ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ LIỄU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở
THÁI BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ LIỄU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở
THÁI BÌNH

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương

Hà Nội – 2016


1.1.2.Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai .............................................................10
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ đất đai chủ yếu của Việt Nam ......................... 12
1.2.1. Tài liệu địa chính………………………………………………………..13
1.2.2. Tài liệu địa chính………………………………………………………..16
1.2.3.Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai...........................................................17
1.2.4. Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai ..........................................................18
1.2.5. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai.......................................20
1.2.6. Tài liệu đất đai dạng số ..........................................................................22
1.3. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ đất đai....................................... 24
1.3.1. Tài liệu lưu trữ đất đai là công cụ quản lý nhà nước về đất đai..........24
1.3.2. Tài liệu lưu trữ đất đai là cơ sở pháp lý để các đối tượng sử dụng đất
chuyển nhượng, cho thuê đất, thừa kế đất, thế chấp.. .....................................26
1.3.3. Tài liệu lưu trữ đất đai làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp đất
đai .......................................................................................................................25


1.3.4. Tài liệu lưu trữ đất đai làm công cụ đấu tranh phòng, chống tham
nhũng ..................................................................................................................27
1.3.5. Tài liệu lưu trữ đất đai là nguồn sử liệu giá trị để nghiên cứu lịch sử,
kinh tế, chính trị, văn hóa…..............................................................................28
Tiểu kết chương 1............................................................................................. 28
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH .. 29
2.1. Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu đất đai ở Thái Bình .............................................................................. 29
2.2. Hệ thống các cơ quan lưu trữ tài liệu đất đai ở Thái Bình hiện nay. ....... 34
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của VP đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình. ............35
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các Chi nhánh VP đăng ký đất đai.............38
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai tại Văn phòng đăng
ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trường Thái Bình ............................. 39

lãnh đạo, công chức, viên chức ........................................................................91
3.1.2. Bổ sung, hoàn thiện văn bản quy định về công tác lưu trữ tài liệu đất
đai ...................................................................................................................... 92
3.1.3. Tăng cường các hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nói chung và
cán bộ lưu trữ đất đai nói riêng .......................................................................96
3.1.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất - hạ tầng công nghệ ................. 99
3.1.5. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ TLĐĐ. ........ 100
3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu đất đai ........... 103
3.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu đất đai. ....................................................... 103
3.2.2. Tiếp tục xây dựng và kiện toàn về tổ chức lưu trữ của Văn phòng
Đăng ký đất đai một cấp(cấp tỉnh) ................................................................ 106
3.3. Nhóm giải pháp tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ....
106
3.3.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
và tra tìm khai thác sử dụng tài liệu đất đai ................................................. 106


3.3.2. Đối mới các hình thức khai thác, chia sẻ thông tin ........................... 108
KẾT LUẬN .................................................................................................... 109
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 110
PHỤ LỤC
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lượng tài liệu, hồ sơ đất đai đã nộp lưu ..................................... 41
Bảng 2.2. Số lượng tài liệu đo đạc địa chính thu thập được từ năm 2008 đến nay ... 42
Bảng 2.3. Tổng hợp số lượng các loại tài liệu đã được số hóa và đưa lên cổng
thông tin điện tử .............................................................................................. 43
Bảng 2.4. Số lượng lượt khai thác sử dụng tài liệu từ 2013-2015 tại Trung tâm
Công nghệ thông tin – Sở TN&MT Thái Bình ............................................... 65
Bảng 2.5. Mục lục hồ sơ giao đất từ năm 1971 – 2014 .................................. 74
Bảng 2.6. Thực tiễn khai thác thông tin đất đai tại một số tỉnh ...................... 82

ĐKĐĐ:

Đăng ký đất đai

ĐKHK:

Đăng ký hộ khẩu

GCN:

Giấy chứng nhận

MĐSD:

Mục đích sử dụng

QSDĐ:

Quyền sử dụng đất

TN&MT:

Tài nguyên và môi trường

UBND:

Ủy ban nhân dân

VP:


Thứ ba, đề xuất và kiến nghị một số giải pháp tổ chức quản lý và phục
vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình.
3


3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:
- Các loại tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình, chủ yếu tài liệu lưu
trữ đất đai được quản lý ở chính quyền cấp tỉnh.
- Các biện pháp tổ chức quản lý về tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình
như: hệ thống tổ chức, các văn bản quy phạp pháp luật về quản lý đất đai.
- Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai như: công tác
phân loại; xác định giá trị; thống kê; ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ…
- Thực trạng về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở
Thái Bình.
- Tình hình kiểm tra các hoạt động lưu trữ tài liệu đất đai ở tỉnh.
3.2.

Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về các biện pháp tổ chức quản lý và phục vụ khai
thác sử dụng tài liệu đất đai (chủ yếu là tài liệu dạng giấy) ở Thái Bình. Tác
giả nghiên cứu, khảo sát về các hồ sơ đất đai và các biện pháp tổ chức quản
lý, phục vụ khai thác sử dụng tại các cơ quan có trách nhiệm quản lý tài liệu
lưu trữ về đất đai ở Thái Bình trong đó chủ yếu là ở chính quyền cấp tỉnh tại
Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Thái

nghiên cứu cơ sở thực tiễn. Tác giả tiến hành khảo sát về hệ thống các cơ
quan quản lý tài liệu lưu trữ đất đai, hệ thống tài liệu lưu trữ về đất đai, hệ
thống các biện pháp tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ về đất đai ở Thái Bình (Phụ lục1).
- Phương pháp thống kê: qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế, trên cơ
sở các tài liệu thu thập được như các kế hoạch, báo cáo về các mặt hoạt động:
thu thập, giao nộp, lưu giữ, bảo quản và cung cấp, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ về đất đai; xây dựng các bảng thống kê về số lượng tài liệu lưu trữ,
thống kê các kết quả khai thác sử dụng tài liệu. Từ đó, tác giả có thể đánh giá

5


được những ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu đất đai ở Thái Bình
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: qua kết quả điều tra và số liệu
thống kê tác giả tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu,
trên cơ sở đó đưa ra những nhận định, đánh giá một cách chính xác thực trạng
vấn đề và đề xuất những giải pháp phù hợp, có tính khả thi về tổ chức quản lý
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai.
- Phương pháp so sánh: so sánh giữa thực tế công tác tổ chức quản lý
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai với các quy định của nhà nước
chỉ đạo và các hướng dẫn đã được cơ quan nhà nước, ngành tài nguyên môi
trường hoặc các quy chế tổ chức thực hiện ở từng địa phương; so sánh các ưu
điểm, hạn chế về tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu đất đai giữa
Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình với một số tỉnh. Từ đó, phân tích để chỉ
ra các ưu điểm và hạn chế.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai là một
hướng nghiên cứu được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều góc độ

Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, năm 2015.
Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu, giáo trình, bài viết trên đây chỉ
tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác tổ chức quản lý và
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Mới có số ít bài viết đề cập đến thực tế tổ
chức quản lí và sử dụng tài liệu lưu trữ ở một vài cơ quan cụ thể nhưng chưa
có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tình hình tổ chức quản lý và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh Thái Bình nên tôi đã chọn đề tài “Tổ chức
quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái
Bình” làm luận văn tốt nghiệp. Trong quá trinh thực hiện đề tài chúng tôi có
tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công tác này nhưng
không trùng lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây.

7


7. Các nguồn tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu
tham khảo chính như sau:
- Nhóm tài liệu pháp lý: đó là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước,TW, tỉnh Thái Bình có liên quan đến lưu trữ tài liệu đất đai và
việc tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai nói chung và
của tỉnh Thái Bình nói riêng.
- Nhóm tài liệu là các các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến
vấn đề mà đề tài đang tìm hiểu của các cơ quan ở TW và của tỉnh Thái Bình;
- Nhóm tài liệu là các quy chế, quy định của các cơ quan quản lý nhà
nước ở TW và địa phương về tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai;
- Các luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp của các học viên, sinh
viên và các bài báo có liên quan đến chuyên đề này.
- Các loại tài liệu lưu trữ đất đai được bảo quản tại Văn phòng Đăng ký
đất đai Thái Bình.

của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn.
Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo,
các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của
PGS.TS. Nguyễn Minh Phương đã hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành đề
luận văn này.

9


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI
1.1. Khái niệm và đặc điểm hồ sơ lưu trữ đất đai
1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ đất đai
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[42, tr.14]
Tài liệu lưu trữ về đất đai là tài liệu có giá trị, được lựa chọn trong toàn
bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngành đất đai, được
bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. [54, tr.18]
Như vậy, có thể nói tài liệu lưu trữ về đất đai là loại tài liệu đặc thù,
đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình
thành trong quá trình hoạt động về quản lý nhà nước đất đai. Tài liệu được lập
ở tất cả các đơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử
khác nhau và sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau. Tài liệu lưu trữ
đất đai bao gồm cả dạng giấy và dạng số các dữ liệu địa chính, dữ liệu quy
hoạch sử dụng đất, dữ liệu giá đất, dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai..
1.1.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai
- Về nội dung

Tài liệu đất đai được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, nó
không những được thể hiện bằng văn bản mà còn được thể hiện bằng những
bảng biểu, bản đồ, biểu đồ, mọi người có thể xem xét không những về kích
thước, diện tích, tính chất mà cả về không gian, phân bố hiện trạng đất đai.
Trong các loại tài liệu lưu trữ đất đai, tài liệu địa chính là tài liệu quan
trọng nhất, chiếm số lượng nhiều nhất, nhìn vào hồ sơ địa chính ta có thể biết
được phần lớn các thông tin về đất đai một cách chính xác về các thửa đất.
- Về giá trị tài liệu
11


Tài liệu lưu trữ đất đai có giá trị thực tiễn, thường xuyên và kéo dài, giá
trị thực tiễn của tài liệu đất đai kéo dài hàng thế kỷ. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ
về đất đai còn là bằng chứng được sử dụng rộng rãi để giải quyết mọi nhiệm
vụ kinh tế, xã hội.
Tài liệu lưu trữ đất đai có độ chính xác và giá trị cao, các tài liệu, số
liệu trong hồ sơ mang tính pháp lý cao. Hầu hết các tài liệu lưu trữ đất đai có
giá trị bảo quản vĩnh viễn và có giá trị sử dụng lâu dài. Các tài liệu này có ý
nghĩa pháp lý cao ở chỗ nó là căn cứ để hoạch định các chủ trương, kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội, làm cơ sở xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý của
đối tượng sử dụng đất. Đặc biệt, nhà nước sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai để
làm căn cứ thu thuế sử dụng đất, thuế chuyển quyền sử dụng đất, thuế trước
bạ..làm căn cứ đền bù đất đai khi bị nhà nước thu hồi. Tài liệu lưu trữ đất đai
làm căn cứ giải quyết tranh chấp đất đai. Việc thực hiện tốt công tác đo đạc
bản đồ, đăng kí đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ làm cho tài
liệu lưu trữ về đất đai càng có giá trị pháp lý cao.
Ngoài ra, tài liệu lưu trữ về đất đai còn có giá trị cao về mặt lịch sử. Tài
liệu lưu trữ đất đai phản ánh lịch sử hình thành và phát triển, ghi lại các mốc
lịch sử quan trọng, các thành tựu đã đạt được trong hoạt động quản lý đất đai
ở Việt Nam. Tài liệu lưu trữ đất đai còn phản ánh các chính sách về đất đai

triệt để những tồn tại của lịch sử trong quan hệ sử dụng đất, chấm dứt tình
trạng sử dụng đất ngoài sổ sách, ngoài sự quản lý của Nhà nước. Ngay cả khi
đất đai có biến động thì các tài liệu này vẫn phản ánh kịp thời, cung cấp các
thông tin nhanh chóng cho việc giải quyết tranh chấp.
Hồ sơ địa chính bao gồm nhiều loại tài liệu, sổ sách khác nhau. Hệ
thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại: Hồ sơ tài liệu gốc,
lưu trữ, tra cứu khi cần thiết và hồ sơ tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên
trong quản lý đất đai

13


- Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và
quyết định chất lượng hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý.
Hồ sơ tài liệu gốc bao gồm các loại tài liệu sau: [44, tr.11]
+ Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa
chính bao gồm toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế
- kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập
bản đồ địa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa).
+ Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký
biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như đơn
kê khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất (Quyết định
giao đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp ở những giai đoạn
trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai,...) các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ
tài chính đối với Nhà nước mà người sử dụng đất đã thực hiện,..
+Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn
kê khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất
đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập Hội đồng

+ Sổ mục kê đất đai
Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng
không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến
quá trình sử dụng đất. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu
thông tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai.
Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất và các đối
tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất trong phạm vi địa giới hành
chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích,
loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu,
sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác
không bị trùng sót.

15


Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn theo địa giới đã xác định, do cán
bộ địa chính xã chịu trách nhiệm lập. Sổ lập thành 3 bộ: bộ gốc lưu tại Sở Tài
nguyên và Môi trường, 1 bộ lưu tại phòng Tài nguyên và Môi trường cấp
huyện; 1 bộ lưu tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã,do cán bộ địa chính xã trực tiếp
quản lý.
+ Sổ địa chính
Sổ địa chính là sổ được lập theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện
thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối
với thửa đất đã cấp giấy chứng nhận.
Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng
đất và để tra cứu thông tin đất đai có liên quan đến từng người sử dụng đất.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi các trường hợp
có thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước và hình dạng thửa đất,
người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền và

các yếu tố địa lý có liên quan đến địa giới hành chính; Biên bản bàn giao mốc
địa giới hành chính..
Hồ sơ địa giới hành chính ở cấp huyện và cấp tỉnh được Uỷ ban nhân
dân giao cho Phòng Nội vụ hoặc Sở Nội vụ quản lý. Hồ sơ địa giới hành
chính của cấp xã sẽ không có bản thống kê các tài liệu về địa giới hành chính
của các đơn vị hành chính cấp dưới vì cấp xã là cấp cuối cùng trong hệ thống
hành chính.
1.2.3. Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai
Điều tra, đánh giá đất đai là hoạt động điều tra, đánh giá về chất lượng
đất, tiềm năng đất đai, thoái hóa đất, ô nhiễm đất, phân hạng đất nông nghiệp
đối với loại đất cụ thể theo yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai ở TW tại một
thời điểm xác định. [18]
Hoạt động điều tra đánh giá đất đai đựơc thực hiện định kỳ 5 năm một
lần, điều tra toàn diện lần đầu và rà soát, điều chỉnh, bổ sung cho những lần
17