Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu đề tài khoá luận tốt nghiệp cử nhân: “Công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa
phương”, qua thực tế tìm hiểu, quan sát và thực tiễn công việc đã giúp tôi nhận
thấy rõ được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và với Cục Công
nghiệp địa phương nói riêng. Đồng thời, qua đó cũng thấy được tình hình cấp
bách trong việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại cơ quan Cục hiện nay.
Để hoàn thành tốt đề tài này, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi
còn nhận được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy Cô trong Khoa, đặc biệt là
giảng viên trực tiếp hướng dẫn khoá luận, sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ,
chuyên viên trong Văn phòng Cục cũng như các đơn vị thuộc Cục.
Với thời gian tôi được tiếp xúc với công việc thực tế không quá dài và bản
thân còn nhiều hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót
khi tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự
giúp đỡ, đóng góp ý kiến của Quý thầy, cô và bạn đọc để giúp tôi hoàn thiện tốt
hơn đề tài này.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, Thầy, cô và tập thể cán
bộ, công chức, viên chức, chuyên viên trong Cục Công nghiệp địa phương nói
chung và ThS. Đỗ Thị Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn khoá luận nói riêng
đã tạo điều kiện, nhiệt tình và hết lòng giúp đỡ tôi trong thời gian vừa qua.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Loan

PHỤ LỤC.............................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................................................4
6. Giả thuyết nghiên cứu......................................................................................................................................4
7. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................................................4
8. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................................4

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
CHƯƠNG 1..........................................................................................................5
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU...........................................5
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG.....................................................5
1.1. Khái quát về văn bản hành chính..................................................................................................................5
1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và phân loại văn bản quản lý nhà nước...........................5
1.1.2. Khái niệm về văn bản hành chính..............................................................................................................8
1.1.3. Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính...........................................................................................8
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính..................................................................................................................11
1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.........................................................19
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền............................................................................................................................19
1.2.2. Yêu cầu về nội dung................................................................................................................................19
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................................20
1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản....................................................................................................21
1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính...........................................................24
1.3. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương.......................................................29
1.3.1. Vị trí, chức năng của Cục Công nghiệp địa phương................................................................................29
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................................................................29

quan....................................................................................................................................................................70
3.4. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản..........................................................................70
3.5. Xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Cục Công nghiệp địa phương......................................70
3.6. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ............................................................................................................71
3.7. Mẫu hoá hình thức văn bản........................................................................................................................72

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................93
PHỤ LỤC...........................................................................................................98
PHỤ LỤC


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình cải cách hành chính nhà nước, bộ máy hành chính đã từng
bước được hoàn thiện, nhờ đó hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước
dần được nâng cao về chất lượng và hiệu lực so với trước đây, từ đó có tác động
tích cực đến hoạt động quản lý nhà nước hiện nay.
Trong đó, đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, soạn
thảo và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần
quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo
thực hiện các quyết định quản lý theo một cơ chế được quy định rõ ràng.
Cục Công nghiệp địa phương là cơ quan của Bộ Công Thương thực hiện
chức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp Tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp công
nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước; thực hiện hoạt động dịch

thuật soạn thảo văn bản của Đại học Luật Hà Nội (2002); Giáo trình Nghiệp vụ
Công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2009); Hướng dẫn kỹ thuật
nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh,
Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự (2000), Lý luận và phương pháp công tác văn
thư của Vương Đình Quyền (2005); Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn
thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006); Những điều cần biết về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tác giả Nguyễn Quang Thi (2011);
Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung (2015); .v.v.
Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án tiến sĩ
như Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực
và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”; Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính
công năm 2006 của Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành
chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp
như đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường
tại Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền - sinh viên Học viện Hành chính…
Tình hình nghiên cứu về vấn đề này ở phạm vi ngoài nước cũng có một số
tài liệu liên quan như Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Mike Harvey
(1996) do Cao Xuân Đỗ dịch. Cuốn sách này chủ yếu trình bày về vai trò của
các công việc văn phòng, môi trường trong văn phòng, những nguyên tắc và
thực hành trong quản trị văn phòng. Ngoài ra còn có Ngữ pháp văn bản của tác
giả O.T.Moskalkaja (1996) do Trần Ngọc Thêm dịch, nghiên cứu góc độ ngữ
pháp của văn bản thì tác giả đã nói đến những nguyên tắc trong việc xây dựng
2


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản, các yếu tố về mặt ngữ nghĩa cấu thành văn bản...v.v.



Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bản tại Cục Công nghiệp địa phương.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại Cục Công ngiệp địa phương.
- Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn nên đề tài tập trung nghiên
cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục
Công nghiệp địa phương từ năm 2013 đến hết năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công
nghiệp địa phương còn diễn ra một số vi phạm về mặt thẩm quyền ban hành văn
bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo
và ban hành.
7. Phương pháp nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài được tiến hành bằng các phương pháp:
- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu;
- Phương pháp phân tích lý luận;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
- Phương pháp toán học.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần: Mở đầu; Kết luận; Lời cảm ơn; Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của bài khóa luận có kết cấu gồm 03 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương

và Hồng Dân cũng có đề cập: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại
điển hình của văn bản là dạng viết”. [26;15]
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền
có đề cập đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác
văn thư như sau: Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng
tức là: “Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ
nhất định”. [34;56]; Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo
nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức”. [34;57]
Khoá luận này sử dụng khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp trên, bởi lẽ đối
tượng khảo sát ở đây chỉ là văn bản của cơ quan trong hoạt động chấp hành và
5


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

điều hành, cụ thể là Cục Công nghiệp địa phương.
• Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:
Ở nước ta hiện nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản quản
lý nhà nước. Trong các công trình nghiên cứu này thì khái niệm về văn bản quản
lý nhà nước vẫn chưa hoàn toàn thống nhất. Sau đây là một số quan niệm về văn
bản quản lý nhà nước:
Trong sách “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn
Văn Thâm đã đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí,
mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể
hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm
vi quản lý của nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban

tin vừa truyền đạt quyết định. Thông tin quản lý ở đây có tính chất hai chiều là
thông tin theo chiều dọc và thông tin theo chiều ngang. Thông tin theo chiều dọc
là thông tin được truyền từ cấp trên xuống cấp dưới bằng các hình thức văn bản
như thông báo, thông cáo… hay từ cấp dưới nên cấp trên bằng báo cáo, kiến
nghị… Thông tin theo chiều ngang là các thông tin trao đổi với nhau giữa các cơ
quan ngang hàng.
Thứ ba: Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, thủ
tục và trình tự do luật quy định. Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước từ trung
ương tới địa phương đều sử dụng các văn bản như là cơ sở pháp lý quan trọng
và đều sản sinh ra các văn bản với các thể loại thích hợp, phục vụ cho hoạt động
của cơ quan mình. Như vậy, văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh
của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức cụ thể hóa luật
pháp, là phương tiện để điều chỉnh những mối quan hệ xã hội thuộc phạm vi
quản lý của nhà nước.
• Phân loại văn bản quản lý nhà nước:
Có nhiều phương pháp phân loại văn bản quản lý nhà nước: phân loại theo
thẩm quyền ban hành, theo hình thức văn bản, theo hiệu lực pháp lý và một số yếu
tố khác. Theo tiêu chí hiệu lực pháp lý thì văn bản quản lý nhà nước bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, thủ tục, trình tự quy định theo
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật mới nhất năm 2015).
- Văn bản hành chính: Khái niệm văn bản hành chính sẽ được trình bày
tiếp theo tại mục 1.1.2
- Văn bản chuyên ngành: Là những văn bản mang tính đặc thù của
nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật trong các lĩnh vực chuyên môn như: khoa học,
7


Khoá luận tốt nghiệp

• Đặc điểm của văn bản hành chính:
- Thứ nhất: Về thẩm quyền ban hành
+ Mỗi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và
8


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính, tức là các hoạt động quản lý
bên trong (đối nội), quản lý bên ngoài (đối ngoại) và các thông tin quản lý đó
chủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính, do đó
mọi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành văn bản hành chính.
+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ
chức tham gia quản lý xã hội. Ở đây nói đến chính là tất cả cá cơ quan nhà nước,
các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức
xã hội nghề nghiệp, các loại doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân.
+ Đối với các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thì được ban hành
các loại văn bản hành chính. Đối với những đơn vị, tổ chức không có tư cách
pháp nhân thì chỉ ban hành các loại văn bản để thực hiện trong nội bộ đơn vị đó
(thường gọi là văn bản nội bộ). Ví dụ như: thông báo, công văn, tờ trình, nội
quy, biên bản...v.v.
- Thứ hai: Về hiệu lực văn bản
+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều
chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
+ Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế là chủ yếu để điều chỉnh
hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức
hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể
trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công,

+ Về thể thức văn bản bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ
mức độ khẩn, mật; các thành phần thể thức khác; địa chỉ cơ quan, chỉ dẫn phạm
vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy, phụ lục, số trang.
+ Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản; kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trình
bày các thành phần thể thức sao văn bản.
• Chức năng của văn bản hành chính:
- Chức năng thông tin: Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin,
mọi văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên
chức năng thông tin là chức năng vốn có của văn bản. Trong hoạt động hành
chính, việc văn bản hoá thông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi
đối tượng, văn bản cũng là bằng chứng hữu hiệu cho thông tin, quyết định quản
lý của lãnh đạo.
Thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng: Thông tin quá khứ liên
10


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

quan đến những sự việc đã được giải quyết; thông tin hiện tại liên quan đến
những sự việc đang diễn ra và thông tin tương lai mang tính dự báo, định hướng
cho các lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, văn
bản hành chính không ngừng được xây dựng trong quá trình hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
- Chức năng pháp lý: Pháp lý được hiểu một cách chung nhất là sự cho


Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được
cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chính
nhà nước ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và
nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách
nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp
luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ
quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt
đó; trong một số trường hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt
của cấp trên.
- Đặc điểm:
+ Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, do những cơ quan có thẩm
quyền áp dụng pháp luật ban hành và được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng
chế nhà nước.
+ Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức
cụ thể trong những trường hợp xác định.
+ Có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với luật pháp và dựa
trên những quy phạm pháp luật cụ thể. Nếu không có sự phù hợp trên thì văn
bản cá biệt sẽ bị đình chỉ hoặc huỷ bỏ; còn nếu không phù hợp với thực tế thì sẽ
khó được thi hành hoặc được thi hành kém hiệu quả.
+ Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: quyết định
cá biệt, chỉ thị cá biệt, …v.v.
+ Là một yếu tố của sự kiện pháp lý phức tạp, mà thiếu nó nhiều quy
phạm pháp luật cụ thể không thể thực hiện được; nó luôn luôn mang tính chất
bổ sung trong trường hợp khi có các yếu tố khác của sự kiện pháp lý phức tạp;
củng cố các yếu tố này trong một cơ cấu pháp lý thống nhất, cho chúng độ tin
cậy và đưa đến sự xuất hiện quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý được bảo đảm
bởi Nhà nước.
+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay. Hai tính chất này là
những đặc tính cơ bản của quyết định hành chính cá biệt. Tính đơn phương của

trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá
nhân... Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý,
do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản
cá biệt.
- Đặc điểm:
+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc.
+ Không quy định thẩm quyền, trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có
thẩm quyền ban hành.
+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính
13


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

tự giác.
+ Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính.
+ Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng.
- Hình thức:
+ Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án,
chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các
loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại phiếu (phiếu
gửi, phiếu báo, phiếu trình...).
+ Văn bản không có tên loại: Công văn hành chính.
- Khái niệm về một số hình thức văn bản hành chính thông thường:
+ Quy chế
Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong một
lĩnh vực nhất định. Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành bởi một

định và trong thời gian nhất định. Đối với những chương trình quan trọng, cần
có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau
khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải
tổ chức thực hiện nghiêm túc.
+ Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp
thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó. Để có hiệu lực thi
hành thì đề án phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt.
+ Hướng dẫn
Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn
cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên. Hướng dẫn thường
được sử dụng ở những cơ quan nhà nước không có thẩm quyền ban hành thông
tư khi cần phải cụ thể hoá việc thi hành văn bản của cấp trên.
+ Thông cáo
Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện
quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thông cáo được thông tin rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại
chúng khác.
+ Báo cáo
Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp
trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của mình; sơ kết; tổng kết công tác. Căn cứ vào nội dung, tính chất của báo
cáo, có thể chia báo cáo thành nhiều loại như: Báo cáo tổng kết, báo cáo tổng
15


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội


16


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

thuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cơ quan.
+ Giấy giới thiệu
Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan khi đi
liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải
quyết việc riêng. Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định. Hết hạn,
nếu việc chưa giải quyết xong mà cán bộ thực hiện xét thấy cần thiết, có thể xin
cấp giấy giới thiệu mới. Mọi cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền cấp giấy giới
thiệu cho cán bộ mình.
+ Giấy mời
Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá
nhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề
có liên quan.
+ Giấy đi đường
Giấy đi đường là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được
cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí
khác trong thời gian đi công tác. Bởi vậy, khi đến cơ quan nào thì người được
cấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày, giờ đến
và ngày giờ đi. Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay cho
giấy giới thiệu.
+ Giấy chứng nhận
Giấy chứng nhận là hình thức văn bản cấp cho cá nhân, cơ quan, đơn vị
hoặc một tập thể để xác nhận một vấn đề, sự việc nào đó là có thực.
+ Phiếu gửi

02 loại: hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại...
Hợp đồng dân sự: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các
bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Hợp
đồng thương mại: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên về
việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt
động thương mại.
+ Công văn
Công văn là loại văn bản được dùng để giao tiếp chính thức với các cơ
quan và quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh
tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc... Do có nhiều công dụng nên
loại văn bản này được sử dụng một cách phổ biến trong các cơ quan nhà nước.

18


Khoá luận tốt nghiệp

Trường đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần đảm bảo
đúng thẩm quyền, đây là yêu cầu cần được xem xét đầu tiên khi tiến hành soạn
thảo văn bản. Điều này có nghĩa là không phải mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thẩm quyền đều được ban hành văn bản hành chính để giải quyết tất cả những
vấn đề quản lý trong cơ quan, tổ chức.
Hơn nữa, việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải được thực
hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cơ quan có thẩm quyền quy
định. Mỗi cơ quan đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan, tổ chức

logic giữa các nội dung trong văn bản.
+ Thứ ba, văn bản khi ban hành phải được đảm bảo tính phổ thông, đại
chúng, tức là văn bản soạn thảo phải có nội dung đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu.
+ Thứ tư, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn
giản và chính xác nhất.
+ Thứ năm, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính hệ thống và phù hợp
với nội dung của từng loại văn bản. Văn bản hành chính phải đảm bảo tính hệ
thống của cơ quan, tổ chức ban hành.Văn bản đồng thời phải có tính hệ thống
với nội dung mà văn bản đó chuyển tải.
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình
bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số /01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
Theo đó, thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn
bản do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng
từng kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử
dụng thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm
các nội dung:
1.Khổ giấy;
2.Kiểu trình bày;
3.Định lề văn bản;
4.Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng quy định thành phần cấu thành văn
bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc và 7
yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:
20



đây là yêu cầu không thể thiếu của bất kỳ loại văn bản nào muốn tạo lập.
• Văn phong hành chính - công vụ:
Đối với văn bản hành chính thì ngôn ngữ sử dụng trong văn bản theo văn
phong hành chính - công vụ chứ không phải các loại văn phong khác (văn phong
21