BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Tên đầy đủ

Chữ viết tắt

1
2
3
4
5
6

Chính phủ
Nhà xuất bản
Nghị định
Quyết định
Thông tư
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội

CP
NXB
NĐ
QĐ
TT
KHXH


LỜI CẢM ƠN

1.2 Khái quát về Viện nghiên cứu Châu Âu...........................................................................................6

1.2.1 Lịch sử hình thành..............................................................................6
1.2.4 Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................9
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ............................14
2.3 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ.................................................................................16
2.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ........................................22

2.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.............................22
2.5.2 Tổ chức kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ.............................23
Chương 3............................................................................................................25
GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ
CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ................................................................25
3.1 Nhận xét, đánh giá.........................................................................................................................25

3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................25
3.1.2 Nguyên nhân và hạn chế...................................................................26
3.2 Giải pháp.........................................................................................................................................27

3.2.1 Sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo...............................27
3.2.2 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại bộ phận văn thư, lưu trữ một cách
khoa học.......................................................................................................28


3.2.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ..................................................................................................29
3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu
trữ.................................................................................................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................31

cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ.
1


Viết về công tác văn thư, lưu trữ đã có nhiều công trình nghiên cứu, tuy
nhiên tại Viện nghiên cứu Châu Âu chưa có công trình nghiên cứu chính thức
nào. Là một sinh viên được đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi nhận
thấy nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ là phù hợp với chuyên ngành. Vì vậy,
tôi chọn đề tài “Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trong
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu Châu
Âu” làm đề tài cho bài tiểu luận.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu Châu Âu.
- Mục đích nghiên cứu
Làm rõ trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiết
lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tổ chức tuyển chọn cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản về văn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ tại Viện nghiên cứu Châu Âu.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nhằm làm rõ các nhiệm vụ sau:
+ Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát về Viện Nghiên
cứu Châu Âu
+ Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
+ Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức Hành
chính trong công tác văn thư, lưu trữ.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp tư liệu

phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư thức là làm những công việc có
lien quan đến văn tự và thư tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức
bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp
chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn
bản…tức là làm công tác văn thư.
Như vậy, có khá nhiều quan niệm về công tác văn thư, sau đây là khái
niệm tiêu biểu:
“Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân”. [5;Tr 9]
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ/CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác Văn thư định nghĩa về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là
hạot động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan
tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầu bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý văn bản và tài liệu phát sinh trong quá
trình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu”.
[1;tr3]

4


- Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cân thiết.
Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của
bộ máy Nhà nước.
1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ

đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản, bảo quản, lưu trữ tài liệu…
- Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật, vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo
quản các văn bản phải đảm bảo bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới
được biết về nội dung văn bản. Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển
đúng đối tượng không để lọt tay người không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
- Hiện đại
Tính hiện đại của công tác văn thưu, lưu trữ đó chính là việc áp dụng công
nghệ thông tin vào các công tác này. Như vậy, các nhân viên làm công tác văn
thư, lưu trữ có thể soạn thảo, đăng kí văn bản, lưu trữ trên máy vi tính bằng các
phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc soạn thảo
cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp thủ công
1.2 Khái quát về Viện nghiên cứu Châu Âu
1.2.1 Lịch sử hình thành
Ngày 13 tháng 9 năm 1993 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số
446/TTg về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu SNG và Đông Âu trực thuộc
Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia.
Ngày 05 tháng 3 năm 1998 Thủ tướng Chính Phủ đã có Quyết định số
56/1998-QĐ-TTg về việc đổi tên Trung tâm Nghiên cứu SNG và Đông Âu thành
Trung tâm Nghiên cứu Châu Âu trực thuộc Trung tâm Khoa học xã hội và nhân
văn quốc gia.

6


Ngày 20 tháng 02 năm 2004 Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã
ký quyết định số 171/QĐ-KHXH về việc chuyển các đơn vị trực thuộc Trung
tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia thành các đơn vị trực thuộc Viện
Khoa học xã hội Việt Nam. Trung tâm Nghiên cứu Châu Âu được đổi tên thành

- Phòng Nghiên cứu lịch sử, văn hóa, xã hội Châu Âu
Nghiên cứu các vấn đề lịch sử, văn hoá, xã hội của Châu Âu.
- Phòng Nghiên cứu môi trường và phát triển khu vực
Nghiên cứu môi trường và phát triển bền vững của Châu Âu và Liên minh
Châu Âu; mô hình, kinh nghiệm của các nước Châu Âu.
- Phòng Nghiên cứu quan hệ quốc tế và hội nhập của Châu Âu
Nghiên cứu những vấn đề quan hệ quốc tế và hội nhập của Liên minh
châu Âu và của các nước châu Âu.
Các phòng phục vụ nghiên cứu và giúp việc Viện trưởng:
- Phòng Thông tin – Thư viện
Quản lý sách báo, băng đĩa, tư liệu khoa học phục vụ công tác nghiên cứu
của Viện; trao đổi thông tin khoa học với các cơ quan trong và ngoài nước theo
quy định của pháp luật; phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học, truyền bá các
kiến thức cho độc giả trong và ngoài cơ quan. Xây dựng cơ sở dữ liệu số, thư
viện điện tử, liên kết với mạng lưới thông tin của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
và các thư viện của các viện, trường đại học trong và ngoài nước.
Xây dựng và quản lý trang Web và mạng Internet của Viện.
- Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế
Tham mưu và giúp Viện trưởng quản lý hoạt động khoa học và hợp tác
quốc tế; xây dựng dự thảo kế hoạch, chương trình nghiên cứu khoa học và hợp
tác quốc tế; phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các cuộc hội thảo, tọa
đàm, hội nghị về hợp tác quốc tế dưới danh nghĩa của Viện; tổ chức các buổi báo
cáo về kết quả hoạt động của các đoàn và cá nhân được Viện cử đi nước ngoài
về; làm thủ tục nhập cảnh, tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, làm việc, tham quan
du lịch cho khách nước ngoài; tiếp nhận quà tặng và chuẩn bị quà tặng cho
khách nước ngoài…
8


- Phòng Tổ chức – Hành chính

hoạch, kế hoạch 5 năm và hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi được phê
duyệt.
- Nghiên cứu cơ bản về khoa học xã hội của các nước và tổ chức khu vực
của Châu Âu, trước hết là những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, môi
trường và phát triển, quan hệ quốc tế...
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn phát triển của các quốc
gia Châu Âu, cũng như quá trình hình thành và phát triển liên kết khu vực ở
Châu Âu.
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực nghiên cứu Châu Âu.
Thực hiện đào tạo sau đại học theo quy định của pháp luật, tham gia phát triển
nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội
Việt Nam và các cơ quan khác.
- Theo chức năng, tổ chức thẩm định và tham gia thẩm định về mặt khoa
học các chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội ở các Bộ, Ban, ngành, địa
phương theo sự phân công của Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Thực
hiện các tư vấn khoa học phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện.
- Tổ chức hợp tác quốc tế về nghiên cứu đào tạo theo quy định hiện hành.
- Trao đổi thông tin khoa học với các cơ quan trong nước và nước ngoài
theo quy định của pháp luật; Quản lý tư liệu thư viện của Viện; xuất bản các ấn
phẩm khoa học, phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học, truyền bá các kiến
thức khoa học tới quảng đại quần chúng.
- Ký kết, thực hiện các hợp đồng nghiên cứu khoa học với các tổ chức, cơ
quan nghiên cứu khoa học và các nhà khoa học trong và ngoài nước theo quy
định của pháp luật và của Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài sản và kinh phí của Viện theo
các quy định , chế độ của Nhà nước và của Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt
Nam.

10


thể thức và nội dung văn bản. Như vậy, ta có thể thấy được công tác văn thư, lưu
trữ có vai trò quan trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan nói chung và văn
phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên Viện Nghiên cứu Châu Âu nói
chung và phòng Tổ chức – Hành chính nói riêng luôn chú trọng xây dựng và
phát triển công tác này, đảm bảo được nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa
học.
2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ
Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm, giúp lãnh đạo
Viện tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo tổng hợp tình hình
quản lý văn thư, lưu trữ gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; phân loại, trình,
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; theo dõi, đôn đốc việc giải
12


quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền
xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;
ghi số và ngày, tháng, năm phát hành văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng
ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy
giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức; quản lý, sử dụng con dấu của
cơ quan và các loại con dấu khác; báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư
đột xuất và định kỳ, bảo quản tài liệu và lưu trữ tài liệu của Viện.
2.1.1 Thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ
Tùy theo tính chất và quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà văn phòng
được tổ chức mang tính chất riêng cho phù hợp. Viện nghiên cứu Châu Âu là cơ
quan vừa, khối lượng công việc không quá nhiều, tuy nhiên cơ quan vẫn có đầy
đủ bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động một cách độc lập.
Hiện nay, Phòng Tổ chức – Hành chính của Viện nghiên cứu Châu Âu bao
gồm 04 cán bộ, nhân viên:
Về trình độ: 100% tốt nghiệp cao đẳng và đại học trở lên.

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư, lưu trữ đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của cơ quan
đảm bảo đúng quy trình, thể thức.
- Quản lý và soạn thảo các loại giấy mời, giấy giới thiệu.
- Thực hiện nghiêm công văn số 1174/VP-TCHC của Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam về việc tuân thủ các quy định về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
- Bảo quản và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan…
2.2 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu
trữ
Trang thiết bị công tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng bảo
đảm năng suất, chất lượng của công tác văn thư, đồng thời cũng là một trong
những yếu tố giúp cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều
14


kiện khoa học ký thuật phát triển các tiến bộ khoa học ứng dụng rộng rãi trong
công tác văn thư, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin thì việc
bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc hiện đại hóa công tác văn thư.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là việc áp
dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục
vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu
được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ
quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan
thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia.
Hiện nay, việc xây dựng các kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị phục
vụ cho công tác văn thư, lưu trữ bảo quản tài liệu còn phụ thuộc vào sự quan
tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với công tác này. Ở Viện
nghiên cứu Châu Âu, do khối tài liệu lưu trữ không lớn nên cơ quan chưa có kho

Việc bố trí phòng chưa hiện đại, chưa đáp ứng được công tác bảo mật.
2.3 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ
2.3.1 Sự cần thiết của tuyển chọn nhân sự
Tuyển dụng là quá trình đảm bảo cho tổ chức có đủ số lượng và chất
lượng nhân sự cần thiết để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, là
một trong những chức năng cơ bản của quản lý nguồn nhân lực. Với bất cứ tổ
chức nào, hoạt động tuyển dụng nhân lực cũng đóng một vai trò quan trọng.
Hoạt động tuyển dụng nhân sự vào làm việc cho cơ quan hành, hiện nay còn
nhiều bất cập, khó đáp ứng được yêu cầu phát triển của xã hội. Những bất cập
trong lĩnh vực tuyển dụng công chức thể hiện qua một số vấn đề sau đây:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng chưa tốt, chưa khoa học. Tiêu chí tuyển
dụng không giúp chọn được người phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
- Việc thu hút người lao động tham gia dự tuyển chưa được quan tâm
đúng mức, thiếu công khai.
- Công tác tổ chức thi để chọn người có năng lực còn nhiều bất cập, đặc
biệt là chưa chú trọng việc đánh giá động cơ của người tham gia dự tuyển.
- Hoạt động tập sự được tiến hành một cách hình thức, chưa phát huy
được vai trò của tập sự.
16


- Việc lựa chọn công chức vào những vị trí quản lý, lãnh đạo còn có biểu
hiện tiêu cực, cơ chế bổ nhiệm còn bất hợp lý.
- Kiến thức, kỹ năng, thái độ của một bộ phận những người làm công tác
tuyển dụng chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trò
quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của công
chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,
cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Nhân sự có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp

+ Tham gia xây dựng các văn bản pháp quy về công tác văn thư để trình
Nhà nước ban hành.
+ Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành hoặc các quy
định về nghiệp vụ công tác văn thư của cơ quan.
+ Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà
nước, các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của ngành về công tác văn thư ở cơ
quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền.
+ Kiểm tra, hướng dẫn các quy định về thể thức văn bản của cơ quan hoặc
của đối tượng quản lý trước khi ban hành theo qui định của Nhà nước.
+ Chủ động tổ chức được sự phối hợp với công chức - viên chức, đơn vị
liên quan và hướng dẫn giúp đỡ cán sự văn thư trong việc triển khai công tác
văn thư thuộc phạm vi được phân công.
+ Tổng kết, đánh giá hiệu quả quản lý công tác văn thư và đề xuất các
biện pháp cải tiến báo cáo với cấp trên.
- Hiểu biết:
+ Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy của
Nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành,
của cơ quan về công tác văn thư.
+ Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư.
+ Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ
trách.

18


+ Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; có
năng lực soạn thảo văn bản.
+ Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động
khoa học trong quản lý.
+ Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ

kết, đánh giá hiệu quả và báo cáo nghiệp vụ lên cấp trên.
- Hiểu biết:
+ Nắm được đường lối, chính sách của Đảng, các qui định của Nhà nước,
của cơ quan về công tác lưu trữ.
+ Nắm được kiến thức cơ bản về nghiệp vụ công tác lưu trữ.
+ Nắm được các đặc điểm của đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách.
+ Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quyết định cụ thể
của quản lý và thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành chính của Nhà nước, có năng
lực soạn thảo văn bản.
+ Nắm được những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý, biết tổ chức lao
động khoa học trong quản lý lưu trữ.
+ Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp và đề xuất cải tiến nghiệp vụ
quản lý lưu trữ; nắm được xu thế phát triển của công tác lưu trữ trong nước và
thế giới.
+ Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng
phối hợp tốt với các yếu tố liên quan để triển khai công việc có hiệu quả. Có khả
năng độc lập tổ chức làm việc.
+ Sử dụng được máy vi tính và các thiết bị chuyên dùng trong công tác
lưu trữ.
- Yêu cầu trình độ:
+ Tốt nghiệp cao đẳng, đại học lưu trữ, đã qua thời gian tập sự. (Nếu là
đại học khác thì phải qua đào tạo trình độ đại học về lưu trữ).
+ Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội
dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
+ Qua lớp đào tạo tin học văn phòng.
2.4 Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ
20