i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phạm Lê Hoài


ii

MỤC LỤC
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
5. Bố cục của đề tài...........................................................................................3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu.......................................................................3
CHƯƠNG 1......................................................................................................9
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN..................................................9
Ở CÁC DOANH NGHIỆP.............................................................................9
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN..........9
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN................................................................................................15
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................39
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO.....................41
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU


STT

Viết tắt

Nguyên văn

1

BYT

Bộ Y tế

2

BTC

Bộ Tài chính

3

CNTT

4

DN

Doanh nghiệp

5


10

GPP

Good Pharmacy Practices - Thực hành tốt quản
lý nhà thuốc

11

GMP

Good Manufacturing Practice – Tiêu chuẩn thực
hành sản xuất tốt

12

GSP

Good Storage Practices quản thuốc

13

PYMEPHARCO

14

TK

15

Các rủi ro, sai sót, gian lận thường gặp và biện pháp kiểm

13

soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
Kết quả hoạt động qua các năm
Mô tả thực trạng các tập tin danh mục
Mô tả hoàn thiện các tập tin danh mục
Mô tả hoàn thiện mã khách hàng
Mô tả hoàn thiện mã hàng hóa

38
44
56
89
91
92

DANH MỤC CÁC HÌNH


vi

Số hiệu
hình
1.1
1.2
1.3

Tên hình

2.5
2.6
2.7

thu tiền
Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng
Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng
Tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng
Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình thu tiền bán

25
26
29
32
47
50
53
54
65
68

3.1
3.2


3.9

hàng
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của quy trình lập hóa đơn
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa

99
100

3.10

đơn
Báo cáo thực hiện hợp đồng

101
103


vii

3.11
3.12
3.13

Báo cáo tình hình chi tiết thực hiện theo hợp đồng
Báo cáo chi tiết tình hình thực hiện đơn hàng
Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình

104
104

mặt hàng nằm trong danh mục trúng thầu, giá bán ngoài danh mục trúng
thầu, giá bán thông thường, giá bán cho từng loại khách hàng, mà phải dựa
trên chính sách giá công ty đưa ra, cũng như rất khó để có thể nắm rõ hiện
tại trong kho còn bao nhiêu loại thuốc, thuộc những lô thuốc nào, hạn sử


2

dụng của mỗi loại là bao nhiêu, thuộc kho chính hay kho các chi nhánh.
Ngoài ra, công ty có nhiều chi nhánh, phân phối hàng hóa theo nhiều cấp,
nhiều nhóm khách hàng, việc lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ bán
hàng đa chiều và theo chi tiết từng vùng, miền, từng nhân viên quản lý, đại
lý, chi nhánh các cấp còn nhiều vướng mắc. Việc quản lý công nợ, thu chi tự
động cho các hóa đơn, lịch trình nhắc nhở hạn mức tín dụng, mã thông tin
khách hàng, mã kho hàng, mã hàng hóa… không thống nhất, vừa thừa vừa
thiếu, sắp xếp không hợp lý, khi cần tìm mất nhiều thời gian, nên gặp nhiều
khó khăn trong công tác quản lý. Công ty lại có nhiều cơ sở cách xa về địa
lý, cùng nhiều chi nhánh, nhiều đại lý phân phối. Vì vậy, việc thiếu thông tin
giữa các bộ phận và đồng bộ dữ liệu rất khó khăn. Trong khi việc quản lý
giao dịch kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp, làm sao ghi nhận hàng
chính xác, kiểm tra được hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng
sẵn có, giao hàng đúng hạn, ghi nhận doanh thu, tình hình công nợ, xuất hóa
đơn chính xác, kịp thời, xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản, kiểm
soát các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng nhằm đạt được tỷ lệ
thu hồi được tiền bán hàng cao nhất là những vấn đề rất đáng quan tâm.
Xuất phát từ các vấn đề nêu trên, tác giả đã chọn “Hoàn thiện tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần
PYMEPHARCO” là đề tài nghiên cứu của luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong

Chương 3 – Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống
con như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tài
chính, kế toán… Mỗi hệ thống con này đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có


4

hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau. Để thực hiện các hoạt động quản lí và tác
nghiệp tại một bộ phận chức năng, cũng như trong toàn doanh nghiệp cần
phải có một hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là hệ thống thông tin kế toán,
đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt
được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
Trên Thế giới đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống thông
tin kế toán khá phổ biến. Ở mức độ khái quát, Joseph W. Wilkinson and
Michael J. Cerullo (1997), trong giáo trình Accounting Information System,
của nhà xuất bản John Wiley & Sons, Inc, đã trình bày các vấn đề chung nhất
về hệ thống thông tin kế toán và cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán
trong tổ chức, cũng như từng chu trình cụ thể. Marshall B. Romney and Paul
John Steinbart (2009), trong giáo trình Accounting information systems, nhà
xuất bản Upper Saddle River, N.J, phản ánh công nghệ thông tin đang làm
thay đổi bản chất của kế toán, làm thế nào phát triển như Internet, thương mại
điện tử, EDI, cơ sở dữ liệu, và làm thế nào để chuyển đổi cách thức tổ chức
thủ công sang tin học, hoàn thiện thiết kế và chức năng của hệ thống thông tin
kế toán để tăng thêm giá trị cho tổ chức. Các tác giả cũng nêu khái niệm của
hệ thống thông tin kế toán bao gồm E-Business, cơ sở dữ liệu quan hệ, mô
hình hóa dữ liệu, thiết kế dữ liệu, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán và gian

động sản xuất kinh doanh rất nhiều và đa dạng, vấn đề là phải quản lý chúng
một cách hiệu quả, bằng cách xây dựng những hệ thống và truyền thông xử
lý thông tin đủ mạnh, nhằm cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông
tin, làm cơ sở ra các quyết định quản trị. Cụ thể hơn, tác giả sử dụng phần
mềm kế toán FAST để mô tả cách thức xử lý các nghiệp vụ kế toán trong
môi trường tin học.
Dương Quang Thiện (2007), Tập 2 - Tin học hóa… Hệ thống thông tin
kế toán, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản trị xí nghiệp toàn tập,


6

nhà xuất bản tổng hợp TPHCM, chỉ cho biết cách thức vận hành hệ thống
thông tin kế toán trong một doanh nghiệp. Các Business process cơ bản trong
doanh nghiệp được mô tả một cách chi tiết, để có thể phân tích thiết kế những
ứng dụng cơ bản của một doanh nghiệp như tiêu thụ, hóa đơn, tồn kho cung
tiêu, lao động tiền lương… Đầu ra cuối cùng của các ứng dụng này sẽ là căn
cứ dữ liệu tích hợp duy nhất dùng cho tất cả ứng dụng của doanh nghiệp. Tác
giả cũng mô tả rõ ràng và chi tiết hệ thống thông in kế toán và tài chính liên
quan đến lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp (tiêu thụ và tiếp thị, quản lý
sản xuất và vật tư, kế toán và tài chính…) để tích hợp dữ liệu khi xử lý phân
tán hoặc trên Internet.
Một trong những việc quan trọng của đơn vị khi triển khai áp dụng kế
toán máy, cần phải xác định hệ thống các đối tượng, tài khoản kế toán và tổ
chức mã hóa các đối tượng, tài khoản kế toán sẽ quyết định mức độ chi tiết
thông tin cần cập nhật trên các chứng từ kế toán, cũng như mức độ hạch toán
chi tiết của công tác kế toán. Đào Văn Thành (2006)
Dương Quang Thiện (2007), Tập 3 – Hoạch định nguồn lực xí nghiệp
(Enterprise Resource Planning) ERP, nhà xuất bản tổng hợp TPHCM, khái
quát cách thức tạo dữ liệu hợp nhất cho doanh nghiệp, các ứng dụng trong

khi vượt quá hạn mức; vấn đề nhận biết các rủi ro trong quá trình xuất kho và
giao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng và các biện
pháp kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro, khái quát các vấn đề lý luận cơ
bản về hệ thống thông tin kế toán và chu trình bán hàng và thu tiền trong tổ
chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu chỉ
giới hạn ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mà chưa mở rộng nghiên
cứu cho cả doanh nghiệp sản xuất.
Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong Chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty Cổ phần PYMEPHARCO” là đề tài nghiên cứu riêng
về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền trong ngành


8

dược phẩm. Dược phẩm là một loại hàng hóa rất đặc biệt bởi nó liên quan
trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người sử dụng. Do vậy, việc sản
xuất và kinh doanh dược phẩm phải tuân thủ những quy định khắt khe của Bộ
y tế và các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới (GPs). Đề tài là
kết quả kế thừa từ các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên để vận
dụng vào doanh nghiệp dược phẩm. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp (và các
doanh nghiệp cùng ngành nghề) thấy rõ vài trò thực sự của hệ thống thông tin
kế toán nói chung và cụ thể trong Chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng,
nhằm nâng cao năng lực canh tranh, cắt giảm chi phí, tạo một hệ thống thông
tin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho các nhà quản lý.


9

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

sở dữ liệu, sổ sách…)
- Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng
như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.
Phần
Phần
mềm
mềm

Phần
Phần
cứng
cứng

Dữliệu
liệu
Dữ
kếtoán
toán
kế

Con
Con
người
người
Cơ sở
Cơ sở
dữ liệu
dữ liệu


Các nghiệp vụ
Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
kinh tế phát sinh

Chứng từ
Chứng từ
kế toán
kế toán

Ghi nhận

Xử lí

KẾ TOÁN CHI TIẾT

Nhật kí
Nhật kí

Các sổ chi tiết
Các sổ chi tiết

Sổ cái
Sổ cái

Các bảng
Các bảng
tổng hợp chi tiết
tổng hợp chi tiết


khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ
thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản
xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu
của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông
tin kế toán. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào
cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế
toán có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các
bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán
cung cấp thông tin về tình hình vật tư tồn kho cho bộ phận cung ứng, thông
tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng,...
MI
Hệ
thống
thông tin
bán hàng

S

Hệ
thống
thông tin
sản xuất

AI
S

bán hàng
và thu tiền

Hoạt động
- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
- Xuất kho giao hàng
- Lập hóa đơn
- Theo dõi các khoản phải thu
- Thu tiền
- Ghi sổ và lập báo cáo
- Yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ

Chu trình
mua hàng
và thanh toán

- Lập, xét duyệt và gửi đơn hàng đến nhà cung cấp
- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa
- Chấp nhận thanh toán
- Thanh toán tiền nhà cung cấp
- Theo dõi nợ phải trả
- Ghi sổ và lập báo cáo


14

- Lập kế hoạch sản xuất
Chu trình
chuyển đổi

được hiệu quả cao nhất. Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố
gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà


15

hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ
trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm
vụ của chu trình. Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàn
doanh nghiệp nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất;
- Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho
công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn doanh nghiệp;
- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế
toán trách nhiệm.
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình đặt ra yêu cầu
phải ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lí, trao đổi thông tin
giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để hệ thống thông tin kế
toán thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, việc thực
hiện tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết [15].
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền và
các yêu cầu quản lý
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng.
Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn
ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh
nghiệp ngừng hoạt động. Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu
tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ

và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ
và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong
chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Hệ
thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống
chứng từ hướng dẫn.


17

Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kế
toán và mẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐBTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại
chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị. Căn cứ vào thực tế hoạt động,
doanh nghiệp có thể sửa đổi hoặc giảm bớt các chỉ tiêu trên chứng từ và đăng
ký với Bộ Tài chính trước khi sử dụng.
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền
bao gồm:
• Đơn đặt hàng
• Lệnh bán hàng
• Phiếu tập kết
• Phiếu đóng gói
• Phiếu xuất kho
• Hợp đồng kinh tế
• Giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực hiện dịch vụ
Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thống
chứng từ nội bộ phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Căn cứ
vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp
lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đó
chứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt
cho việc ghi sổ kế toán.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ

(10) Thu tiền
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

 Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu
khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây
dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách