BỘ CÔNG AN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT - HẬU CẦN CAND

MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
KHẢO SÁT
Tên đề tài:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH
CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ
THUẬT - HẬU CẦN CAND

Nhóm học viên lớp B3D4:
1. Phạm Trung Hiếu
2. Vũ Thị Thu Hằng
3. Đỗ Thị Khuyên

Bắc Ninh, tháng 11 năm 2016
1


MỤC LỤC

Hệ thống quản lý tài sản các phòng thực hành của khoa Công nghệ thông tin –
Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND.
1. PHÁT BIỂU BÀI TOÁN.
1.1. Hệ thống cần quản lý là gì?
Trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, công nghệ thông tin
đã gắn bó sâu sắc với đời sống con người và xã hội. Nó góp phần không nhỏ trong
việc thay đổi diện mạo của cuộc sống, giúp con người hoàn thành công việc một
cách tốt hơn, giảm chi phí và sức lao động trên mọi lĩnh vực. Áp dụng tin học vào
quản lý học tập hay chính là ứng dụng tin học vào cuộc sống giúp cho con người

xác, đảm bảo, tránh phiền hà hay thất thoát tài sản cho khoa. Bài toán về hệ thống
quản lý tài sản ở đây bao gồm việc quản lý thông tin vật dụng trong phòng thực
hành, quản lý tài sản đang sử dụng, tài sản đang hư hỏng cần được thay thế của
khoa Công nghệ thông tin tại trường.
1.2. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống.
1.2.1. Quản lý thông tin phòng thực hành.
Khi phòng thực hành đi vào hoạt động, những thông tin cơ bản của phòng như:
tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán bộ quản lý phụ trách,..trên hồ sơ ban
đầu sẽ được cán bộ khoa K2 lưu lại nhằm phục vụ cho quá trình quản lý sau này.
Quản lý chức năng riêng của mỗi phòng thực hành.
Khi phòng ngừng sử dụng sẽ được đưa vào hồ sơ quản lý.
1.2.2. Quản lý tài sản trong phòng máy.
Sau khi đơn vị sử dụng trả phòng, cán bộ sẽ theo dõi tên, vị trí của các thiết bị
hiện có trong phòng, tình trạng sử dụng sau khi đơn vị sử dụng.
Cán bộ quản lý thời gian nhập thiết bị vào.
Cán bộ kiểm tra đời máy, năm sản xuất, thông tin chi tiết về hiệu năng, chức
năng máy móc thường xuyên.
Khi phát hiện thiết bị hỏng, cán bộ sẽ cập nhật thông tin chi tiết về thiết bị hỏng,
khả năng sửa hay thay mới, thời gian tiến hành thay mới từ kho.
Cán bộ quản lý chi phí tiêu thụ khi vận hành phòng máy, theo dõi các thiết bị an
ninh bên ngoài như camera an ninh, khóa điện tử, đảm bảo an ninh phòng máy.
Người sử dụng (học viên, giáo viên) tiến hành tra cứu thông tin chung về phòng
máy thông qua cán bộ phụ trách, tình trạng phòng có thể sử dụng, thông tin thiết bị
trong phòng để phục vụ nhu cầu sử dụng.
3


Cán bộ quản lý thực hiện thống kê báo cáo tình trạng phòng máy cho lãnh đạo
theo quý, năm học.
1.2.3. Quản lý lịch sử dụng.

4


hư hỏng, các thiết bị đã được nhập mới về để thay thế, quản lý các thiết bị đời cũ,
lỗi thời không đáp ứng được nhu cầu học tập, quản lý về lịch mượn trả phòng, lịch
thực hành, thực hiện lập báo cáo đầy đủ chi tiết về tình trạng phòng thực hành sau
mỗi lần sử dụng, tình trạng phòng máy qua từng quý, từng năm theo yêu cầu của
cấp trên.
2. HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG.
Từ thực tế cho thấy việc quản lý tài sản trước kia chủ yếu bằng thủ công,
thông tin các phòng thực hành được đưa vào sổ sách, từ đó người quản lý lập ra báo
cáo. Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo, rời rạc, mất nhiều công
sức. Do đó có thể xảy ra sai sót như dư thừa thông tin hoặc thiếu thông tin gây hậu
quả nghiêm trọng. Hiện nay, nhà trường vẫn và đang rất quan tâm tới nhu cầu thực
hành tin học của học viên, cụ thể là đã có nhiều phòng máy được xây dựng và các
máy tính cũ không sử dụng được thì đã được thay mới. Do tính chất công việc
nhiều, lớn khiến yêu cầu báo cáo những vẫn đề quan trọng của các phòng thực hành
luôn được đề cập tới. Do vậy nếu thông tin không được cập nhật thường xuyên và
đầy đủ thì trên thực tế dễ xảy ra các tình trạng là nhiều thông tin bị bỏ qua gây hiệu
quả quản lý không cao, thậm trí có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Tuy nhiên, hệ
thống quản lý tài sản phòng thực hành bằng thủ công cũng có những ưu, nhược
điểm nhất định.
Ưu điểm:
- Hệ thống quản lý thủ công là một hệ thống quản lý truyền thống, đã quá
quen thuộc.
- Không tốn chi phí tạo ra các phần mềm quản lý.
Nhược điểm:
- Do quản lý bằng sổ sách nên rất tốn thời gian và nhân lực trong quá trình tìm
kiếm, tra cứu, thêm, sửa, xóa và tổng hợp.
- Không tự cập nhật thông tin phòng máy.

hậu của các phương pháp cũ. Bởi lẽ ứng dụng công nghệ nhằm mục đích tăng khả
nằng xử lý dữ liệu, quản lý dữ liệu có khả năng đáp ứng nhu cầu cao… Đồng thời,
phần mềm cần đáp ứng tốt việc triển khai và áp dụng, để giúp cho công tác quản lý
một cách đơn giản, dễ dàng và thuận lợi hơn. Về cơ bản giải pháp này bắt buộc các
phòng thực hành trong khoa công nghệ thông tin phải thực hiện, đây là giải pháp
dùng cho giáo viên quản lý phòng thực hành cũng như quản lý học sinh thực hành
kịp thời phát hiện và khắc phục hư hỏng. Đặc biệt, phần mềm còn tự động trích
xuất báo cáo theo học kỳ, theo năm học về quá trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa
cũng như tuổi thọ của thiết bị nếu như cấp trên yêu cầu. Thông qua đó, ban giám
hiệu nhà trường có thể cập nhật và theo dõi quản lý cơ sở vật chất của nhà trường
để có hướng giải quyết cụ thể. Do vậy, phần mềm sẽ giải quyết vấn đề về không
gian lưu trữ tài liệu và giảm số lượng cán bộ quản lý hệ thống, tránh được việc
thiếu cán bộ quản lý.
Phần mềm sẽ giúp cho cán bộ quản lý dễ dàng quản lý hàng trăm loại thiết bị
khác nhau, có giá trị lớn trong phòng thực hành như: máy tính, quạt, đèn, bàn ghế,
máy chiếu… Đồng thời, phần mềm cũng cho phép quản lý việc chuyển giao trang
6


thiết bị: chuyển giao trang thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, tình trạng hiện tại của
thiết bị đó như thế nào.
Vì vậy, phần mềm cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Hệ thống có khả năng quản lý, cập nhật các thông tin về tình trạng sử dụng của
phòng, phòng mượn, đơn vị mượn, thời gian mượn trả.
- Quản lý được thời gian giao nhận, nhập xuất của các thiết bị trong phòng,
tình trạng thiết bị, có trang thiết bị gì, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa như
thế nào.
- Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Đảm bảo tính chính xác của phần mềm.

có yêu cầu của cấp trên, giáo viên quản lý sẽ có thể ngay lập tức báo cáo thông tin
về tài sản một cách dễ dàng và chính xác.
- Thêm thông tin tài sản: Chức năng này tỏ ra có hiệu quả trong trường hợp có
thiết bị mới được chuyển đến phòng thực hành và khi đó yêu cầu phải nhập thông
tin của tài sản mới được chuyển đến phòng thực hành.
- Xóa thông tin tài sản: Khi sử dụng chức năng này, giáo viên quản lý có thể xóa
một phần hoặc toàn bộ thông tin liên quan đến tài sản đã chuyển ra khỏi phòng thực
hành, tránh sai sót trong khâu kiểm kê tài sản.
Cơ cấu tổ chức của hệ thống:
Cán bộ quản lý (khoa
CNTT)

Quản lý thông tin
chung phòng thực
hành

Quản lý tài sản
trong phòng thực
hành

Sắp xếp lịch sử
dụng, lịch vệ sinh,
bảo trì kiểm tra

3.3. Các giả định và các lớp người dùng của phần mềm.
3.3.1. Các giả định ràng buộc.
Hệ thống vận hành trên một số máy tính kết nối mạng Lan với nhau trong phạm
vi trường. Các cán bộ quản lý là người quản trị các chức năng của phần mềm. Đến
ca làm việc, các cán bộ sẽ phải nhập thông tin của mình vào hệ thống máy tính tính
để đăng nhập vào phần mềm. Chỉ có cán bộ quản lý mới có khả năng quản trị các

Quyền

Sử dụng tất cả chức năng của hệ thống

- Người sử dụng
Mô tả

Là cán bộ giáo viên, học viên khoa Công nghệ thông tin, Ban giám
hiệu

Vai trò

Có những phản hồi sau khi sử dụng phòng máy cho cán bộ quản lý
phòng máy, là người có nhu cầu sử dụng phòng máy

Quyền

Sử dụng các tính năng của phần mềm: tìm kiếm, tra cứu thông tin
của các phòng máy

4. YÊU CẦU GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG.
4.1. yêu cầu giao diện người dùng 1
- Trang chủ khi phần mềm khởi động và đã được đăng nhập vào quản lý. Do chỉ có
cán bộ quản lý được sử dụng phần mềm nên chỉ có cán bộ quản lý được cấp tài
khoản sử dụng.

9


- giao diện khi chọn phần Hệ thống: trong đó phần mềm có các danh mục tra cứu


- Hồ sơ danh sách các phòng thực hành, thông tin phòng, chức năng phòng mà cán
bộ có thể cho người thuê/mượn phòng xem lựa chọn.
14


Nhóm em làm đến đây để cô xem qua giao diện như thế nào ạ, triển khai nhóm
đang nghiên cứu thực hiện các giao diện về tài sản và lịch hoạt động sao cho logic
nhất có thể với bảng tra cứu phòng như trên!
Em cảm ơn.

15