TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
----------

NGUYỄN VĂN LONG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13D
NĂM HỌC 2015 - 2016

Tên cơ quan: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Địa chỉ : 36 Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Ths. Trần Hương Xuân
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Đăng Việt

Hà Nội - 2016


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.......................................................................................... 3
1.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI.................................................................................................................................................................3
1.. Lịch sử hình thành và phát triển:.....................................................................................................................3
2.. Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................6
1Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội...........................................................................................6
2Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................................7

CHƯƠNG II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ....................................................10

3.1.3 Công tác Văn thư – Lưu trữ:.....................................................................................................................37
3.2. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.........................................39

KẾT LUẬN............................................................................................................... 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................ 43


PHỤ LỤC................................................................................................................. 44


LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là khu vực hoặc bộ phận hiện hữu trong tất cả các cơ quan,
doanh nghiệp, nên vấn đề quản trị văn phòng - được hiểu là việc tổ chức, điều
hành hoạt động của toàn bộ khu vực hoặc bộ phận văn phòng sao cho hiệu quả là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu các cơ quan, doanh
nghiệp.
Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu quản trị văn phòng
đã được coi là một ngành khoa học mang tính liên ngành và được đặc biệt coi
trọng, áp dụng phổ biến trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh.
Việc đào tạo nguồn nhân lực về quản trị văn phòng (gồm nhân lực quản lý, phụ
trách văn bản giấy tờ và nhân viên làm việc trong các văn phòng) vì thế, trở
thành một nhu cầu tất yếu.
Trên nhu cầu thực tiễn của xã hội, Trường Đại học Nội vụ được thành lập
dựa trên sự nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân là Trường
Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I. Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo ra
nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng với nhu cầu của xã hội như các ngành: Văn thư
– Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Hành chính học … đặc biệt là Ngành Quản trị văn
phòng.
Quản trị văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng trong công tác quản lí, tổ
chức và thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành
đoàn thể. Trong cơ quan, tổ chức thì văn phòng là nơi tiếp nhận và xử lý mọi


CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. . Lịch sử hình thành và phát triển:
- Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo
Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo
Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của
ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán
bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
- Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ
là đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn
thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày
3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư,
lưu trữ ở phía Nam). Quyết định 95/BT ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai đoạn mới - giai đoạn vừa
trực tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ Quảng Bình
trở ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam.
- Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong
đào tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ
(nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa
điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho
Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như
tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ
cán bộ công chức của ngành và của đất nước.
- Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường

và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm
định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ
tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp
4


Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày
10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ
tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Đến tháng 11/2011, tổng số cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của
Trường là 224 người. Trong đó giảng viên, giáo viên cơ hữu là 147 người trong
đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên
cao học và 46 đại học.
- Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong đó có 23 giáo
sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện
nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác
đã có cam kết tham gia giảng dạy.
- Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà
trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế
hệ cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành
tích 40 năm hoạt động:
- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm
1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng
Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;

- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
6


- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Trung tâm Nghề
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
8


- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chức năng, nhiệm vụ:
- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo
chương trình, kế hoạch làm việc.
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
10


đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;

11


- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp
của Hiệu trưởng; Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường
cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
b. Ông Hoàng Văn Thanh- Phó trưởng phòng
Giúp trưởng phòng và chịu trách nhiệm với các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực hiện theo dõi kế
hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường; Lịch
công tác tuần của Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo;
+ Phụ trách và điều hành công tác văn thư, lưu trữ;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban Giám hiệu; Chuẩn bị nội
dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho các cuộc họp của
Ban Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh của Trường; Phụ trách công tác in
các ấn phẩm văn phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được phân cấp;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong
năm; quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp, hội trường và phòng làm
việc của Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
Đối với chuyên viên
a. Bà Dương Thị Dung- Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm tra,
theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC
Nhà trường;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong

- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm… đến
Ban Giám hiệu;
+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;
+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng; tổng
hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,

13


tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
d. Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,
tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
e. Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+ Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);

+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
g. Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời
thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám chữa
bệnh trong Nhà trường;

15


+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập lành
mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ
côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
h. Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

trường;
+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;
+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật
dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;
+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014 của
Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân viên
cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về hoạt
động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và phối hợp
thực hiện tốt công việc.

2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có
chức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của
Hiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động:
Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loại
công tác:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên
cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực
hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ

lại vừa ít tốn kém.
- Máy in laser: Là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính. Đây
là thiết bị bất cần thiết để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy tính ra giấy
18


để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch , quản lý…
- Máy Scanner : Là thiết bị dùng để chụp (nhập) dữ liệu dạng ình ảnh
hoặc chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì không
có file của dữ liệu đó.
-Máy photocopy: Là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính
xác theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu
nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.
-Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi
một cách nhất chóng, chính xác
-Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu
không còn sử dụng nữa nhưng không được phép để lọt tài liệu này ra ngoài.
-Máy điện thoại: Là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và tiện lợi
nhất. giúp cho các cuộc đàm thoại được trực tiếp và dễ dàng hơn, công việc
được giải quyết nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại
-Máy ghi âm, ghi hình: Trong điều kiện kỹ thuật phát triển như hiện nay,
việc trang bi máy ghi âm, ghi hình tại văn phòng là một việc cần thiết. Ghi lại
diễn biến của các hội nghị quan trọng, các cuộc hội đàm có tính cam kết, các lời
nhắn khi ra khỏi phòng.
-Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị mà
người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hòa, quạt gió, quạt
máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, thông gió.
2.2.2. Các đồ dùng văn phòng
Các đồ dùng văn phòng gồm các loại thông dụng sau:
-Bàn ghế: Có nhiều loại như bàn ghế dùng cho Giám đốc, loại dùng cho

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2008 của Chính Phủ về công tác văn thư, ký hiệu và quy định các
kiểu (Font) cỡ (size)…. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo hướng dẫn số 11HD/VPTW của Ban Chấp Hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam. Thể thức
văn bản của tổ chức Đoàn Thanh Niên thực hiện theo hướng dẫn số 29-HD/VP
của Trung ương Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh
Thể thức các văn bản được gửi đi nước ngoài được trình bày theo mẫu
20


quy định của cơ quan ( Quy chế văn thư)
Để thống nhất trong việc soạn thảo văn bản, thể thức của trường gồm các
9 thể thức sau:
+ Quốc Hiệu;
+ Tên tác giả văn bản;
+ Địa danh ngày tháng năm;
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Nơi nhận văn bản;
+ Chữ ký người có thẩm quyền;
+ Dấu cơ quan;
+ Thành phần bổ sung: Dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
Ngoài ra tùy thuộc vào nội dung văn bản mà có thêm một số thể thức khác
theo quy định của Nhà nước.
• Soạn thảo và ban hành văn bản
Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản được tiến
hành theo quy trình sau:
Bước 1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo.
Bước 2. Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ phá lý và yêu

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản đến.
• Tiếp nhận văn bản đến
- Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ...; đối với văn bản mật đến, phải
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối với văn bản đến
được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, email, phải kiểm tra về số
lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
• Đăng ký văn bản đến (phụ lục số 04)
- Văn bản đến được nhập vào sổ đăng ký văn bản đến tại chương trình
phần mềm quản lý văn bản của Trường thực hiện theo hướng dẫn sử dụng về ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn thư , lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước ban hành. Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết
22