ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN THỊ MỸ HÀ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 60.34.03.01

Đà Nẵng - 2017


Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS. TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Phản biện 1: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh
Phản biện 2: PGS. TS. Nguyễn Thị Hồng Nga

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt
nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà
Nẵng vào ngày 26 tháng 8 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

d ng cho tất cả các chi nhánh trên toàn quốc, m c giá này được áp
d ng cho tất cả các hách hàng. Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn
hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc

ết hợp đồng giữa c ng ty và

hách hàng, và người có ch c năng quy định giá chiết hấu này là
trưởng chi nhánh. Như vậy, giá chiết hấu có thể thay đ i ph thuộc
vào trưởng chi nhánh.
, c ng tác iểm soát nội bộ rất t được s d ng vào quy
trình doanh thu và bán hàng với m c đ ch giảm thiểu những r i ro có
thể ảy ra.
, quy trình iểm tra t n d ng được thực hiện vào cuối
m i tháng nhưng lại h ng được thực hiện m i hi hách hàng đ t


2
đơn hàng. Điều này có thể ảy ra r i ro bán hàng cho hách hàng
h ng có hả năng thanh toán nợ ho c g n đến m c h ng có hả
năng thanh toán nợ.
Vì vậy t ch c hệ thống th ng tin như thế nào để gi p ế toán
ác định đ ng giá sản ph m áp cho t ng loại hách hàng, đồng thời
làm cách nào thu đ và đ ng hạn tiền c a hách hàng nh m gi p
đảm bảo nguồn lực và vốn cho c ng ty là những vấn đề đáng quan
tâm.
T những l do đó, t i đã vận d ng l thuyết về hệ thống
th ng tin để thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm
Danapha”
2. Mục tiêu nghiên cứu

ngh a hoa h c và thực tiễn đề tài

Khái quát iến th c chung về hệ thống th ng tin ế toán nói
chung và trong chu trình doanh thu nói riêng. T

ết quả nghiên c u

tác giả đưa ra được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế toán
trong doanh nghiệp và những giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ
thống th ng tin ế toán trong chu trình doanh thu
6. Kết cấu đề tài
Luận văn được chia thành ba chương
Chương 1 : Cơ sở l luận về t ch c th ng tin ế toán trong
chu trình doanh thu
Chương 2 : Thực trạng hệ thống th ng tin ế toán chu trình
doanh thu tại C ng ty C ph n ược ph m anapha
Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán
chu trình doanh thu tại C ng ty C ph n ược ph m anapha
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
T nh đến thời điểm hiện nay, có các đề tài và bài báo nghiên
c u liên quan đến đề tài trên như sau:
- Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán t ong ch
t nh án hàng à th ti n tại công ty cổ phần ym pha co” [1]
c a Phạm Lê Hoài
-

ài báo “

y


Dược phẩm Danapha” đã hái quát những vấn đề l luận cơ bản,
đánh giá thực trạng c ng tác ế toán chu trình doanh thu Công ty ,
đồng thời đưa ra các giải pháp t ch c c ng tác ế toán chu trình
doanh thu. T

ết quả các phương pháp nghiên c u s gi p tác giả

đưa ra được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế toán trong
doanh nghiệp và đưa ra những giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ
thống th ng tin trong chu trình doanh thu


5
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ L LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP
1.1. GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DOANH THU
1.1.1. Mục tiêu của chu trình doanh thu
Nội dung trong chu trình doanh thu gồm ghi nhận đơn đ t
hàng, iểm tra t n d ng c a hách hàng trước hi mua hàng, giao
hàng, lập hóa đơn và thu tiền với m c tiêu ch yếu là phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi
thanh toán và thu tiền c a hách hàng.
1.1.2. Các chức năng chính của một chu trình doanh thu
Giới thiệu các ch c các ch c năng ch nh c a chu trình doanh
thu
a. h n ơn ặt hàng
Đ y là bước đ u tiên trong chu trình doanh thu, thường được
thực hiện bởi bộ phận bán hàng thuộc Ph ng inh doanh.


hóa. Giấy báo g i hàng có thể là bản sao c a Phiếu uất ho ho c
vận đơn. Ngoài ra, các ch ng t chi ph liên quan đến vệc vận
chuyển s được tập hợp và chuyển về ph ng ế toán để thanh toán và
theo dõi.
.

t h a ơn cho khách hàng

Sau hi hàng hóa được giao cho hách hàng, một liên c a giấy
báo g i hàng được chuyển đến ộ phận ế toán để lập hóa đơn. Sau
hi iểm tra và đối chiếu các ch ng t có liên quan, bộ phận này tiến
hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Hóa đơn
được lập thành nhiều liên, một liên giao cho hách, một liên để ế
toán bán hàng ghi nhận doanh thu, thuế GTGT và ế toán c ng nợ
theo dõi hoản phải thu, một liên được lưu lại tại bộ phận lập hóa
đơn.
g. h o

i các kho n ph i th khách hàng

Khoản phải thu hách hàng được theo dõi theo hai cách:
 Theo dõi theo t ng hóa đơn : Phương pháp này cho ph p
theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và ph n t ch theo thời
hạn nợ.
 Kết chuyển số dư : Theo dõi t ng số dư đ u ì, t ng số nợ
phát sinh trong ì, t ng số tiền đã thanh toán và số c n nợ c a m i
hách hàng vào cuối ì.
h. h n ti n thanh toán
- Khách hàng thanh toán b ng tiền m t, bộ phận ế toán tiền

quản l trong ế toán.
- Mục tiêu iểm soát chu trình doanh thu
- M c tiê ki m oát n i

ới nghiệp

án hàng

- Để ngăn ng a những sai sót và gian lận trong nghiệp v bán
hàng c n thiết lập các ch nh sách và th t c nh m đạt được các m c
tiêu c thể trong nghiệp v bán hàng
- M c tiê ki m oát n i

ới nghiệp

th ti n

- Đối với nghiệp v thu tiền yêu c u đ t ra là phải thu đ ng,
thu đ và thu ịp thời. C n thiết lập các ch nh sách và th t c để đạt
được m c tiêu c thể .
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH


8
ÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
ng dữ liệu gồm 4 n t

l tương ng với 4 ch c năng cơ

bản c a chu trình bán hàng và thu tiền:

Căn c vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được
t ch c theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền c a hách hàng. Yêu
c u c a hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đ y đ , ch nh ác, ịp thời
những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch v đã thực hiện cũng như


9
phản ánh đ ng thực tế tình hình thanh toán c a hách hàng


10
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp v

inh tế phát

sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán tiền c a hách hàng.
Một c ng ty nếu thiết ế tốt chu trình bán hàng và thu tiền s đảm
bảo cho việc bán hàng và thanh toán tiền c a hách hàng được thực
hiện nhanh chóng, ch nh ác và lu n được iểm soát.
Trong CH

NG 1 c a luận văn, tác giá đã hái quát cơ sở l

luận về t ch c th ng tin ế toán trong doanh nghiệp t m c tiêu, các
ch c năng ch nh c a một chu trình bán hàng và thu tiền, mối quan hệ
giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền cho đến iểm
soát chu trình doanh thu. Đ y được em là cơ sở để đánh giá thực
trạng và nghiên c u các giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế
toán tại C ng ty C ph n dược anapha.

ược

anapha chuyên sản uất, inh doanh

và uất nhập h u các m t hàng thuốc chữa bệnh, m ph m, nguyên
liệu sản uất thuốc và bao bì dược ph m, t ch c sản uất thuốc có
chất lượng theo đ ng hồ sơ đăng

, các quy định c a nhà nước và

theo yêu c u c a GMP.
* hiệm

c a Công ty

* Sứ mệnh c a Công ty
2.1.2. Đặc điểm sản xuất inh doanh của Công ty
Mọi h u c a quá trình sản uất và bảo quản sản ph m phải
tu n th theo những quy t c do ộ Y tế đề ra.
2.1.3. Tổ chức quản lý tại Công ty
Cơ cấu t ch c c a C ng ty hiện nay có Hội đồng c đ ng,
Hội đồng quản trị và T ng Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động
c a C ng ty. Gi p việc cho Giám đốc là các Phó T ng Giám đốc và


12
các ph ng ban ch c năng như: Ph ng Kế hoạch sản uất, Ph ng
Marketing, Phòng Tài chính – Kế toán, …
a. ổ chức



hệ th ng tài kho n

Hệ thống tài hoản c ng ty đang s d ng tu n th các quy
định c a bộ tài ch nh
. h c t ạng tạo m các

i tượng khách hàng

Mã hách hàng: Hiện tại, C ng ty có tất cả 5 chi nhánh, bao
gồm: Hà Nội, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Khánh Hoà, Hồ Ch Minh. Mã
c a hách hàng được lấy theo số mã v ng và được đánh số b t đ u
t số th tự 1. V d , nếu hách hàng là bệnh viện Đa hoa Đà Nẵng,
Đà Nẵng có mã v ng là 0511, mã hách hàng là 05110001
Loại đối tượng : có ba đối tượng : hách hàng, nhà cung cấp
và nhóm hác. Tương ng với đối tượng hách hàng mã loại đối
tượng là 1
Giới hạn nợ và Hạn thanh toán : dữ liệu được cập nhập dựa
trên Hợp đồng inh tế được
c. h c t ạng anh m c

ết
n phẩm

Mã sản ph m: Mã sản ph m được ph n loại theo ch c năng,
bao gồm nhóm thuốc hác nhau được đánh số th tự t 01 đến 0 .
Tên sản ph m : Th ng tin về giá bán sản ph m được t ng
c ng ty ban hành cố định và áp d ng cho tất cả các chi nhánh trên
toàn quốc.


1. Văn bản hợp đồng

m theo

anh m c hàng hóa và các

Ph l c
2. Quyết định phê duyệt ết quả đấu th u
3. Th ng báo tr ng th u
Những nội dung ch nh c a một hợp đồng inh tế gồm có :
- Thời gian thực hiện hợp đồng
- Giá trị c a hợp đồng
- Điều iện bàn giao hàng hóa, thanh toán, thanh l hợp đồng,


15
chiết hấu hàng mua
b. i m t a t n kho
Nếu hách hàng là người mua mới, ế toán bán hàng s

-

cập nhập th ng tin hách hàng vào hệ thống. Khi nhận được Đơn đ t
hàng, ế toán bán hàng chịu trách nhiệm tiến hành iểm tra hàng có
đ trong ho như yêu c u c a hách hàng hay h ng. Kế toán bán
hàng tiến hành lập hóa đơn cho những m t hàng sẵn có ở ho và g i
đến bộ phận ho.
c.Ch ẩn

hàng


toán cập nhập dữ liệu vào ph n mềm. Khi đơn đ t hàng đã được thực


16
hiện, ế toán nhận được Phiếu uất ho t bộ phận ho và tiến hành
truy cập dữ liệu qua ph n mềm, iểm tra lại số liệu đã nhập trước đó
rồi ác nhận đã thực hiện đơn hàng này.
Đánh giá về

ế toán chu trình doanh thu tại Công ty

Danapha
Th nhất, giá bán sản ph m chưa có sự ph n biệt giá cho t ng
đối tượng hách hàng. C ng ty đưa ra một m c giá cố định và áp
d ng cho tất cả các chi nhánh trên toàn quốc, m c giá này được áp
d ng cho tất cả các hách hàng. Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn
hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc

ết hợp đồng giữa c ng ty và

hách hàng, và người có ch c năng quy định giá chiết hấu này là
trưởng chi nhánh. Như vậy, giá chiết hấu có thể thay đ i ph thuộc
vào trưởng chi nhánh
Th hai, c ng tác iểm soát nội bộ rất t được s d ng vào quy
trình doanh thu và bán hàng với m c đ ch giảm thiểu những r i ro có
thể ảy ra. Một trường hợp đó là c ng ty chưa t ch c thực hiện các
hoạt động iểm soát nội bộ trong quá trình thu tiền c a trình dược
viên. Điều này s d n đến r i ro hi trình dược viên chiếm d ng vốn
c a c ng ty trong một thời gian.

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DƢỢC PHẨM DANAPHA
3.1. HOÀN THIỆN

ÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG CHU

TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY
3.1.1. Thêm dữ liệu về lô hàng và hạn s dụng
ược là một lĩnh vực rất h t he về quản l chất lượng vì các
sản ph m c a ngành này có liên quan trực tiếp đến s c h e và t nh
mạng con người do đó các sản ph m dược phải đảm bảo các tiêu
chu n về vệ sinh an toàn và thời hạn s d ng. Để đảm bảo được các
yêu c u trên các sản ph m dược theo dõi hạn s d ng và theo dõi
hàng tồn ho theo phương pháp FIFO. ưới đ y là hướng d n cài đ t
và

l tình huống cho các đơn vị inh doanh dược ph m.
o đ c điểm c a ngành dược, các sản ph m dược có liên quan

trực tiếp đến an toàn c a người s d ng, do đó hi làm áo cáo nhập
- uất - tồn nên thêm hạn s d ng c a t ng loại dược ph m.
việc thêm dữ liệu hạn s d ng, ế toán chi nhánh s

ng

ác định được

những m t hàng g n đến hạn để có phương pháp giải quyết th ch
hợp.


áo cáo doanh

thu theo trình dược viên s gi p ế toán chi nhánh ác định được
những c ng nợ nào g n đến hạn mà trình dược viên chịu trách nhiệm
đó chưa thu được tiền, t đó tiến hành c ng tác thu tiền. ưới đ y là
một bảng m u báo cáo theo hướng cải thiện.
3.1.4.

y dựng bản phạt hạn mức nợ

Hiện nay, việc

y dựng bản phạt hạn m c nợ cho trình dược

viên được t nh theo t ng c ng nợ quá hạn. Đề uất

y dựng bảng

phạt hạn m c nợ theo t ng hoảng thời gian và theo tỷ lệ s làm
giảm áp lực cho trình dược viên trong việc thu hồi c ng nợ .

ưới

đ y là bản phạt hạn m c c ng nợ mới theo hướng cải thiện
3.2.5.

áo cáo Theo dõi doanh thu theo vùng miền, nhóm

khách hàng


ph m s làm cơ sở để ế toán có thể truy uất trên chương trình giá
dược ph m cho các đối tượng hách hàng hác nhau.
3.2.1. Hoàn thiện danh mục mã đối tƣợng hách hàng
Nh m m c đ ch áp d ng một đơn giá minh bạch cho t ng đối
tượng hách hàng, việc đ u tiên c n thực hiện là hoàn thiện

y d ng

Mã đối tượng hách hàng. Có 5 nhóm đối tượng hách hàng: bệnh
viện c ng, bệnh viện tư, đại l , hiệu thuốc và các ph ng hám tư.
3.2.2. Hoàn thiện danh mục giá bán
Ph n mềm có thể cải thiện đưa ra giá bán cho t ng đối tượng
hách hàng. o đó, giá bán sản ph m cho t ng đối tượng s thay đ i.
Ch ng hạn, với hách hàng là các bệnh viên c ng, danh m c giá bán
sản ph m nên được

y dựng dựa trên giá tr ng th u. Với hách

hàng là hiệu thuốc lớn, giá bán sản ph m s là giá bán bu n. Với
hách hàng là ph ng hám ho c ph ng mạch, giá sản ph m là giá
bán l th ng thường


21
3.3. HOÀN THIỆN KH U KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH
DOANH THU
Các nghiệp v trong chu trình bán hàng và thu tiền tại c ng ty
anapha thường n ch a nhiều sai sót và gian lận. Những sai sót này
một ph n do l i c a ế toán, c a trình dược viên và một ph n do các

GIẢI PHÁP NH M HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Th nhất, điều iện về con người và thiết bị phương tiện
- Về con người : Khi em

t yếu tố con người thì h a cạnh

hàng đ u là năng lực và trình độ c a nh n viên và mối quan hệ c a
nh n viên đó trong chu trình. Trong chu trình doanh thu, ế toán viên
là người trực tiếp theo dõi quy trình t

h u nhận đơn đ t hàng,

t

duyệt t n d ng và iểm tra c ng nợ. Trình dược viên đảm nhận thu
tiền trực tiếp t

hách hàng. Hai vị tr này c n phải được phối hợp

thống nhất và ch t ch với nhau để đảm bảo quy trình được hoàn
thành su n s .

ên cạnh đó, ế toán viên và trình dược viên cũng

phải được huấn luyện định ỳ về những ch nh sách bán hàng mới,
ph biến nội quy và huấn luyện về nghiệp v thường uyên hi có sự
thay đ i về hệ thống th ng tin ế toán.
- Về thiết bị, phương tiện: Đ y là điều iện c n thiết để thực
hiện việc thu nhận,


o đó, c n phải thực hiện các biện pháp

nh m bảo mật th ng tin .
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Th nhất, hoàn thiện báo cáo ế toán trong chu trình bán hàng
và thu tiền c a c ng ty bao gồm thêm dữ liệu về l hàng và hạn s
d ng để qua đó ế toán bán hàng s

ác định được các m t hàng g n

đến hạn để có phương pháp giải quyết hợp l

y dựng các báo cáo

theo nhu c u c a quản l t đó h trợ cho việc ra quyết định.
Th hai, hoàn thiện giá bán sản ph m áp d ng cho t ng đối
tượng hách hàng làm cơ sở để ế toán có thể truy uất trên chương
trình giá dược ph m cho t ng đối tượng hách hàng hác nhau. Qua
đó, tăng cường t nh minh bạch trong quản l giá thuốc và h trợ cho
việc truy uất dữ liệu giá bán nhanh chóng hơn.
Th ba, hoàn thiện h u iểm soát trong chu trình bán hàng và
thu tiền gi p ngăn ch n các sai sót và gian lận thường ảy ra tại thực
tế chu trình bán hàng và thu tiền thường g p
Th tư, hoàn thiện quy trình iểm tra t n d ng hi
đ t hàng bao gồm hoàn thiện c ng nợ

l đơn

anh m c hách hàng hi tạo