NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ,
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI UBND CÁC XÃ
1. Phan Thị Thanh Thanh
2. Bàn Thị Hoài
1. Đặt vấn đề
Văn bản là một phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
ký hiệu nhất định.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản lý
thành văn (văn bản hóa) do cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng
các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nộ bộ Nhà nước
hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân.
Văn bản quản lý Nhà nước (QLNN) bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật
(QPPL); văn bản quy phạm cá biệt; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn – kỹ
thuật.

− Văn bản QPPL: là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có chứa các quy tắc xữ sự
chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ
xã hội theo định hướng XHCN. Hệ thống văn bản này bao gồm: Hiến
pháp; Luật; Pháp lệnh; Lệnh; Nghị quyết; Nghị định; Quyết định; Chỉ
thị; Thông tư;
− Văn bản quy phạm cá biệt là văn bản mang tính chất quyết định, quy
định những vấn đề có liên quan đến một sự việc, một cơ quan, một cá
nhân, một phạm vi riêng biệt, do thủ trưởng cơ quan có tư cách pháp
nhân ban hành dựa trên cơ sở văn bản QPPL;
− Văn bản hành chính là các loại văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp
cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc,… của
cơ quan Nhà nước;
1

mang nội dung thuộc bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
2


Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức và giải quyết văn bản là những
nội dung nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng đối với công tác văn thư và có vai trò
quan trọng đối với hoạt động của cơ quan Nhà nước:
Một là, giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
thúc đẩy hoạt động của cơ quan Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ;
Hai là, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, công việc;
Ba là, giúp giữ bí mật thông tin tài liệu của Nhà nước và của cơ quan;
Bốn là, giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ
sở chứng minh cho hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
2. Giải pháp nâng cao hiệu quả
UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND cấp xã, thực hiện các nhiệm vụ mà
Nghị quyết của HĐND đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả
các lĩnh vực ở cơ sở. Là cơ quan hành chính cấp xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các nhiệm vụ khác của cơ
quan Nhà nước cấp trên.
Trong quá trình hoạt động thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, UBND
xã đã ban hành và tiếp nhận một số lượng không nhỏ văn bản trong phạm vi chức
năng và thẩm quyền của UBND xã. Phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan như:
Kinh tế, Tổng hợp, Văn xã, Địa chính – Xây dựng, Môi trường, Dân số, chính trị, lịch
sử,….
Các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động bao gồm:
− Đối với văn bản quy phạm pháp luật: UBND xã được quyền ban hành
Quyết định và Chỉ thị;
− Đối với văn bản hành chính: đây là loại văn bản thông dụng, nên không
bị giới hạn. Vì thế, UBND xã được phép ban hành tất cả các loại văn bản
hành chính, bao gồm: các văn bản cá biệt (quyết định, chỉ thị) và văn bản

trình thực hiện công vụ của cán bộ, công chức trong công tác, giúp phát hiện kịp thời
những sai phạm trong quá trình quản lý và giải quyết văn bản để có biện pháp xử lý
kịp thời, đáp ứng yêu cầu về thời gian của công việc;
4


Thứ bảy, cán bộ, công chức và nhân viên cần có tinh thần trách nhiệm trong
công việc, giữ vững tinh thần, đạo đức nghề nghiệp, thường xuyên học hỏi, trao dồi
kiến thức, tăng cường tình đoàn kết, nâng cao trình độ chuyên môn;
Thứ tám, đảm bảo nguồn kinh phí để thực hiện các hoạt động của văn phòng,
qua đó giúp cho công việc được tiến hành thường xuyên và liên tục;
Thứ chín, cần có những chính sách khen thưởng đẻ khích lệ tinh thần đối với
những các nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong nhiệm vụ và công tác quản lý,
giải quyết văn bản.
Trên đây là những giải pháp đề xuất của nhóm đối với công tác tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản ở UBND xã. Mong rằng, những giải pháp này sẽ giúp ích cho
việc xây dựng, quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã nói chung sẽ được tốt
hơn, hoàn thiện hơn, hiệu quả hơn, hiện đại hơn.
3. Kết luận
Nước ta là một nước xã hội chủ nghĩa vì thế công tác xây dựng và ban hành văn
bản QLNN và công tác quản lý, giải quyết văn bản cần có được sự quan tâm tốt hơn
nữa.
Trong giai đoạn cải cách nền hành chính hiện nay, đòi hỏi công tác văn thư –
lưu trữ nói chung cũng như công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng cũng cần
được cải cách theo hướng khoa học, đúng đắn, nhanh chóng, hiệu quả. Đã có nhiều
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước được ban hành để quy định điều
chỉnh hoạt động quản lý và giải quyết văn bản ở các cơ quan, đơn vị các cấp và từng
địa phương.
Có một quy trình quản lý, giải quyết văn bản hoàn chỉnh hơn, tốt hơn sẽ góp
phần không nhỏ vào việc thực hiện các nhiệm vụ và giải quyết công việc của cơ quan