LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng cũng như giảng viên
đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu, hữu ích để em hoàn thành
tốt đề tài nghiên cứu này.
Với vốn kiến thức hạn hẹp và thời gian nghiên cứu có hạn nên em không
tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê
bình của quý thầy cô để giúp em hoàn thiện hơn kiến thức của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực. Nếu không đúng như đã nêu trên, tôi
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình.
Hà Nội, tháng 12 năm 2016.


BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ cái viết tắt
GTVT
QĐ
TCCB
LĐ
CBCNV
CSVC
KDXNK

Nghĩa của từ
Giao thông vận tải
Quyết định
Tổ chức cán bộ

cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây
dựng.
Công tác hội họp có một vị trí quan trọng trong sự phát triển của doanh
nghiệp không chỉ trong ngắn hạn mà còn trong dài hạn. Vì vậy mỗi doanh
nghiệp cần chú trọng đến công tác tổ chức hội họp trong doanh nghiệp của
mình. Bởi vì, bất cứ một doanh nghiệp nào muốn thực hiện tốt hoạt động sản
xuất kinh doanh trước tiên phải có đầy đủ các nguồn thông tin cần thiết. Do đó,
hoạt động tổ chức hội họp của công ty là hết sức quan trọng, nó quyết định sự
thành bại của doanh nghiệp từ.
Bên cạnh đó, để thực hiện tốt được công tác tổ chức hội họp thì văn
phòng cũng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu nhằm giúp việc tổ
chức hội họp đi theo đúng hướng, đúng kế hoạch đã đặt ra và đạt được hiệu quả
5


cao.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài
nghiên cứu: “Đánh giá, khảo sát công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT”
2. Lịch sử nghiên cứu
Sự phát triển của làm việc nhóm nói chung và các cuộc hội họp, hội nghị,
hội thảo… cho các công ty nói riêng là vấn đề được nhiều người quan tâm, đã có
một số công trình nghiên cứu và công bố.
- Tài liệu “Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp”
của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2009. Tài liệu nhấn mạnh
về đánh giá thực trạng tổ chức hội họp và đưa ra một số biện pháp để tổ chức
hiệu hội họp trong các doanh nghiệp ở Việt Nam.
- Tài liệu “Phát triển kỹ năng tổ chức các cuộc hội họp” của tác giả Đinh
Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2011, đã hệ thống hóa lý luận về các cuộc
hội họpvà phân tích sâu về thực trạng tổ chức hội họp trong các doanh nghiệp ở

dung phong phú và đa dạng, có được những dẫn chứng thiết thực để thuyết phục
người đọc.
Các phương pháp chủ yếu:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa
- Phương pháp giả thuyết
- Phương pháp lịch sử
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Bài tiểu luận tiếp tục hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác tổ chức hội
họp.
- Phân tích có hệ thống thực công tác tổ chức các cuộc hội họp trong công
ty.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức các
cuộc hội họp.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và phụ lục, bài tiểu luận gồm 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp.
Chương 2: Thực trạng về tổ chức các cuộc hội họp của Công ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức các cuộc
hội họp của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.

7


8


NỘI DUNG

của cơ quan, tổ chức.
- Thông qua cuộc họp để các nhà quản trị thể hiện vai trò lãnh đạo và
9


kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện công việc.
1.4. Ý nghĩa
- Cuộc họp là hình thức thu thâp, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho
thông tin được lưu truyền thông suốt
- Các cuộc họp hay hội nghị là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo
luận về các vấn đề chung và cùng tham gia vào quá trình ra quyết định.
- Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của
mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bac, đóng góp ý kiến giúp lãnh
đạo có quyết định đúng đắn.
- Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những
vướng mắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc
trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm,
khắc phục nhược điểm thúc đẩy sư phát triển.
1.5. Phân loại
a.

b.

Hội họp bao gồm các loại:
Đại hội
- Đại hội là hình thức hội họp mà các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể
trong các nhiệm kỳ thường sử dụng.
- Đặc điểm:
+ Số lượng đại biểu: đông
+ Bàn bạc, trao đổi về nhiều vấn đề

d.

đề của hội thảo.
Các cuộc họp
Các cuộc họp là hình thức hội họp diễn ra thường xuyên trong bất kỹ
trường hợp nào. Ví dụ: họp thường kỳ, đột xuất, họp phòng, tổ, giao ban, kỷ
luật, giao ban…
- Đặc điểm:
+ Số lượng đại biểu từ 02 trở lên
+ Để bàn bạc, trao đổi, thống nhất, phân công thông qua một vấn đề.
+ Cơ quan, tổ chức và cá nhân
+ Kết thúc: có biên bản.
1.6. Nguyên tắc tổ chức hội họp
- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vị trách nhiệm
được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm
quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp
trên giải quyết.
- Chỉ tiến hành cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác
chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các quyết
định quản lý, điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất, thống suốt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
- Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy định
thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lí, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực,
tiết kiệm, không hình thức phô trương.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp
11


12


số 2195-1998/QĐ-BGVT
Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội
- Tên giao dịch Quốc tế: TMT – Trade Manufacture Transportation.
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT – trực thuộc Liên
hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn
kinh doanh là:190 triệu đồng. Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở
đặt tại Km9 Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa – TP
Hà Nội.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập:
Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB-LĐ ngày 05 thắng 4 năm 1993 của Bộ
trưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Vật tư
Thiết bị cơ khí GTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT. Công ty có nhiệm
vụ chủ yếu là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận
tải, nông sản và hàng tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ
vân tải hàng hóa.
- Xuất khẩu lao động (Có giấy phép số 81/LĐTBXH-GP ngày 28/4/2000
của bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 869/2000/QĐ-GTVT
ngày 18/4/2000 của Bộ GTVT)
- Sản xuất, lắp ráp xe ô tô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị,
phụ tùng ô tô, xe gắn máy hai bánh (Có QĐ số 4000/QĐ-BGTVT ngày
27/01/2001 của Bộ GTVT).
Với những nhiêm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Bộ
trưởng GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong ngành Giao
thông Việt Nam. Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 08/9/1998/QĐ-BGTVT ngày
01/9/1998 của Bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sản

- Phòng Thị trường
- Phòng Khoa học công nghệ
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Nhà máy xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại
199B Minh Khai.
- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên.
- Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ô tô tải nhẹ tại Hưng Yên.
- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh (Số 23 Đặng Thị Nhu – Q.1 –
TPHCM)
2.2. Các hình thức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật
tư thiết bị GTVT
14


Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm nhiều hình
thức hội họp khác nhau phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty như: Hội nghị, hội thảo, thảo luận, tọa đàm, diễn đàn, triển lãm, hội chợ.
* Hội nghị: Công ty thường tổ chức các cuộc hội nghị nối tiếp hoặc theo
chu kỳ nhằm báo cáo, tổng kết, đúc kết kinh nghiệm, công trình nghiên cứu.
* Hội thảo: các cuộc họp chính thức của một nhóm chuyên gia cùng quan
tâm đến một đề tài. Trình bày, chia sẻ, bàn luận các vấn đề lý luận và thực tiễn
của một nội dung.
* Diễn đàn, tọa đàm, thảo luận là loại hình trao đổi ý tưởng cho nhiều đối
tượng và nhiều chủ đề; là nơi có thể trình bày ý kiến, quan điểm tình cảm của cá
nhân về một vấn đề nào đó; có thể trao đổi trực tiếp và gián tiếp; thông qua việc
trình bày, trao đổi, tranh luận để tìm hiểu một vấn đề, từ đó đưa ra hướng đánh
giá, nhận thức hành động.
=> Mục đích của các hình thức hội họp là: tạo điều kiện cho nhân viên
trong công ty trao đổi thông tin với nhau, góp phần xây dựng mối quan hệ trao
đổi giữa các thành phần liên quan đến hoạt động thư viện thông tin.

- Khi chuẩn bị chương trình nghị sự, người chủ trì phải:
+Xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp
+ Vạch một kế hoạch chi tiết của cuộc họp
+ Liệt kê các đề mục tranh luận, trao đổi và định thời gian cho từng mục.
+ Dự đoán những đáp ứng của người tham dự, những ý kiến tán thành hay
phản đối.
+ Ghi chú những điểm quan trọng nhất cần tập trung nhấn mạnh, suy nghĩ
về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như dự kiến những giải
pháp đưa ra.
- Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương
trình nghị sự. Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ. Nếu cuộc
họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 – 15 phút nghỉ.
- Chương trình nghị sự cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề muc nóng
vì vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài.
- Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít quan trọng ra
trước, vì nếu không chúng dễ bị bỏ quên nếu để ra sau.
- Những vấn đề có tính khẩn cấp phải đưa ra trước và những vấn đề không
khẩn cấpnên để ra sau.
- Người chủ trì cuộc họp có thể lưu hành bản nháp của chương trình nghị
sự đến mọi thành viên của cuộc họp để tham khảo ý kiến mọi người về chương

•

trình nghị sự, để tránh bỏ sót một số đề mục.
Xác định thành phần tham dự
- Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường thì dễ xác định ai nên
16


tham dự vào một cuộc họp

người tham dự ngồi thành hàng, có bàn trước mặt, đối diện với người chủ trì
cuộc họp.
+ Đối với cuộc họp số lượng trung bình thì xếp ngồi theo hình chữ U,
ngồi đối diện với bàn người chủ trì.
+ Đối với cuộc họp ít người thì dùng một bàn hình chữ nhật.
- Việc đặt đế các thiết bị nghe nhìn là rất quan trọng. Lưu ý rằng thông tin
nhận được gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83% còn từ thính giác chiếm 11%.
17


Thông tin từ thị giác cảm nhận được dễ dàng hơn và nhận được dễ dàng hơn và
nhận được cả những thông tin phức tạp.
- Hình ảnh từ máy chiếu phải rõ. Âm thanh đủ lớn để có thể nghe, dù ngồi
ở cuối phòng họp.
- Cần phải có kỹ thuật viên coi sóc các thiết bị nghe nhìn trong suốt cuộc
họp. Tuyệt đối những trục trặc kỹ thuật.
=> Ngoài ra, công ty còn chuẩn bị thêm như: chuẩn bị phòng nghỉ,
•

phương tiện, an ninh, y tế, quà tặng, lễ tân, môi trường vệ sinh…
Gởi thư mời
- Thư mời họp được gửi đến những người tham dự khoảng trước một tuần
lễ.
Người chủ trì gửi đến những người tham dự:
+ Một thư mời ghi rõ thời gian (giờ, ngày, tháng) và địa điểm cuộc họp.
+ Một chương trình nghị sự rõ ràng cùng với những đề nghị tham gia của
người tham dự.
+ Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung: Các vấn đề chính sẽ được trình bày
và giới thiệu những thành viên tham dự cùng với các báo cáo của họ về các vấn
đề đặt ra.

- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
- Làm cho cả nhóm nhận thức vị trí của họ trong quy trình.
- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.
* Bế mạc
- Giúp các nhóm xác định bước tiếp theo
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc chắn rằng mọi
người đều biết nhiệm vụ của họ, mọi người sẽ đi từ “họp” đến “làm”.
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm.
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia đóng góp của họ.
2.3.3. Khi cuộc họp kết thúc
- Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cẩn phải cải thiện?
- Lên kế hoạch sau cuộc họp
- Sử dụng các ghi chép và ấn tượng trong cuộc họp, tạo ra một tài liệu mô
tả rõ ràng về cuộc họp. Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và
các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
- Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người
chủ chốt trong tổ chức.
- Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.
- Lập hồ sơ về cuộc họp (đúng trình tự); bàn giao (biên bản bàn giao);


hoàn ứng (hóa đơn, báo giá, sản phẩm…); biên bản rút kinh nghiệm.
Ghi biên bản cuộc họp
- Có một người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp, ngồi bên cạnh người
chủ trì cuộc họp, nếu không người chủ trì phải ghi chép về cuộc họp.
- Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, những quyết định và
những kết quả của cuộc họp. Nó đúc kết những điều được nhất trí và làm sáng tỏ

Bộ máy văn phòng của công ty bao gồm những phòng ban sau:
- Ban giám đốc điều hành hoạt động của công ty.
- Phòng tài chính kế toán
- Phòng khoa học công nghệ
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
20


- Phòng tổ chức lao động, hành chính: bao gồm: tổ bảo vệ, tổ xe, nhà ăn,
tạp vụ.
2.4.2. Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Nó còn thể hiện trình độ
quản lý của công ty, và đồng thời nó sẽ gây ấn tượng tốt hay xấu đối với người
tham dự.
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng
ta tổ chức một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp.
- Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi nếu cần thiết, vẽ sơ đồ chỗ ngồi
sao cho hợp lí.
- Chủ tọa luôn luôn ngồi ở đầu bàn. Đầu bàn thường có bản đen, khung
màn hình. Cửa chính được xếp đối diện với chủ tọa. Các nhân viên của cơ quan
và các thành viên tham dự sẽ được xếp thành một nhóm và sẽ ngồi phía bên phải
và trái của chủ tọa.
2.4.3. Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp.
2.4.3.1. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường
không nghi thức.
- Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong công ty triệu tập.
- Sự thành công của hầu hết các cuộc hội họp phần lớn tùy thuộc vào công
việc chuẩn bị.
- Đăng ký phòng họp, thông báo cho cho người tham dự biết lịch trình

Theo dõi
Sau cuộc họp thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm
tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký lưu giữ
lại bản chính để lưu.
2.4.3.2. Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
- Các cuộc họp lớn.
- Các cuộc họp có tính chất quan trọng và các thành viên có ý kiến khác
nhau.
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính chất pháp lý mà tất cả các
thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.
- Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm
ba giai đoạn:
+ Gia đoạn chuẩn bị
+ Giai đoạn tiến hành
+ Giai đoạn kết thúc
- Xác định nội dung cầng phải giải quyết: Những vấn đề chính có thể bao
22


gồm những nội dung gì?
- Xác định thành phần tham gia: Các thành phần tham gia kể cả chủ tịch
đoàn và thư ký đoàn.
- Xác định ngày, tháng và thời gian tiến hành cuộc họp.
a. Giai đoạn tiến hành
- Đón tiếp đại biểu: đảm bảo các nguyên tắc xã giao.
- Phân phát văn kiện, tài liệu.
- Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.
- Khai mạc cuộc họp: tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần) và giới
thiệu chủ đề cuộc họp.
b. Giai đoạn kết thúc hội nghị

2.6. Hiệu quả mang lại từ việc nâng cao chất lượng các cuộc họp của
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
Các giải pháp cho các vướng mắc trong các hoạt động được tìm thấy
xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại,
máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ
thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.Những cuộc họp đóng vai trị rất
quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì,
là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình
rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể.
Công ty đã tổng hợp được tốt hơn các cuộc họp. Như chúng ta đã biết
tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy
tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao
việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ
được giao sau cuộc họp.Nếu có thể hãy xin nhận xét của những thành viên tham
gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghiệm và làm tốt
hơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết
thúc.
Tiểu kết:
Tại chương 2, bài tiểu luận đã đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội
họp của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm các nội
dung chính sau:
24


Thứ nhất, đánh giá tổng quan về tình hình sản xuất, kinh vật tư thiết bị
của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT
Thứ hai, đưa ra các loại hình hội họp khác nhau trong công ty.
Thứ 3, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của công ty.
Thứ 4, đánh giá về vai trò của văn phòng và thư ký trong việc tổ chức các
cuộc hội họp cho công ty.