DANH MỤC BẢNG
Số hiệu bảng

Tên bảng

Trang

Bảng 1.1

: Sự khác nhau của HTKSNB và KTNB...............................................33

Bảng 1.2

: Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ với mô hình doanh
nghiệp đơn lẻ.........................................................................................33

Bảng 2.1

: Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty................................42

Bảng 2.2

: Nội dung và quy trình lập, thẩm định và phệ duyệt dự án

: Thủ tục kiểm soát quy trình lập, thẩm định và phệ duyệt

́H

Bảng 2.3

U

K

môi trường kiểm soát ...........................................................................78
: So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố

: So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố

O

Bảng 2.9

̣C

Hoạt động kiểm soát ............................................................................81

̣I H

đánh giá rủi ro .......................................................................................83

Bảng 2.10 : So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố

Đ
A

thông tin và truyền thông ......................................................................85

Bảng 2.11 : So sánh giá trị trung bình của các nhóm trả lời về nhân tố
hoạt động giám sát ................................................................................86

Bảng 2.12 : Bảng tổng hợp giá trị trung bình các biến ảnh hưởng đến

: Sơ đồ quy trình và thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà thầu và

Ế

Hợp đồng xây dựng............................................................................50
: Quy trình kết thúc, bàn giao công trình...........................................55

Sơ đồ 2.4

: Quy trình kiểm soát thanh toán, quyết toán công trình ...................62

Sơ đồ 2.5

: Quy trình kiểm soát chi tiêu khác....................................................65

Đ
A

̣I H

O

̣C

K

IN

H



TÊ

2. Mục đích nghiên cứu: ..........................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu: .........................................................................................2

H

4. Phạm vi nghiên cứu: ............................................................................................2

IN

5. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................2

K

6. Cấu trúc luận văn: ................................................................................................2
PHẦN II: NỘI DUNG...............................................................................................3

̣C

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.......3

O

1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ.........................................................................3

̣I H

1.1.1. Khái niệm: ..................................................................................................3


U

2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần đầu tư Trung Quý – Huế. .............................35

́H

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. ..........................................35

TÊ

2.1.2. Sơ đồ tổ chức Công ty. .............................................................................36
2.1.3. Tổ chức thông tin kế toán tại Công ty CPĐT Trung Quý – Huế. ............40

H

2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT Trung Quý – Huế.42

IN

2.2.1 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. ...................................42
2.2.2. Thực trạng môi trường kiểm soát. ............................................................43

K

2.2.3. Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ tại Công ty CPĐT

̣C

Trung Quý – Huế................................................................................................45

2.6. Nguyên nhân tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ...................................88
2.6.1 Nguyên nhân khách quan: .........................................................................88
2.6.2 Nguyên nhân chủ quan:.............................................................................89
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TRUNG QUÝ – HUẾ...............94

Ế

3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT

U

Trung Quý – Huế: ..................................................................................................94

́H

3.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT

TÊ

Trung Quý – Huế. ..................................................................................................95
3.3 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại CPĐT Trung Quý –

H

Huế.........................................................................................................................95

IN

3.3.1 Các giải pháp về môi trường kiểm soát....................................................95

Bản giải trình chỉnh sửa luận văn

ix


PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, gắn liền với
công tác quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Kiểm
tra, kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý. Trước tình hình hiện
nay, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như Công ty cổ phần đầu tư
Trung Quý - Huế cũng cần quan tâm tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ

Ế

thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các cấp lãnh đạo có

U

thể biết được sự kém hiệu quả của công việc xảy ra ở những khâu cụ thể nào và

́H

nguyên nhân của sự việc là gì. Qua đó cũng xác nhận được trách nhiệm thuộc về bộ

TÊ

phận hay cá nhân nào.

Trong một doanh nghiệp sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn

đầu tư Trung Quý – Huế” được lựa chọn nghiên cứu thực hiện luận văn thạc sĩ,
nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động kiểm soát nội bộ.
2. Mục đích nghiên cứu:
2.1 Mục đích chung: Phân tích kết quả hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó đề xuất
giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
2.2 Mục đích cụ thể:
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty CPĐT Trung Quý - Huế.
- Đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
1


- Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Công ty.
- Đề ra ra giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu:
Hệ thống kiếm soát nội bộ trong Công ty cổ phần đầu tư Trung Quý - Huế.
4. Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: nghiên cứu kiểm soát chu trình hoạt động trong Công ty gồm:
quản lý dự án đầu tư, chu trình thanh toán và chu trình chi tiêu khác.

Ế

- Thời gian: thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư

U

Trung Quý - Huế từ năm 2008 đến nay.

́H


̣I H

- Phương pháp so sánh.
6. Cấu trúc luận văn:

Đ
A

Ngoài mở đầu và kết luận, luận văn gồm 03 chương:
- Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư

Trung Quý – Huế.
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CPĐT
Trung Quý – Huế.

2


PHẦN II: NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1. Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm:
* Theo COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the

Ế


̣C

(2): xây dựng các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài

O

chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao, gồm các báo cáo quản trị nội bộ

̣I H

phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc và các số liệu được công bố cho
bên thứ ba.

Đ
A

(3): đề cập đến việc tuân thủ quy định, luật lệ được áp dụng trong doanh nghiệp.
* Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp

các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public
Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of
Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức
cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp
nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực
tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo
đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai
lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn diện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin
3



IN

* Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated
Public Accountant - AICPA) Khái niệm kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát

K

nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo

̣C

lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ,

O

kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của

̣I H

hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.[1, tr20]
* Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of

Đ
A

Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách,
thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo
đảm hiệu quả hoạt động”.[35, tr82]



* Theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng

H

Bộ Tài Chính ban hành 6 chuẩn mực Kiểm toán trong đó chuẩn mực 400: đánh

IN

giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì hệ thống kiểm soát nội bộ được khái niệm như
sau:"Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị

K

được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật

̣C

và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để

O

lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có

̣I H

hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát".

Đ


phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:

́H

- Môi trường kiểm soát

TÊ

- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát

H

- Thông tin và truyền thông

IN

- Giám sát. [14, tr26]

1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

K

1.1.2.1. Môi trường kiểm soát.

̣C

a. Khái niệm: Theo chuẩn mực 400: đánh giá rủi ro và kiểm soát nội


trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Một môi trường
kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiết soát của các thủ tục kiểm soát. Những
nội dung của môi trường kiểm soát nội bộ gồm những nội dung sau:
- Triết lý và phong cách điều hành nhà quản lý: triết lý của nhà quản lý

Ế

thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro

U

trong kinh doanh, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và cả thái độ của họ

́H

đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh

TÊ

thông tin chính thức hay không chính thức... Sự khác biệt về triết lý và phong cách
điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực

H

hiện các mục tiêu của đơn vị.

- Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm.

IN


quyết định nhanh chóng. Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành
dễ dàng và tránh sự lạm quyền. Và điều này đòi hỏi phải cân nhắc giữa cái được và
cái mất trong việc ủy quyền.
7


- Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên.
+ Chính sách nhân sự: là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với
tính chính trực hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân
viên, chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng
nghiệp đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. Các chính sách
nhân sự ảnh hưởng quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
+ Năng lực làm việc của nhân viên: được đánh giá thông qua trình độ và
phẩm chất của cán bộ nhân viên, một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu nếu

Ế

nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Nhà quản lý chỉ

U

nên tuyển dụng các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ

́H

được giao. Kiến thức và kỹ thuật cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét

TÊ

đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của doanh nghiệp, về chiến lược và kế hoạch


Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân
thủ các giá trị đạo đức. Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân
viên đến sai phạm.
- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc: môi trường kiểm soát
chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Ban giám đốc gồm
một số thành việc trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành
đơn vị. Ban giám đốc giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài
chính. Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc sẽ làm cho môi trường kiểm
soát được tốt hơn do dự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý.

8


1.2.1.2 Đánh giá rủi ro.
a. Khái niệm: đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên
quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin
cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết
định quản lý rủi ro như thế nào?.
b. Trách nhiệm: để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản
lý cần xác định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng
chấp nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý cho

Ế

phép họ hành động đến giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. Trong thực

U

tế, không có biện pháp nào để giảm được rủi ro bằng không khi mục tiêu hiện hữu.

thành ba loại:

O

Mặc dù các mục tiêu của một tổ chức là đa dạng nhưng nhìn chung có thể phân

+ Mục tiêu hoạt động: gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị

Đ
A

và mục đích chủ yếu cho sự tồn tại của một đơn vị.
+ Mục tiêu báo cáo tài chính: hướng đến việc công bố BCTC trung thực và tin cậy.
+ Mục tiêu tuân thủ: Hướng đến việc tuân thủ các luật lệ, quy định. Sự tuân thủ

này có thể ảnh hưởng đáng kể đến danh tiếng của đơn vị trong cộng đồng.
Những mục tiêu trên, chúng không độc lập mà bổ sung và liên kết với nhau. Những
mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị không những phải phù hợp với những mục tiêu và chức
năng của từng bộ phần kinh doanh. Những mục tiêu chung cho toàn đơn vị phải được
chia ra thành những mục tiêu nhỏ hơn với chiến lược chung, và liên kết với những hoạt
động trong toàn bộ cơ chế. Một đơn vị chỉ có thể đảm bảo hợp lý rằng sẽ đạt được một

9


số mục tiêu nhất định, chứ không thể đảm bảo đạt được tất cả mục tiêu. Vì việc thực
hiện mục tiêu có thể phụ thuộc vào những sự kiện bên ngoài tầm kiểm soát của đơn vị
như sự thay đổi chính sách kinh tế vĩ mô, thiên tai......
- Rủi ro: là những nguy cơ mà làm cho mục tiêu của tổ chức không được thực
hiện. Dựa trên mục tiêu đã được thiết lập, người quản lý cần nhận dạng và phân tích

tư, vai trò của nền kinh tế quốc dân, quốc tế hoá, chiến tranh.....

K

+ Kinh tế: lạm phát, thất nghiệp; GDP: tăng trưởng kinh tế, ổn định việc làm,

̣C

ổn định đồng tiền, ổn định cán cân thanh toán; tỷ giá hối đoái, lãi suất, tâm lý đầu tư

O

nước ngoài và đầu tư trong nước; chu kỳ suy thoái nền kinh tế; giá nguyên liệu cơ

̣I H

bản; tỷ lệ tiêu dùng và tiết kiệm......
+ Xã hội: xu hướng tiêu dùng; cơ cấu gia đình; ảnh hưởng của các nhân vật

Đ
A

nổi tiếng; thói quen tiêu dùng; trình độ và ý thức cộng đồng; các thông số về dân số;
văn hoá xã hội.
+ Khoa học công nghệ: trình độ khoa học công nghệ trong ngành nghề lĩnh

vực của mình; sự ra đời của sản phẩm mới trên cơ sở công nghệ mới; phương thức
sản xuất mới trên cơ sở ít tiết kiệm hơn; cách quản lý mới; cách tiếp cận khách hàng
và kênh phân phối mới.....
- Môi tường vi mô:phân tích theo mô hình “ 5 Forces”

- Rủi ro hoạt động: là rủi ro phát sinh từ doanh nghiệp:

+ Vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội quy của DN,

H

cũng như cam kết của DN với bên ngoài.

IN

+ Rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng.
Chẳng hạn như: mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại...

K

+ Rủi ro về văn hoá DN......

̣C

- Rủi ro tuân thủ: vi phạm pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế.

O

+ Nhận dạng rủi ro: rủi ro mức toàn đơn vị có thể phát sinh do những yếu tố

̣I H

bên ngoài và bên trong, vì thế nhận dạng được những yếu tố bên ngoài và bên trong
làm gia tăng rủi ro của đơn vị sẽ quyết định thành công của việc đánh giá rủi ro.



- Cử cán bộ kiêm nhiệm.

́H

- Cử bộ phận kiêm nhiệm.

TÊ

- Cử cán bộ chuyên trách.

- Lập bộ phận chuyên trách cập nhật các thay đổi về pháp lý và kiểm tra việc

H

tuân thủ pháp luật.

- Thuê công ty tư vấn

K

- Tái cấu trúc Công ty.

IN

- Thuê chuyên gia tư vấn

̣C

+ Phân tích rủi ro: đánh giá hoạt động thông qua các bằng chứng có giá trị

và đánh giá việc tuân thủ chính sách quản lý rủi ro và các tiêu chuẩn liên quan. Môi
trường mà doanh nghiệp đang hoạt động là không ngừng vận động, do vậy doanh
nghiệp cần quan tâm xem xét điều chỉnh các biện pháp đang thực hiện cho phù hợp

Ế

với những chuyển biến của môi trường. Định kỳ, doanh nghiệp cần xem xét lại mức

U

độ phù hợp của danh sách các rủi ro cùng với biện pháp ứng phó tương ứng.

́H

 Các phương pháp mà Doanh nghiệp có thể sử dụng trong phân tích rủi ro:

TÊ

- Phương pháp hồi cố: đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng
có giá trị (chứng từ, thông tin thứ cấp).

H

- Phương pháp dự báo: đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân

IN

đang tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai.
- Phương pháp phân tích dữ liệu.


đấu thầu lại.

13


1.2.1.3 Hoạt động kiểm soát
a. Khái niệm: Hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm soát) là tập hợp những
chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý được thực
hiện nhằm đạt các mục tiêu.
b. Trách nhiệm: Một khi nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc
nhận diện rủi ro đối với các hoạt động doanh nghiệp, họ cũng chính là người có
trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát
để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó.

- Phệ duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh.

U

* Thủ tục phệ duyệt:

Ế

c. Một số thủ tục kiểm soát căn bản.

́H

- Phệ duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công

TÊ



Đ
A

vi giới hạn của chính sách.
+Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp

vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý
sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp.
Đối với thủ tục này cần lưu ý :
- Phệ duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế
kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện.
- Phệ duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh
hưởng đến tiến độ công việc.
- Cấp phệ duyệt, việc ủy quyền phệ duyệt cần được phân định một cách rõ ràng.

14


* Thủ tục định dạng trước
- Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi DN áp dụng rộng rãi chương trình máy
tính vào công tác quản lý.
- Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệm vụ được xử lý nếu
các yêu cầu không được tuân thủ.
- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai soát sẽ dẫn đến sai sót hàng loạt.
* Thủ tục báo cáo bất thường
- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm

Ế


O

sáng tạo của công ty.

̣C

- Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến

̣I H

* Thủ tục bảo vệ tài sản: là tập hợp tất cả các hoạt động của DN nhằm giảm
thiểu thiểu tài sản bị: mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại.

Đ
A

Hoạt động này được thể hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin DN. Tài sản vật

chất cần được bảo vệ không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai
mục đích. Chỉ những người uỷ quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.
Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khoá,
tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ... nhằm hạn chế việc tiếp
cận đối với chúng. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản
liên quan hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Để thông tin kế toán đáng
tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra
tính xác thực, đầy đủ, phệ chuẩn các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập
thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân.
15



một bộ phận hay các nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệpvụ từ khi

IN

hành thành cho đến lúc kết thúc. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất

K

cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau.
Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian

̣C

lận. Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức

O

năng sau đây: phệ duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.

̣I H

Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng:
+ Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp

Đ
A

vụ không được ghi chép vào sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả.
+ Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các kế toán viên không


đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước
và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính. Đồng thời xem xét một

TÊ

cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc soát xét lại quá trình thực hiện
giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục

H

tiêu của doanh nghiệp một cách hiệu quả hay không. Với việc điều tra nghiên cứu về

IN

những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi
kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hoặc những hành động điều chỉnh thích hợp.

K

Cần lưu ý : đối chiếu kịp thời, điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có người theo

̣C

dõi việc đối chiếu, đối chiếu thông tin chung từ một nguồn.

O

* Thủ tục kiểm tra & theo dõi: là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân

̣I H


BCTC để xem xét việc tuân thủ pháp luật hay các quy định được dùng để điều hành

U

hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

́H

Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo.

TÊ

Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, đặc biệt trong giai
đoạn DN đối mặt với thay đổi trong kinh doanh, với sự canh tranh gay gắt và sự thay

H

đổi nhu cầu của khách hàng. Do vậy hệ thống thông tin cũng phải phù hợp nhằm

IN

đáp ứng mục tiêu của DN. Một hệ thống thông tin tốt cần có các đặc điểm sau:
+ Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: Hệ thống thông tin phải là một phần của

K

hoạt động kinh doanh. Có nghĩa hệ thống thông tin không chỉ thu thập thông tin
lược kinh doanh.


thống (cũ và mới ) để có quyết định phù hợp.
+ Chất lượng thông tin: Bất kể là thông tin được tạo ra bởi hệ thống nào thì
cũng cần phải đảm bảo chất lượng, có vậy thông tin mới hữu ích cho nhà quản lý
trong việc kiểm soát DN. Cụ thể, các yêu cầu đối với thông tin là:
 Phải thích hợp: tức những thông tin phải phù hợp với yêu cầu ra quyết
định của nhà quản lý.

Ế

 Phải kịp thời: tức là thông tin phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu.

U

 Phải cập nhật: tức hệ thống phải đảm bảo có các số liệu mới nhất.

́H

 Phải chính xác và dễ dàng truy cập.

TÊ

Khi thiết kế hệ thống thông tin phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần
được điều chỉnh ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân

H

trong DN.

IN


từ đó có những biện pháp khắc phục. Thiếu sự hiểu biết này sẽ làm nảy sinh các
vấn đề bất lợi cho việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

19


+ Truyền thông bên ngoài: thông tin từ các đối tượng bên ngoài DN như
nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng cũng cần được thu
thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp cho DN có cách ứng xử kịp
thời. Tương tự như truyền thông bên trong, bất cứ bên ngoài nào làm việc với công
ty cần thiết phải biết một số quy định của Công ty như tiền hoa hồng không được
chấp nhận, các khoản chi trả không hợp lệ. Công ty có thể thông tin trực tiếp về
điều mà công ty mong muốn khi làm việc với họ. Xuất phát từ mối quan hệ không
thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm được trình bày chung

Ế

cấu thành một bộ phận của hệ thống KSNB.

U

Thông tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phòng

́H

ban và cá nhân trong từng DN cũng như các đối tượng bên ngoài có liên quan.

TÊ

Thông tin và truyền thông ngày càng quan trọng trong việc tổ chức đạt được các mục

A

+ Báo cáo hoạt động và BCTC: dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay

chệnh lệch đáng kể so với dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một cách
nhanh chóng.
+ Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thệm các thông tin thu thập bên trong.
+ Một cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với hoạt động giám sát thường xuyên
chính là sự giám sát tốt nhất cho hệ thống KSNB và giúp xác định các khiếm
khuyết của hệ thống.
+ Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách với số liệu tài
sản thực tế cũng là thủ tục giám sát thường xuyên.

20