Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................3
CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ
nhiệm Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực
xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”...........3
1.1.1. Lịch sử hình thành..............................................................................3
1.1.2. Chức năng...........................................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................3
1.1.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án.................................................................4
1.2.1. Chức năng...........................................................................................5
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức ....................................................................................5
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......................................................................................6
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................6
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ ...........................................................................................................6
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ..............................6
2.1.3. Về tổ chức công tác lưu trữ.................................................................6
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................7
2.2.1. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư...................................7

3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................31
PHỤ LỤC

Sinh viên: Đinh Thị Phượng

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

LỜI MỞ ĐẦU
Công cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnh đạo đã đạt được những
thành tựu to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nhà nước ta đang
trong quá trình hội nhập phát triển kinh tế, sánh vai cùngcác nước phát
triển trong khu vực và trên thế giới, đẩy mạnh chủ trương và hoàn thiện Nhà
nước Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong việc cải cách hành chính. Vì vậy, công
tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần xử lý thông
tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… một cách khoa
học, nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu tra cứu và là công tác thường xuyên của
mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có
hiệu quả nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Chính vì vậy, các
cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công
tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu. Làm
tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác và hiệu quả đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.


các thao tác nghiệp vụ chuyên môn Văn thư – Lưu trữ, từ đó tôi có thể khắc
phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ. Có thể nói, đợt kiến tập tại Phòng tổ chức hành chính –
Viện khảo cổ học Việt Nam đã giúp tôi cụ thể hóa, nắm chắc hơn kiến thức
chuyên môn và vận dụng linh hoạt, sáng tạo những kiến thức chuyên môn
ấy vào thực tiễn công tác Văn thư – Lưu trữ tại đơn vị sau này tôi công tác.
Tuy nhiên với vốn kiến thức còn hạn chế và thời gian có hạn, nên trong
quá trình làm báo cáo kiến tập cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót hoặc
chưa đầy đủ về nội dung yêu cầu của nhà trường. Kính mong quý thầy cô và bạn
đọc tham gia đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tôi thêm hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016
SINH VIÊN
ĐINH THỊ PHƯỢNG

Sinh viên: Đinh Thị Phượng

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

NỘI DUNG
CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

Địa điểm này trước đây là nơi đóng quân của Lữ đoàn 144 với một dãy
nhà 2 tầng, 02 dãy kho từ thời Pháp. Khu vực này có tường ngăn và cổng riêng
biệt không ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long
– Hà Nội.
Với diện tích khoảng 4850m2 dãy nhà 02 tầng được sử dụng làm nhà điều
hành, 02 dãy kho bố trí làm kho tạm lưu trữ, chỉnh lý hiện vật và dãy nhà tạm
cho công nhân với số lượng công nhân tạm trú giao động từ 100 người đến 150
người.
Tại Ban Chủ nhiệm Dự án không tổ chức cơ cấu theo hình thức các phòng
mà chỉ tổ chức dưới hình thức các bộ phận thực hiện chức năng chuyên môn.
Ban Chủ nhiệm Dự án bao gồm:
- 01 Chủ nhiệm Dự án
- 01 Phó Chủ nhiệm thứ nhất Dự án
- 01 Phó Chủ nhiệm Dự án kiêm Thư kí Dự án
- 01 Kế toán Dự án
- Bộ phận Quản lý
- Bộ phận Hành chính
- Bộ phận Biên tập và lưu trữ tư liệu ảnh
- Bộ phận Kỹ thuật và lưu trữ tư liệu bản vẽ
- Bộ phận Kế toán
- Bộ phận Kho xử lý và lưu trữ hiện vật
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Ban Chủ nhiệm Dự án thực chất là cơ quan nghiên cứu khoa học. Do vậy,
tại đây có một đặc thù riêng, ngoài công tác văn thư thì việc lưu trữ tư liệu để
nghiên cứu là một công tác vô cùng quan trọng. Đối với Ban Chủ nhiệm
Dự án tư liệu là yếu tố sống còn để cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu của
mình. Việc tổ chức bộ phận Văn thư được tổ chức tập trung do một cán bộ phụ
trách. Điều đặc biệt, cán bộ lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án được tổ chức tại
từng bộ phận và tiến hành lưu trữ các tài liệu chuyên môn được sản sinh ra ở bộ
phận đó sau khi giải quyết xong. Chính vì vậy, việc lưu trữ tư liệu sẽ do trực tiếp
các cán bộ chuyên môn của từng bộ phận thực hiện.
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ
Hiện tại Ban Chủ nhiệm Dự án chưa có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ vì vậy cán bộ thực hiện công tác này còn gặp
một số khó khăn trong giải quyết công việc. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ
tại Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn được thực hiện theo đúng những văn vản chỉ

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nước hiện nay. Chính vì vậy mà công tác này đặc biệt được quan tâm nhiều hơn,
góp phần không nhỏ trong nhiều lĩnh vực kinh tế - chính trị - xã hội. Chính vì
vậy dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù công việc mà Ban Chủ nhiệm Dự
án đã tổ chức hình thức lưu trữ tài liệu theo chuyên môn từng phòng để tạo
thuận tiện cho việc giải quyết công việc.
_ Về tổ chức công tác lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã được quản lý
và giám sát chặt chẽ vì khối lượng lưu trữ rất nhiều, đa dạng với bề dày lịch sử
lưu trữ lớn. Do đó các cán bộ lưu trữ của phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên
môn và nghiệp vụ giỏi, có tác phong làm việc rất khoa học để hoàn thành tốt
công việc lưu trữ. Tầm quan trọng đó được biểu hiện ở cơ cấu tổ chức và phân
công trách nhiệm của mỗi một cán bộ trong phòng.v cho việc tra tìm, tránh được
sự mất mát của tài liệu, tránh được tình trạng tài liệu bị bó gói, rời lẻ, lộn xộn, từ
đó việc quản lý hồ sơ tài liệu sẽ được tốt hơn.
_ Hiện nay các nội dung của công tác Văn thư - lưu trữ của phòng Hành
chính- Tổng hợp thuộc Ban Chủ nhiệm Dự án đã được triển khai đầy đủ, rõ ràng
tạo điều đã được lưu trữ theo đúng phông lưu trữ quốc gia.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư.
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong những năm qua Ban chủ nhiệm dự án đã trang bị đầy đủ phương
tiện phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn

Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vai
trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Quy trình soạn
thảo văn bản được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo. Nội dung văn bản có liên quan đến Dự án mà Ban Chủ nhiệm Dự án khai
quật khảo cổ học đang trực tiếp xử lý và thuộc phạm vi giải quyết của Ban Chủ
nhiệm Dự án thì văn bản đó sẽ do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và tiếp tục
được phân công theo chuyên môn nghiệp vụ.
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục
đích? tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản ?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa. Trích
yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần được thu thập và
đầy đủ, xử lý chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự
định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
- Viết bản thảo:
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định.
+ Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày,

của Ban Chủ nhiệm Dự án chứ không phải tại bộ phận Văn thư của Viện Khảo
cổ học.
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản đi
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; khi phát hiện có sai sót, đã kịp thời báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
+ Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của ,Ban Chủ nhiệm Dự án trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức
do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng
dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm
a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài
liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

c. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có
thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn
bản kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không
nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản
mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11).
+ Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
+ Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không
bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký

nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ
(mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ
chuyển giao văn bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký
nhận vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được
đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn
bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu
có).
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
+ Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
thể như sau:
+ Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;

chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản
mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây
gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên
bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này.
- Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đến
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật);
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến
một năm, nên lập các loại sổ sau:


Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần
bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng
khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án sau khi tiếp nhận văn bản đến,
phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến
phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng
đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của
đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này).
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
+ Căn cứ quy định cụ thể của Ban Chủ nhiệm Dự án cán bộ văn thư có
nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn
bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết
v.v... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ
văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi
sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến kèm theo Công văn này);
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
a. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của Ban Chủ nhiệm Dự án thông qua hệ thống hồ
sơ.

tế của Ban Chủ nhiệm Dự án để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù
hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện.
+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;
hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục
theo lĩnh vực hoạt động.
+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung
đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ
sơ.
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập
- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này;
đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ
chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong
đơn vị.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung
của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc.
Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập


vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện,
nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh
thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân
đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư
tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Mở hồ sơ:
+Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
Sinh viên: Đinh Thị Phượng

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế
và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
+ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ
sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa có Danh mục hồ sơ).
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
+ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã
mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
+ Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh


Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
+ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ
sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì).
+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
e. Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” . Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu
và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
2.2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Bộ phận văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án chịu trách nhiệm quản lý và
sử dụng các loại dấu như: dấu của Ban chủ nhiệm dựa án khai quật khảo cổ học,

lệ phí do Bộ Tài chínhquy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp“Giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu”. Cơ quan, tổchức khi bắt đầu sử dụng con dấu
mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.
_ Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định
của pháp luật
_ Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để Tại cơ quan và phải được quản lý chặt chẽ.
Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì
Chủ nhiệm dự án có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về
việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
_ Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ
_ Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gầ
n nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
_ Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có
sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi tên tổ chức thì phải
làn thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
_ Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo
điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra
việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
_ Cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thú
c nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu
hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận
đăng ký mẫu dấu.
2.2.2. Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ
2.2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm
Dự án
Hiện nay, tại Ban Chủ nhiệm Dự án đang lưu trữ các loại hình tài liệu sau:
- Tài liệu hành chính