MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1

1. Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2. Tính cấp thiết của đề tài..............................................................................1
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................1
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................1
5. Nguồn tài liệu tham khảo...........................................................................1
6. Phương pháp nghiên cứu đề tài..................................................................2
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU

3

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN
PHÒNG CÔNG TY

4

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công
ty.....................................................................................................................9
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)............15
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..................................................15
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan..........................15

38

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan thực tập..........................................................................38
1. Ưu điểm:...................................................................................................38
2. Nhược điểm:.............................................................................................39
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm..............................................................................................................40
KẾT LUẬN CHUNG

42

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC 44

43


DANH MỤC VIẾT TẮT
CPĐT: CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
P.VT: PHÒNG VẬT TƯ
P.KD:PHÒNG KINH DOANH
TGĐ: TỔNG GIÁM ĐỐC
P.TGD: PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
BHXH: BẢO HIỂM XÃ HỘI
BHYT: BẢO HIỂM Y TẾ
DNNN: DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC


MỞ ĐẦU

1


Phương pháp quan sát
Phương pháp điều tra giám sát
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
7. Bố cục của đề tài
Đề tài chia làm 3 chương:
Chương 1 Khảo sát công tác văn phòng của công ty CP Đầu tư Hạ
tầng Xây dựng và Giao thông Intracom
Chương 2 Nghiệp vụ hành chính của công ty
Chương 3 Một số nhận xét và kiến nghị

LỜI MỞ ĐẦU
2


Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh
thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà
cung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng. Không ngoại trừ một doanh nghiệp
hay một tổ chức kinh tế nào lại mong muốn mình hoạt động kinh doanh không
có hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần đầu tư
hạ tầng xây dựng và giao thông Intracom cũng không ngoại lệ. Để duy trì sự
phát triển lâu dài, bền vững thì bắt buộc các doanh nghiệp phải thường xuyên,
tích cực tạo dựng, vun đắp các mối quan hệ và cũng như vậy bộ phận văn phòng
công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng và giao thông Intracom luôn góp phần
giúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi như bộ mặt của
toàn công ty. Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem

INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự
án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh
doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương
4


Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
1. Lĩnh vực kinh doanh
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.

6


3. Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý
công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng…
7


Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ
sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện

1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng
Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi
giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ bên
ngoài. Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt
chức năng nhiệm vụ được giao. Không phải là Công ty của Nhà nước nên chức
năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
+ Chức năng:
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Tổng Giám đốc.
Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc
hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang
tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách
cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các
chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ
tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực
hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
9



Thư ký

Thư ký

Bộ phận
kinh doanh

Bộ phận
kinh doanh

Bộ
phận
pháp
chế

Bộ
phận
truyền
thông

Bộ
phận
bảo vệ

11

Bộ
phận
vệ sinh

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn
nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc.
* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
Chức danh: Trưởng phòng
Phòng/ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty.
Mã số công việc: MSO1
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
12


Mức lương: 9.000.000đ.
Cấp bậc: Quản lý
1. Tóm tắt công việc.
- Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính,
thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công
việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Chỉ đạo, tổ chức tiếp
đón khách đến làm việc tại công ty.
2. Yêu cầu
Trình độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác
Chứng chỉ:Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kiến thức:

- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và
bảo mật các thông tin của công ty.
3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên
- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; các
chế độ thưởng, phạt trong công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách.
- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
3.5. Thực hiện các công việc khác
- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty .
14


- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao
trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty
4. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
PHÊ DUYỆT
NGƯỜI QUẢN LÝ TRỰC TIẾP
Mã số:… Chữ ký:… Ngày:…/…/…

NGƯỜI PHÊ DUYỆT

khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản
các cuộc họp đó. Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trong
việc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn
vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng
nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng hậu cần là hình thức biểu
hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này
văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của
mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các
phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay
can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của
cơ quan đơn vị.
Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành
của thủ trưởng cơ quan. Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện một cách
nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan:
Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ. Việc xây dựng
chương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cách
16


làm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty.
Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tác
Tuần, Tháng, Quý, Năm.
Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ

Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn
chưa sắp xếp công việc một cách khoa học.
Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
cơ quan trong quá trình thực tập( phụ lục IV)
Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:
Bước 1:
a. Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo.
b. Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:
 Lập kế hoạch:
+ Mục đích, yêu cầu cần đạt.
+ Nội dung.
+ Thời gian, địa điểm.
+ Kinh phí.
+ Dự kiến đơn vị phối hợp.
+ Khách mời.
+ Chương trình hội nghị, hội thảo.
+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hội
thảo.
+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo.
 Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:
+ Chuẩn bị:
- Truyền thông cho sự kiện.
- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo.
- In ấn tài liệu.
- Phát hành thư mời tham dự.
- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trang
thiết bị hỗ trợ …
- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người tham
18

- Giấy giới thiệu đi công tác.
- Giấy đi đường.
19


- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài).
- Chứng minh thư nhân dân.
- Các giấy tờ tùy thân khác.
- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)
Bước 3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:
- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp.
- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện.
- Giá vé tàu xe hay máy bay.
- Độ dài quãng đường đi.
- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng.
- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm
việc cho đoàn.
Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét
duyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó.
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại
Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:
 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan.
 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cá
nhân.
 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop.
- Chuẩn bị kinh phí:
 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …

- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm.
- Có thái độ đúng đắn khi tiếp dân, không quan liêu, hách dịch.
- Ăn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng, lịch sự.
- Ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực.
- Biết tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in,
photo một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm. Tiết kiệm những tài nguyên vô
21


hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở).
- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủ
tục.
Tuy còn một số hạn chế nhất định nhưng nhìn chung Intracom nói chung
hay bộ phận Văn phòng nói riêng đã chấp hành được tốt văn hóa công sở được
đề ra theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty về công
tác văn thư.
Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đã
thực hiện đúng quy định theo:
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nộ vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư. Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tác