BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

Kí hiệu

Chữ viết đầy đủ

1

UBND

Uỷ ban Nhân dân

2

HĐND

Hội đồng Nhân dân


.

PHẦN MỞ ĐẦU

Thực tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đào
tạo của các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp. Trong
chương trình đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường
và những kiến thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽ
được hướng dẫn đi thực tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường.
Xác định phương châm: “Học đi đôi với hành” nhằm giúp cán bộ văn phòng

của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang
tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức.
Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật
của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng
văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc
thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác văn
thư - lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành
các chuyên môn. Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản
của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ
sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Trong quá trình thực tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp vụ của công
tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Chiêm Hóa, chính vì vậy em đã chọn đề
tài nghiên cứu về “ Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang”.
Có thể nói rằng công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đối
vơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung.
Sau đợt thực tập tại UBND huyện Chiêm Hóa - tỉnh Tuyên Quang, những
kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo thực tập” với cấu trúc như
sau:
3

3
3


Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, bài báo

Chương 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
1.1.1. Lịch sử hình thành UBND huyện Chiêm Hóa
Chiêm Hoá là huyện miền núi ở phía Đông Bắc tỉnh Tuyên Quang,cách thị
xã Tuyên Quang 67 km về phía Bắc, nơi có hơn 80% là dân tộc thiểu số. Huyện
Chiêm Hóa có diện tích: 1 455,8km2 với dân số: 126.100 người (2004). Chiêm
Hoá là địa bàn sinh sống của 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Thuỷ... sinh
sống

ở các xã, thị trấn của huyện: Vĩnh Lộc, Bình Nhân, Bình Phú, Hà

Lang, Hòa An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim Bình, Linh Phú, Minh
Quang, Ngọc Hội, Nhân Lý, Phú Bình, Phúc Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân
Mỹ, Tân Thịnh, Tri Phú, Trung Hà, Trung Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, Yên
Lập, Yên Nguyên.
Trong các triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man được gọi là châu Vị
Long, khi thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835 đổi
thành châu Chiêm Hoá (nay là huyện Chiêm Hoá). Trước năm 1976, Chiêm Hoá
thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp nhập thành
Hà Tuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên. Năm1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi
Hà Tuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện của tỉnh Tuyên Quang.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
∗ Chức năng

5


+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnh quản
lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
cong tác huấn luyện dân quân tự vệ.
+ Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng quy định của
pháp luật.
+ Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội.
6

6
6


+ Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự xã hội.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
+ Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theo
đúng quy định của pháp luật.
+ Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo từng cấp. Xây
dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương trình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét
quyết định.
‫ ־‬Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác sử dụng các công
trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng.
‫ ־‬Ngoài các nhiệm vụ trên thì Ủy ban Nhân dân huyện còn có nhiệm vụ
quản lý nhà nước trên các lĩnh vực như: Thương mại du lịch, văn hóa,
giáo dục, y tế, dân tộc tôn giáo…
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chiêm Hóa
‫־‬


Phòng Văn hoá, thông tin- Thể thao

˙

Phòng Y tế

˙

Phòng Tài nguyên và Môi trường

˙

Phòng Tư pháp

˙

Phòng Kinh tế tổng hợp

˙

Phòng Hạ tầng kinh tế

˙

Thanh tra huyện

˙

Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện

UBND huyện tổ chức văn thư chung của toàn cơ quan và thuộc Văn
phòng HĐND và UBND huyện. Bộ phận văn thư chung thực hiện nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức và nhân dân gửi đến; thực hiện chuyển
giao văn bản; theo dõi việc giải quyết các văn bản; quản lý và sử dụng con dấu
của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện, các con dấu khác;
quản lý văn bản lưu của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND.
UBND huyện tổ chức, sắp xếp các cán bộ, chuyên viên chuyên trách,
kiêm nghiệm văn thư ở các phòng, ban trực thuộc. Các cán bộ này thực hiện
nhiệm vụ soạn thảo văn bản của UBND huyện về lĩnh vực chuyên môn của
mình; tiếp nhận, chuyển giao và thực hiện các văn bản của UBND huyện; quản
lý con dấu, văn bản của phòng, ban.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư –
lưu trữ
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một
cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội. Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhà
nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau. Góp phần
tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực
pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ, giữ gìn
an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật cơ quan nguồn bổ sung chủ yếu vô tận những
tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước và có tác dụng trực tiếp đến
hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo.
9

9
9


Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của các
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ


10
10


∗ Bộ phận lưu trữ
‫ ־‬Hướng dẫn cán bộ cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị lập hồ sơ và nộp hồ sơ
‫־‬
‫־‬
‫־‬
‫־‬
‫־‬

vào lưu trữ hiện hành
Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành
Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê hồ sơ tài liệu
Đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ tài liệu
Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu
Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định;

tiêu hủy tài liệu hết giá trị
₊ Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:
‫ ־‬Lập kế hoạch thu thập tài liệu
‫ ־‬Phối hợp với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựa
‫־‬
‫־‬
‫־‬
‫־‬

chọn tài liệu cần thu thập

2.1.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả quản lý hoạt động của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan ngày càng được
chú trọng hơn. Đặc biệt là trong cuộc cải cánh hành chính Nhà nước, công tác
văn thư là một trong những trọng tâm được đổi mới.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Chiêm Hóa tổ chức theo mô hình tập
trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi
nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn
bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra cứu, tìm kiếm thông tin một cách
nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của cán bộ văn
thư. Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại phòng Văn thư để đăng ký,
chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn
thư cơ quan. Phòng Văn thư trực thuộc Văn phòng HĐND – UBND huyện
Chiêm Hóa.
∗ Về công tác quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là toàn bộ văn bản – tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi
khác đến. UBND huyện Chiêm Hóa là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quá trình hoạt động
Ủy ban phải nhận một khối văn bản đến khá lớn của các cơ quan chính quyền
cấp trên chỉ đạo hoạt động. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến đã được
12

12
12


tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản
tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan. Hàng ngày UBND huyện

₊ Kiểm tra mẫu chữ ký đã đăng ký
Nếu qua kiểm tra phát hiện chữ ký không đúng thẩm quyền, hoặc ghi không
đúng chức danh người ký, hoặc chữ ký không đúng mẫu thì bắt buộc phải sửa
chữa sai sót mới được đóng dấu.
Việc đóng dấu lên văn bản phải rõ ràng, thể hiện đầy đủ các đặc điểm, chi
tiết của con dấu lên văn bản. Văn thư đóng dấu phải chính xác, không đóng
nhầm lẫn con dấu của cơ quan với con dấu của các tổ chức khác. Trường hợp
đóng nhầm dấu thì phải thay thế tờ văn bản khác và đóng dấu lại. Việc sửa chữa
sai sót này do văn thư thực hiện. Văn thư không được sửa sai việc đóng nhầm
dấu bằng cách đóng trùm lên con dấu bị đóng nhầm.
Con dấu được cất trong tủ tại phòng văn thư, cán bộ văn thư giữ chìa khoá
tủ và là người trực tiếp sử dụng con dấu. Không có tình trạng để mất dấu, thất
lạc con dấu, đưa con dấu ra ngoài cơ quan mà chưa có sự cho phép bằng văn bản
cửa cấp trên. Mực dấu được sử dụng là màu đỏ theo quy định của nhà nước.
2.1.2. Công tác lưu trữ
UBND huyện Chiêm Hóa là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, một
lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu. Trong quá trình hoạt động,
UBND huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành, đây là khối tài liệu nộp lưu
vào lưu trữ huyện. Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBND
huyện kết hợp với Chánh văn phòng ra các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về
nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác này.
Năm 2015 đã đầu tư kinh phí chỉnh lý 300 mét tài liệu rời lẻ đã được chỉnh lý
hoàn chỉnh, hình thành 03 phông tài liệu:

14

14
14



15


tổng dự toán; các quyết toán, kết quả đấu thầu công trình, bản dự toán
kinh phí… và các văn bản liên quan đến việc đầu tư các công trình xây
dựng cơ bản và cung cấp các trang thiết bị.
Ví dụ như: Tài liệu về báo cáo bản dự toán kinh phí xây dựng tuyến đường
mẫu qua UBND xã Phúc Thịnh huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang năm 2016
‫־‬Tài liệu nghe nhìn: Là các hình ảnh kỷ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện,
file ghi âm, ghi hình các hội nghị, cuộc họp, cuộc gặp gỡ trao đổi giữa
UBND huyện với các tỉnh, huyện khác…
Về nhân sự: Công tác lưu trữ chưa có cán bộ chuyên trách, phòng lưu trữ của
UBND huyện Chiêm Hóa được 01 cán bộ văn thư kiêm nghiệm.
2.1.3. Về ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Hàng năm nhà nước ta thường ban hành một hệ thống các văn bản quy phạm
pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên các lĩnh
vực của đời sống, đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được thực hiện liên
tục và thống nhất…
Về lĩnh vực công tác hành chính thì việc tổ chức chỉ đạo công tác văn thưlưu trữ cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.
Qua các văn bản chỉ đạo của nhà nước thì UBND huyện Chiêm Hóa cũng xây
dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư
lưu trữ của huyện nhằm tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ của huyện.
Hiện nay Nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác lưu trữ như:
₊ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
₊ Nghị định số 01/1013/NĐ-CP ngày 3/01/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ
₊ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính

Hàng năm UBND huyện tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tình hình công
tác văn thư- lưu trữ, việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính xác và công bằng
nhất về kết quả công tác văn thư- lưu trữ của UBND để có kết luận chính xác
nhằm tổ chức công tác văn thư- lưu trữ được tốt hơn. Giúp các cán bộ trong cơ
quan hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động hành
chính nhà nước, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
17

17
17


2.2.1. Công tác văn thư
∗ Công tác đóng dấu văn bản
Dấu được giao cho 01 cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,
dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm
quyền, dấu được đóng đúng 1/3 phần bên trái chữ ký. Con dấu được cất trong tủ
tại phòng văn thư, cán bộ văn thư giữ chìa khoá tủ và là người trực tiếp sử dụng
con dấu. Không có tình trạng để mất dấu, thất lạc con dấu, đưa con dấu ra ngoài
cơ quan mà chưa có sự cho phép bằng văn bản cửa cấp trên.. Mực dấu được sử
dụng là màu đỏ theo quy định của nhà nước. Phòng văn thư giữ các loại dấu sau:
- Dấu quốc duy (dấu tròn) của HĐND và UBND
- Dấu văn phòng
Dấu chức danh: Dấu Chủ tịch, dấu Phó Chủ tịch, dấu tên Chủ tịch,
dấu tên Phó Chủ tịch…
- Dấu phục vụ công tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, dấu khẩn, hỏa tốc…
∗ Đăng ký văn bản đi:
Ta hiểu rằng việc đăng ý văn bản đi là ghi chép một số điều về một văn
bản đi như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản trong các

chuyển giao được tiến hành bằng việc các cán bộ của các phòng ban sẽ trực tiếp
đến để lấy văn bản khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục.
‫ ־‬Văn bản đi của cơ quan sẽ được lưu lại 02 bản: 01 bản được lưu lại văn
thư, 01 bản sẽ được giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của
nhân viên soạn thảo. Các bản lưu lại được sắp xếp lại rõ ràng để thuận
tiện cho việc tra tìm.
∗ Đăng ký văn bản đến:
- Việc tiếp nhận văn bản đến của UBND huyện Chiêm Hóa được tiến
hành nhanh chóng, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận và kiểm tra văn bản có
bị rách, có đúng văn bản gửi cho UBND huyện không, số lượng văn
bản. Sau khi kiểm tra xong cán bộ văn thư sẽ tiến hành phân loại tài liệu
để vào sổ
- Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả văn bản
đến sẽ được cán bộ văn thư đóng dấu đến và ghi thông tin về số đên và
ngày tháng văn bản đến. Số đến sẽ được đánh bắt đầu từ số 01 đến số
cuối cùng của tất cả văn bản đến Ủy ban trong một năm. Dấu đến được

19

19
19


đóng dưới số và ký hiệu của văn bản đến; dấu đến có kích thước: chiều
rộng 3cm, chiều dài 5cm.
Sau khi đóng dấu đến, nhân viên văn thư tiến hành đăng ký văn bản vào
sổ đăng ký văn bản đến theo các loại:
+ Sổ đăng ký văn bản đến: Mật
+ Sổ đăng ký văn bản đến: Mời họp
+ Sổ đăng ký văn bản đến: Quyết định, báo cáo, tờ trình…

chuyên môn: Tài liệu về Văn hóa – Xã hội, tài liệu về lĩnh vực Kinh tế, tài liệu
về Địa chính – Quản lý đất đại. Toàn bộ khối tài liệu này sẽ được đưa vào lưu
trữ huyện, được bảo quản và sử dụng theo nhu cầu khác nhau của cơ quan.
UBND huyện đã xây dựng bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để các phòng,
ban chuyện môn nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập và đem nộp
lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp, thu thập tài liệu được nhanh chóng và
thuận lợi.
∗ Công tác chỉnh lý tài liệu:
- Tại UBND huyện Chiêm Hóa, công tác chỉnh lý cũng được quan tâm và đầu tư
chi phí chỉnh lý 300m giá tài liệu hình thành 03 Phông lưu trữ:
+ Phông Ủy ban Hành chính giai đoạn từ năm 1962 đến năm 1975
+ Phông Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa từ năm 1976 đến năm 1991
+ Phông Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa từ năm 1992 đến năm 2014
Trong đó: Hồ sơ bảo quản có thời hạn: 14.858 hồ sơ
Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn : 3.564 hồ sơ
- Một số văn bản liên quan đến việc chỉnh lý tài liệu (Phụ lục 2)
∗ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
21

21
21


Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chiêm Hóa
chưa nhận được sự quan tâm đúng mức. Ủy ban đã có kho lưu trữ riêng, tuy
nhiên, kho lưu trữ của UBND huyện được đặt ở tầng 3 (tầng cao nhất) và trong
kho chỉ có giá tủ, còn lại chưa được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết như
bình cứu hỏa, quạt thông gió… nên tài liệu chưa được bảo quản an toàn khi có
sự cố xảy ra, không tránh khỏi được tình trạng tài liệu bị hư hỏng trong điều
kiện thời tiết khắc nhiệt.

chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng để có thể phục vụ tốt nhu
cầu tra cứu tài liệu.

23

23
23


Chương 3:
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
CHIÊM HÓA - TỈNH TUYÊN QUANG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được
Trong quá trình thực tập, em đã được học hỏi, bổ sung thêm những kiến
thức thực tế, học hỏi cách làm việc và được làm việc như một người cán bộ văn
thư – lưu trữ. Em được hoàn thiện mình hơn trong các khâu nghiệp vụ chuyên
môn, đó cũng là tiền đề để em có thể trở thành một cán bộ thực thụ trong tương
lai.
Đợt thực tập đã tạo điều kiện cho em xâm nhập thực tế, làm quen, cụ thể
hóa những phần lý luận đã được học trên giảng đường, đưa những kiến thức đã
được thầy cô giảng dạy trên ghế nhà trường vận dụng vào thực tế công việc tại
cơ quan, tổ chức để có thể hiểu rõ ràng hơn về các khâu nghiệp vụ chuyên môn
đã được học. Tuy thời gian ngắn, nhưng em cũng đã được thực hành đầy đủ các
khâu nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ:
∗ Về công tác văn thư:
‫ ־‬Trình ký văn bản: Các văn bản sau khi được soạn thảo có chữ ký nháy của
trưởng phòng chuyên môn được đặt trong các cặp trình chuyển đến văn thư để
văn thư trình lên lãnh đạo ký ban hành.

vực hoạt động của Ủy ban.
‫ ־‬Chỉnh lý tài liệu: Văn bản, tài liệu sau khi được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ,
đơn vị bảo quản thì được xác định giá trị, thời hạn bảo quản và lập mục lục hồ
sơ để thuận tiện cho việc tra cứu sau này ( phụ lục 3)
25

25
25