MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Lịch sử nghiên cứu 2
3. Mục tiêu nghiên cứu 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
6. Giả thuyết nghiên cứu 4
7. Phương pháp nghiên cứu 4
8. Cấu trúc của đề tài 5
B. NỘI DUNG 6
Chương 1. 6
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI 6
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 6
1.1. Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ 6
1.1.1. Lịch sử hình thành 6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8
1.2.Đặc điểm chung về văn bản tại UBND Quận Tây Hồ 11
1.2.1. Khái niệm về văn bản 11
1.2.2. Chức năng của văn bản 12
1.2.3. Các loại văn bản trong hoạt động của UBND Quận Tây Hồ
13
1.3. Công tác quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15
1.3.1. Cơ sở vật chất phục vụ quản lý văn bản 15
1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 15
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ 16
1.3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi 16


1.3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến 20

2.4.2. Đăng ký văn bản đến 57
2.4.3. Khai thác thông tin 59
2.4.4. Gửi nhận văn bản 65
2.4.5. Theo dõi xử lý văn bản 66
2.4.6. In sổ quản lý văn bản 67
2.5. Đánh giá 70
2.5.1. Những kết quả đạt được 70
2.5.2. Một số tồn tại 71
2.5.3. Nguyên nhân 72
Tiểu kết chương 2 73
Chương 3. 74
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI – ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
74
3.1. Đẩy mạnh nghiên cứu, hoàn thiện các phần mềm quản lý văn
bản đi – đến trong môi trường mạng 74
3.2. Giải pháp về triển khai ứng dụng 75
3.3. Đổi mới tư duy làm việc cho cán bộ công chức 75
3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất 76
3.5. Giải pháp về con người 76
3.6. Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về quản lý văn
bản đi – đến trong môi trường mạng 79
3.7. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với
quản lý văn bản trong môi trường mạng 80
3.8. Đẩy mạng công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm 80
C. PHẦN KẾT LUẬN 82
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84
PHỤ LỤC 86



Để nâng cao hiểu biết về công tác quản lý văn bản trong môi trường
mạng và các kỹ năng quản lý phục vụ cho công việc sau khi ra trường tôi đã
lựa chọn đề tài nghiên cứu này làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng là cách
thức quản lý đang được áp dụng tại nhiều cơ quan. Quản lý văn bản đi – đến
trong môi trường mạng đang là hướng nghiên cứu được nhiều nhà nghiên cứu
quan tâm. Tuy nhiên, những công bố chính thức về đề tài nghiên cứu này
không nhiều. Trong cơ quan quản lý nhà nước nói chung, UBND quận Tây
Hồ nói riêng nguồn thông tin bằng văn bản giữ một vai trò quan trọng và
được coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý. Trước đó đã có
một số đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý văn bản trong môi trường
mạng. Cụ thể như: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản
lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do Thạc sĩ Lê Văn Năng chủ trì. Đề tài đề
cập đến các hoạt động quản lý văn bản: Đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết
văn bản, lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, bài nghiên cứu
mới đề cập đến vấn đề ở mặt kỹ thuật tin học, chưa nghiên cứu ứng dụng
quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng một cách triệt để.
Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – Một
giải pháp để hoàn thiện để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa
học và Công nghệ” của Lê Tuấn Hùng, 2004. Luận văn trình bày và phân tích
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Bộ
Khoa học và Công nghệ, mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm quản
lý văn bản với công tác quản lý văn bản đi – đến tại Bộ KH-CN. Từ sự phân tích
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tác giả
rút ra những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục. Trên cơ sở đó

2





Nghiên cứu về tính năng quản lý văn bản của phần mềm E – Office ứng
dụng trong công tác quản lý văn bản đi – đến tại UBND quận Tây Hồ, đánh
giá và đưa ra giải pháp.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian bài nghiên cứu chỉ tập
trung vào một tính năng của phần mềm E – Office là Quản lý văn bản đi – đến.
Phạm vi về thời gian: Từ năm 2013 đến 2015.
Phạm vi về không gian: Đi sâu tìm hiểu quản lý văn bản trong môi
trường mạng của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Quản lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng tại UBND quận Tây
Hồ được hoàn thiện sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý tại
UBND quận Tây Hồ.
7. Phương pháp nghiên cứu
Cơ sở phương pháp luận: Nghiên cứu dựa trên thế giới quan, phương
pháp luận khoa học của chủ nghĩa Mác – Lênin, vận dụng phương pháp duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và phân tích hệ
thống, quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn, quan
điểm kế thừa và phát triển.
Trong quá trình nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu cụ
thể:
- Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, so sánh, đối chiếu
thông tin thu được và đánh giá thực trạng công tác quản lý văn bản hiện hành
như tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản.
- Vận dụng các phương pháp hệ thống , phương pháp phân tích mô tả
công tác quản lý văn lý văn bản đi – đến trong môi trường mạng và đề xuất
các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong môi trường mạng.
4

quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996. Quận được thành
lập trên các phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và các
phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc quận
Tây Hồ trên cơ sở các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú
Thượng cũ.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km 2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương
đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Dân số của quận
(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km 2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.

6


Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa
giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc và
phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam. Khu vực xung quanh
Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn tại từ lâu đời với nhiều nghề thủ công truyền
thống. Với các công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây,
tạo cho Tây Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, ngày 26
tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân
quận Tây Hồ nói riêng là cơ quan Hành chính Nhà nước cấp quận, huyện, thị
xã; quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp,
Luật, Pháp lệnh và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Quận trên tất cả các

tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy
định của Nhà nước. Bên cạnh đó, Uỷ ban nhân dân quận còn trực tiếp quản lý
việc bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhân
trong phạm vi Quận quản lý.
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của
Uỷ ban nhân dân Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định
của Luật Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung
và của mỗi cá nhân nói riêng.
- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến Uỷ ban nhân dân
Quận mà pháp luật đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, lãnh đạo tập thể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên,

8


thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Xây dựng và phát triển quận về
nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích của nhân dân.
- Đứng đầu Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
Quận, là người phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công
tác của Uỷ ban nhân dân Quận.
- Giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận là 03 Phó Chủ tịch phụ
trách các lĩnh vực: Kinh tế - Văn hóa xã hội - Đất đai, trật tự xây dựng. Các
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận phân công, chỉ đạo công tác hoạt động
trong lĩnh vực phụ trách; chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng ban thuộc
lĩnh vực quản lý.
- Uỷ ban nhân dân Quận gồm có 12 phòng, ban chuyên môn, các tổ
chức chính trị - xã hội và các đoàn thể; các trung tâm trực thuộc và các đơn vị


PCT phụ trách
Văn xã hội

Văn phòng
HĐND&UBND

P. Tài chính - Kế
hoạch

P. Kinh tế

P. Y tế

Ban bồi thường
GPMB

Ban QLDA
XDHT KTXQ Hồ
Tây

P. LĐTB&XH

Ban QL dự án

Ban QL chợ

Trung tâm dân số
KHH GĐ


trường số 11

Trạm thú y

Trung
hóa

tâm

Văn

Đội trật tự

nhân

dân

GTVT

Trung tâm Dạy
nghề

án

Viện KSND

Điện lực Tây Hồ
Chi cục thi hành
án


như sau:
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ
(hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo mức độ, điều kiện kỹ thuật, phạm vi tác
động, chức năng tác động, yêu cầu tuổi thọ của văn bản và các mặt đời sống
xã hội khác nhau mà văn bản ra đời với nội dung và hình thức khác nhau.

11


1.2.2. Chức năng của văn bản
Chức năng thông tin:
Mọi văn bản đều chứa đựng thông tin nhất định. Theo thời điểm thông
báo, thông tin gồm 03 dạng thông tin: Thông tin quá khứ, thông tin hiện hành
và thông tin dự báo.
Theo lĩnh vực quản lý băn bản có thể chứa đựng các thông tin khác
nhau: Thông tin về chính trị, về kinh tế, về văn hóa xã hội,…
Chức năng quản lý:
Trong công tác quản lý, văn bản là công cụ không thể thiếu. Văn bản là
phương tiện truyền đạt thông tin giữa người quản lý với đối tượng quản
lý.Văn bản là cơ sở cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý tạo
điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Để đưa ra được quyết định chính xác, kịp thời, nhà quản lý cần cần có được
các thông tin có tính chọn lọc mà thông tin từ văn bản là nguồn chủ yếu.
Chức năng pháp lý:
Văn bản là phương tiện truyền đạt các quy phạm pháp luật và quyết
định hành chính. Mỗi loại văn bản khác nhau sẽ mang tính chất pháp lý khác
nhau. Văn bản có vai trò quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các
cơ quan, tổ chức. Chức năng pháp lý của văn bản thể hiện rõ nét đối với văn
bản quản lý nhà nước.
Chức năng văn hóa – xã hội:

quận Tây Hồ ngày 18/12/2013 về Công tác văn thư – Lưu trữ quận Tây Hồ
năm 2013, Văn phòng HĐND&UBND quận đã tiếp nhận 5706 văn bản đến,
tham mưu phát hành 6749 văn bản đi.

13


Năm 2014, theo Báo cáo số 374/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận Tây
Hồ ngày 31/12/2014 về Tổng kết công tác năm 2014 và phương hướng nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, tại bộ phận Văn thư của UBND quận Tây Hồ
đã tiếp nhận 5925 văn bản đến, tham mưu phát hành 6920 văn bản đi.
Năm 2015, theo Báo cáo số 15/BC – UBND của Uỷ ban nhân dân quận
Tây Hồ ngày 19/01/2016 về Tổng kết công tác năm 2015 và phương hướng
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, tại bộ phận Văn thư của UBND
quận Tây Hồ đã tiếp nhận 6220 văn bản đến, tham mưu phát hành 7160 văn
bản đi.
Bảng 1.1. Số lượng văn bản đi đến từ năm 2013 - 2015
(đơn vị: văn bản)
Năm
Văn bản đi
Văn bản

2013
6749
5706

2014
6920
5925


mạng internet, mạng LAN,..
Hiện nay, UBND quận bố trí 02 công chức và 01 lao động hợp đồng có
trình độ cử nhân hành chính và luật thư thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến, ban hành văn bản đi, cập nhật thông tin văn bản đi, đến, chuyển nhận văn
bản đi đến các cơ quan chuyên môn.
1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
Công tác quản lý văn bản tuân thủ nguyên tắc quy định trong Thông tư
07/2012/TT – BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
15


Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại
Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng
ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn
giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước phải được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.3.3. Quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ
Theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cuả cơ quan.
1.3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi
B1:Kiểm tra thể thức và
kỹ thuật trình bày văn

văn thư.
Đánh số đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số văn bản ban hành/năm
ban hành/chữ viết tắt tên loại văn bản – chữ viết tắt tên cơ quan.
Đánh số đối với văn bản hành chính: Số của văn bản hành chính là số
thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm.
Đối với văn bản mật được đăng ký vào một sổ với một hệ thống số
riêng.
B3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác.
Văn bản đi sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền được nhân bản,
đóng dấu và gửi đến các đơn vị có liên quan.
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng
dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo đúng quy định.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang
văn bản.

17


Các văn bản khẩn, mật phải được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
trước khi phát hành.
B4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn
bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ
ngày ký văn bản.

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân
tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính
xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

19


1.3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản

B1: Tiếp nhận, kiểm tra văn
bản đến

Kiểm tra bì văn bản

Phân loại văn bản đến
B2: Phân loại, bóc bì, đóng
dấu đến
Bóc bì văn bản đến

Đóng dấu đến
B3: Đăng ký văn bản đến
Đăng ký bằng sổ

Trình văn bản đến
Sao phô tô
B4: Trình, sao văn bản đến
Sao văn bản đến

hợp giữ lại bì đính kèm văn bản làm bằng chứng.
Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư
của cơ quan đều phải được đóng dấu đến và ghi các thông tin trên dấu đến.
B3. Đăng ký văn bản đến
Các văn bản đến được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến theo từng
loại văn bản.
B4. Trình, sao văn bản đến
Văn bản sau khi đăng ký được lập phiếu theo dõi, chuyển đến cho các
đồng chí Thường trực HĐND, UBND quận để xin ý kiến phân phối hoặc ý
kiến chỉ đạo.
B5. Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản.
21