BỘ

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài:
HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ CÔNG
THƯƠNG CAO BẰNG.

Họ tên sinh viên: Nông Thị Hoàng Yến
Lớp: Kh13HCH3
Niên khóa: 2012 - 2016
Thời gian thực tập: Từ ngày 28/3 đến 20/5/2016
Địa điểm thực tập: Sở Công Thương, tỉnh Cao Bằng
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Doãn Minh Thắng,
Cô Nguyễn Hồng Vân

Hà Nội, tháng
năm 2016
MỤC 5LỤC


LỜI
CẢM
ƠN
.................................................................................................................................1
MỞ
ĐẦU
.................................................................................................................................2

quan.
.................................................................................................................................5
1.3.

Thời

1.4.

gian

Báo

và

cáo

địa
quá

điểm
trình

thực
thực

tập
5
tập
5


cấu

Văn

tổ

chung
chức

phòng

về
của
Sở

Sở
Sở
Công

Công

Thương

Cao

Bằng
8

Công


2.1.1.
Cải
cách
hành
chính
.....................................................................................................................13
2.3. Thực trạng hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ
chế
“một
cửa”
tại
Sở
Công
Thương
Cao
Bằng
23
2.4. Nhận xét hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ
chế
“một
cửa”
tại
Sở
Công
Thương
Cao
Bằng
27
2.4.1. Kết quả đạt được................................................................................27
2.4.2.

kiến

nghị
32

PHẦN 3: KẾT LUẬN.....................................................................................33


DANH
MỤC
TÀI
LIỆU
THAM
KHẢO
.................................................................................................................................1
NHẬN
XÉT
CỦA
ĐƠN
VỊ
THỰC
TẬP
.................................................................................................................................1
NHẬN
XÉT
CỦA
GIẢNG
VIÊN
HƯỚNG
DẪN


MỞ ĐẦU
Cải cách hành chính là một chủ trương, chính sách quan trọng trong đường
lối đổi mới của Đảng, là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt của
Đảng và Nhà nước ta trong giai đoạn hiện nay. Chương trình đã được triển khai
trong các cơ quan hành chính nhà nước để làm cho bộ máy hành chính nhà nước
phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước nhằm mục tiêu đổi
mới hệ thống chính trị, thay đổi cách thức làm việc trong cơ quan hành chính nhà
nước để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý.
Cải cách thể chế nhà nước là một trong những nội dung trọng tâm của
chương trình cải cách tổng thể nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020.
Đây là nội dung được Đảng và nhà nước đặt lên hàng đầu bởi nó có tính chất quan
trọng và có sự ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoạt động hành chính. Thể chế hành
chính quy định thủ tục hành chính để giải quyết các mối quan hệ giữa nhà nước với
các tổ chức và công dân. Thủ tục hành chính quy định cách thức để giải quyết
những nhu cầu của công dân, tổ chức từ phía các cơ quan nhà nước. Vì vậy, để
hoạt động hành chính đạt hiệu quả thì quá trình tiến hành cải cách thủ tục hành
chính phải được thực hiện nghiêm túc và chính xác.
Tuy nhiên, thủ tục hành chính ở các cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều
vấn đề phức tạp, thiếu công khai, minh bạch. Đây là nguyên nhân gây ra sự tốn
kém, lãng phí thời gian, tiền bạc của tổ chức, công dân; tạo kẽ hở cho những cán
bộ, công chức tham ô, tham nhũng, sách nhiễu nhân dân.
Cao Bằng là một tỉnh miền núi nằm ở phía Bắc của tổ quốc, thực hiện
chương trình cải cách tổng thể nền hành chính giai đoạn 2011 – 2020, trong đó có
cả cải cách thể chế và cải cách thủ tục hành chính. Quá trình thực hiện đã đạt được
nhiều kết quả, tuy nhiên, việc sửa đổi, bổ sung quy định các thủ tục hành chính và
trình tự giải quyết các thủ tục hành chính ở một số lĩnh vực chưa kịp thời, một số
trường hợp giải quyết hồ sơ còn chậm so với quy định, ảnh hưởng đến việc trả kết
2


Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học viện Hành chính Quốc gia.
Mục đích chung:
Tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành chính
nhà nước.
Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số vị trí công việc
của cán bộ, công chức nhà nước trong bộ máy hành chính nhà nước.
Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý hành chính.
Bổ sung và nâng cao kiến thức đã học tại Học viện.
Mục đích thực tập tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một
cửa” của Sở Công Thương Cao Bằng:
Tìm hiểu việc áp dụng cơ chế “một cửa” trong thực tiễn hoạt động của cơ
quan hành chính nhà nước.
Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của bộ phận “một cửa” tại Sở Công
Thương Cao Bằng.
Nắm được quy trình nhận và trả hồ sơ hành chính tại bộ phận.
Quan sát sự phối hợp giải quyết hồ sơ hành chính giữa các phòng chuyên
môn với bộ phận.
1.2. Nội dung thực tập
Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơ
quan thực tập.
Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước
nơi thực tập.
Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hành
4


chính liên quan đến cơ quan nơi thực tập.
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan.
1.3. Thời gian và địa điểm thực tập

• Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc tại bộ phận Đông

đến 15/4)

“một cửa” của Sở.
• Nhận nhiệm vụ và hoàn thành công việc do cán
bộ hướng dẫn thực tập giao.
• Nghiên cứu các văn bản liên quan đến cải
cách hành chính, thủ tục hành chính, cơ chế
“một cửa”, “một cửa liên thông”.

5

Nguyễn Thị


Tuần 4, 5
(từ 18/4
đến 29/4)

• Hoàn thành các công việc do cán bộ hướng Nguyễn Thị
dẫn thực tập giao tại bộ phận “một cửa”.

Đông

• Chọn đề tài viết báo cáo và lập đề cương báo
cáo thực tập.
• Liên hệ với Chánh văn phòng, các Phó
Chánh văn phòng và các cán bộ, công chức
để thu thập số liệu viết báo cáo thực tập.

Trong quá trình thực tập tại bộ phận “một cửa” của Sở Công Thương, em
đã được thực hiện một số công việc cụ thể liên quan, bao gồm:
6


Hướng dẫn công dân khi đến bộ phận một cửa.
Hướng dẫn công dân có nhu cầu đăng kí hộ kinh doanh làm các thủ tục để
đăng kí và nhận các giấy tờ liên quan.
Hướng dẫn công dân, doanh nghiệp có nhu cầu cấp giấy phép vật liệu nổ
công nghiệp, cấp giấy chứng nhận cửa hành đủ điều kiện kinh doanh khí dầu mỏ
hóa lỏng (LPG), cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm…
làm các thủ tục cần thiết và nhận các giấy tờ liên quan.
Vào sổ nhận hồ sơ, sổ giao – nhận hồ sơ và sổ theo dõi giải quyết hồ sơ
của tổ chức và công dân.
Viết phiếu hẹn cho công dân, tổ chức nộp hồ sơ.
Hỗ trợ, phụ giúp các cán bộ tại bộ phận trong việc ghi sổ, chuyển hồ sơ
lên phòng chuyên môn để thẩm định, sắp xếp hồ sơ liên quan theo từng lĩnh vực.
Trả kết quả hồ sơ cho công dân, tổ chức theo đúng quy định.

7


PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO
HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ THEO CƠ
CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG, TỈNH CAO BẰNG
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỞ CÔNG THƯƠNG, TỈNH CAO BẰNG
1.1. Giới thiệu chung về Sở Công Thương Cao Bằng
Sở Công Thương Cao Bằng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh Cao Bằng có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công thương, bao gồm cơ khí, luyện kim, điện

trưởng phòng, 01 kế toán trưởng và 04 chuyên viên.
Phòng quản lý thương mại có 05 người, trong đó 01 Trưởng phòng, 01 Phó
trưởng phòng và 03 chuyên viên.
Phòng quản lý công nghiệp có 05 người trong đó có 01 Trưởng phòng, 01
Phó trưởng phòng và 03 chuyên viên.
Phòng quản lý điện năng có 05 người trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó
trưởng phòng và 03 chuyên viên.
Phòng kỹ thuật an toàn – môi trường có 05 người trong đó có 01 Trưởng
phòng, 01 Phó trưởng phòng và 03 chuyên viên.
•

Các đơn vị trực thuộc:
Chi cục quản lý thị trường
Trung tâm khuyến công và tư vấn phát triển công nghiệp
Trung tâm xúc tiến thương mại
Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Công Thương Cao Bằng:
9


Giám đốc Sở

Phó Giám
đốc

Văn
phòng

Phó Giám


Chi cục quản lý
thị trường

công và tư vấn phát
triển công nghiệp

10

Trung tâm xúc
tiến thương mại


1.3. Văn phòng Sở Công Thương Cao Bằng
1.3.1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Văn phòng Sở có 13 người, trong đó có: 01 Chánh văn phòng, 02 Phó văn
phòng , 02 chuyên viên, 01 kế toán viên, 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm thủ
quỹ, 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, 03 lái xe cơ quan, 01 nhân viên phục vụ và 01
bảo vệ.
1.3.2. Chức năng
Văn phòng có chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Sở thực hiện công tác tổ
chức – cán bộ, cải cách hành chính, pháp chế, thực hiện quy chế dân chủ, công tác
hành chính, thi đua khen thưởng, quản lý và sử dụng kinh phí, tài sản của cơ quan,
quản lý văn bản đi – đến của cơ quan, con dấu của cơ quan.
1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Dự thảo quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các
đơn vị trực thuộc Sở theo hướng dẫn của Bộ Công Thương và các cơ quan
quản lý nhà nước có thẩm quyền;
• Dự thảo quy định về tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn vị
thuộc Sở, tham gia dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo phụ

Chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc;
Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan;
Bảo vệ an toàn cơ quan;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở giao.

12


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT
QUẢ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG
TỈNH CAO BẰNG
2.1. Cơ sở lý luận về cải cách hành chính và cơ chế “một cửa”, “một cửa liên
thông”
2.1.1. Cải cách hành chính
Có rất nhiều cách hiểu và giải thích khác nhau về thuật ngữ Cải cách hành
chính, tuỳ theo góc độ tiếp cận của từng nhà nghiên cứu. Vì vậy, thuật ngữ này
được các nhà nghiên cứu hành chính trên thế giới đưa ra, dựa trên các điều kiện về
chế độ chính trị - kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, cũng như phụ thuộc vào quan
điểm và mục tiêu nghiên cứu. Do đó, hầu hết các định nghĩa này không giống
nhau.
Cải cách hành chính có thể được hiểu là một quá trình cải biến có kế hoạch
đồng bộ chế độ hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương pháp hành chính mới
trên các phương diện: thể chế hành chính, thủ tục hành chính, cơ cấu tổ chức bộ
máy hành chính, đội ngũ cán bộ công chức, tài chính công và hiện đại hóa hành
chính nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của nền hành chính Nhà nước.
Việt Nam hiện nay chưa có văn bản quy phạm pháp luật nào chính thức định
nghĩa khái niệm cải cách hành chính. Tuy nhiên, nhiều văn bản quan trọng của
Đảng đã đề cập đến thuật ngữ này, như Nghị quyết Đại hội VII, Nghị quyết TW 8 –
khóa VII, Nghị quyết Đại hội VIII, Nghị quyết Đại hội XI… Các văn bản đã nêu ra
các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước. Đồng

thần của nhân dân; khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia cung ứng các
dịch vụ trong môi trường cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh;

14


Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế về tổ chức và hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước;
Xây dựng, hoàn thiện quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa Nhà nước
và nhân dân, trọng tâm là bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của nhân dân, lấy ý
kiến của nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách quan trọng và
về quyền giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước.
+ Cải cách thủ tục hành chính:
Cắt giảm và nâng cao chất lượng thủ tục hành chính trong tất cả các lĩnh
vực quản lý nhà nước, nhất là thủ tục hành chính liên quan tới người dân, doanh
nghiệp;
Cải cách thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước, các
ngành, các cấp và trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước;
Kiểm soát chặt chẽ việc ban hành mới các thủ tục hành chính theo quy định
của pháp luật;
Công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thức thiết
thực và thích hợp;
Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức.
+ Cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước:
Tiến hành tổng rà soát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức và biên chế hiện có của các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến
địa phương;
Tổng kết, đánh giá mô hình tổ chức và chất lượng hoạt động của chính
quyền địa phương;

+ Hiện đại hóa hành chính:
16


Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính
của Chính phủ trên Internet.
Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công
việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước
với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch
vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công;
Công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên Mạng thông tin điện tử
hành chính của Chính phủ trên Internet. Xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu
điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp
ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;
Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan hành
chính nhà nước.
2.1.2. Cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
Căn cứ vào Quyết định 09/2015/QĐ-TTg về Ban hành Quy chế thực hiện cơ
chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
ngày 25 tháng 03 năm 2015:
Cơ chế “một cửa”:
Khái niệm: Cơ chế một cửa là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ
chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước trong
việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ
quan hành chính nhà nước.
Quy trình thực hiện cơ chế một cửa: Gồm 4 bước
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ

Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ :
18


Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí;
Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để
yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan;
Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ
kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;
Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và
chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ
chức;
Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá
nhân, tổ chức nhận kết quả.
Cơ chế “một cửa liên thông”:
Khái niệm: Cơ chế một cửa liên thông là cách thức giải quyết công việc của cá
nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà
nước cùng cấp hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc công
khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được
thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành
chính nhà nước.
Quy trình liên thông:
Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan
chủ trì giải quyết thủ tục hành chính;
Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ,
đầy đủ của hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ theo quy định;
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chủ trì tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan
phối hợp bằng văn bản, cơ quan được hỏi ý kiến phải trả lời trong thời gian quy
định;



hồ sơ chưa đầy đủ thủ tục theo quy định hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, công dân
bổ sung, hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn
để tổ chức công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giải quyết.
Chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến phòng chuyên môn để giải quyết.
Nhận lại kết quả giải quyết hồ sơ và trả lại hồ sơ cho tổ chức, công dân theo
đúng thời gian đã hẹn.
2.2.2. Quy định về công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một
cửa”
Về tiếp nhận hồ sơ
Các hồ sơ của tổ chức, công dân yêu cầu Sở Công Thương giải quyết thuộc
quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa” thì nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.
Những hồ sơ của tổ chức, công dân yêu cầu Sở Công Thương giải quyết
không thuộc quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa” thì nộp vào văn thư cơ
quan.
Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân thì công chức bộ phận tiếp nhận
có trách nhiệm kiểm tra. Nếu hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định thì viết phiếu tiếp
nhận hồ sơ theo quy định.
Về trả hồ sơ:
Sau khi hồ sơ đã được giải quyết xong thì trước khi trả hồ sơ cho tổ chức,
công dân, công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính
thông báo cho tổ chức, công dân nộp lệ phí (nếu có).
Trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân đúng thời gian đã hẹn, sau đó cho tổ
chức, công dân kí nhận kết quả hồ sơ tại sổ theo dõi giải quyết hồ sơ.
21