Chương 2 : Chứng từ kế toán và kiểm kê
(5 tiết)
Mục tiêu học tập của chương
Học xong chương này, sinh viên phải nắm được :
1. Sơ lược lịch sử phát triển và bản chất chứng từ kế toán, ý nghĩa, tác dụng của chứng từ kế
toán.
2. Hiểu rõ khái niệm, nội dung bản chứng từ và hệ thống bản chứng từ kế toán theo Chế độ
kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
3. Nắm được qui trình luân chuyển chứng từ kế toán trong một đơn vị kế toán.
4. Hiểu được khái niệm, phương pháp tiến hành kiểm kê tài sản trong đơn vị.
5. Biết lập, kiểm tra và sử dụng một số loại chứng từ kế toán thường gặp để ghi sổ kế toán.
2.1. Khái niệm chứng từ kế toán
2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Tuy nhiên vào
thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối thế kỷ 19, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa thấy
xuất hiện khái niệm chứng từ kế toán. Ngay cả ở Ý, nơi phát sinh ra kế toán kép, nhưng trong
tác phẩm của Luca Paciolo cũng không đề cập đến khái niệm này, mà dường như khái niệm
chứng từ kế toán được pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Theo Nguyễn Việt & Võ
Văn Nhị (2006), I.F. Ser, Thuỵ Sĩ, S.M. Baras, Nga, Pali chính là những nhà nghiên cứu đầu
tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế toán. Điều này được đề cập
trong tác phẩm của ông mang tựa đề « Kế toán và cân đối » theo đó chứng từ là cơ sở của kế
toán, về thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ
thống. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế
toán. Chính sự phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, sự mở rộng của doanh nghiệp, sự phát
triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi chép đã phân chia thành chứng từ
và sổ sách kế toán.
Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác nhau cần có cơ sở
bảo đảm tính pháp lý, những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông
qua các hình thức được nhà nước qui định cụ thể hoặc có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất
hướng dẫn. Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt
động của mình.

thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và
sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính
chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời
gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ.
Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình kế toán của mọi đơn vị
kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất lượng của công tác kế toán. Vì vậy khi
lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt
nội dung bắt buộc.
Khái niệm chứng từ điện tử
Theo điều 17 và 18 Luật kế toán Việt nam Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế
toán khi nó đáp ứng đầy đủ 7 nội dung theo qui định tại điều 17 và được thể hiện dưới dạng
dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên
vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Dịch chứng từ bằng tiếng nước ngoài
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt
Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh
nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những
chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ
hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên
đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng
67
từ... Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản
chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
2.1.3. Nội dung bắt buộc của chứng từ
Trong mỗi đơn vị kế toán thường xuyên phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế mà để
chứng minh cho sự hoàn thành của các nghiệp vụ này và có căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán
cần thiết phải có rất nhiều loại chứng từ. Trên thực tế, mặc dù chứng từ gốc trong một đơn vị
rất đa dạng với kết cấu và công dụng khác nhau, nhưng để đảm bảo là một bằng chứng pháp

Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)……………………………………………………………
Ngày…….. tháng……năm 200….
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)............................................................................................
+ Số tiền quy đổi:..........................................................................................................................
68
Mẫu Phiếu nhập kho
Đơn vị: ..........
Địa chỉ: ........... Số: ........................
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày... tháng... năm....
Nợ: ..........................
Có:..........................
Họ và tên người giao hàng: ..........................................................................................................
Theo ............................................................ số................. ngày..… tháng..…năm……………..
của ................................................................................................................................................
Nhập tại kho: ................................................................................................................................
STT Tên, nhãn hiệu, qui
cách, phẩm chất vật
tư sản phẩm, hàng
hoá
Mã số Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng
Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ
bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.
Tác dụng của chứng từ
Tác dụng của chứng từ được thể hiện dưới như sau:
Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm
của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu
chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán.
Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát
sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.
Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát
sinh.
Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm
trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
Tính chất pháp lý của chứng từ
Tính chất pháp lý của chứng từ thể hiện:
Thứ nhất, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện
trên các tài liệu kế toán.
Thứ hai, chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản
xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài
sản của đơn vị.
Thứ ba, chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp,
khiếu nại, khiếu tố.
Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình high thực hiện nghĩa vụ thuế
đối với Nhà nước của đơn vị.
Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của
các cá nhân, đơn vị.
2.1.5. Phân loại chứng từ
Chứng từ là bằng chứng, là bản “photo”, là “dấu vết” để lại sau khi các nghiệp vụ kinh
tế tài chính phát sinh trong đơn vị và đã hoàn thành. Trong mỗi đơn vị có rất nhiều nghiệp vụ
phát sinh một cách thường xuyên, do vậy để có thể “chụp” lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài

Ngày …….. tháng…….. năm 200……..
Trích yếu Tài khoản ghi Nợ Tài khoản ghi Có Số tiền
Nợ Có
Kèm theo ………… chứng từ gốc.
Kế toán trưởng Người lập
(Ký, học tên) (Ký, họ tên)
Theo tính chất pháp lý, chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt
buộc và chứng từ hướng dẫn.
Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp
nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Ví dụ như Hoá đơn
GTGT. Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ
tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc
71
được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần
kinh tế.
Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà
nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng
một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập
kho.
Theo nội dung kinh tế, chứng từ có thể phân biệt thành năm loại sau đây:
- Chứng từ về lao động tiền lương, chẳng hạn như Bảng chấm công.
- Chứng từ về hàng tồn kho, chẳng hạn như Phiếu xuất kho.
- Chứng từ về tiền tệ, chẳng hạn như Phiếu thu.
- Chứng từ về bán hàng, chẳng hạn như Thẻ quầy hàng.
- Chứng từ về TSCĐ, chẳn꩖ hạn như Biên bản bàn giao TSCĐ.
Đây cũng chính là năm loại chứng từ trình bày trong Chế độ chứng từ kế toán doanh
nghiệp là một phần của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo số:15/2006/QĐ-BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính. (xem Phụ lục 2.1). Ngoài ra còn có các loại
chứng từ khác được ban hành theo các văn bản pháp luật khác không phải là Chế độ kế toán
doanh nghiệp.

ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống
với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau
phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế
toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký
của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng
nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ
phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán
viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của
người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người
khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên
kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền).
Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc
người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu
trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ
kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp
quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển
đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những
chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới
dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu t ghi chép trên

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và
lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về
kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ n ăm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc
niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao
chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc
bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi
rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán
cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy
định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa
đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng,
mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
74