SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ

TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG

Người thực hiện: Phạm Thị Viên
Chức vụ: Tổ trưởng tổ hành chính
SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Khác

THANH HOÁ NĂM 2017

1


MỤC LỤC
NỘI DUNG
1. Mở đầu
- Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường
THPT Trần Ân Chiêm
1.1. Lí do chọn đề tài:
1.2. Mục đích nghiên cứu.
1.3. Phương pháp nghiên cứu
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
2.2.1. Đặc điểm tình hình chung
2.2.2. Thuận lợi:

10
15
17
17
18
18
18
21
22

2


1. Mở đầu
Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT
Trần Ân Chiêm
Trước yêu cầu thực tiễn và để đáp ứng nguyện vọng, nhu cầu của nhân dân
trong huyện, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện Yên Định đã đề nghị cấp trên và
chuẩn bị các điều kiện cho sự ra đời của trường THPT Trần Ân Chiêm. Chủ tịch
UBND tỉnh Thanh Hóa đã ra Quyết định số 2014/QĐ-UBND ngày 10/8/2001 v/v
thành lập trường THPT bán công Trần Ân Chiêm đóng trên địa bàn thị trấn Quán
Lào huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa.
Ngày 10/9/2001 với sự nổ lực của tất cả giáo viên, cán bộ nhân viên nhà
trường, 12 lớp 10 với tổng số 630 học sinh đầu tiên đã được triệu tập về trường.
Thầy trò đã không quản khó khăn đã bắt tay vào làm việc để chuẩn bị cho khai
giảng năm học đầu tiên.
Ngày 13/9/2001 Nhà trường tổ chức buổi học đầu tiên.
Ngày 14 /9/2001, tổ chúc khai giảng năm học và lễ công bố thành lập trường
THPT Trần Ân Chiêm.
Bên cạnh những khó khăn như vậy nhà trường cũng có rất nhiều thuận lợi.

gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác
văn thư và lưu trữ nói chung.
Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước có ý nghĩa quan trọng, cụ thể:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Nâng cao hiệu xuất, chất lượng công tác của cán bộ, công chức.
- Góp phần gìn giữ bí mật của nhà nước, của cơ quan.
- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng phục vụ công tác thanh tra,
kiểm soát.
- Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Từ những ý nghĩa trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt. Do vậy trong các trường THCS cần có một nhận thức đúng đắn về vị trí
và vai trò của công tác văn thư để đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công
tác văn thư tại các nhà trường vào nề nếp và góp phần tích cực năng cao hiệu lực
hiệu quả quản lý của cơ quan.
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư giữ một vai trò hết sức
quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập,
xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp
phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư (kiêm nhiệm công tác lưu
trữ) của trường THPT Trần Ân Chiêm huyện Yên Định tỉnh Thanh Hóa, xuất phát từ
những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý các loại văn bản đi, văn bản
đến và bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu được lưu trữ trong nhà
trường. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra sáng
kiến kinh nghiệm: “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung
học phổ thông”
1.2. Mục đích nghiên cứu.
Nghiên cứu vấn đề này, mục đích của tôi nhằm đưa ra một số phương pháp,
biện pháp cụ thể cho việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở

Hai là: Quản lý văn bản
a) Quản lý văn bản đến gồm:
1. Tiếp nhận văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu đến ghi số và ngày đến
2. Đăng ký văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi
tính.
3. Trình văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
b) Quản lý văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số theo điểm a khoản 1 Điều 8 thông tư số 01/2011/TT- BNV;
Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo điểm b khoản 1 Điều 9 thông tư số
01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
2. Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
- Nhân bản (nhân bản văn bản đi thường và nhân bản văn bản mật)

văn thư - lưu trữ nên các trường đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này hoặc nếu
có thì chủ yếu là cán bộ giáo viên, cán bộ kế toán làm kiêm nhiệm. Từ đó công tác
văn thư của nhà trường còn rất bề bộn nên khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản
không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp.
Những năm gần đây do yêu cầu đổi mới của ngành Giáo dục và Đào tạo, đặc
biệt là khi thực hiện Quyết định số 83/2008/QĐ-BGD-ĐT ngày 31/12/2008 ban
hành Quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ
thông của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ đây, công tác văn thư - lưu trữ
mới thật sự bắt đầu được chú trọng.
2.2.2. Thuận lợi:
Hiện nay tổ Văn phòng có 06 người đảm nhận các công tác sau: Hành chính Văn thư, lưu trữ, kế toán, tài vụ, thư viện, y tế, bảo vệ, tạp vụ.
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động trong tổ: Văn phòng nhà
trường được Ban giám hiệu quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết bị như: Máy tính,
máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy scan. bàn ghế, hộp hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba
dây, keo dán, bút, chì…phục vụ cho CBCC, VC làm việc và thực hiện các nghiệp vụ
công tác chuyên môn. Máy tính được kết nối Internet đặt ở Văn phòng được dùng
phần mềm dữ liệu EMIS nhằm phục vụ cho việc theo dõi thông tin từng cán bộ, giáo
viên, công nhân viên, điểm từng môn học và các thông tin cá nhân của từng học
sinh.

6


Mô hình bố trí nơi làm việc của tổ Văn phòng (xem phụ lục 02).
Trường THPT Trần Ân Chiêm có 01 biên chế văn thư (kiêm nhiệm Lưu trữ)
trình độ đại học.
Công tác văn thư chịu sự chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường. Cán bộ văn
thư là người trực tiếp xử lý công tác văn thư trong trường và được tổ chức dưới hình
thức tập trung. Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại
văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn bản đi cũng đều phải qua bộ phận

2.2.3. Khó khăn:
Các trường học trên địa bàn huyện hầu hết chưa có những văn bản quy định
hay quy chế riêng của nhà trường về từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ văn thư còn làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu trữ,
thủ quỹ..…, ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm việc không cao.
Các trang thiết bị văn phòng, các phần mềm hiện đại nhưng chưa được sử
dụng một cách có hiệu quả.

7


Ví dụ: Khi mất điện, mất mạng Internet thì máy tính không thể sử dụng để
thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản, các phần mềm như: Emis, Pmis, Sổ liên lạc
điện tử… còn lúng túng trong việc sử dụng và hướng dẫn phụ huynh học sinh cách
truy cập để kiểm tra kết quả học tập của con em mình…
Đối với các văn bản mật, khẩn nhà trường không có sổ đăng ký riêng gây khó
khăn cho việc bảo quản đối với những loại văn bản này.
Những năm trước đây dấu của nhà trường Hiệu trưởng vẫn đem theo mỗi khi
đi họp.
Mặt khác trong các nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó
khăn trong hoạt động của cơ quan khi cần nghiên cứu, tìm văn bản,...
Thực trạng công tác lưu trữ của trường
Lưu trữ là một khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản của của văn bản đi (hay còn gọi là bản
chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ quan
chọn lọc.
Tuy nhiên, tại trường THPT Trần Ân Chiêm công tác lưu trữ của nhà trường không
được nhắc đến, tất cả tài liệu trong tình trạng bó gói, đóng bì… dẫn đến hư hỏng
mất mát nhiều.
Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan

thu thập được do mưa bão, thời gian đến nay tình trạng vật lý đã không còn nguyên
vẹn, ố vàng, rách mép, nhoè mực...
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
Qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ cán bộ làm công việc này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao
hiểu công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức
năng của đơn vị mình một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Cụ thể bản thân tôi đã và đang tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như
sau:
2.3.1. Tình hình hoạt động của văn thư
Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại văn thư
của trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Tất cả các văn bản đi cũng đều phải
qua bộ phận văn thư của trường để thực hiện thủ tục hành chính để phát hành.
- Công văn đến phải đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn bản đến” theo mẫu quy
định kịp thời chuyển đến các cơ quan, cá nhân để giải quyết.
- Công văn đi phải được đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi”, trước khi
chuyển đi phải lưu 1 bản gốc tại phòng văn thư.
* Mô hình bố trí làm việc của văn thư cơ quan (xem phụ lục 03)
2.3.2. Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.
Với chức năng, nhiệm vụ của mỉnh để đảm bảo quá trình hoạt động của cơ
quan được thông suốt, trường luôn chủ động quan tâm tới khâu ban hành văn bản và
lưu văn bản. Hiệu trưởng và phó hiệu trưởng là người có trách nhiệm chỉ đạo và đôn
đốc quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị viết bản thảo
Căn cứ vào yêu cầu công việc, phạm vi đối tượng và khả năng thực hiện văn
bản trong thực tế để xác định văn bản có thật cần thiết để ban hành hay không. Căn
cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản, xác định hình thức của văn bản khi ban hành
để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm quyền của đơn vị.

văn thư cơ quan để làm thủ tục đóng dấu, ghi số, đăng ký, lưu văn bản và làm thủ
tục chuyển giao văn bản, theo dõi việc giải quyết thực hiện theo nguyên tắc nhanh
chóng, chính xác, đúng đối tượng, tiết kiệm thời gian theo đúng qui trình của nhà
nước. Để thực hiện công việc và việc tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi có hiệu
quả, chính xác, nhanh chóng, năng suất và hiện đại thì công tác quản lý văn bản đi
được thực hiện qua các bước như sau:
1. Trình văn bản
Các văn bản của cơ quan đều được bàn giao cho cán bộ văn thư soạn thảo,in
ấn sau đó đưa trình ký hiệu trưởng, phó hiệu trưởng ký trước khi ban hành. Cán bộ
văn thư là người trực tiếp đưa văn bản đi trình ký sau đo cán bộ văn thư làm thủ tục
phát hành văn bản.
2. Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày tháng ban hành văn bản
Văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn thư phải thực hiện việc kiểm tra
lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện có sai soát gì kịp
thời báo cáo cho lãnh đạo xem xét, giải quyết.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đánh số thứ tự theo hệ thống số
chung của cơ quan do bộ phận văn thư quản lý. Tại trường THPT Trần Ân Chiêm số
được đánh theo số thứ tự do từng loại văn bản. Không có trường hợp nào đánh số
lộn.
Ngày, tháng, năm của văn bản được ghi đúng qui định. Những ngày dưới 10
và tháng dưới 4 thì thêm số 0 ở đằng trước, cỡ chữ và kiểu chữ cũng được trình bày
theo đúng qui định của nhà nước.
3. Đóng dấu văn bản
Dấu là thành phần không thể thiếu trong thể thức văn bản. Nó là căn cứ pháp
lý và thể hiện tính chân thực của văn bản. Thông qua việc đóng dấu lên văn bản sẽ
biết được vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, đồng thời thể hiện tính
quyền lực của cơ quan.
Trước khi đóng dấu văn thư phải xem xét lại toàn bộ nội dung, thể thức chữ
ký xem có hợp lệ không mới có thể đóng dấu. Trường hợp không hợp lệ thì đề nghị
xem xét và sửa lại.

KT HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Ngoài con dấu cơ quan duy nhất theo quy định của nhà nước thì trường THPT
Trần Ân Chiêm còn có thêm một số con dấu sau:
- Dấu tên
- Dấu chức danh
- Dấu xác nhận…..
5. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản tại cơ quan nhằm mục đích để quản lý được số lượng
văn bản dơ cơ quan ban hành phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu khi
cần thiết được dễ dàng.
Ở trường THPT Trần Ân Chiêm thì được đăng ký văn bản đi được đăng bằng
sổ theo phương pháp truyền thống
Về cách lập hồ sơ cơ quan cũng căn cứ vào số lượng mỗi loại văn bản ban
hành hàng năm và áp dụng đăng ký theo hình thức hỗn hợp, chỉ sử dụng một số
được chia thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản theo phương pháp đánh số
và đăng ký văn bản đi được cơ quan áp dụng theo đúng qui định của nhà nước.

11


Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đi của cơ quan ban hành trong
những năm gần đây:
Năm
2014
2015
2016
Báo cáo
0
0

Nơi,
Số, ký
Ngày
và trích
người
hiệu văn tháng văn
yếu nội
Nơi nhận Người ký
Ghi chú
nhận bản
bản
bản
dung văn
lưu
bản
1
2
3
4
5
6
7
(1)Ghi số ký hiệu của công văn
(2) Ghi ngày tháng ban hành văn bản
(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản
(4) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(5) Ghi tên người ký văn bản
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
(7) Ghi những điều cần thiết
Việc quản lý văn bản đi được quản lý chặt chẽ, chính xác nên cũng rất thuận

làm biên bản báo cáo lại với nhân viên bưu điện, cán bộ phụ trách để giải quyết.
Sau khi tiến hành kiểm tra xong thì phân loại bì văn bản. Những loại bì văn
bản nào gửi đích danh, đơn vị thì riêng ra, không được phép bóc bì văn bản đó. Còn
văn bản nào gửi chung cơ quan thì cán bộ văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến,
ghi rõ ngày tháng và đăng ký vào sổ “ không đăng ký văn bản đến”
Việc bóc bì văn bản cũng được áp dụng thực hiện theo đúng quy định của nhà
nước. Những bì văn bản có đóng dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải bóc trước và
giải quyết trước. Cán bộ văn thư dùng kéo cắt bì văn bản, trước khi cắt phải phải
dồn văn bản về phía bên trái để tránh tình trạng mất cơ quan gửi và mất nội dung
bên trong văn bản, cón đối với các loại văn bản không được bóc bì thì cán bộ văn
thư thực hiện chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân. Nếu như văn bản có
liên quan đến hoạt động của trường thì văn bản được trình lên hiệu trưởng, phó hiệu
trưởng sau đó lại chuển xuống văn thư làm thủ tục đăng ký văn bản
Đối với những văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải
đăng ký xá nhận, đóng dấu và chuyển trả lại cơ quan gửi đến.
Các văn bản đến cơ quan được chuyển trực tiếp lên lãnh đạo cho ý kiến giải
quyết ngay trên văn bản gửi đến nên ở đây không có dấu văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản có 2 phương pháp là : đăng ký bằng số và đăng ký bằng
máy tính. Trường THPT Trần Ân Chiêm là một cơ quan nhà nước nhỏ, cấp cơ sở

13


nên có số lượng văn bản đến ít, cũng như điều kiện còn thiếu thốn, đội ngũ cán bộ
chưa được đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực này nên việc đăng ký văn bản đang áp
dụng thep phương án truyền thống bắng số.
Mẫu văn bản theo quy định gồm 9 cột
Do số lượng văn bản đến hàng năm ít nên trường THPT Trần Ân Chiêm chỉ
lập một số “ sổ đăng ký văn bản đến”

4
5
6
7
8
9
(1) Ngày, tháng đến: Ngày được ghi trên văn bản đến cơ quan
(2) Số đến: Số thứ tự văn bản đến được ghi trên văn bản đến
(3) Tác giả văn bản : Tên cơ quan đăng ký văn bản
(4) Số, ký hiệu văn bản đên: Là số, ký hiệu ghi trên bản đến
(5) Ngày, tháng văn bản: Là ngày tháng của văn bản đến
(6) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên cá nhân hoặc đơn vị giải quyết văn bản
(7) Tên loại và trích yếu nội dung: Tên loại và tóm tắt nội dung của văn bản
(8) Ký nhận: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
(9) Ghi chú: Ghi những điều cần lưu ý
Trình văn bản đến
Số, ký
hiệu
văn
bản

Ngày,
tháng
văn
bản

14


Sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ thì văn bản phải đưa lên trình hiệu trưởng

các cột mục.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đến của cơ quan ban hành trong
những năm gần đây:
Năm
2014
2015
2016
Báo cáo
19
56
33
Thông báo
12
15
13
Công văn
8
14
12
Tờ trình
4
5
6
Quyết định
10
12
13
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu là thành phần quan trọng nhất, không thể thiếu của văn bản để đảm
bảo tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Như trong Nghị định 58/

dụng nhưng lại không gây hư hại đến dấu, dễ bị bụi bám vào dấu bị nhòe, gây khó
khăn cho việc bảo quản và sử dụng.

16


Hình ảnh: Các loại dấu của trường THPT Trần Ân Chiêm
2.3.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư nhưng lại là khâu mở đầu
của công tác lưu trữ. Nó là mắt xích kết nối công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Làm tốt công tác lập hồ sơ thì mới tạo điều kiện tốt để lưu trữ.
Nhưng trong thực tế công tác văn thư của Trường THPT Trần Ân Chiêm, cán
bộ văn thư chỉ làm công việc như: Lấy một tờ bìa hồ sơ ghi nội dung công việc ra
ngoài rồi sắp xếp tài liệu nào có liên quan đến công việc đó thì cho vào.
Ví dụ: Liên quan đến việc thanh tra tổ văn phòng năm học 2015 - 2016
Cán bộ văn thư lấy một tờ bìa hồ sơ ghi: Hồ sơ về việc thanh tra tổ Văn
phòng năm học 2015 - 2016. Và trong hồ sơ đó gồm có những văn bản như:
1. Công văn hướng dẫn thanh tra
2. Kế hoạch thanh tra tổ văn phòng
3. Quyết định thanh tra
4. Biên bản thanh tra
5. Báo cáo kết quả thanh tra.
Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 THPT
1. Công văn hướng dẫn của Sở GD&ĐT Thanh Hóa v/v tuyển sinh 10
2. Kế hoạch tuyển sinh
3. Thông báo tuyển sinh
4. Danh sách học sinh nộp hồ sơ
5. Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh
6. Biên bản họp
7. Kết quả tuyển sinh

thông suốt, liên tục, không bị ùn tắc hay chồng chéo.
Đội ngũ cán bộ của nhà trường đáp ứng được yêu cầu của công việc đặt ra.
Việc phân công công việc của các cán bộ trong phòng tương đối rõ ràng đã
tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của công việc, tránh tình trạng
chồng chéo trong công việc, đồng thời cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng
cán bộ đối với công việc được giao.
Điều kiện làm việc như trang thiết bị, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ,
phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của lãnh đạo cũng như công việc của cán bộ,
nhân viên.
Công tác văn thư luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của lãnh đạo như:
được trang bị khá tốt các thiết bị trong phòng làm việc giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn
Việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản thực hiện theo đúng quy
định, quy trình quản lý văn bản đảm bảo đúng quy định của nhà nước.
Việc quản lý văn bản của nhà trường được tiến hành rất chặt chẽ, các văn bản
đi - đến đều được đăng ký vào sổ đầy đủ để theo dõi và quản lý từ khâu kiểm tra thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày nếu phát hiện văn văn bản có sai sót cán bộ văn
thư sẽ không làm thủ tục đăng ký và phát hành mà chuyển trả lại đơn vị soạn thảo.

18


3. Kết luận, kiến nghị
3.1. Kết luận.
Công tác văn thư là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các cơ quan,
đơn vị, tổ chức… đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực
tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ. Có vai trò
quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan. Làm

nhà trường: Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề là phải có chính
sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể như chế độ tiền
lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ. Ngoài
ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải được bố
trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ

19


thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy được hết năng
lực của mình cho công việc.
- Lãnh đạo nhà trường nên ban hành quy chế, ban hành các văn bản quy định
về các khâu nghiệp vụ chuyên môn như: quy định về công tác lưu trữ, về thành phần
tài liệu và danh mục phòng ban thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan...
- Phân công hợp lý công việc bởi vì cán bộ làm văn thư đang còn kiêm nhiệm
thêm nhiều công việc nên ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm
việc không cao.
- Lãnh đạo nhà trường nên bổ sung và thực hiện nghiêm quy chế làm việc của
cơ quan, chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình, tiếp nhận, xử lý và ban
hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, cải tiến việc in ấn, sao chụp phát hành
các loại văn bản, giấy tờ theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí, khắc phục
bệnh hình thức.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ:
Hầu hết ở các nhà trường mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn
bản và một số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc
lập cơ sở dữ liệu, quản lý văn bản đi, văn bản đến. Trong khi đó, khả năng ứng dụng
của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong
công tác văn thư và lập hồ sơ trong môi trường mạng chưa được khai thác tối đa để
vừa tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được
thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng; việc ứng

Văn thư;
6. Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu;
7. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
8. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
9. Kế hoạch số 762/KH-SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh
Hóa.

21


PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng cơ quan.
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy trường Trần Ân Chiêm
Hiệu trưởng

Phó hiệu
trưởng

Tổ
Toán Hóa - Tin

Tổ
Lý - Sinh
Thể

Phó hiệu


Phụ lục 02. Sơ đồ bố trí nơi làm việc của văn phòng cơ quan

Khu học
tập và
giảng
dạy

Khu học
tập và
giảng
dạy

Bảo vệ

Cổng

Phòng P. Hiệu
trưởng

PhòngP. hiệu
trưởng

Phòng
kế toán

Phòng
văn thư

Phòng Hội

8

11
3

6
12

4
7

2

5

5

1

1. Cửa ra vào
2. Máy photocopy
3. Bàn làm việc
4. Máy vi tính
5. Ghế
6. Ngăn kéo
7. Máy in
8. Tủ sắt đựng tài liệu
9. Két sắt
10. Cửa sổ
11. Tủ gỗ đựng tài liệu