TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Chuyên đề:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Ninh
Lớp: ĐH.LTH13C
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Thị Thu Trang


Hà Nội, năm 2017
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1

Chữ viết tắt
BCHĐB

Ý Nghĩa
Ban chấp hành Đảng bộ

2

BTCHU


Hội đồng Nhân dân

8

UBND

Ủy Ban Nhân dân

9

UBMTTQ

Ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam

10

UBKTHU

Ủy ban kiểm tra Huyện ủy

11

VPHU

Văn phòng Huyện ủy


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển nhu cầu trao đổi thông tin của con ng ười

tôi trong quá trình thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Kiến X ương. Báo cáo
thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Huyện ủy Kiến Xương
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Huyện ủy
Kiến Xương
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Huyện ủy Kiến Xương
và đề xuất, khuyến nghị.
Mặc dù trong quá trình làm báo cáo tôi đã được các thầy cô giáo cùng
cán bộ trong cơ quan hướng dẫn, giúp đỡ. Nhưng bài báo cáo vẫn không
thể tránh khỏi những thiếu xót. Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo đóng
góp ý kiến của các thầy cô giáo trong trường và các cán bộ Văn phòng
Huyện ủy Kiến Xương để bài báo cáo được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Thị Ninh

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, c ơ c ấu
tổ chức của Huyện ủy Kiến xương
Huyện Kiến Xương nằm ở phía Đông - Nam c ủa tỉnh Thái Bình. Diện
tích tự nhiên là 199,3 km2, diện tích đất sản xuất nông nghi ệp là
13.739,86. Kiến Xương nằm giữa các khu công nghiệp của tỉnh tại thành
phố Thái Bình và huyện Tiền Hải; được kết nối bằng đường tỉnh l ộ 39B đã
được tỉnh đầu tư cải tạo nâng cấp đạt tiêu chuẩn cấp III đ ồng bằng. Toàn
huyện có 36 xã, 01 thị trấn, đa số là người lao động trong ngành nông

Nghiên cứu, đề xuất: Chương trình công tác của huyện uỷ, ban
thường vụ, thường trực huyện uỷ. Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng
huyện uỷ.
Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát: Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng
nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho
cấp uỷ cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc huyện uỷ.Kiểm tra, giám sát
việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng.Theo dõi, đôn
đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc huy ện uỷ thực hiện chế độ
thông tin, báo cáo theo quy định.
Thẩm định, thẩm tra: Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước
khi trình huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ về: yêu c ầu,
phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Ch ủ trì ph ối
hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đ ề án, văn b ản thu ộc
lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi đ ược th ường tr ực, ban th ường v ụ
huyện uỷ giao trước khi trình huyện uỷ, ban th ường vụ huy ện uỷ.
Phối hợp: Các ban Đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết
về công tác của Huyện uỷ. Các cơ quan liên quan xây d ựng, t ổ ch ức th ực
7


hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc của Huy ện u ỷ,
ban thường vụ Huyện uỷ. Các cơ quan liên quan xây dựng theo dõi việc
thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của
huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo kịp th ời th ường
trực Huyện uỷ, ban thường vụ. Các ban đảng, cấp uỷ trực thuộc và các c ơ
quan, tổ chức liên quan tham mưu giúp ban thường vụ, th ường tr ực huy ện
uỷ chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc th ực hiện ngh ị quy ết,
quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huy ện uỷ
về công tác xây dựng Đảng, kinh tế - xã h ội, quốc phòng, an ninh, n ội
chính...

quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việc huy ện
uỷ và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công tác c ơ y ếu theo quy
định.
Là chủ sở hữu tài sản của huyện uỷ theo sự uỷ quyền của ban
thường vụ huyện uỷ. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục v ụ hoạt
động của huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ và các c ơ quan
tham mưu, giúp việc huyện uỷ theo phân công, phân cấp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban thường vụ, thường tr ực huy ện
uỷ giao.
- Tổ chức bộ máy
Lãnh đạo: Gồm chánh văn phòng, không quá 2 phó chánh văn phòng.
Riêng văn phòng các quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành
uỷ: không quá 3 phó chánh văn phòng.
Biên chế: Có từ 11-13 người (không bao gồm thường trực huyện uỷ).
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quy ền hạn, c ơ c ấu
tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Huyện ủy Kiến Xương.
Cán bộ văn thư - lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ như tiếp nhận,
đăng ký, phát hành, chuyển giao công văn đi- đến và môt ph ần công tác
nghiệp vụ lưu trữ.
Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ được
cơ quan cấp trên ban hành dựa vào thông tư 02/2010/TT- BNV của Bộ Nội
9


vụ thông qua ngày 28 tháng 4 năm 2010.Trong thông t ư có quy đ ịnh v ề
chức năng nhiệm vụ của tổ chức văn thư lưu trữ cấp huyện
- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các ch ế độ, quy đ ịnh về văn th ư
- lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với cơ quan, tổ chưc ở cấp huy ện và
cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư - lưu trữ theo quy định của

24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính ph ủ về
công tác văn thư

11


- Hướng dẫn số: 01-HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1998 c ủa Văn
phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng
- Quyết định số: 31/QĐ-TW ngày 01-10-1997 của Ban Ch ấp hành
Trung ương Đảng ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và
thể thức văn bản của Đảng.
- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 c ủa Bộ
Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp l ưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử các cấp
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 c ủa Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
- Công văn số: 37-CV/LT ngày 02-11-1993 của Cục L ưu tr ữ Văn
phòng Trung ương Đảng về mẫu Quyết định thành lập kho lưu tr ữ tỉnh uỷ
và kho lưu trữ huyện uỷ.
- Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 c ủa
Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính
- Công văn số 102/VTLTNN- NVĐP ngày 04 tháng 3 năm 2004 c ủa
Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục tài liệu tiêu
biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện
Các văn bản quy định về văn thư lưu trữ chủ yếu do Bộ Nội v ụ và
Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành nhằm sự quản lý tập trung th ống
nhất công tác văn thư lưu trữ trong cả nước
- Báo cáo công tác văn thư lưu trữ của Huyện ủy ngày 15 tháng 4 năm

13


Hàng năm theo định kỳ thì cơ quan Huyện ủy vẫn tiến hành thanh tra
kiểm tra về công tác văn thư- lưu trữ. Bên cạnh thành t ựu đ ạt đ ược còn
tồn tại công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp cụ văn th ư l ưu tr ữ đến Đ ảng
ủy các xã, thị trấn, Đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huyện ủy, các tổ ch ức chính
trị- xã hội chưa được thường xuyên dẫn tới nghiệp vụ chuyên môn không
thống nhất, thậm chí có đơn vị làm sai tác nghiệp ch ưa đ ược bổ khuy ết k ịp
thời. Về tập trung quản lý, thống nhất tài liệu lưu trữ đến nay toàn bộ kh ối
tài liệu của ban tổ chức chính trị- xã hội thuộc diện quản lý của cấp ủy
huyện vẫn chưa được giao nộp đưa vào lưu trữ ở cấp huyện để tập trung
bảo quản, quản lý thống nhất theo quy định của Cục lưu trữ Trung ương
Đảng.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ
Về đối ngoại hợp tác quốc tế của Huyện ủy trong công tác văn th ưlưu trữ cũng chưa được mở rộng và phát huy
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l ưu
trữ Huyện ủy
- Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến cơ quan từ 4 nguồn: Văn bản cấp trên gửi xu ống, văn
bản cấp dưới gửi lên,văn bản cùng cấp gửi tới, công dân g ửi đến.
+ Văn thư nhận văn bản và ký hiệu, dù văn bản được gửi đ ến d ưới
bất cứ hình thức nào (trực tiếp, bưu điện…).
+ Tiến hành phân loại (loại được bóc bì, loại không đ ược bóc bì, t ư
liệu thư riêng).

14



+ Ký nhận sổ chuyển giao bưu điện
+ Tiến hành phân loại công văn. Đóng dấu đến, ghi ngày, tháng đ ến.
+ Tiến hành phân loại công văn để biết được nơi nhận.
+ Đăng ký văn bản đến vào sổ
Sổ gồm 2 phần:
Phần bìa sổ:

Đ ẢNG C ỘNG S ẢN VI ỆT NAM
VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG
Năm 2016
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số đến số
Từ ngày đến ngày
Quyển số

Nội dung bên trong:

Số Ngày Tác giả
đến đến

Số ký
hiệu

Ngày
tháng
vb

Trích yếu nội
dung


thư
cơ sở Đảng
thường
trong sạch
trực
vững mạnh đối
với các Đảng
bộ, chi bộ cơ
quan Hành
chính sự
nghiệp

806 4/10
/

Công
an

09BC/CA

02/10

75PA/UB

03/10 Phương án giải Bí thư,
quyết những
phó bí
thiếu sót tồn thư HU
tại về việc giao
đất sx nông


cán bộ chuyên môn, thủ trưởng đơn vị, chánh văn phòng, thủ trưởng c ơ
quan, cán bộ văn thư.
+ Đăng ký văn bản đi vào các phương tiện: là sổ và máy tính.
+ Nhân bản đóng dấu quan, dấu mật khẩn: Nhân đúng số l ượng b ản
cần phát hành. Đóng dấu chữ ký người có thẩm quyền, tên cơ quan tên ph ụ
lục, giáp lai giữa các tờ trong văn bản.
+ Làm các thủ tục gửi đi bưu điện hoặc tr ực tiếp g ửi đến các c ơ
quan, đơn vị. Sắp xếp các bản lưu để phục vụ tìm kiếm khi c ần thi ết(l ưu
bản gốc)
Văn bản nghị quyết:

Số kí
hiệu
văn
bản

01/
NQHU

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại trích
yế u

Người
ký

bản
lư u

VPHU

Ghi
chú


Ví dụ văn bản chỉ thị:

Số kí
hiệu
văn
bản

01/C
T-HU

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại trích
yế u

Người
ký


chú

VPHU

UBND Tỉnh
Các ban
Đảng ủy xã,
TT, các ban
ngành liên
quan, lưu
VP

- Quá trình lập hồ sơ công việc
Hồ sơ là một tập văn bản tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn
đề, một việc, một đối tượng hoặc cùng một đặc điểm chung nh ư tên lo ại
tác giả, thời gian hình thành trong quá trình theo dõi và giải quy ết công
việc thuộc phạm vi chức năng của cơ quan đơn vị.
Hồ sơ được hình thành trong cơ quan chủ yếu là hồ s ơ công vi ệc, c ơ
quan cũng đã ban hành danh mục hồ sơ. Nội dung và cách lập hồ sơ:
+ Lập danh mục hồ sơ: Căn cứ vào thực tế quá trình giải quyết công
việc chương trình kế hoạch công tác của cơ quan.
+ Mở hồ sơ: lấy bìa theo mẫu quy định, mỗi bìa là một hồ sơ

19


+ Thu thập các văn bản tài liệu đưa vào h ồ s ơ: Là b ước quan tr ọng
nhất vì có thu thập đầy đủ các văn bản tài liệu thì m ới có c ơ s ở đ ể ti ến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lập hồ sơ
+ Sắp các văn bản tài liệu trong hồ sơ: Đảm bảo m ối liên k ết gi ữa

thứ XXII nhiệm kỳ 2000-2005
Ngày bắt đầu:
Ngày kết thúc:
Gồm 283 tờ
Phông số:
Mục lục số:

Th ời h ạn b ảo qu ản

Hồ sơ số:

Vĩnh vi ễn

2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Là thực hiện tiếp theo kết quả xác định giá trị tài liệu đ ể l ựa ch ọn
và chuyển giao những tài liệu có giá trị cho các lưu tr ữ bảo quản và s ử
dụng theo quy định của Đảng và Nhà nước.
- Xác định cơ quan(đơn vị) cần phải nộp lưu tài li ệu: ví d ụ ở VPHU
Kiến Xương có: tài liệu của BTCHU, UBKTHU, ban dân vận HU, Ban tuyên
giáo HU. \
- Xác định giá trị tài liệu cần phải nộp: Ban tham m ưu giúp vi ệc c ấp
ủy: quyết định, kết luậ, quy chế, quy định,… Ban th ường v ụ c ấp ủy: ngh ị
21


quyết, quyết định, quy định,… BCHĐB: nghị quyết, quyết đinh, quy định,
quy chế… Phân chia nguồn tài liệu theo mạng lưới các lưu trữ.
- Chuẩn bị giao nộp tài liệu.
- Nhiệm cụ cụ thể của lưu trữ Huyện ủy trong việc bổ sung tài liệu:
+ Lập bảng kê các Đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huy ện ủy và các ban

năm)

Số
kế
hoạc
h

Nội dung tài liệu

Thời
gian

Tổng số

Ghi chú

B1

Bó tài liệu quyết định của
BTV Huyện ủy về công
tác cán bộ

1996

47 hồ sơ

Có 20 hồ sơ đánh
máy chữ 27 hồ
sơ in vi tính


( ký tên đóng d ấu)

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là quá trình nghiên cứu s ử dụng các nguyên
tắc tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn nh ững tài li ệu có giá tr ị
đưa vào bảo quản và loại những tài liệu không có giá trị để hủy.
- Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị của nh ững thông tin ch ứa đ ựng
trong tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học l ịch s ử, kinh
tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác.
- Giá trị tài liệu lưu trữ được phân làm 2 loại: giá trị th ực tiễn và giá
trị lịch sử. Tài liệu có giá trị thực tiễn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số tài li ệu
của một phông tài liệu này được bảo quản ở kho l ưu trữ cơ quan. Tài li ệu
có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ ít trong tổng số tài liệu của m ột phông. Đ ược
bảo quản ở lưu trữ.
- Yêu cầu công tác xác định giá trị tài liệu có ảnh h ưởng tr ực tiếp t ới
chất lượng thành phần phông lưu trữ. Vì vậy cần phải đảm bảo các yêu
cầu chính xác thận trọng. Phải nắm vững các nguyên tắc tiêu chuẩn của
24


công tác xác định giá trị tài liệu để vận dụng vào th ực tế từng phông, t ừng
kho lưu trữ. Phải có ý thức trước Đảng, nhân dân có trách nhiệm bảo vệ di
sản của dân tộc.
Ví dụ: Huyện ủy Kiến Xương có các tác giả ban hành văn bản:
Thường vụ Huyện ủy, BCH Đảng bộ huyện, Văn phòng Huy ện ủy, Các ban
tham mưu giúp việc, Một số tác giả văn bản khác có liên quan,tài liệu c ủa
cấp trên gửi tới: Kế hoạch số 53- KH/TU ngày 12/6/2000 của T ỉnh ủy Thái
Bình : kế hoạch ĐHĐB các cấp tiến tới Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ
IX của Đảng, tài liệu của chính cơ quan : Số 04- CT/HU ngày 10/9/1998 ch ỉ
thị v/v tăng cường chỉ đạo công tác thuế