Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa
LỜI CÁM ƠN

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới các thầy, cô trong và ngoài khoa đã
nhiệt tình giảng dạy cho em trong thời gian bốn năm em ngồi trên ghế nhà
trường. Kiến thức các thầy cô giảng dạy sẽ là hành trang cho chúng em vững
tin trong hoàn thành tốt công việc sau này.
Em xin gửi lời cám ơn tới Ths Cao Minh Kiểm, thầy đã hướng dẫn em
bài khóa luận này. Mặc dù công việc bận rộn nhưng thầy vẫn dành thời gian
hướng dẫn em hết sức nhiệt tình.
Cháu xin gửi lời cám ơn tới các chú, các cô, các anh, các chị tại phòng
Thông Tin Khoa Học và Quân sự đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp thông tin,
tạo điều kiện cho cháu có thể nghiên cứu, học tập, giúp cháu có thông tin cho
bài khóa luận.
Mặc dù đã cố gắng, lại được sự hướng dẫn nhiệt tình của Ths Cao Minh
Kiểm. Song do kiến thức thực tế không nhiều nên trong Khóa luận còn nhiều
điều sai sót. Mong các thầy, cô và các bạn góp ý để bài khóa luận được hoàn
thiện.

Em xin chân thành cám ơn.
Sinh viên

Nguyễn Thị Hoa

K53 Thông tin – thư viện

1



2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị..................30
2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Thông tin KHQSị........31
2.3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng Thông tin KHQSị............32
2.4. Khảo sát thư viện Học viện Chính trị....................................................35
2.4.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật............................................................35
2.4.2. Nguồn lực thông tin.................................................................36
2.4.3. Cán bộ......................................................................................38
2.4.4. Người dùng tin.........................................................................39
2.5. Tóm lược................................................................................................
Chương 3. Thư viện Điện tử Học viện Chính trị.......................................44
3.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện Chính
trị....................................................................................................................44
3.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử...................................................46
3.2.1. Cơ sở vật chất, kỹ thuật...........................................................46
3.2.2. Nguồn lực thông tin.................................................................50
3.2.3. Cán bộ thư viện........................................................................52
K53 Thông tin – thư viện

2


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

3.2.4. Người dùng tin.........................................................................53
3.3. Tóm lược................................................................................................55
Chương 4. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Điện tử
Học viện Chính trị........................................................................................57
4.1. Đánh giá, nhận xét về Thư viện Điện tử Học viện Chính trị.................57

đến tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Trong kinh tế, CNTT-TT là
động lực thúc đẩy tăng trưởng nền kinh tế, tạo ra các ngành nghề có giá trị gia
tăng cao. Trong lĩnh vực đời sống xã hội, CNTT đã giúp cải thiện chất lượng
cuộc sống. CNTT thúc đẩy tri thức phát triển, làm cho khối lượng thông tin
tăng nhanh về khối lượng.
Việc ứng dụng CNTT - TT vào lĩnh vực Thông tin - Thư viện trên thế
giới đã bắt đầu từ những năm 1980. Từ đầu những năm 1990 thế giới bùng nổ
việc nghiên cứu và phát triển thư viện số (TVS) trên nền tảng Internet và công
nghệ Web. Trải qua hơn 20 năm nghiên cứu và phát triển, TVS đã có những
bước phát triển lớn.
Ở Việt Nam, TVĐT đã bắt đầu xây dựng từ những năm 2000. Đến nay,
khái niệm về TVĐT đã không còn trở nên xa lạ với mọi người. Nhiều hình
thức TVĐT đã được xây dựng ở Thư viện Quốc Gia Việt Nam, thư viện của
các viện nghiên cứu và thư viện ở các trường đại học. Qua hơn 20 năm ứng
dụng hình thức TVĐT ở Việt Nam đã làm thay đổi bộ mặt của các thư viện.
TVĐT đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu, thông tin giải
trí cho các đối tượng bạn đọc và cũng đặt ra các yêu cầu, nhiệm vụ cũng như
trách nhiệm ngày càng cao đối với các cán bộ thư viện.
Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển, ngày nay hình thức TVĐT đã
có những thay đổi đáng kể để phù hợp với tình hình của các thư viện ngày
nay và tình hình phát triển của nền thông tin, tri thức.
Học viện Chính trị, Bộ Quốc phòng (Đường Ngô Quyền, Hà Đông, Hà
Nội) là một trung tâm đào tạo chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và
quân sự. Với nhiều bậc học ngành học và chuyên ngành đào tạo nên nhu cầu
sử dụng thư viện là rất lớn. Do nguồn tài liệu, cơ sở vật chất có hạn nên yêu
cầu xây dựng một TVĐT là điều tất yếu. Chính vì vậy từ năm 2004 đến 2006,
K53 Thông tin – thư viện

4


thiện hơn nữa để xứng đáng là một trong những cơ sở thông tin thư viện tiêu
biểu trong hệ thống thư viện Quân đội Việt Nam.

K53 Thông tin – thư viện

5


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là TVĐT nói chung và TVĐT
tại Học viện Chính trị nói riêng.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nội dung như:
- Tìm hiểu các đặc điểm của TVĐT;
- Tình hình phát triển của hệ thống TVĐT ở các trường đại học;
- Tìm hiểu thư viện Học viện Chính trị;
- Tìm hiểu TVĐT ở Học viện Chính trị;
- Đưa ra được các đánh giá, kiến nghị giúp TVĐT ở Học viện
Chính trị hoạt động hiệu quả hơn.
Phạm vi thời gian: từ 1990- 2011.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài Khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp:
Nghiên cứu, phân tích tài liệu;
Khảo sát thực tế, quan sát;
Phân tích số liệu
5. Đóng góp của Khóa luận
Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên Khóa luận có

c. Kết Luận

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
K53 Thông tin – thư viện

7


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

ĐẶC ĐIỂM CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ
1.1. Khái niệm thư viện Điện tử
1.1.1. Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thư viện điện tử
Thư viện truyền thống là hình thức thư viện đã tồn tại từ lâu trong lịch
sử. Theo các nhà khoa học thì thư viện lớn cổ nhất là thư viện Alexandria tồn
tại khoảng năm 290 trước công nguyên. Thư viện được coi là nơi chứa đựng
sách và tổ chức phục vụ sách. Trải qua thời gian thư viện đã có những bước
phát triển nhất định. Hệ thống thư viện rộng khắp trên thế giới. Với hệ thống
thư viện trường học, thư viện khoa học, thư viện công cộng. Tuy nhiên thư
viện truyền thống vẫn gặp phải một số khó khăn hạn chế như:
- Hình thức phục vụ đóng:
+ Sách được cất kỹ trong kho, chỉ có thủ thư mới được tiếp xúc với sách.
Độc giả muốn mượn sách thì phải làm các thủ tục mượn và thông qua thủ thư
để lấy tài liệu. Hình thức phục vụ này đã tạo ra những hạn chế nhất định, tạo
tâm lý e ngại đến thư viện đối với bạn đọc, tạo áp lực công việc cho thủ thư;
+ Mỗi thư viện hoạt động riêng biệt, không có mối quan hệ liên kết với
nhau;

Khi mà diện tích kho có hạn không thể lưu trữ số lượng lớn. Chính vì vậy thư
viện không thể lưu trữ tất cả các tài liệu mà thư viện có. Việc thanh lọc tài
liệu để thanh lý rất khó khăn đối với các thư viện.
Nguồn kinh phí dành cho thư viện có hạn. Khi mà giá cả các tài liệu
dạng in tăng nhanh các thư viện không có đủ kinh phí bổ sung tài liệu.
- Sự phát triển của CNTT:
CNTT phát triển đã có tác động to lớn đến tất cả các lĩnh vực làm thay
đổi bộ mặt trong tất cả các lĩnh vực. Trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống
đều có sự tham gia của CNTT.
Trong lĩnh vực kinh tế , CNTT thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo ra các
ngành nghề mới có giá trị gia tăng trong xã hội. Tác động gián tiếp làm tăng
hiệu quả kinh tế trong xã hội.
CNTT cũng tạo thêm các ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao. Những
ngành nghề này sẽ tạo thêm công việc cho nhiều đối tượng lao động trên thị
trường. CNTT đã trở thành một ngành công nghiệp khổng lồ.
Trong lĩnh vực dịch vụ, CNTT làm thay đổi cách thức và quy trình hoạt
động quản lý ở các lĩnh vực hoạt động như du lịch, giao thông, ngân hàng...
Trong lĩnh vực giáo dục thì CNTT đã tạo thêm được các hình thức giáo
dục mới như đào tạo trực tuyến, các chương trình giáo dục được thể hiện một
cách sinh động.

K53 Thông tin – thư viện

10


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa



Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

Sinh viên, học sinh không phải đến tận trường mới có thể học tập trau
dồi kiến thức mà có thể học tập ngay tại nhà. Thời gian học tập linh hoạt và
tiết kiệm được chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng.
- Phương thức cung cấp tài liệu theo kiểu điện tử
Nhiều nhà xuất bản hiện nay bán các xuất bản phẩm của mình dưới dạng
điện tử. Ví dụ như:
EBSCO Online: có khoảng 25.100 tạp chí
Science@Direct: hơn 2000 tạp chí
1.1.2. Khái niệm thư viện điện tử
Sự phát triển và ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực TT-TV đã tạo nên
một bước đột phá lớn. CNTT đã làm xuất hiện một hình thức thư viện mới
nhằm giải quyết những vấn đề mà thư viện truyền thống không thể giải quyết
được. Sự ra đời và phát triển của TVĐT đã trở thành xu hướng tất yếu của
thời đại khi mà CNTT phát triển, lượng thông tin tri thức của con người ngày
càng gia tăng, nhu cầu sử dụng thông tin cũng có những thay đổi.
CNTT đã làm thay đổi tất cả các hoạt động nghiệp vụ của thư viện. Các
thuật ngữ về thư viện điện tử, thư viện số ( TVĐT, TVS) đã không còn xa lạ
với nhiều người. Nhất là trong tình hình hiện nay khi mà việc xây dựng các
TVĐT, TVS đã diễn ra ở nhiều thư viện công cộng, thư viện các trường đại
học, các viện nghiên cứu...
Tuy nhiên, việc đưa ra định ngĩa, giải thích về "thư viện điện tử" thì vẫn
chưa có sự thống nhất. Đôi khi các nhà khoa học và giới chuyên môn vẫn còn
sử dụng lẫn nhau và đồng nghĩa với các thuật ngữ "thư viện số", "thư viện
ảo", "thư viện không tường", "thư viện không biên giới", "thư viện tin học
hóa", "thư viện đa phương tiện",...

" Thư viện số là hình thức kết hợp các thiết bị tính toán, lưu trữ và truyền
thông số với nội dung và phần mềm cần thiết để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng
các dịch vụ của các thư viện truyền thống vốn dựa trên các biện pháp thu
thập, biên mục và phổ biến thông tin trên giấy và các vật liệu khác."[21]
Một khái niệm được đưa ra từ một tổ chức có uy tín trong ngành trên thế
giới. Đó là khái niệm được đưa ra bởi Liên hiệp thư viện số Hoa Kỳ ( 1999):
" Thư viện số là các cơ quan, tổ chức có các nguồn lực, kể cả nguồn
nhân lực chuyên hóa để lựa chọn, cấu trúc, cung cấp việc truy cập đến, diễn
K53 Thông tin – thư viện

13


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

giải, phổ biến, bảo quản sự toàn vẹn, đảm bảo sự ổn định trong thời gian dài
của sưu tập công trình số hóa mà chúng ở dạng sẵn sàng để sử dụng một cách
kinh tế."[26]
Còn có rất nhiều cách định nghĩa về TVĐT và TVS được đưa ra. Đối với
Philip Baker, tác giả lại có một cách khác để giúp phân biệt các khái niệm
này. Ông cho rằng TVĐT lưu trữ và phục vụ cả ấn phẩm lẫn tư liệu điện tử
( tư liệu số hóa) trong khi đó TVS chỉ lưu trữ các tài liệu điện tử mà thôi.
Trong cuốn "Từ điển dành cho công tác thư viện khoa học thông tin" của
nhà xuất bản Libraries Unlimited ( 2005) của tác giả Joan M.Reitz đã khẳng
định không có sự phân biệt giữa khái niệm TVĐT và TVS.
Có nhiều nhà khoa học có cùng chung quan điểm rằng: " Thư viện số là
một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã
được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức

1.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử
1.2.1. Nguồn thông tin
Nhà kinh tế tri thức Branscomb đã ví von: " Nếu xem thông tin như "bột
mỳ" thì tri thức chính là "bánh mỳ". Như chúng ta thấy ngày nay tri thức đã
quyết định vị thế của các nước trên thế giới. Không phải vô lý mà các cường
quốc lớn trên thế giới là những nước nắm được nhiều nguồn thông tin tri thức
nhất. Tri thức đã trở thành thước đo quyết định vị thế của các nước trên thế
giới. "Nguồn tri thức_ chất xám không chỉ nằm trong đầu các nhà khoa học,
người dạy và người học mà còn nằm trong các cuốn sách số, tạp chí số, các
giáo án và luận văn được số hóa, các CSDL phân tán toàn cầu trên mạng
Internet..."[13]
Trên thế giới, Hoa kỳ và Anh đang là hai nước tiên phong trong việc
nghiên cứu và phát triển TVS. Từ đó có thể khẳng định được rằng: Thư viện
số chính là một trong những yếu tố quyết định vị trí về tri thức của nhân loại.
Và việc xây dựng nguồn tài liệu số, phát triển các bộ sưu tập số là một
trong những ưu tiên hàng đầu khi xây dựng một TVĐT. Để tạo lập nguồn tài
liệu số có thể áp dụng nhiều phương thức tạo lập nguồn thông tin số. Sau đây
là một số phương pháp chính:
+ Số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu là một phương pháp phổ biến tại các thư viện. Phương
pháp này tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng như kinh phí. " Số hóa
K53 Thông tin – thư viện

15


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa


với nhau. Các cơ quan , đơn vị này có thể trong cùng một khối hoặc cùng một
đặc điểm, có mối liên kết với nhau. Mạng cục bộ có phạm vi lớn hơn mạng
nội bộ;
K53 Thông tin – thư viện

17


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

- Mạng diện rộng: Mạng Internet có thể liên kết, kết nối với nhiều nơi,
nhiều cơ quan tổ chức không bị giới hạn.
- Phần mềm
+ Phần mềm quản trị thư viện điện tử
Phần mềm quản trị TVĐT là một trong những thành phần không thể
thiếu của TVĐT. Ngày nay, để đáp ứng nhu cầu phát triển của thư viện, các
nhà sản xuất phần mềm trong và ngoài nước đã sản xuất nhiều loại phần mềm
giúp cho việc quản trị thư viện điện tử. Các nghiên cứu cho thấy phần mềm
quản trị thư viện điện tử có một số module chủ yếu như sau:
1) Module Bổ sung:
Mục đích của Module quản lý bổ sung là quản lý việc bổ sung tài liệu
một cách hiệu quả qua việc mua bán, trao đổi biếu tặng, lập báo cáo thống kê
về nguồn tài liệu bổ sung. Module này bao gồm:
* Thống kê hoạt động bổ sung tài liệu được bổ sung như: số lượng, tài
liệu, chi phí, ngày tháng bổ sung...;
* Làm thủ tục đặt mua: lập đơn từ;
* Thu thập, lưu trữ nguồn gốc của nguồn tài liệu cung cấp là các chỉ các
nhà xuất bản, nhà cung cấp,...;

Module này được thiết kế nhằm quản lý các hoạt động mượn trả của thư
viện, quản lý thông tin của NDT. Module này có các chức năng cơ bản là :
* Tiến hành các thủ tục mượn trả tài liệu;
* Thông báo mượn quá hạn, thời gian mượn quá hạn;
* Quản lý tài liệu và độc giả bằng mã vạch;
* Thống kê việc lưu hành tài liệu: tần suất mượn, loại tài liệu, ...;
* Thông báo tình hình của từng tài liệu về số bản, số tài liệu, số lượng tài
liệu mà NDT đã mượn.
5) Module quản lý XBP định kỳ
Các hoạt động của Module này là: đặt mua, nhận, khiếu nại, biên mục,
đánh chỉ mục cho các bài báo, tạp chí, lưu hành, lập các báo cáo thống kê.
6) Module mượn liên thư viện:

K53 Thông tin – thư viện

19


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

Mượn liên thư viện là một hình thức mới là một ưu điểm so với thư viện
truyền thống. Nhằm quản lý hoạt động này, trong phần mềm tích hợp quản lý
thư viện có thiết kế Module này với các chức năng là:
* Lập các thủ tục mượn từ các thư viện: yêu cầu, nhận tài liệu mượn,
kiểm tra xác minh tài liệu, làm thủ tục trả;
* Tiến hành thủ tục mượn.
7) Module quản trị hệ thống:
Module này cho phép theo dõi các hoạt động của cán bộ thư viện thực

NDT không bị hạn chế về không gian, thời gian mà có thể khai thác thông tin
và dịch vụ của thư viện và có những sản phẩm và dịch vụ có thu phí hoặc
miễn phí.
Nếu như trước đây, bạn đọc chỉ có thể đến thư viện vào những giờ cố
định thì ngày nay bạn có thể sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện
bất cứ thời gian nào. Chính vì vậy, Bạn có thể nhân được thông tin mình yêu
cầu bất kể bạn ở vị trí nào và thời gian nào. Điều đó mở giúp thúc đẩy tri thức
phát triển và một biện pháp tiết kiệm thời gian và công sức cho NDT.
TVĐT đã mở nguồn thông tin tri thức không hạn chế với NDT. Họ có
thể tìm hiểu tri thức, thông tin ở bất kỳ một lĩnh vực hay công nghệ nào mà họ
quan tâm.
- Yêu cầu đối với NDT
TVĐT mang lại những lợi ích đó cho NDT nhưng để sử dụng và khai
thác thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả thì còn phải phụ thuộc vào khả
nảng giao tiếp giữa NDT với máy tính, phụ thuộc vào trình độ CNTT của
NDT.
TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc quản lý thông tin để có thể sử
dụng vào những mục đích có ích. Nhưng nếu NDT không có trình độ thì dù
thư viện có cơ sở hạ tầng hiện đại đến đâu, bộ sưu tập số đồ sộ đến đâu, người
cán bộ có giỏi như thế nào cũng trở nên vô ích nếu NDT không biết cách khai
thác thông tin hay giao tiếp giữa người mà máy không tốt.Chính vì vậy, việc
hướng dẫn, đào tạo khai thác thông tin cho NDT cũng trở thành một nhiệm vụ
cho cán bộ thư viện.

K53 Thông tin – thư viện

21


Khóa luận tốt nghiệp

22


Khóa luận tốt nghiệp

Nguyễn Thị Hoa

Bảng 1 : So sánh giữa cán bộ thư viện truyền thống và cán bộ thư
viện hiện đại
Nội dung

Môi trường làm việc

CBTV trong thư viện

CBTV trong

truyền thống

TVĐT/TVS

Thư viện truyền thống

Thư viện số (làm việc

(chỉ tiếp xúc với tài

qua máy tính, quản lý

liệu, NDT)

Cơ sở dịch vụ

Giới hạn phạm vi bên

Không giới hạn địa lý

trong thư viện

mà có thể cung cấp cho
bất cứ nơi nào có nối
mạng

Nội dung công viêc

Đơn điệu

Đa dạng, phong phú

Cách thức phục vụ

Bị động (chỉ khi NDT

Chủ động (không chờ

đến thư viện thì mới có

đợi NDT mà mang

thể phục vụ)



xử lý tài liệu,xếp giá..)

công nghệ hiện đại

Thấp (không đồi hỏi về

Cao và mang tính

ngoại ngữ và CNTT )

chuyên nghiệp (đồi hỏi
kiến thức cao về ngoại
ngữ, CNTT và kiếnthức
tổng hợp về các ngành
khoa học)

Chính môi trường làm việc có nhiều thay đổi khiến cho người cán bộ
cũng bắt buộc phải thay đổi để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Các công việc của người cán bộ thư viện có thể vẫn là : thu thập, xử lý, biên
mục, phân loại, phục vụ, cung cấp các sản phẩm đến tay NDT. Nhưng về tính
chất của công việc đã có nhiều thay đổi.
Người cán bộ làm các công việc chuyên môn như thu thập, xử lý, biên
mục và phục vụ thông tin qua máy tính. Họ được xem là " chuyên gia thông
tin". Chính vì vậy mà nhiệm vụ của một " chuyên gia thông tin" cũng khác
với một thủ thư.Đó là:
+ Thu thập tư liệu: lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ
các bộ sưu tập số;
+ Thiết kế cấu trúc cho TVĐT (không phải cán bộ thư viện nào cũng có
khả năng thiết kế cấu trúc của TVĐT, nhưng phải biết và hiểu được cấu trúc

- Có các kỹ năng như: phản ứng nhanh nhạy với các nguồn thông tin
khác nhau, có kỹ năng trong việc tìm kiếm thông tin;
- Có niềm đam mê công việc và có ý thức xây dựng và cung cấp thông
tin;
- Có kỹ năng xử lý làm tăng giá trị thông tin;
- Có khả năng sàng lọc và đánh giá thông tin;
- Có khả năng thu thập và bổ sung;
- Có khả năng thu thập và xử lý thông tin;
K53 Thông tin – thư viện

25