LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới cố vấn học tập
Ths. Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt thời
gian thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này. Nhờ sự chỉ bảo của cô em có thể
vận dụng những kiến thức đã học để áp dụng vào thực tiễn hoạt động của
doanh nghiệp. Những phương pháp, kinh nghiệm mà cô truyền đạt cho em
không chỉ giúp bài bài khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn mà còn là
hành trang cho công việc thực tế của em sau này. Em cũng xin bày tỏ lòng
biết ơn chân thành tới tập thể các thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, những bài giảng bổ ích của các thầy cô đã giúp em tích lũy được
những kiến thức sâu rộng để em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này và
những kiến thức ấy còn là những nền tảng cho nghề nghiệp của em trong
tương lai.
Bên cạnh đó, không thể không nhắc tới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo
quý Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
( INTRACOM) cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn
phòng đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài khóa luận của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Thư


MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài....................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu...............................3
3.1. Đối tượng...........................................................................................3
3.2. Phạm vi nghiên cứu...........................................................................3

2.1. Khái quát về Công ty INTRACOM và tài liệu lưu trữ các Công
trình xây đựng của công ty.....................................................................22
2.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Công ty INTRACOM.............................................................22
2.1.2. Khối lượng, thành phần, quá trình hình thành, đặc điểm của tài
liệu lưu trữ các công trình xây dựng thuộc Phông lưu trữ Công ty
INTRACOM..........................................................................................24
2.2. Thực trạng quản lý khối tài liệu các công trình xây dựng tại
Công ty INTRACOM..............................................................................30
2.2.1. Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại Công ty
INTRACOM..........................................................................................30
2.2.2. Văn bản quy định về công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
các công trình xây dựng của Công ty INTRACOM..............................31
2.3. Thực trạng chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng
tại Công ty INTRACOM........................................................................31
2.3.1. Thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu.......................32
2.3.2. Thực trạng công tác phân loại giá trị tài liệu.............................33
2.3.3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu..............................37
2.3.4. Thực trạng xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu............38
2.4. Đánh giá..........................................................................................38
2.4.1. Ưu điểm.....................................................................................38


2.4.2. Hạn chế......................................................................................39
2.4.3. Nguyên nhân.............................................................................40
Tiểu kết chương 2.......................................................................................41
Chương 3. XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC
TÀI LIỆU CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY
INTRACOM..............................................................................................42
3.1. Lựa chọn và xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ đổi mới, nhất là khi đất nước thực hiện nền
kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập
kinh tế quốc tế, các khái niệm doanh nghiệp, doanh nhân
ngày càng được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực kinh
tế...Trong thời kỳ này, Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọng
đến việc hình thành phát triển của các doanh nghiệp và coi
đó là lực lượng chủ lực của phát triển kinh tế - xã hội và hội
nhập kinh tế quốc tế. Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc, chủ tịch
Hội đồng thi đua – Khen thưởng Trung ương đã nhận định: “
Doanh nghiệp là bộ phận quan trọng tạo ra của cải cho xã
hội, tạo việc làm và sự thịnh vượng của quốc gia” tại Lễ phát
động phong trào thi đua với chủ đề “ Doanh nghiệp Việt Nam
hội nhập và phát triển” ngày 11 tháng 10 năm 2016, nhân kỷ
niệm Ngày doanh nhân Việt Nam.
Hiện nay, nước ta có gần 600 nghìn doanh nghiệp đang
hoạt động. Trong quá trình hình thành, hoạt động phát triển
của các doanh nghiệp số lượng văn bản được hình thành qua
từng năm của mỗi doanh nghiệp lên đến hàng trăm, hàng
nghìn văn bản. Từ hoạt động tổ chức và kinh doanh của
doanh nghiệp đã sản sinh ra hệ thống các văn bản tài liệu bao
gồm các văn bản hành chính và văn bản chuyên môn phản
ánh trực tiếp ngành, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh
nghiệp. Đó là những văn bản chứa đựng thông tin về bí mật

1


Khóa luận tốt nghiệp


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
trong công cuộc phát triển kinh tế nước nhà. Khối tài liệu các
công trình xây dựng tại công ty là khối tài liệu quan trọng
phản ảnh quá trình hoạt động chính của công ty nhưng khi
giao nộp vào lưu trữ cơ quan tài liệu vẫn trong tình trạng bó
gói, rời lẻ, lộn xộn. Tuy công ty đã hoạt động hơn 10 năm
nhưng đến nay tài liệu lưu trữ của công ty nói chung và tài
liệu xây dựng nói riêng chưa được tiến hành chỉnh lý một cách
đúng nghĩa nên việc tiến hành chỉnh lý khoa học khối tài liệu
công trình xây dựng của công ty tuy chỉ mang tính giải quyết
tình thế nhưng lại vô cùng cấp thiết.
Chính vì lý do nêu trên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng
phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây
dựng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông”. Qua đề tài này, em mong sẽ đóng góp một
phần nhỏ những kết quả nghiên cứu đối với công tác chỉnh lý
khoa học tài liệu công trình xây dựng của công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Việc lựa chọn đề tài này, em hướng đến các mục tiêu cụ
thể sau đây:
- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp
lý về chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng;
- Hai là, đánh giá toàn diện giá trị tài liệu lưu trữ các công
trình xây dựng, công tác chỉnh lý loại hình tài liệu này tại
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và gia thông;
- Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm
nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các
công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM.

công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng;
- Phương pháp phỏng vấn những nhân viên tại các phòng
ban trong Công ty đang phụ trách các dự án, công trình xây
dựng và các nhân viên cùng với lãnh đạo Văn phòng của Công

4


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
ty thấy được một cách chính xác nhất tình hình thực tế công
tác lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu các công trình xây dựng
tại đây.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế,
từ đó rút ra được những ưu điểm và hạn chế trong công tác
chỉnh lý tài liệu các công trình xây dựng để đưa ra những giải
pháp phù hợp.
Ngoài các phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng
phương pháp nghiên cứu các nguồn tài liệu tham khảo, các
luận án, luận văn, khóa luận và một số bài viết đăng trên tạp
chí Văn thư lưu trữ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đã đặt ra, đề tài cần thực hiện các
nhiệm vụ sau
Một là: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Công ty
INTRACOM, số lượng, thành phần, nội dung của khối tài liệu
lưu trữ các công trình xây dựng. Từ đó, làm rõ ý nghĩa của tài
liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với quốc gia, đối với
Công ty.
Hai là: Nghiên cứu những quy định hiện hành của Nhà

chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực
tế.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Em đã tìm hiểu và tổng hợp được một số bài viết trên
tạp chí chuyên ngành; đề tài nghiên cứu khoa học các cấp; đề
tài khóa luận tốt nghiệp... có liên quan đến vấn đề “chỉnh lý
khoa học tài liệu các công trình xây dựng” được

bao ham

trong vấn đề “ công tác lưu trữ” và “ công tác chỉnh lý khoa
học tài liệu” .

6


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
- Một số bài viết, đề tài nghiên cứu, đề tài khóa luận... có
liên quan đến “công tác lưu trữ” nói chung và “công tác
chỉnh lý khoa học tài liệu” nói riêng:
+ Giáo trình đại học “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” , Vương Đình Quyền chủ biên, Nhà xuất bản đại học và
giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990;
+ Nguyễn Xuân Nung (1975);“ Bàn thêm về một số vấn
đề nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ”, số 5/1975;
+ Nguyễn Đăng Khải (2000), “ Kiểm tra chỉnh lý tài liệu ở
các Trung tâm lưu trữ Quốc gia – vấn đề đặt ra và giải pháp”,
số 5/2000....
+ Nguyễn Văn Thâm, “ Công tác chỉnh lý khoa học tài

ban tài chính – kế toán tổng Công ty Điện lực Việt Nam”, Khóa
luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP, Trường ĐHKHXH&NV;
+ Hoàng Thị Thanh (2009), “ Chỉnh lý khoa học khối tài
liệu thẩm định đầu tư tại tập đoàn bưu chính viên thông Việt
Nam”, Khóa luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP, Trường
ĐHKHXH&NV ...
Qua nghiên cứu các công trình khoa học có liên quan,
em thấy chưa có công trình nào nghiên cứu về Chỉnh lý khoa
học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM.
Bởi vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng phương án chỉnh lý
khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông” làm đề tài nghiên
cứu của khóa luận tốt nghiệp này.
7. Nguồn tài liệu tham khảo

8


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các nguồn tài liệu
sau đây:
- Tài liệu lý luận liên quan đến công tác chỉnh lý khoa học
tài liệu;
- Các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư
và lưu trữ;
- Các khóa luận tốt nghiệp liên quan đến công tác chỉnh lý
khoa học tài liệu;
- Một số tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư – lưu trữ
nhà nước, Tạp chí dòng thời gian.

luận tốt nghiệp này.
Chương 3. Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học
tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM
Từ những kết quả thu được ở chương 1 và chương 2, em
đề xuất xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các
công trình xây dựng mới phù hợp với tình hình thực tiễn của
công ty và một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả
chất lượng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình
xây dựng tại Công ty INTRACOM.
Tài liệu các công trình xây dựng của Công ty INTRACOM
chủ yếu là các tài liệu chuyên môn nên trong quá trình nghiên
cứu em gặp không ít khó khăn nên bài khóa luận tốt nghiệp
của em không tránh khỏi những khiếm khuyết. Do đó em rất
mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý từ các thầy, cô giáo để bài
khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa Văn thư
– Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các anh chị ban lãnh
đạo Công ty INTRACOM đã giúp đỡ, góp ý cho em trong quá
trình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp. Đặc biệt, em xin bày
tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Ths. Trịnh Thị Kim Oanh là
người trực tiếp hướng dẫn đã giúp em thực hiện đề tài này.

10


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
Hà Nội, ngày

tháng

theo yêu cầu của khoa học lưu trữ.
Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là chỉnh sửa nội
dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mực của
khoa học lưu trữ ”

(1)

. Khái niệm này cho thấy

Theo Giáo trình công tác văn thư lưu trữ, PGS-TS. Dương
Văn Khảm chủ biên, nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội,
2006, khái niệm chỉnh lý tài liệu được hiểu như sau: “ Chỉnh lý
tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một
phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập
mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu,
làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công
tác bảo quản và phục vụ khải thác tài liệu”

(2)

.

1 PGS-TS. Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam,
Nxb.Văn hóa thông tin, 2011, tr.92 – 95.
2 PGS-TS. Dương Văn Khảm ,Công tác văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa thông tin, 2006,
Tr.115.

12




(3)

. Khái niệm này cho thấy để một sản phẩm

3 Hội đồng quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách Khoa Việt Nam, Từ điển Bách Khoa
Việt Nam ( Tập 1), Nxb Từ điển Bách Khoa, HN, 2005, Tr.741.

13


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
được gọi là một công trình thì trước hết sản phẩm đó phải
hoàn chỉnh và có mục đích như ngôi nhà được gọi là một công
trình khi đã hoàn chỉnh đầy đủ về kết cấu như móng, cột,
tường, mái... và mục đích xây dựng lên để phục vụ cho như
cầu cư trú, sinh hoạt... của người dân. Công trình có các quy
mô khác nhau, một công trình được coi là công trình lớn khi
công trình đó có tổng kinh phí đầu tư cao, kích thước lớn, có
thiết kế phức tạp, kiến trúc hiện đại... như tòa nhà Quốc hội
Việt Nam có diện tích sàn trên 60.000m 2, tòa nhà cao 39m,
kiến trúc hình vuông, có 3 tầng hầm với sức chưa hơn 500
ôtô, cùng đường hầm dài 60m nối với Bộ Ngoại giao là một
trong 10 công trình nổi bật của đất nước ta. Ngược lại một
công trình được coi là công trình nhỏ khi công trình đó có chi
phí xây dựng thấp, kích thước nhỏ, kiến trúc đơn giản... như
tường trang trí, cổng hàng rào...
Theo Wikipedia Bách khoa toàn như mở, khái niệm Công
trình xây dựng được giải thích như sau: “Công trình xây

xây dựng, thiết bị và lao động
Công trình xây dựng bao gồm một hạng mục hoặc nhiều
hạng mục công trình nằm trong dây chuyền công nghệ đồng
bộ, hoàn chỉnh (có tính đến việc hợp tác sản xuất) để sản
xuất ra sản phẩm nêu trong dự án)”
1.1.1.3. Khái niệm chỉnh lý khoa học tài liệu các công
trình xây dựng
Từ khái niệm nêu trên cho thấy chỉnh lý khoa học tài liệu
các công trình xây dựng có phạm vi hẹp hơn so với chỉnh lý
khoa học tài liệu. Qua đây ta có thể hiểu chỉnh lý khoa học tài
liệu các công trình xây dựng như sau: “ Chỉnh lý khoa học tài
liệu các công trình xây dựng là tổ chức lại tài liệu thuộc các
công trình xây dựng theo một phương án khoa học. Trong đó
tiến hành việc phân loại, xác định giá trị, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu đối với khối

15


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
tài liệu thuộc các công trình xây dựng”. Từ khái niệm này cho
thấy tài liệu được sản sinh ra từ lúc chuẩn bị đầu tư đến khi
nghiệm thu của công trình sẽ được tiến hành việc phân loai,
xác định giá trị tài liêu, phục hồi lập mới hồi sơ, thống kê, lập
công cụ tra cứu nhằm phục vụ như cầu khai thác, sử dụng
nghiên cứu khối tài liệu đó.
1.1.1.4.

Nội dung của việc chỉnh lý khoa học tài liệu

tác quan trọng trong công tác chỉnh lý tài liệu, quyết định
những tài liệu cần bảo quản và những tài liệu hết giá trị cần
tiến hành tiêu hủy. Muốn xác định chính xác giá trị tài liệu cần
nắm rõ các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu các
công trình xây dựng.
- Thống kê, làm công cụ tra cứu
Thống kê tài liệu nhằm phản ánh số lượng, thành phần của
tài liệu. Việc thống kê tài liệu các công trình xây dựng phải
phản ánh tính hình tại của từng công trình, số lượng hồ sơ.
Sau khi thống kê tài liệu chúng ta tiến hành lập mục lục hồ sơ
cần giữ lại để bảo quản và xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm
thông tin tài liệu lưu trữ;
- Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu
hủy
Tài liệu hết giá trị trong quá trình chỉnh lý phải được tập
hợp thành các nhóm và thống kê thành danh mục tài liệu hết
giá trị theo mẫu, việc thống kê tài liệu hết giá trị cần cận
thận, chính xác tránh trường hợp sai sót tiến hành tiêu hủy
nhầm tài liêu. Sau khi thống kê danh mục tài liệu hết giá trị
cần phải được hội đồng xác định gái trị tài liệu của cơ quan, tổ
chức, cấp có thẩm quyền kiểm tra, thẩm định thì mới tổ chức
tiến hành tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.

17


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
1.2. Cơ sở pháp lý của việc chỉnh lý khoa học tài liệu
các công trình xây dựng


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
- Luật xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18 tháng 06 năm
2014 . Tại chương VI Luật xây dựng quy định rất rõ ràng, chi
tiết về các giai đoạn xây dựng một công trình: “ Mục 1 –
Chuẩn bị xây dựng công trình; Mục 2 – Thi công xây dựng
công trính; Mục 3 – Giám sát thi công xây dựng, nghiệm thu,
bàn giao công trình”
1.2.2.
Văn bản dưới Luật
- Thông tư số 02/2006/ TT – BXD ngày 17 tháng 5 năm
2006 của Bộ xây dựng về hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế,
bản vẽ hoàn công công trình xây dựng. Thông tư này hướng
dẫn chi tiết thời hạn bảo quản, thành phần hồ sơ lưu trữ, nơi
lưu trữ, hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm trong
việc lưu hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công công trình xây
dựng.
- Thông tư số 01/2014/TTLT – BNV – BXD ngày 21 tháng 8
năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về hướng dẫn thành
phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử. Tại thông tư liên tích này đã hướng dẫn rất rõ thành
phần tài liệu các công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử.
- Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm
2009 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành
quy trình “ chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.
Quyết định này đã quy định rõ từng bước khi tiến hành chỉnh
lý tài liệu giấy và các mẫu văn bản được hình thành trong khi
chỉnh lý theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000.

đối với quốc gia
Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới, mô hình kinh
tế xã hội cũng có nhiều thay đổi. Ngành xây dựng được coi là
ngành kinh tế chủ chốt trong việc phát triển đất nước, là yếu
tố căn bản phản ánh trình độ khoa học và kinh tế của một
quốc gia. Một đất nước muốn phát triển thì không thể có cơ sở

20