Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
Lời nói đầu
Ngày nay, khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang nền kinh tế thị trờng có
sự quản lý của nhà nớc, thì các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Họ phải quyết định từ sản xuất
đến tiêu thụ sản phẩm. Vì thế việc xây dựng và ngày càng hoàn thiện bộ máy
quản lý phù hợp và hiệu quả để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng
đầy biến động và phức tạp là một công việc cấp bách của các nhà lãnh đạo và
quản lý của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đơc coi là đầu não cho sự ra đời những đ-
ờng lối, chủ trơng, chiến lợc, sách lợc phát triển của doanh nghiệp.
Là sinh viên khoa Khoa học quản lý, đợc tiếp thu những kiến thức cơ
bản về kinh tế, quản lý cùng với nghiên cứu thực tế em nhận thức đợc tầm
quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài: Một số biện pháp hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh
Xuân.
Kết cấu của bài viết tập trung vào những vấn đề chính:
Chơng I: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp.
Chơng II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân.
Chơng III: Một số biện pháp căn bản nhằm củng cố và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân.
Với những kiến thức thu đợc trong quá trong học tập tại trờng và trong
quá trình thực tập tại công ty, em đóng góp một số ý kiến tham mu vói ban
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
1
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
lãnh đạo Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân nhằm hoàn thiện cơ cấu
quản lý của công ty nói riêng và của các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung.
Trong phạm vi của bài viết này em chỉ tập trung vào một số giải pháp
trong cơ chế thị trờng luôn biến động nh hiện nay, vì thế cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý trong doanh nghiệp bắt buộc phải đặt ra cho mình những yêu cầu
sau:
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
3
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
- Tính tối u : Giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan
hệ hợp lý, lựa chọn và xắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng với khả
năng trình độ của họ, quy định lề lối làm việc chặt chẽ giảm bớt các khâu, các
cấp trung gian, đảm bảo thông tin thông suốt. Làm nh vậy, cơ cấu tổ chức
quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của
hệ thống.
- Tính linh hoạt : cơ cấu tổ chức quản lý có khả năng thích ứng cao với
mọi tình huống, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ, kịp thời trong
công tác quản lý doanh nghiệp.
- Độ tin cậy cao : cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính
chính xác đối với tất cả các thông tin sử dụng trong doanh nghiệp. Muốn vậy
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc cấu thành bởi những con ngời có năng
lực, phẩm chất tốt.
- Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả,
nghĩa là chi phí bỏ ra phải tơng xứng với kết quả thu về. Đây là yêu cầu mang
tính tổng hợp .
2. Vai trò cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
- Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp là sự biểu hiện tập trung quyền
lực, chủ trơng, quan điểm và trình độ quản lý của chủ thể quản lý .
- Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý sẽ làm cho bản thân bộ
máy hoạt động có hiệu quả, thông tin đợc lu chuyển thống nhất, nhanh chóng,
từ đó tạo điều kiện cho các bộ phận tham gia các hoạt động trong doanh
nghiệp đợc thuận tiện, dễ dàng.
- Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý, giúp cho doanh nghiệp
chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuôc cấp có thể quản lý trực tiếp
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
5
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức. Việc hợp nhóm các hoạt động và con ngời
để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn
chế. Các bộ phận trong tổ chức có thể đợc hình thành dựa trên các tiêu chí
khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.
3.3. Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức.
+ Quyền hạn: là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi
hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay một chức vụ) quản lý
nhất định trong cơ cấu tổ chức .
Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ đợc giao phó cho ngời nào nắm giữ
vị trí đó. Quyền hạn không có liên quan gì đến phẩm chất cá nhân của ngời
cán bộ quản lý .
Khi một ngờu rời khỏi chức vụ, quyền hạn không rời theo ngời đó mà ở
lại và thuộc về ngời thay thế.
+Trách nhiệm : khi các nhà quản lý đợc trao quyền hạn thì họ phải có
trách nhiệm, đó là bổn phận phải hoàn thành những nhiệm vụ đợc phân công.
Quyền hạn mà không gắn liền với trách nhiệm tơng xứng thì sẽ tạo điều
kiện cho sự lộng quyền, ngợc lại cũng không thể để nhà quản lý phải chịu
trách nhiệm về những nhiệm vụ mà ngời đó không đủ quyền để thực hiện nó.
+Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức.
o Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép ngời quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dới.
o Quyền hạn tham mu, bản chất của mối quan hệ quyền hạn tham mu
là cố vấn. Chức năng của các tham mu hay bộ phận tham mu là điều tra khảo
sát, nghiên cứu, phân tích và đa ra những ý kiến t vấn cho những ngời quản lý
trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
b. Mức độ phân quyền trong tổ chức.
Tập trung và phân quyền là hai xu hớng trái ngợc nhau, mức độ phân
quyền càng lớn khi :
o Tỷ trọng các quyết định đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn.
o Các quyết định đợc đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng thì mức độ
phân quyền càng lớn.
o Phạm vi tác động bởi các quyết định đợc ra ở các cấp dới càng lớn
thì mức mức độ phân quyền càng lớn.
o Một ngời quản lý càng đợc độc lập trong quá trình quyết định thì
múc độ phân quyền càng lớn, mức độ phân quyền sẽ giảm đi khi ngời quản lý
phải thông báo những quyết định của mình với cấp trên, và lại càng nhỏ khi
phải tham khảo ý kiến cấp trên.
Tập trung quá cao sẽ làm cho chất lợng các quyết định mang tính chiến
lợc giảm xuống khi mà các nhà quản lý cấp cao bị sa lầy trong các quyết định
tác nghiệp. Việc giành về phía mình một khối lợng lớn công việc, đồng nghĩa
với việc loại bỏ các cấp quản lý thấp hơn ra khỏi quá trình ra quyết định và
làm giảm sự quan tâm, tính tích cực và khả năng sáng tạo của họ.
Phân quyền không phải bao giờ cũng có lợi, bởi phân quyền có thể tạo
ra sự thiếu nhất quán trong chính sách, tình trạng mất đi khả năng kiểm soát
của cấp trên đối với cấp dới, tình tạng cát cứ của cấp trên đối với cấp dới. Khi
phân quyền ở mức độ cao, các nhà quản lý có xu hớng trở thành những ngời
diều hành độc lập của các tổ chức nhỏ. Họ cũng cần đến bộ máy tham mu về
thống kê, kế toán, kỹ thuật cho riêng mình, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức
năng, gâp thiệt hại về tài chính cho tổ chức.
Một kết luận chung đã đợc rút ra rằng cốt lõi của việc phân quyền có
hiệu quả là đảm bảo sự cân bằng thích đáng giữa tập trung và phân quyền.
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
8
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
Một tổ chức giữ đợc cân bằng tốt nếu có khả năng tập trung ở cấp cao
liên hệ là hạn chế giữa các đơn vị. Mức độ phối hợp cao có lợi đối với những
công việc không thờng nhật và dễ gặp phải những tình huống khó dự doán,
phải thực hiện trong môi trờng thay đổi và những công việc phụ thuộc lẫn
nhau. Thêm vào đó, một tổ chức đặt ra cho mình một hệ thống mục tiêu càng
lớn, càng đòi hỏi mức độ cao của sự phối hợp.
Một số điều giúp đạt đợc sự phối hợp tốt:
o Xây dựng các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa
các bộ phận và các cấp quản lý.
o Duy trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận
riêng lẻ.
o Duy trì mối liên hệ giữa tổ chức với môi trờng trực tiếp và gián tiếp.
4. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp.
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
o Tính thống nhất mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức đợc coi là có kết quả
nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.
o Tính tối u. Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các bộ phận, phân hệ, con
ngời để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận thiết lập đợc
những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính
năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.
o Tính tin cậy. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ thông tin đợc sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
10
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
o Tính linh hoạt. Đợc coi là một hệ lĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả
năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng
nh ngoài môi trờng.
Quảng cáo
Quản lý
bán hàng
Phó GĐ
sản xuất
Bán hàng
Ngiên cứu
thị trường
Kỹ thuật
điện
Quản lý kỹ
thuật
Lập KH
marketing
Thiết kế
Kỹ thuật
cơ khí
Kiểm tra
chất lượng
Phân xư
ởng 2
Phân xư
ởng 1
Dụng cụ
Lập kế
hoạch SX
Thống kê và
sử lý
Kế toán
chi phí
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
13
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
Sơ đồ 2. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm
- Ưu điểm:
o Dễ dàng quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng.
o Việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu
cuối cùng có hiệu quả hơn.
o Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý
chung.
o Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ đợc quan tâm hơn.
o Khách hàng sẽ đợc quan tâm nhiều hơn trong mỗi quyết định của tổ
chức.
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
Phó tổng
giám đốc
sản xuất
Phó tổng
giám đốc
nhân sự
Tổng giám đốc
Phó tổng
giám đốc
marketing
Phó tổng
giám đốc
tài chính
Giám đốc
khu vực phư
ơng tiện vận
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
15
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ phận theo địa d
- Ưu điểm:
o Chú ý đến nhu cầu thi trờng và những vấn đề địa phơng.
o Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hớng các
hoạt động này vào các thị trờng cụ thể.
o Tận dụng đợc tính hiệu quả của các nguồn lực và các hoạt động tại
địa phơng.
o Có đợc thông tin tốt hơn về thi trờng.
o Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý chung.
- Nhợc điểm:
o Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách
nhất quán.
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
Tổng giám
đốc
Phó tổng giám
đốc marketing
Phó tổng giám
đốc nhân sự
Giám đốc khu
vực miền Bắc
Phó tổng giám
đốc tài chính
Giám đốc khu
vực miền Trung
Giám đốc khu
vực miền Nam
cứu thị trường
17
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
- Ưu điểm:
o Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn.
o Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định,
khách hàng sẽ đợc giành vị trí nổi bật để xem xét.
o Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin
cậy.
o Tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hớng các nỗ lực phân phối.
- Nhợc điểm:
o Tranh giành quyền lực giữa các bộ phận môt cách phản hiệu quả.
o Thiếu sự chuyên môn hoá.
o Đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài Marketing.
o Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng.
Những nhợc điểm này có thể đợc khắc phục nếu mô hình đợc sử dụng
để bổ trợ cho mô hình khác chứ không dùng nh một mô hình chính.
5.6. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lợc.
Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở nên quá phức
tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cao cấp sẽ tìm cách tạo ra các đơn
vị chiến lợc mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động thiết kế,
sản xuất và phân phối sản phẩm của mình. Thực chất mô hình tổ chức bộ phận
theo đơn vị chiến lợc là biến thể của mô hình tổ chức theo sản phẩm, theo địa
d hoặc khách hàng. Các đơn vị chiến lợc là các phân hệ độc lập đảm nhận một
hay một số ngành nghề hoạt động khác nhau, với những nhà quản lý quan tâm
trớc hết đến sự vận hành của đơn vị mình và rất có thể còn cạnh tranh với các
đơn vị khác trong tổ chức. Tuy nhiên có một đặc trng cơ bản để phân biệt đơn
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
18
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
Ngân
hàng hợp
tác xã
Ngân
hàng phát
triển đô
thị
19
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
Tổ chức theo quá trình là phơng thức hình thành bộ phận trong đó các
hoạt động đợc hợp nhóm trên cơ sở các giai đoạn của dây truyền công nghệ
Sơ đồ 6: Tổ chức theo quá trình tại một công ty dệt.
Việc hình thành bộ phận theo quá trình là phơng thức khá phổ biến đối
với các tổ chức có dây truyền hoạt động chặt chẽ, có thể phân chia thành
những đoạn mang tính độc lập tơng đối, rất thích hợp với phân hệ sản xuất.
5.8. Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ.
Để thực hiện các hoạt động cơ bản cỉa tổ chức nh marketing, nghiên cứu
và phát triển ( R&D), tài chính, sản xuất cần có các dịch vụ hậu cần nh
thông tin, pháp luật, quan hệ giao dịch, hỗ trợ sản xuất các dịch vụ này có
thể đợc thực hiện phi tập trung tại các bộ phận chính, nhng cũng có thể đợc tập
hợp lại trong một bộ phận chuyên môn hoá nhằm mục đích tận dụng lợi thế
quy mô hay nâng cao khả năng kiểm soát.
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
Phó giám đốc
kinh doanh
Phó giám đốc
sản xuất
Phó giám đốc tài
chính
Phân xưởng
đốc sản
xuất
Phó giám
đốc
marketing
Phó giám
đốc tài
chính
Phụ trách
pháp luật
Phụ trách
giao dịch
Phụ trách
sản xuất
Phụ trách
thông tin
Phụ trách
nhân sự
21
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
đòi hỏi sự phục vụ của các bộ phận dịch vụ là yêu cầu ngời đợc phục vụ phải
nộp phí tổn. Cần bố trí các bộ phận dịch vụ gần các đối tợng đợc phục vụ và
không bao giờ coi nhẹ khả năng sử dụng các dịch vụ bên ngoài.
5.9. Mô hình ma trận.
Đây là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác
nhau.
- Ưu điểm.
o Định hớng các hoạt động theo kết quả cuối cùng.
o Tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu.
o Kết hợp đợc năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia.
nhiệm
dự án:
X
Trưởng
phòng
điện
Trưởng
phòng
thuỷ lực
Trưởng
phòng cơ
khí
Trưởng
phòng
thiết kế
Chủ
nhiệm
dự án:
Y
Chủ
nhiệm
dự án:
Z
23
Trần Mạnh Đạt. Chuyên đề thực tập.
chốt làm cho cơ cấu này phát huy tác dụng là sự rõ ràng của mối quan hệ
quyền hạn giữa các cán bộ quản lý và cơ chế phối hợp.
5.10. Mô hình tổ chức hỗn hợp.
ở bất kỳ mức độ nào, việc lựa chọn một cách hình thành bộ phận cụ thể
cần đợc tiến hành sao cho có thể đạt đợc các mục tiêu của tổ chức một cách
o Cơ cấu tổ chức quá phức tạp có thể dẫn đến việc hình thành các bộ
phận phân hệ quá nhỏ và làm tăng thêm nhợc điểm của mỗi loại mô hình hơn
là u điểm.
II. Xu hớng hoàn thiện bô máy quản lý doanh nghiệp.
1. Hoàn thiện phân công và hợp tác lao động trong bộ máy quản lý.
Phân công lao động quản lý là sự phân chia quá trình quản lý thành các
quá trình, các bộ phận có tính chất chuyên môn hoá thành những công việc
riêng biệt và giao cho những ngời có trình độ chuyên môn và nghề nghiệp
thích hợp thực hiện.
Hợp tác lao động, quản lý là sự phối hợp giữa cá nhân trong nội bộ
nhóm, tổ, giữa các tổ trong nội bộ và giữa các bộ phận quản lý với nhau nhằm
thực hiện các chức năng quản lý.
Hớng hoàn thiện phân công và hợp tác lao động quản lý hiện nay là:
1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hớng vừa đảm bảo sự phù hợp
giữa bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý (sản xuất kinh doanh), vừa gọn
nhẹ, tránh lãng phí chi phí lao động và chi phí quản lý.
1.2. Hoàn thiện lao động, tuyển chọn và bố trí lao động vào bộ máy
quản lý.
- Xác định chính xác tiêu chuẩn phẩm chất của lao động quản lý nhất là
lao động lãnh đạo. Tiêu chuẩn ở đây gồm tiêu chuẩn chính trị, tiêu chuẩn
chuyên môn và tiêu chuẩn về năng lực tổ chức.
- Xác định nguồn bổ xung lao động .
Lớp quản lý kinh tế 42B. Khoa Khoa Học Quản Lý.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©