởng ban chỉ đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai;
tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt bằng khi có quy hoạch trên địa bàn
phường, ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ
Sinh viên: Trần Phương Thảo

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập


hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách
phường, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế
Sinh viên: Trần Phương Thảo

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định
của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài sản;
kiểm tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của
UBND phường theo quy định của pháp luật.
c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng Tư pháp - Hộ tịch
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND phường trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục
vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn
phường trong việc tham gia xây dựng pháp luật.
- Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân

dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và
xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường.
Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của UBND phường.
- Chủ trì phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên
địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn phường, để Chủ tịch UBND phường
quyết định, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy định của
pháp luật
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Công chức văn hoá - xã hội:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND phường trong các lĩnh vực Văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, thông tin,
truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của pháp
luật.

b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động Văn hoá, thể dục, thể thao,
du lịch, y tế, và giáo dục trên địa bàn phường; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời
sống văn hoá cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hoá trên địa bàn phường.

- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế xã hội của phường.
- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn phường;
theo dõi tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng
chính sách lao động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và

bị các điều kiện phục vụ các kỳ hợp và các hoạt động của HĐND và UBND
phường.
-Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường. Thực hiện công tác
Văn thư- Lưu trữ, cơ chế "Một cửa” và “ Một cửa liên thông” tại UBND phường;
nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực HĐND, UBND xem
xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện Quy
chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của
pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế- xã hội trên
địa bàn phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường.
c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch UBND phường giao.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến
Sinh viên: Trần Phương Thảo

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.1 Vị trí, chức năng

Bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND phường Nông Tiến được bộ phận
Sinh viên: Trần Phương Thảo

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

văn phòng thống kê kiêm nhiệm.
Được bố trí tại bộ phận một cửa của Ủy ban. Được trang bị các trang thiết
bị hiện đại: máy tính, máy in, mạng internet,…phục vụ cho các nghiệp vụ của
công tác văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo
quản tài liệu tốt nhất.
Công tác văn thư – lưu trữ do đồng chí Bùi Ngọc Tuyên và đồng chí
Nguyễn Hồng Tiến phụ trách.
- Chức năng, nhiệm vụ:
+ Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của UBND
phường Nông Tiến.
+ Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cơ quan của phường đóng
trên địa bàn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của phường.
+ Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư –
lưu trữ của UBND phường theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện công tác báo cáo, thống kê văn thư – lưu trữ theo quy định
của pháp luật;

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001 về quản lý và sử dụng
con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kĩ thuật trình bày văn bản;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của văn thư lưu trữ
Nhà nước;
- Thông thư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý
và lãnh đạo nói chung, là phương tiện quan trọng được ghi lại và truyền dạt các
quyết định quản lý và các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý
của các cơ quan, đòi hỏi cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt động của mình.
2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
a. Thể thức văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của UBND phường Nông Tiến đã thực hiện
đúng với quy trình, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được quy định tại
Sinh viên: Trần Phương Thảo

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về

Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên
mẫu in sẵn.
+ Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
Sinh viên: Trần Phương Thảo

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định bản hướng theo chiều
dài).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm;
Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15 – 20mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30 – 35mm;
- Khi soạn thảo văn bản thì người đánh máy cũng không thể tránh được
những sai xót. Trong đó, lỗi chính tả là phổ biến nhất trong đánh máy. Tuy
nhiên, hầu hết tất cả các lỗi đó đều được phát hiện sớm và kịp sửa chữa trước
khi trình kí với lãnh đạo. Chính vì vậy, các văn bản của phòng ban hành cơ bản


- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; Nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản;
2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
2. Trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung them vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá
nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo
xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
2.1.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề
xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản
quyết định.
2. Cán bộ, công chức theo chức trách nhiệm vụ được giao giúp người
đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký
nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
2.1.1.5 Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy
chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền thực
hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hện giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình
và chuyển phát ngay sau khi đăng kí.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước được đăng ký, quản
lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
2.1.2.2 Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.1.2.3 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm
thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào
bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng
Sinh viên: Trần Phương Thảo

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

quan. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức
về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo
cho các đơn vị liên quan.
2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản: Ghi số, ngày, tháng,
Sinh viên: Trần Phương Thảo

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

năm của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn...
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và
ngày tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
* Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ
sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản
không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm
theo để lưu ở văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan và được thực hiện
theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
b) Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên phụ lục.

* Thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
* Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản: "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",
"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho đơn vị, cá nhân trong cơ quan
hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
* Văn bản đi có thể được chuyển phát bằng các hình thức: chuyển trực
tiếp; qua bưu điện; qua máy Fax hoặc qua mạng. Văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi. Đối với văn bản gửi qua mạng, Fax sau đó văn
thư phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của Nhà nước
Sinh viên: Trần Phương Thảo

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức
biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ
lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ
hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức
hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Sinh viên: Trần Phương Thảo

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây
dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập
02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.
Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào


Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A