Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN.............................................................................................. 1
1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP. ....................................................................................................1
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ......................................................... 1
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ...........................1
1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nôi bộ ....................................................2
1.1.3.1. Mục tiêu chung của hệ thống kiểm soát nội bộ ..........................................2
1.1.3.2. Mục tiêu chi tiết đối với công tác kế toán ....................................................3
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................3
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát ................................................................................... 3
1.1.4.2. Hệ thống kế toán........................................................................................... 5
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát ................................................................................... 6
1.1.5. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện áp dụng máy vi tính ............................8
1.1.5.1. Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu ................................................................ 8
1.1.5.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu ................................................................ 9
1.1.5.3. Kiểm soát thông tin đầu ra ........................................................................... 9
1.1.6. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ .............................9
1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP ..................................................................................................... 9
1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền.............................................10
1.2.2 Các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền ...................10
1.2.3 Chứng từ và sổ sách kế toán thường được sử dụng..................................11
1.2.3.1 Chứng từ kế toán thường được sử dụng ................................................... 11
1.2.3.2 Sổ sách kế toán thường được sử dụng ...................................................... 11

TRUNG .................................................................................................................... 19
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Kim khí Miền
Trung ........................................................................................................................ 19
2.1.1.1 Quá trình hình thành của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung ..........19
2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung ............20
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ
phần Kim khí Miền Trung ..................................................................................... 22
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động, kinh doanh của Công ty ..........................................22
2.1.2.2 Chức năng................................................................................................... 23
2.1.2.3 Nhiệm vụ ..................................................................................................... 23
2.1.3 Đặc điểm bộ máy tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty
Cổ phần Kim khí Miền Trung ............................................................................... 23
2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty.............................................................. 23
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban. .................................................24
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung.....25
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Kim Khí Miền Trung ........25
2.1.4.2 Hình thức kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung.................27
2.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Kim khí Miền Trung ...29
2.1.5.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................. 29
2.1.5.2 Hệ thống kế toán......................................................................................... 31
2.1.5.3 Các thủ tục kiểm soát ................................................................................. 31
2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM KHÍ MIỀN TRUNG...................32
2.2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ
phần Kim Khí Miền Trung. ...................................................................................32
2.2.1.1 Môi trường kiểm soát của chu trình bán hàng – thu tiền ........................32
2.2.1.2 Hệ thống thông tin kế kế toán chu trình bán hàng - thu tiền phục vụ nhu
cầu KSNB tại Công ty. .............................................................................................34
2.2.2.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ........................39
a. Kiểm soát hoạt động bán hàng........................................................................ 39

TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY ........................................55
3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................................ 55
3.3.1.1 Cải tiến chính sách nhân sự ...................................................................... 55
3.3.1.2 Thiết lập phòng Kiểm toán nội bộ.............................................................. 55
3.3.1.3 Hoàn thiện bộ phận Nghiên cứu thị trường. ............................................56
3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền ....................57
3.3.2.1 Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ ............................................57
3.3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng ..................................57
3.3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng ............................58
a. Hoàn thiện công tác thẩm định khách hàng ..................................................58
b. Hoàn thiện công tác đối chiếu xác nhận nợ với khách hàng ........................60
c. Hoàn thiện báo cáo nội bộ kiểm soát nợ phải thu khách hàng ....................61
3.3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng bằng tiền mặt...............62
3.3.3 Hoàn thiện việc cập nhật, kiểm tra chứng từ kế toán bằng máy vi tính......
......................................................................................................................... 64
3.3.4 Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng..................................................65
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT


GTGT

Giá trị gia tăng

6

HĐKT

Hợp đồng kinh tế

7

HĐQT

Hội đồng quản trị

8

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

9

KHKD

Kế hoạch kinh doanh

10



Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

NỘI DUNG

TRANG

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.

25

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.

27

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.

28

Sơ đồ thẩm định khách hàng.

60

Bảng báo giá bán thép xây dựng của công ty vào ngày
07/01/2013.


49

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã và đang
mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng
cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức và rủi ro tiềm tàng. Để vượt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này, các doanh nghiệp không chỉ
bằng mọi cách áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng
hóa sản phẩm hay mở rộng kênh phân phối,…mà còn phải sử dụng các công cụ để
giám sát và kiểm tra nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu năng của hoạt động sản xuất
kinh doanh. Để thực hiện được những mục tiêu trong công tác điều hành và quản lý,
các nhà quản trị cần đến sự trợ giúp của nhiều công cụ khác nhau. Một trong những
công cụ được xem là hữu hiệu đó là “ Hệ thống kiểm soát nội bộ”. Hiện nay, KSNB
đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp
và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hiệu quả hơn các nguồn lực của
doanh nghiệp mình, góp phần hạn chế những rủi ro, xây dựng được một nền tảng
quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, phát triển của doanh nghiệp ở
hiện tại cũng như trong tương lai.
Tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung, các nghiệp vụ bán hàng và thu
tiền diễn ra thường xuyên, với giá trị lớn cũng như hoạt động phân phối ngày càng
mở rộng. Nó đòi hỏi Công ty phải có sự quản lý chặt chẽ đối với chu trình này để
hàng bán đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, chu trình thu tiền gọn nhẹ, tiện lợi
nhưng đạt được hiệu quả cao nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Vấn

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP.
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức, một doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ
vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Hoạt động kiểm soát không những ảnh
hưởng tới tính trung thực của thông tin tài chính, mà nó còn có khả năng chi phối
đến các quyết định sản xuất kinh doanh. Nó giúp các đơn vị phát hiện, ngăn chặn và
sữa chữa kịp thời các sai sót trong quá trình mọi quá trình hoạt động. Vì thế, kiểm
soát là hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và nó được thực hiện thông qua
một công cụ chủ yếu đó là “Hệ thống kiểm soát nội bộ”. Có nhiều quan điểm khác
nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ, song có thể kể đến một vài định nghĩa như sau:
Theo quan điểm của IFAC - Liên đoàn kế toán Quốc tế: “Hệ thống kiểm soát
nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ
tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử
dụng tài sản không hiệu quả; Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy;
Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị; Đánh giá việc chấp hành các chính sách
quy định tại đơn vị”.
Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc tế Hoa Kỳ về việc chống gian lận
về báo cáo tài chính: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết kế để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: Sự hữu hiệu và hiệu quả
của hoạt động; Độ tin cậy của các thông tin báo cáo tài chính; Sự tuân thủ các luật
lệ và các quy định”.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 ban hành theo Quyết định số
143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì hệ thống kiểm
soát nội bộ được hiểu như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các
thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và
phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ,

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất và tài
sản phi vật chất. Tài sản vật chất là tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Chúng có
thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc làm hư hại nếu
không đươc bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp. Ngoài những tài
sản vật chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như sổ sách kế
toán, các tài liệu quan trọng khác… Chúng cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu
không sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế
toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của
các nhà quản lý. Như vậy thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời
gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động; phản ánh đầy đủ và khách
quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Các báo cáo tài
chính được lập và trình bày theo quy định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc
trách nhiệm của người quản lý. Nếu thông tin tài chính không trung thực, người
quản lý có thể chịu trách nhiệm trước Nhà nước hoặc các bên thứ ba về các tổn thất
gây ra cho họ.
Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được thiết kế trong đơn
vị phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và việc chấp
hành các chính sách, thủ tục của đơn vị; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như
xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo
việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung
thực và khách quan.
Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát
trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác
nghiệp, gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt
động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNB doanh
nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh

a. Đặc thù về quản lý
Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành hoạt
động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp
đến chính sách, chế độ, các quy định cà cách thức kiểm tra, kiểm soát trong doanh
nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ là
người phê chuẩn các quyết định, chính sách, thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh
nghiệp. Nhân tố này ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát, nó có đặc điểm
lớn đó là:
- Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao trong
đơn vị.
- Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp.
Mỗi nhà quản lý có nhận thức và phong cách lãnh đạo khác nhau. Có nhà quản
lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành
hoặc vượt mức kế hoạch. Đối với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh
doanh sẽ rất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng
tin cậy, vì vậy thủ tục kiểm soát được xây dựng hiệu quả. Ngược lại, có nhà quản lý
lại hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu
được nhiều lợi nhuận. Sự khác biệt về triết lý quản trị và phong cách điều hành có
thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến mục tiêu mà đơn vị
đặt ra.
b. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và
nghĩa vụ của mọi người trong đơn vị đó, cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp,
kiểm soát và chia sẽ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một
tổ chức. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 3



hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch
hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm
những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền
trong tương lai… là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu
công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở
thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường
quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng
đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh
kế hoạch kịp thời.
e. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị
như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý
và những chuyên gia am hiểu vê lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có
nhiệm vụ, quyền hạn đó là: Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty; Kiểm
tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến hành lập báo cáo
tài chính; Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán
viên bên ngoài.

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 4


Khóa luận tốt nghiệp

f.

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

Bộ phận kiểm toán nội bộ

báo cáo kế toán.
a. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ
chức, của đơn vị khách hàng và giữa các tổ chức và đơn vị khác nhau. Chứng từ
phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ được kiểm
soát hợp lý và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác.
Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công
tác KSNB. Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với chứng từ đó là:
- Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của Luật kế toán, các chế
độ kế toán cũng như các quy định của pháp luật có liên quan.
- Chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục và phải được lập vào lúc nghiệp vụ
kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt.

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 5


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

- Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng, dể hiểu. Chúng phải
được thiết kế cho nhiều công cụ và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát.
b. Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế
toán. Trong HTKSNB, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các
thông tin theo các nội dung đã được phân loại. Một hệ thống tài khoản được thiết
lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát “ Sự phân loại” của
HTKSNB, giúp cho số liệu của các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính phản ánh đúng

nhau có thể được thực hiện trong đơn vị. Tuy nhiên, chúng thường được chia thành
hai loại:
- Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập
nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát;

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 6


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

- Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau.
b. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu
-

Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán.
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
c. Các nguyên tắc cần tuân thủ
-

cấp có thẩm quyền phê chuẩn đúng đắn.
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách
Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát,
tránh thất lạc và dể dàng truy cập khi cần thiết.
Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. Việc
ghi chép chậm trể làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót, gian lận.

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 7


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

Phải tổ chức luân chuyển chứng từ đảm bảo tính khoa học để một liên chứng từ
có thể đi qua và được sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm các khác biệt trong ghi
chép.
Chứng từ được quy định biểu mẫu thống nhất, cần thiết kế đơn giản, ghi chép
phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, không được tẩy xóa, không được ghi tắt.
Sổ sách phải đóng chắc chắn, đóng số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có
chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,… Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
khoa học, an toàn đúng qui định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
-

Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn
chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận

trước, thực tế với kế hoạch.
1.1.5. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện áp dụng máy vi tính
1.1.5.1. Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Chứng từ phải được chuẩn y và
phê duyệt hợp lý và đầy đủ trước khi nhập vào hệ thống.
- Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập liệu hai lần.
- Sử dụng các chứng từ luân chuyển vì những chứng từ được luân chuyển từ bộ
phận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu.
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 8


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

- Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự trình tự trên chứng từ
để người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động báo lỗi hay có
thông báo nhắc nhở nếu người dùng nhập không đúng trình tự đã định sẵn.
- Đánh số trước chứng từ gốc để tránh bỏ sót việc không nhập chứng từ.
- Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động, việc sử dụng giá trị mặc định hữu
ích trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời
điểm nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu.
1.1.5.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
- Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
- Kiểm tra dữ liệu hiện hành, nếu trong quá trình hoạt động có những dữ liệu
không sử dụng nữa ví dụ như một nhà cung cấp đã phá sản thì những dữ liệu này
cần được kiểm tra và xóa các khỏi danh mục dữ liệu.
- Báo cáo các thông tin bất thường: tiền mặt âm, hàng tồn kho âm… Đồng thời,

DOANH NGHIỆP
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 9


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của sản phẩm, hàng
hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.
Thời điểm ghi nhận doanh thu (VSA14):
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua, hoặc xác định được phần công việc đã
hoàn thành vào ngày lập báo cáo tài chính.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
1.2.2 Các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
Các tài khoản kế toán thường sử dụng:
TK 131: Phải thu khách hàng
Dùng để theo dõi các khoản nợ đối với người mua hàng trả chậm.
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và dịch vụ phát sinh
trong một kỳ hoạt động kinh doanh.
Các tài khoản cấp 2:

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

Tài khoản này dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt, thu tiền thông qua Ngân
hàng.
TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Tài khoản này dùng để ghi nhận khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
khi kết thúc năm tài chính.
1.2.3 Chứng từ và sổ sách kế toán thường được sử dụng
1.2.3.1 Chứng từ kế toán thường được sử dụng
Một số chứng từ quan trọng thường dùng trong chu trình bán hàng thu tiền:
Đơn đặt hàng của khách hàng: Là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu
cầu về chủng loại, số lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các
yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan. Thể hiện dưới dạng:
điện thoại, thư, hoặc bằng mẫu in sẵn,…
Hợp đồng mua bán: Là văn bản thỏa thuận chung những điều kiện về mua hàng
và thanh toán giữa người mua và người bán.
Phiếu xuất kho: Là chứng từ dùng để ghi số mẫu mã, chủng loại, số lượng hàng
thực xuất cho khách hàng.
Chứng từ vận chuyển: Chứng từ này được lập khi có bằng chứng là doanh nghiệp
đã nhận tiền và giao hàng hoặc sau khi đã có sự phê chuẩn việc bán chịu. Chứng từ
vận chuyển có thể là hóa đơn vận chuyển hoặc là biên bản giao nhận giữa người bán
và người vận chuyển để chứng minh việc nhận và chuyên chở hàng hóa.
Hóa đơn bán hàng: Căn cứ để lập hóa đơn là số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc
đã chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán như chủng loại hàng, số lượng hàng,
đơn vị tính tiền, các điều kiện thanh toán…Chứng từ này được lập thành nhiều liên
bao gồm gửi cho khách hàng, chuyển kế toán phải thu, và lưu lại bộ phận lập hóa
đơn. Đây là căn cứ để vào sổ doanh thu và các sổ khác.
Phiếu thu: Là chứng từ thể hiện số tiền đã thu của khách hàng bằng tiền mặt, là

điểm khởi đầu của toàn quy trình. Đặt hàng của người mua có thể là đơn hàng, là
phiếu yêu cầu mua hàng và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ. Về
mặt pháp lí, đó là việc bày tỏ tâm sự sẵn sàng mua hàng theo những điều kiện xác
định. Trên cơ sở pháp lí này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán
hàng.
Xét duyệt bán chịu: Do hàng bán gắn liền với thu tiền trong một khái niệm
tiêu thụ, nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán doanh nghiệp cần
thu thập và phân tích các thông tin liên quan tới khách hàng như: Tình hình tài
chính, khả năng thanh toán (đối với khách hàng mới) hay là uy tín thanh toán (đối
với khách hàng đã có quan hệ giao dịch từ trước) để quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh
tế hoặc là phê duyệt trên từng đơn hàng cụ thể.
Quá trình phê chuẩn bán chịu là một công việc hết sức quan trọng và được thực
hiện theo một quy trình rất cụ thể và chặt chẽ. Nó quyết định đến khả năng thu hồi
các khoản nợ. Nếu quá trình xét duyệt bán chịu được thực hiện chặt chẽ, khả năng
thanh toán của khách hàng được đánh giá tốt thì khả năng thu hồi các khoản nợ là
cao và ngược lại nếu quá trình xét duyệt bán chịu không chặt chẽ, các thông tin về
khách hàng không được thu thập đầy đủ dẫn đến việc thẩm định khả năng thanh
toán của khách hàng sai hoặc quá trình xét duyệt bán chịu bị bỏ qua thì khả năng
thu hồi các khoản nợ thấp, nợ khó đòi sẽ phát sinh và không thu hồi được là rất lớn.
Chuyển giao hàng hóa: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Căn cứ
lệnh bán hàng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho
hàng hóa giao trực tiếp cho KH hoặc giao cho các nhà vận chuyển như hóa đơn, vận
đơn sẽ được lập. Sau khi giao hàng xong, bên mua và bên bán phải lập biên bản xác
nhận trong đó ghi rõ số lượng hàng hóa thực tế đã giao và nhận để làm cơ sở cho
việc thanh toán sau này.
Lập hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, quy
cách, số lượng, nguồn gốc, xuất xứ, giá cả của hàng hóa…Hóa đơn được lập thành
3 liên: Liên 1 được lưu tại cuốn, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 thường được lưu
tại phòng kế toán của Doanh nghiệp để ghi sổ và theo dõi việc thu tiền. Như vậy

nợ quá hạn từ 06 tháng trở lên so với quy định trong hợp đồng mua bán.
Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được: Để xóa sổ các khoản nợ phải thu
khó đòi, doanh nghiệp cần có các bằng chứng tin cậy về khả năng không thể thu hồi
được các khoản nợ đó như: Khách hàng phá sản, xác nhận của cơ quan có thẩm
quyền về khách hàng không có khả năng thanh toán,…sau khi có đầy đủ các bằng
chứng liên quan, bộ phận bán hàng hoặc Phòng kế toán sẽ trình hội đồng xử lý công
nợ xem xét trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến việc thẩm định và xét duyệt
bán nợ, đồng thời cho phép xóa sổ khoản nợ không thu hồi được theo quy định.
1.2.5 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.5.1 Rủi ro bán hàng
Xuất bán hàng khi không được phép: Nhân viên bán hàng có thể thông đồng
với thủ kho để xuất bán hàng cho khách hàng nhưng không được các cấp có thẩm
quyền phê duyệt hoặc xuất hàng vượt mức đã được phê duyệt, làm cho Công ty phải
chịu rủi ro tín dụng quá mức. Cũng như nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều
hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm
cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Do vậy công ty nên quy định bộ
phận chịu trách nhiệm phê duyệt bán chịu, cần tách biệt bộ phận chịu trách nhiệm
bán hàng.
Người không có thẩm quyền lại ký xét duyệt giảm giá, chiết khấu: Với mục
đích bán được hàng và gia tăng doanh số hoặc cố tình thông đồng với khách hàng
để gian lận, bộ phận bán hàng có thể giảm giá cho khách hàng nhưng không được
phép. Do vậy cần quy định rõ ai là người có thẩm quyền quyết định giá hoặc chiết
khấu cho khách hàng.
Giao hàng không đúng: Có thể là giao hàng không đúng số lượng, chủng loại,
thời gian quy định. Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hoặc quy cách
không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao
hoặc dẫn đến những chi phí không cần thiết như chi phí phát sinh do giao hàng
thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển tăng thêm. Do vậy bộ phận giao hàng phải căn cứ
đơn đặt hàng đã được phê duyệt để lập phiếu giao hàng nhằm xuất hàng chính xác,
cuối cùng phiếu giao hàng phải được ký xác nhận để công ty có bằng chứng về việc

1.2.5.3 Rủi ro về ghi sổ kế toán
Kế toán không phản ánh kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng hay phòng
kinh doanh luân chuyển chứng từ bán hàng chậm trễ dẫn đến dễ bỏ sót nghiệp vụ
hay ứ đọng công việc vào cuối tháng. Làm cho các nghiệp vụ bán hàng không được
phản ánh đúng kỳ, việc ghi sổ trùng lặp hay không đầy đủ…
Không theo dõi và quản lý chặt chẽ công nợ theo tuổi để có kế hoạch lập dự
phòng phải thu khó đòi đúng đắn gây tổn thất lớn cho đơn vị.
1.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘ BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN
1.3.1

Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền

1.3.1.1 Nghiệp vụ bán hàng
a. Mục tiêu tổng quát
- Đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng là có căn cứ.
- Đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
- Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý
kiểm soát được các khoản nợ của khách hàng.
b. Mục tiêu cụ thể và nội dung kiểm soát
Nội dung kiểm soát
Căn cứ chứng từ như chứng từ vận chuyển, đơn
đặt hàng đã được phê duyệt.
Các hợp đồng bán hàng được đánh số và theo dõi
chặt chẽ.
Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ vào ba trọng điểm
chính: Phê chuyển phương thức trước khi giao
hàng; Gửi hàng; Giá bán
Chứng từ vận chuyển đều được đánh số và ghi
chép đầy đủ bởi một nhân viên kế toán để đảm bảo

a. Mục tiêu tổng quát
- Các khoản thu, thu tiền đều đảm bảo sự hợp lý chung.
- Thu đúng, thu đủ các khoản tiền từ bán hàng và thu nợ khách hàng.
b. Mục tiêu cụ thể và nội dung kiểm soát
Nội dung kiểm soát
Căn cứ nhật ký thu tiền, sổ Cái, sổ chi tiết với
các khoản phải thu
Đối chiếu nhật ký thu tiền với các bảng sao kê
của Ngân hàng.
Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã được
thu như: Phiếu thu, Giấy báo Có,…
Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người
giữ tiền và người ghi sổ.
Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền
mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế
độ báo cáo nhận kịp thời.

SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 15


GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

Trực tiếp xác nhận séc thu tiền.
Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước
hạn.
Xét duyệt các khoản chiết khấu.
Đối chiếu các khoản chiết khấu.
Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu

1.3.2.2 Phê chuẩn việc bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau
từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách tín dụng cần đánh giá về khả
năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y. Để thực hiện giai đoạn
này cần điều tra xem khách hàng có tồn tại thực sự hay không, hay chỉ tồn tại trên
SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh – Lớp: K15KKT6

Trang 16


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

danh nghĩa, kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng trước khi có quyết định bán
chịu. Đồng thời phải có quy định cụ thể về cấp có thẩm quyền phê duyệt bán chịu,
các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng đối với khách hàng mới hay khách hàng
đã có giao dịch từ trước.
1.3.2.3 Xuất kho hàng hóa
Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận tín dụng, thủ kho sẽ
xuất hàng cho bộ phận phu trách gửi hàng. Bộ phận này sẽ dùng phiếu xuất kho,
hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Các phiếu này dùng để theo dõi chặt
chẽ số lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa xuất kho để tránh tình trạng thất thoát vật
tư, sản phẩm, hàng hóa của công ty và làm chứng vận chuyển trên đường.
1.3.2.4 Chức năng gửi hàng
Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi hàng hóa cho khách hàng.
Đồng thời các vận đơn được ghi vào sổ gửi hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận
lập hóa đơn. Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của người nhận hàng
thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát về lượng hàng hóa được giao.
1.3.2.5 Lập hóa đơn



Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Phú

sánh với số tiền nộp vào quỹ trong ngày cũng được xem là thủ tục kiểm soát có hiệu
quả.
Đối với trường hợp bán chịu: Yêu cầu bộ phận bán hàng định kỳ lập báo cáo
nợ phải thu theo từng nhóm tuổi nợ để có biện pháp đòi nợ phù hợp nhằm hạn chế
nợ khó đòi phát sinh, định kỳ tiến hành đối chiếu xác nhận cũng như thông báo nợ
cho khách hàng nhằm ngăn chặn và phát hiện việc thu tiền của khách hàng không
nộp quỹ và do đó không ghi giảm nợ cho khách hàng.
1.3.2.7 Chuẩn y hàng bán bị trả lại, giảm giá và chiết khấu thương mại
Khi khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay
kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần có một
bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khấu trừ những
khoản nợ phải thu có liên quan đến các hàng hoá này.
Với mục tiêu:
- Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại là thực tế phát sinh và đều được phê
chuẩn đúng đắn.
- Kế toán phải kiểm tra các chứng từ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng
bán trước khi ghi vào sổ kế toán.
- Cần kiểm tra, kiểm soát thường xuyên đối với các khoản hàng hoá bị trả lại và
giảm giá hàng bán để tránh sự thông đồng giữa nhân viên trong đơn vị và khách
hàng để chiếm đoạt tài sản của đơn vị.
- Cần kiểm tra số hàng hoá đã bị trả lại để có biện pháp xử lý tránh tình trạng
tồn đọng hàng hoá kém chất lượng.
1.3.2.8 Trích lập dự phòng
Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp tiến hành lập

của Tổng Công ty Thép Việt Nam. Vốn nhà nước có tại thời điểm thành lập là
56.443.000.000 đồng. Công ty có lịch sử hình thành như sau:
Năm 1995, Công ty Kim khí và Vật tư tổng hợp Miền Trung được thành lập
theo Quyết định số 1065 QĐ/TCCBĐT ngày 20/12/1994 của Bộ trưởng Bộ Công
nghiệp nặng trên cơ sở hợp nhất Công ty Kim khí Đà Nẵng và Công ty Vật tư thứ
liệu Đà Nẵng.
Năm 2004, Công ty được đổi tên thành Công ty Kim khí Miền Trung theo
quyết định số 221/QĐ-T-TC ngày 10/02/2004 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty
Thép Việt Nam và giữ nguyên tên gọi này tới thời điểm cổ phần hoá.
Ngày 31 tháng 12 năm 2004, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 3568/QĐTCCB về việc cổ phần hoá Công ty Kim khí Miền Trung.
Công ty được cổ phần hoá và chính thức đi vào hoạt động theo hình thức Công
ty cổ phần từ ngày 01/01/2006. Đây là bước đánh dấu một mốc chuyển đổi quan
trọng trong lịch sử hoạt động của Công ty, tạo thế chủ động cho Công ty trên con
đường hội nhập và phát triển. Sau khi cổ phần hoá vốn điều lệ của Công ty là
65.437.000.000 đồng.
Thông tin về Công ty
Tên pháp định
: Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung
Tên quốc tế
: Central Vietnam Metal Corporation
Tên viết tắt
: CEVIMETAL

Logo
Trụ sở chính
Mã chứng khoán
Điện thoại
Fax
Email
Website