TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY
TNHH TM VÀ ĐT CÁNH HẢI ÂU
GIÁO VIÊN HD:
TS.VÕ THỊ THU TRANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
ĐINH THỊ THỦY : 1221050390

LỚP TIN KINH TẾ K57
HÀ NỘI-2017

LỜI MỞ ĐẦU


Ngày nay Công nghệ thông tin nói chung.tin học nói riêng đã đóng góp 1 vai trò
quan trọng trong đời sống con người. Các thành tựu đã đang và sẽ được ứng dụng phát
triển trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, quân sự của các quốc gia. Nếu như trước đây, máy
tính chỉ được sử dụng cho một số mục đích khác nhau như: Quản lý,lưu trữ dữ liệu, giải
trí, điều khiển tự động…thì bây giờ máy tính được sử dụng hầu hết trên mọi lĩnh vưc.
Như vậy công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ quản lý cho toàn bộ hệ thống xã
hội.
Những năm gần đây, ở nước ta tin học đã ứng dụng rộng rãi trong các doanh
nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý trong các doanh nghiệp đã trợ giúp rất nhiều
các nhà quản lý từ khâu quản lý nhân viên, quản lý tiền lương,…đảm bảo khoa học chính
xác và nhanh chóng.

việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ gặp rất
nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều
Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm
trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu Hàng ngày cứ
lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong
công tác lưu trữ và quản lý.
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý
nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta luôn thấy
những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn
đến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể
lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong
công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao.
Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong
công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu
tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa.


trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mới
phương pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả…
Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em đã
tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sự
hướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý
nhân sự ”.
1.1.2.Giới thiệu đề tài
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của người
quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất. Ngày nay, hầu hết các
công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với doanh nghiệp
vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càng phát triển hơn
trong vấn đề quản lý.
1.1.3Mục đích nghiên cứu


Công ty cổ phần Portalbeanz
Số 74 phố Doãn Kế Thiện,Phường Mai Dịch,Quận Cầu Giấy,Hà Nội
Email:
Khẩu hiệu: We Growth For Your Business
Công ty Cổ phần Portalbeanz được đăng ký thành lập ngày 6-7-2016 là một Công ty
tin chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ,hệ thống và các giải pháp về Công nghệ thông
tin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên ngành quản lý, chuyên gia công nghệ có
kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin có cùng ý tưởng đến từ nhiều tổ
chức, doanh nghiệp trong lĩnh vưc khác nhau.

Portalbeanz xuất phát với những thế mạnh từ việc tập trung nghiên cứu phát triển
các sản phẩm phần mềm đặc thù trên nền tảng phần mềm nguồn mở song song với việc
tiếp nhận và thực hiện các dự án dịch vụ trực tiếp với các khách hàng, đội ngũ kỹ sư của
chúng tôi đã được tiếp cận công nghệ tiên tiến, và học hỏi được những kiến thức và kinh
nghiệm của bạn hàng để củng cố sức mạnh của chính mình.
Tài sản quý giá và nhân tố đưa Portalbeanz giá nhập thị trường chính từ sự quyết
tâm, ý tưởng xây dựng sản phẩm cùng chí hướng của đội ngũ lãnh đạo và các thành viên
sáng lập từ ngày đầu thành lập. Đến nay, chặng đường chưa thực hiện đươc nhiều tuy
nhiên Portalbeanz tự tin khẳng định những bước đi vững chắc trên con đường chinh phục
thị trường .
Portal beanz việt nam nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong việc tạo ra các
sản phẩm mới để đáp ứng tất cả các hạn chế yêu cầu để đóng góp phần nâng cao chất
lượng cuộc sống của công nghệ cốt lõi Mobility và Cloud Computing.
 Nhiệm vụ của Công ty


Buôn bán kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn và phát triển vốn.
Bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ không ngừng nâng cao trình độ, chuyên môn
nghiệp vụ, trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và mở rộng thị trường bán buôn

gia đê xuất với giám đốc trong công tác quản lý, tổ chức và điều hành và xây dựng chiến
lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn.
Phòng quản lý nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ
chức lao động như : Tiến hành tuyển dụng nhân viên, tổ chức các phong trào khen
thưởng, kỷ luật, thực hiện công tác bảo vệ ở công ty. Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy
quản lý công ty. Làm báo cáo tuyển dụng, xếp lương, nâng lương, khen thưởng, xây dựng
định mức nhân viên.
Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, nhân vien mới
vào. Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên.
Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành và quản lý trong
lĩnh vực tài chính. Chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời, liên tục có hệ thống các số liệu về
quỹ và tài sản của công ty. Lập và kế hoạch thực hiện kế toán, tài chính, lập báo cáo hàng
tháng, quý, năm theo qui định. Chịu trách nhiệm và xây dựng kế hoạch tài chính.. Thực
hiện thống kê và chức năng xây dựng các mức lao động và tiền lương,xác định quỹ
lương, các hình thức tiền lương tính trả lương cho cán bộ nhân viên trong công ty.
Phòng thiết kế:Phòng thiết kế chuyên thiết kế và xây dựng phần mềm, công ty
nhận những dự án về bài toán quản lý ví dụ như những bài toán xây dựng bài toán quản
lý nhân sự của một công ty nào đó, hoạch xây dựng bài toán quản lý học phí cho một
trường học nào đó… và phòng thiết kế có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành dự án đó.
1.2.3. Các ngành nghề kinh doanh
-

Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm .
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông.
Lập trình máy vi tính(Ngành chính).
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi

-

tính.

đúng kỳ hạn thì công ty luôn có thông báo trước cho cán bộ công nhân viên.
Việc xếp lương cho công nhân viên được căn cứ vào hệ số thang bảng lương, và sự
cống hiến của họ cho công ty.
Trong việc đề bạt thì thường thông qua bầu xét duyệt của các phòng ban cơ sở.
Việc xét duyệt đề bạt thường công khai và luôn dựa vào năng lực cống hiến của nhân
viên. Bên cạnh khen thưởng đề bạt thì công ty còn có hình thức kỷ luật nghiêm khắc công
bằng đối với mọi thành viên vi phạm các kỷ luật lao động. Hàng năm công ty cũng có


những đợt cho cán bộ đi đào tạo. Tạo cơ hội thăng tiến cho họ, giúp họ luôn có động lực
để phấn đấu, không ngừng vươn lên học hỏi để đáp ứng yêu cầu công việc.
Với chính sách quản trị nhân sự đã tạo cho công ty một tập thể vững mạnh, và luôn
vượt qua mọi khó khăn. Và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty. Tuy
nhiên thì chính sách quản lý nhân sự của công ty vẫn có nhiều vấn đề chưa được phù
hợp.
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty.

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trong công ty
Ban giám đốc:gồm có giám đốc: giám đốc là người góp vốn nhiều nhất,chịu trách
nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của
công, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên hay tổ chức bộ máy hoạt động.
Phòng hành chính nhân sự:bao gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Thực hiện
chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ. Đào tạo vào tuyển dụng lao động,
quản lý quỹ của công ty để có các chế độ chính sách cho nhân viên.
Phòng tài chính kế toán: Gồm có trưởng phòng với nhân viên kế toán.Có chức
năng thống kế các quá trình làm việc của công ty để dựa vào đó tính lương cho nhân viên
trong công ty.
Phòng quản lý bán hàng: Có chức năng quản lý quá trình bán hàng của nhân viên
như những mặt hàng bán được, những mặt hàng không bán được trong ngày..

Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên có chức vụ nào sẽ nhận
được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
Những việc được khen thưởng (lý do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng
tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận nhân sự có chức năng tạo bảng khen
thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng.
Những việc kỷ luật (lý do kỷ luật ) và hình thức kỷ luật tương ứng do giám đốc
công ty định ra. Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó có
tên loại kỷ luật và hình thức kỷ luật tương ứng. Hình thức khen thưởng, kỷ luật đều được
sử dụng các biện pháp về tài chính như thưởng tiền hay trừ lương.


Hình 1.4 Bảng chấm công của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Hiện nay thì công ty vẫn tính lương trên sổ sách và nhờ sự hỗ trợ của máy tính để
tính lương nhưng quá trình tính lương vẫn còn thủ công .

Hình 1.5 Bản tính lương của nhân viên Công ty TNNHH và Đầu Tư Cánh Hải Âu.
Như vậy, Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ sách
giấy tờ như vậy không thể tránh khỏi những sai xót. Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ
quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh . Mà có những báo cáo thì mỗi thành
viên trong bán giám đốc mới tiếp cận được đầy đủ thông tin. Như vậy việc quản lý thủ
công sẽ dẫn đến những khó khăn như:


Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp, thiếu
chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng đều.
Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh.
Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhập, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều về
vật chất và con người.
Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin…yêu cầu
ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại chưa

nó không thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự ( khi đó cần tạo
danh sách nhân viên mới).
Khi công ty có những thay đổi liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản lý
nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ ( không cần thay đổi
mã nhân viên, không cần cập nhập thêm thông tin về nhân viên) .
 Thông tin nhân viên

Một nhân viên có một chức vụ duy nhất.
Một nhân viên có một bằng cấp nhất định
Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân sự có
nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện các
bước sau:
Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty
Điền họ tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó
Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại,
trình độ…
Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc.
 Bảng kỷ luật và khen thưởng

Những việc kỷ luật và khen thưởng và hình thức kỷ luật tương ứng do giám đốc
công ty định ra. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó có tên ký
luật và hình thức kỷ luật tương ứng.
Mã khen thưởng và kỷ luật theo quy ước của công ty.
Tra cứu dữ liệu
Nhân viên khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể xem được thông tin cá nhân của
mình.
Nhân viên quản lý có thể xem danh sách nhân viên để xem mức lương…
1.3.3.2. Quản lý chấm công,tính lương.




BHXH = 6% * lương chính


•

BHYT = 1,5% *lương chính

Tổng lương = Lương cố định +Lương ngày công*số ngày công+ Tiền phụ cấp chức vụ +
phụ cấp nhân viên - Tạm ứng –BHXH- BHYT- kỷ luật.
1.3.4.Số liệu đầu vào và đầu ra.
Số liệu đầu vào:
Hệ thống quản lý nhân sự:
Tình trạng nhân sự hiện tại, gồm các trường: Mã phòng ban, Mã nhân viên, Mã
chức vụ, họ tên, giới tính, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh, nơi
sinh, quê quán, trú quán, chỗ ở hiện tại, thành phần gia đình, trình độ học vấn, ngày vào
công ty, lý lịch gia đình, quá trình công tác, quá trình học tập, ngạch lương, phụ cấp trách
nhiệm, bậc lương, số sổ BHXH, hệ số lương, BHYT, BHXH…
Quá trình biến động của nhân sự, gồm các Form sau:
Lý lịch nhân viên
Quyết định tăng lương
Quyết định thôi việc
Quyết định nghỉ việc hưởng BHXH một lần
Quyết định nghỉ hưu
Quyết định đào tạo, bồi dưỡng
Quyết định khen thưởng
Quyết định kỷ luật
• Số liệu đầu ra:
• In lý lịch chi tiết cho 1 hoặc nhiều nhân viên
• In ra danh sách chi tiết của nhân viên.

-

danh mục hệ số lương.
Chức năng báo cáo thống kê chỉ áp dụng cho người quản lý phòng nhân sự
Chức năng tra cứu: có thể tra cứu theo hồ sơ nhân viên, theo phòng ban

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
Sơ đồ phân rã chức năng bao gồm :Quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản lý tính
lương, tìm kiếm, báo cáo thống kê.


Hình 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng

Đây là hệ thống "quản lý nhân sự " công ty công ty cổ phần TNHH TM và ĐT
Cánh Hải Âu. Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhân
viên vào máy tính để quản lý. Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả lương cho
nhân viên vào cuối tháng hay đầu tháng kế tiếp. Hồ sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ
“Quản lý hồ sơ nhân viên”. Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân viên đó làm việc toàn


thời gian hay bán thời gian. Như vậy các phân hệ khác cũng có thể sử dụng thông tin của
phân hệ này. Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm công, tính lương cho các
nhân viên làm việc bán thời gian ấy.
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuất
báo cáo, thống kê theo yêu cầu.
Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự " nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viên
hiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng. Hơn nữa, phần mềm
giúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết.
Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:

+Tra cứu nhân viên theo phòng ban: Lọc tìm kiếm nhân viên theo phòng ban.
 Báo cáo thống kê:

+Báo cáo lương: Báo cáo thông tin chi tiết về lương của nhân viên theo từng tháng
quý năm.
+Báo cáo nhân viên: Báo cáo chi tiết hồ sơ nhân viên của một cá nhân hoặc danh
sách hồ sơ nhiều cá nhân trong phòng ban hoặc tất cả.

2.2.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự
2.2.1.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng
sơ đồ sau :


Hình 2.2.Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
•

Tác nhân ngoài gồm có :Nhân viên, Ban Giám Đốc.

Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân ,sau
đó được bộ phận quản lí nhân viên nhận vào làm việc.
Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính
lương,trả lương và báo cáo .
Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên .
Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên
Tác nhân ngoài gồm có :Nhân viên, Ban Giám Đốc.

2.2.2.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh.
Quản lý nhân sự bao gồm 4 chức năng chính : Quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản
lý tính lương, tìm kiếm, báo cáo.


Kho dữ liệu: Phòng ban, Hợp đồng, Chức vụ, Hồ sơ nhân viên, Hợp đồng, Khen
thưởng kỷ luật, Hệ số lương.

Hình 2.5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý danh mục

2.2.3.3. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý lương
Chức năng quản lý tính lương bao gồm: Chấm Công, Tính Lương.
−
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên, Ban Giám Đốc.
Kho dữ liệu: Bảng CC, Hồ sơ nhân viên, Lương, Khen Thưởng,Kỷ Luật


Hình 2.6. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý lương

2.2.3.4.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của Tìm Kiếm
Chức năng tìm kiếm bao gồm :Tra cứu hồ sơ nhân viên, Tra cứu nhân viên theo phòng
ban.
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên, Ban giám Đốc.