LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho chúng em
được học một học phần rất thực tế và bổ ích.
Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Đinh Thị Hải Yến – giảng viên
học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng đã tận tình hướng
dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Cuối cùng en xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Công ty Cổ
phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội đã dành thời gian quý báu của mình để trả
lời các câu hỏi, tìm kiếm và cung cấp tư liệu giúp em hoàn thành bài tiểu luận này.
Trong quá Trình làm bài tuy đã cố gắng nhưng bài tiểu luận của em không
thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các
thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
En xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua. Mọi
số liệu trong đề tài là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích. Em xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu
luận này.
Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm
2019


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh xu thế thời đại, để tăng cường sự hội nhập kinh tế nước ta với

ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, từ đó đưa ra một số đề xuất,
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng nghiên cứu: Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong

công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng
số 1 Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu.
+ Về không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về tình hình ứng dụng tiêu chuẩn
ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần
Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
+ Về thời gian: Bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tư liệu
giai đoạn từ năm 2014 – 2018.
4.

Kết cấu của tiểu luận
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục. Đề tài gồm

có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Chương 2: Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác
soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà


Nội.

-

Lịch sử hình thành ISO 9000
Quy trình hình thành ISO 9000 được sơ lược như sau :
Năm 1956 Bộ Quốc phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL – Q 9858, nó được

-

thiết kế như một chương trình quản trị chất lượng;
Năm 1963 MIL – Q 9858 được sửa đổi và nâng cao;

1.2.


-

1968 NATO chấp nhận MIL –Q9895 vào việc thừa nhận hệ thống đảm bảo

-

chất lượng của những người thầu phụ thuộc các thành viên NATO;
1970 Bộ Quốc Phòng Liên Hiệp Anh chấp nhận những điều khoản của

-

AQAP trong chương trình quản trị tiêu chuẩn quốc phòng, DEF/STAN 05-8;
1979, Viện tiêu chuẩn Anh Quốc đã phát triển thành BS 5750, hệ thống tiêu

-


Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những công
việc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động
trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác trên thế giới thông qua việc
xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin.
Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện.


ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng là
cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn. ISO hiện có khoảng
180 Ủy ban kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo các tiêu chuẩn trong
các lĩnh vực. Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cung
cấp tư liệu đầu vào cho các ủy ban kỹ thuật và đó là một phần của quá trình xây
dựng tiêu chuẩn. ISO tiếp nhận tư liệu của đầu vào từ các chính phủ, các ngành và
các bên liên quan trước khi ban hành một tiêu chuẩn. Sau khi tiêu chuẩn dự thảo
được các nước thành viên chấp thuận, nó được công bố là tiêu chuẩn quốc tế. Sau
đó mỗi nước lại có thể chấp nhận một phiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩn
quốc gia của mình. Mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO của từng nước
khác nhau.
Tổ chức của ISO có 3 hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thành
viên thông tấn; thành viên đăng ký. Tính đến ngày 03 tháng 02 năm 2015, ISO đã
có 178 thành viên. Việt Nam ra nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ
chức này. Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp
chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh
nghiệp áp dụng.
1.3.2. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO do ban kĩ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi 3 lần năm 1994, năm 2000, năm 2008. ISO
9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp
dụng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO đưa ra những chuẩn
mực cho hệ thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản



- Nguyên tắc 7: Nguyên tắc quyết định dựa trên dữ liệu
- Nguyên tắc 8: Nguyên tắc hợp tác bên trong và bên ngoài
1.3.4. Các yêu cầu khi ứng dụng ISO 9000
-

Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ
Trách nhiệm của lãnh đạo
Quản lý nguồn lực
Tạo sản phẩm
Đo lường phân tích và cải tiến

1.3.5. Lợi ích của việc ứng dụng ISO 9000
- Về quản lý nội bộ:
+ Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động của doanh nghiệp khoa học và hiệu quả.
Củng cố uy tín của lãnh đạo;
+ Cải thiện hiệu quả kinh doanh, nâng cao năng suất, giảm phế phẩm và chi
phí không cần thiết nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực;
+ Kiểm soát chặt chẽ các công đoạn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ;
+ Cải tiến các quá trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm;
+ Tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên;
+ Giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng trong nội bộ, triệt tiêu những xung
đột về thông tin do mọi việc được qui định rõ ràng. Mọi việc đều được
kiểm soát, không bỏ sót, trách nhiệm rõ ràng;
+ Thúc đẩy nề nếp làm việc tốt, nâng cao tinh thần thái độ của nhân viên.
- Về đối ngoại:
+ Tạo lòng tin cho khách hàng, chiếm lĩnh thị trường;
+ Đáp ứng yêu cầu đảm bảo chất lượng của khách hàng;
+ Phù hợp quản lý chất lượng toàn diện;

công, nhu cầu nguồn lực cần thiết. Việc ứng dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vì
vậy cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm đại diện
lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ
nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo ứng
dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt
động chất lượng.


Giai đoạn 3: Xác định và phân tích các quá trình
Đánh giá thực trạng của cơ quan, doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn.
Cần rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không
áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong cơ quan, doanh
nghiệp. Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay
bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết. Từ đó xác định và lập biểu
đồ quy trình sử dụng.
Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch chất lượng
Tạo ra, ghi lại quan điểm chung, thống nhất giữa các phòng ban về cách thức
kết hợp và thứ tự công việc. Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng.
Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu
chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm:
-

Sổ tay chất lượng
Các quy trình và thủ tục liên quan
Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết

Giai đoạn 5. Lập các bước cơ bản
-

Áp dụng hệ thống theo chất lượng các bước

Giai đoạn 7: Thực hiện các bước cơ bản của hệ thống chất lượng
Tổ chức cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo sự phù hợp, liên tục, chứng
minh tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống.
Giai đoạn 8: Công nhận phương án thực hiện
Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn
đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận cơ quan, doanh nghiệp cần tiếp
tục duy trì trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không
ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý. Cơ quan, doanh nghiệp nên sử
dụng tiêu chuẩn ISO 9000 để cải tiến hệ thống chất lượng cả mình.
Khẳng định hệ thống chất lượng bao quát các hoạt động quản lý chất lượng,
phù hợp với các tiêu chuẩn đăng ký.
* Tiểu kết
Trong chương 1, em đã trình bày những vấn đề cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO
9000. Trong đó gồm một số khái niệm, lịch sử hình thành, khái quát và nội dung
ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Những nội dung ở chương 1 là mặt cơ sở lý
luận để em triển khai chương 2.
•


Chương 2
TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
2.1.1. Giới thiệu về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY
DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Tên công ty viết bằng tiếng tiếng nước ngoài: HA NOI INVESTMENT
AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1
Tên công ty viết tắt: HICC1

Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch không
nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng.
4.Xuất khẩu lao động;
5.Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như: tắm
hơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước và lữ
hành quốc tế.
6.Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép, xi
măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán, thuê và cho thuê máy
móc, thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí;
kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dung kinh doanh rượu ( không bao
gồm kinh doanh quán bar)
7. Kinh doanh bất động sản
Với bề dày hơn 30 năm quản lý và tổ chức thi công và đội ngũ cán bộ gồm
các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao cùng với


máy móc thiết bị hiện đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều công trình xây dựng có
quy mô lớn của thủ đô và các tỉnh thành phía Bắc. Đó là khách sạn 11 tầng Giảng
Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt - Nhật, khu nhà ở Trương Định, Giảng Võ,
Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Nghĩa Tân, Nghĩa Đô,
khu nhà ở ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án Ciputra, nhà ở cao tầng
Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu biệt thự Thụy Khuê, tòa nhà
25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngoài trời và hầm để xe – Đài truyền
hình Việt Nam, Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La, Nhà di sản thủy điện Sơn La…
Bên cạnh đó, các dịch vụ khác của công ty như kinh doanh khách sạn, tư vấn
xây dựng, xuất khẩu lao động,…hoạt động có hiệu quả và là thương hiệu có uy tín
trên thị trường.
Nhận thức rõ: chất lượng là sự sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển,
HICC1 đã và đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế
ISO 9001:2008 trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hướng đến

quán bar).
- Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép, xi
măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán và cho thuê máy móc
thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinh
doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dùng, kinh doanh rượu ( không bao gồm
kinh doanh quán bar).
 Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo luật
định.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu,
nhiệm vụ của công ty.
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của công
ty.
- kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước.


- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp.
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần.
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả
lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Quyền quản lý tài chính của công ty.
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanh
theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.


Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà
Nội

Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội bao
gồm:


Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản là nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội
dung công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách khoa học, đồng thời tạo điều
kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng.


Yêu cầu

Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào trong công tác soạn thảo và
ban hành văn bản đạt hiệu quả cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
-

Quy trình xử lý công việc phải cụ thể hoá được các quá trình hoạt động thành từng
bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế phù hợp.

-

Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân tham gia
vào quy trình đó. Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm soát
được công việc mà nó cũng là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu
quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.


-

Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các
đối tượng có liên quan phải thực hiện.
Nội dung
Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các công việc về


STT

NƠI NHẬN




Ban giám đốc



7

2

Phòng kiểm soát nội bộ



8

3

Phòng tài chính kế toán



9



Ban hành
LẦN BH
1
2

NGÀY BH
20.10.2012
27.09.2014


NỘI DUNG VÀ HẠNG MỤC SỬA ĐỔI
Ban hành lần đầu
Sửa đổi tiêu đề văn bản

Lưu đồ

Trách nhiệm
Tổng giám đốc;
trưởng các phòng

Các bước thực hiện

Tài liệu liên quan

1. Chỉ đạo, đề xuất/Khởi thảo văn
bản

ban, đơn vị


Văn thư đơn vị trình
ký
8. Kiểm duyệt văn bản

9. Ký ban hành
Ký phê duyệt

BM-STBHVB-02


Chỉ huy đơn vị trình
ký văn bản

10. Đăng ký, ban hành và
Phòng ban, bộ phận
ký duyệt vào văn
bản trình ký

Lưu văn bản

Trợ lý Tổng Giám
đốc công ty

Tổng Giám đốc công
ty hoặc người được
ủy quyền
BM-STBHVB-03

Văn thư công ty


xét, người nhận Phiếu nhận xét.
b. Trách nhiệm của đơn vị ban hành
- Khi nhận được văn bản gửi đến xin ý kiến thẩm định, đơn vị chức năng
được đề nghị thẩm định văn bản phải nghiên cứu, cho ý kiến chuyên môn về các
nội dung liên quan, lập phiếu nhận xét theo Mẫu do Chỉ huy bộ phận ký bằng hình
thức ký số, sau đó gửi Phiếu nhận xét cho Người/ Đơn vị soạn thảo văn bản (đơn vị
xin thẩm định).


- Thời gian thẩm định và gửi trả kết quả thẩm định(Phiếu nhận xét): Trong
vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị thẩm định. Trong
trường hợp đặc biệt nếu nội dung xin ý kiến thẩm định phức tạp, trong vòng 2 ngày
không thể trả Phiếu nhận xét thì cơ quan, đơn vị thẩm định phải thông báo cho Đơn
vị soạn thảo biết, đồng thời phải xác định thời hạn trả Phiếu nhận xét.
Bước 4: Trình ký văn bản
Khi nhận được Phiếu nhận xét, Đơn vị soạn thảo hoàn thiện lại văn bản trình
ký . Đơn vị soạn thảo có thể chỉnh sửa văn bản theo ý kiến tại Phiếu nhận xét hoặc
có quyền bảo lưu nội dung trong văn bản Dự thảo đã gửi xin thẩm định.
- Đơn vị soạn thảo lập Phiếu trình giải quyết công việc theo mẫu. Nội dung
phiếu trình phải nêu rõ: Văn bản đã xin ý kiến thẩm định của những cơ quan nào,
cơ quan đơn vị nào có hoặc không có Phiếu nhận xét. Nội dung nào đã chỉnh sửa,
nội dung nào bảo lưu (nêu rõ lý do)…..
- Khi thực hiện trình ký, người trình ký lựa chọn Người có thẩm quyền kiểm
duyệt, ký duyệt, ký ban hành theo thứ tự: Chỉ huy đơn vị trình ký, cơ quan, đơn vị
chức năng (chỉ áp dụng đối với trường hợp văn bản trình ký nằm trong Danh mục
văn bản trình ký không phải thẩm định bằng Phiếu nhận xét hoặc văn bản trình ký
bắt buộc phải có chữ ký của cơ quan, đơn vị chức năng liên quan đến nội dung văn
bản trình ký nhưng không phải lấy ý kiến thẩm định Tổng Giám Đốc Công ty.
Trường hợp các cơ quan đơn vị có ý kiến không thống nhất với nội dung văn bản
trình ký thì cùng ký trình lên Phiếu trình giải quyết công việc.