QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (TN&MT)
Việc hoàn thiện các quy trình hoạt động tác nghiệp tại bất kỳ một doanh
nghiệp/tổ chức nào cũng là một vấn đề hết sức quan trọng để doanh nghiệp/tổ
chức hoạt động một cách có hiệu quả nhất. Vì vậy tôi lựa chọn Quy trình quản
lý văn bản đến (là một trong những nội dung của công tác văn thư, lưu trữ) tại
cơ quan Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) là nơi tôi đang
làm việc để mô tả, phân tích thực trạng và những bất cập trong công tác quản lý
tại Văn phòng Bộ TN&MT.
1. Thông tin chung về Văn phòng Bộ TN&MT
Văn phòng Bộ TN&MT là tổ chức của Bộ TN&MT, được thành lập theo
Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và
Môi trường. Văn phòng có chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ
công tác của Bộ; tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
Bộ; thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ và y tế của cơ quan
Bộ.
Từ ngày thành lập đến nay, Văn phòng Bộ TN&MT đã triển khai, thực
hiện và đạt kết quả tốt các nhiệm vụ được giao như: đã xây dựng và trình Bộ
trưởng ban hành quy chế làm việc của Bộ, quy chế phát ngôn và cung cấp thông
tin cho báo chí của Bộ TN&MT, quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ, các
nội quy, quy định của cơ quan Bộ và tổ chức thực hiện Quy chế sau khi được
ban hành; ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý, điều hành
của Lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện hiện đại hóa nền hành chính của Bộ, gồm
các nội dung: kỷ luật, kỷ cương hành chính, đổi mới lề lối và phương thức làm
việc, tin học hóa quản lý hành chính, hiện đại hóa công sở…
2. Mô tả quy trình quản lý văn bản đến
2.1. Mục đích
1


Bước 2

Văn phòng

Lưu ý kiến chỉ đạo của
LãnhPhòng
đạo Văn
phòng,
Văn
công
văn đến các
Bướcchuyển
3
thư
– Lưu
đơn
trữvị

Xử lý công
văn, trình
Phòng
Lãnh
đạo
Bộ
Tổng hợp

Trình tự công việc

Tài liệu, biểu
mẫu liên

làm việc
Lãnh đạo

Chỉ đạo giải
Bộ quyết

Phòng
Chuyển
côngVăn
văn đến
Bước 5 các
thưđơn
– Lưu
vị
trữ

Xử lý

Bước 6 công
Cácvăn
đơn
vị
đến

Mẫu Phiếu xử
lý công văn

Mẫu Phiếu xử
lý công văn



Thời gian
thực hiện

Theo dõi,
đôn đốc

Hệ thống
QLVB

Theo Quy chế
VTLT

2.4. Mô tả các bước thực hiện của quy trình
2.4.1. Công đoạn I : Tiếp nhận và đăng ký văn bản "Đến"
Bước 1: Tiếp nhận văn bản "Đến"
a) Tất cả văn bản gửi “Đến” Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ bằng bất cứ
hình thức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do Lãnh đạo, cán bộ, chuyên
viên nhận về) đều được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản “Đến” tại Văn
thư. Trong trường hợp gấp, các bản Fax, Telex hoặc Email được xử lý như văn
bản “Đến” để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để
bảo đảm tính pháp lý.
b) Phòng Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ nhận, bóc bì tất cả văn bản
“Đến” (trừ trường hợp văn bản mật, trường hợp các bì gửi đích danh tổ chức, cá
nhân hoặc ghi rõ “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”, “gửi tận tay người
nhận” thì đăng ký theo dõi và chuyển đúng tên người nhận trên bì hoặc chuyển
bộ phận thư ký Lãnh đạo Bộ).
Khi nhận văn bản, Văn thư phải kiểm tra số bì với sổ giao, kiểm tra các
mối dán, dấu niêm phong rồi mới ký nhận. Chuyển trả lại Bưu điện hoặc cơ
quan gửi văn bản những văn bản gửi nhầm địa chỉ.

công việc.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
c) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính
kèm thư, tiến hành phân loại, vào sổ, trình Lãnh đạo Phòng Văn thư – Lưu trữ
ký phiếu chuyển văn bản đến các đơn vị có thẩm quyền giải quyết. Thanh tra
Bộ, các Tổng cục, Cục tổ chức theo dõi, cập nhật và quản lý đơn thư khiếu nại,
tố cáo được giao xử lý hoặc trực tiếp tiếp nhận để xử lý theo thẩm quyền.
4


Môn học: Quản trị hoạt động

d) Đối với các văn bản Mật, Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc cán
bộ Văn thư được phân công trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản Mật, không nhập
vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong máy tính. Sau khi vào
sổ, văn bản Mật phải được cho vào bì dán kín và chuyển người có thẩm quyền
giải quyết.
đ) Thời gian từ lúc nhận được văn bản “Đến” lúc trình Lãnh đạo Văn
phòng không quá ½ ngày làm việc.
2.4.2 Công đoạn II : Trình và chuyển giao văn bản đến
* Bước 2: Trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ
- Phòng Văn thư – Lưu trữ trình văn bản “Đến” xin ý kiến xử lý của Lãnh
đạo Văn phòng 3 lần trong một ngày (8h00, 10h00 và 14h30).
- Cách xếp văn bản trên cặp trình Lãnh đạo Văn phòng:
Kẹp phía bên trái cặp: Các văn bản Mật, giấy mời họp, các văn bản gửi

* Bước 4: Trình Lãnh đạo Bộ
- Đối với văn bản do Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Văn thư – Lưu trữ có
trách nhiệm chuyển Phòng Tổng hợp (cụ thể là bộ phận Thư ký Lãnh đạo Bộ) để
trình Lãnh đạo Bộ.
- Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp
có trách nhiệm nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào cơ sở dữ liệu văn bản
và chuyển lại Phòng Văn thư để gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Bộ có ý kiến.
Các văn bản gấp cần phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử lý để
bảo đảm đúng thời hạn ghi trong văn bản.
* Bước 5: Chuyển văn bản đến các đơn vị theo ý kiến chỉ đạo
- Sau khi Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Văn thư – Lưu trữ nhận lại văn bản
và căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, cán bộ văn thư phân công văn vào
các sổ công văn của các đơn vị.
- Thời gian thực hiện: ngay sau khi tiếp nhận văn bản trả ra của Lãnh đạo
Bộ.
2.4.3. Công đoạn III: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến
* Bước 6: Các đơn vị tiếp nhận văn bản “Đến”
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu

6


Môn học: Quản trị hoạt động

có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Môn học: Quản trị hoạt động

3. Đánh giá những tồn tại và kiến nghị giải pháp khắc phục
3.1. Một số tồn tại của Quy trình quản lý văn bản “Đến”
Quy trình quản lý văn bản “Đến” nêu trên đã được chuẩn hóa theo tiêu
chuẩn ISO 9001: 2008 và bắt đầu thực hiện áp dụng từ tháng 01 năm 2009. Tuy
nhiên, trong quá trình thực hiện cho thấy Quy trình quản lý văn bản “Đến” có
chỗ còn bất cập chưa hợp lý, làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ và làm giảm hiệu
quả công tác quản lý của Bộ, cụ thể như sau:
- Tại bước 1- Tiếp nhận văn bản "Đến": quy định “Cán bộ Văn thư thực
hiện việc bóc bì để làm thủ tục tiếp nhận văn bản 4 lần trong một ngày (7h30;
11h00; 13h30 và 16h00)” là chưa hợp lý, do Bộ TN&MT là Bộ quản lý đa
ngành, đa lĩnh vực nên khối lượng văn bản đến Bộ trong một ngày rất nhiều,
quy định chỉ bóc bì làm thủ tục tiếp nhận văn bản có 4 lần trong ngày thì sẽ
không cập nhật kịp cơ sở dữ liệu vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công
việc trên máy tính và như vậy sẽ làm chậm các bước công việc tiếp theo của
Quy trình.
- Tại bước 4 - Trình Lãnh đạo Bộ: thực tế thực hiện cho thấy bước công
việc này mất rất nhiều thời gian trong quá trình xử lý văn bản, do các thư ký của
Lãnh đạo Bộ thường xuyên tham gia các cuộc họp hoặc đoàn công tác tại các
địa phương do Lãnh đạo Bộ chủ trì nên việc trình văn bản cho Lãnh đạo Bộ xử
lý thường chậm, nhất là đối với những văn bản cần xử lý gấp trả lời các Bộ,
ngành và địa phương.
- Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hiện đang áp
dụng đã lỗi thời, mỗi khi số lượng cán bộ, công chức, đơn vị truy cập cùng lúc
để nhập cơ sở dữ liệu trong quá trình xử lý công việc thì Hệ thống không đáp
ứng được yêu cầu công tác tra cứu cũng như bảo quản dữ liệu và chia sẻ thông
tin.
3.2. Kiến nghị giải pháp khắc phục:
- Quy định bóc bì để làm thủ tục tiếp nhận văn bản 5 lần trong một ngày

nhằm hạn chế các loại lãng phí đó:
(1) Giáo dục cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhận thức rõ về
lãng phí:
Mỗi thành viên phải nhận thức được các loại lãng phí và trách nhiệm của
mình trong việc loại bỏ nó. Bản thân những người Lãnh đạo trong cơ quan cũng
phải thực hiện nghiêm túc để nhân viên noi gương học tập.
9


Môn học: Quản trị hoạt động

(2) Nguyên nhân gây ra lãng phí và nhận dạng nó bằng cách nào:
Lãng phí có thể phát sinh trong bất kỳ khâu nào trong hoạt động quản lý
hàng ngày. Muốn nhìn ra lãng phí đòi hỏi phải nhận thức được những bất cập,
tồn tại trong các hoạt động thường xuyên của đơn vị. Đây là một trong việc
quan trọng để xác định ra lãng phí, vì khó nhất đó là không xác định được
những bất cập, tồn tại trong quy trình hoạt động, xử lý công việc để biết mình
đang lãng phí gì, lãng phí ở khâu nào.
(3) Biện pháp thực hiện để loại bỏ các lãng phí không cần thiết:
- Thực hiện tốt nguyên tắc 5S trong điều hành công việc hàng ngày:
+ Sort (Sàng lọc): Luôn luôn sàng lọc để xác định những gì không cần
dùng đến thì bỏ đi hoặc điều chuyển đến nơi cần thiết;
+ Simplify (Sắp xếp): Sắp xếp bộ máy phòng ban; quy trình công việc;
các công cụ, dụng cụ làm việc một cách khoa học;
+ Shine (Sạch sẽ) : Luôn luôn bảo đảm sạch sẽ nơi làm việc và môi
trường làm việc.
+ Standardize (Sẵn sàng): Khi cần thiết cho công việc và sẵn sàng loại bỏ
các biến động trong công việc cũng như thay đổi khi cần thiết.
+ Sustain (Săn sóc): Duy trì thực hiện công việc thường xuyên và phát
hiện ra những cơ hội, nhân tố mới để phát triển công việc với chất lượng ngày

4. Quyết định số 2345/QĐ-BTNMT ngày 06 tháng 11 năm 2008 của Bộ Tài
nguyên và Môi trường về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của
Bộ Tài nguyên và Môi trường.
5. Quyết định số 78/QĐ-VP ngày 10 tháng 3 năm 2009 của Văn phòng Bộ
Tài nguyên và Môi trường về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng
Bộ./.

11