Ministry of Construction – 37 Le Dai Hanh - Hai Ba Trung – Hanoi - Vietnam
Tel: 04 – 974 09 38 Fax: 04 – 974 09 39
Dự án GTZ TA số: 2000.2208.7
Tài liệu dự án số : AD 001
Phát hành lần: 01 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN Hà Nội, tháng 5 năm 2007

Fax +49 (40) 6 03 06169
Email: Địa chỉ

GFA Consulting Group GmbH
Eulenkrugstraße 82
D-22359 Hamburg
Germany

Người chuẩn bị

VIDAGIS Co., LTD -

1.3

Lợi ích nhà cung cấp dịch vụ mang lại cho (công ty)................................................ 4

1.3.1

Lợi ích chung .......................................................................................................................4

1.3.2

Lợi ích của việc vận hành hàng ngày..................................................................................5

1.3.3

Lợi ích dài hạn .....................................................................................................................6

2

CÀI ĐẶT HỆ THỐNG........................................................................................................ 7

2.1

Cấu trúc hệ thống ..................................................................................................... 7

2.2

Yêu cầu nhân sự cho Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ liệu ...................................... 9

2.2.1


2.5.1

ESRI ..................................................................................................................................13

2.5.2

Công nghệ ArcGIS.............................................................................................................14

2.5.3

Công nghệ Geodatabase ..................................................................................................15

2.5.4

ArcGIS Engine - customize GIS ........................................................................................15

2.5.5

Công nghệ đề xuất cho ngành nước thải..........................................................................16

2.6

Thiết kế hệ thống .................................................................................................... 16

2.6.1

Các yêu cầu phần cứng ....................................................................................................16

2.6.2


3.1.2

Ứng dụng GIS nhân ..........................................................................................................22

3.2

Thu thập dữ liệu tài sản hiện hành ......................................................................... 23

3.3

Chuyển giao dữ liệu của các tài sản KfW ............................................................... 25

3.4

Quản trị dữ liệu ....................................................................................................... 26

3.4.1

Quản lý nước thải ..............................................................................................................26

3.4.2

Vận hành và bảo dưỡng....................................................................................................28

3.4.3

Quản lý khách hàng...........................................................................................................29

3.4.4


PHỤ LỤC ........................................................................................................................ 33

4.1

Kế hoạch dự kiến.................................................................................................... 33

4.2

Từ điển cơ sở dữ liệu GIS ...................................................................................... 34

4.2.1

Bản đồ nền ........................................................................................................................34

4.2.2

Hệ thống nước thải............................................................................................................35

4.2.3

Hệ thống nước thải phiên bản mới....................................................................................38

4.2.4

Vận hành & Quản lý...........................................................................................................38

4.2.5

Quản lý khách hàng...........................................................................................................39


Hình 14: Minh họa giao diện người dùng GIS ....................................................................... 23

Hình 15: Xây dựng cơ sở dữ liệu bản đồ nền ....................................................................... 24

Hình 16: Tổ chức cơ sở dữ liệu theo các chủ để .................................................................. 24

Hình 17: Bản đồ nền và cơ sở dữ liệu nước thải .................................................................. 25

Hình 18: Chuyển đối các bản vẽ AutoCAD sang GIS............................................................ 26

Hình 19: Đăng ký van của mạng lưới nước thải.................................................................... 27

Hình 20: Đăng ký thông tin thuộc tính của đường ống nước thải ......................................... 27

Hình 21: Luồng công việc cho quản lý các khiếu nại............................................................. 29

Hình 22: Giao diện quản lý hóa đơn...................................................................................... 30

Hình 23: Phân tích xu hướng/thời gian ................................................................................. 31

Hình 24: Báo cáo bản đồ chuyên đề ..................................................................................... 31

Hình 25: Thanh chỉ dẫn quản lý (MIP)................................................................................... 32

Hình 26: Kế hoạch thực hiện................................................................................................. 33HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN
•
Nhu cầu cần được đáp ứng là gì?
•
Cách tối ưu để thực hiên?
•
Các triển khai chủ yếu

1.2 Ứng dụng GIS đối với Quản lý tài sản
1.2.1 Định nghĩa GIS
Hệ thống thông tin địa lý (GIS) là một hệ thống quản lý các dữ liệu không gian và thuộc tính.
Nói cách khác, GIS là một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp, lưu trữ, biên tập, phân
tích và hiển thị các thông tin địa lý liên quan. GIS là một công cụ “bản đồ thông minh” cho
phép người dùng có thể tạo ra những truy vấn tương tác (chức năng tìm kiếm cho người sử
dụng), phân tích các thông tin không gian và biên tập dữ liệu.
HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN
2
1.2.2 Các ứng dụng GIS trong Quản lý tài sản

Hình 1: Từ dữ liệu đến kiến thức

Kế hoạch và lắp đặt

Các đặc tính hình học của cơ sở dữ liệu GIS có thể hỗ trợ tìm đường theo mạng lưới và
được sử dụng để phân tích các đặc tính cụ thể tác động từ các tình huống như tắc nghẽn, rò

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN 3
rỉ, các điểm hỏng hóc của hệ thống thoát nước…GIS có thể thực hiện các hoạt động và các
nhiệm vụ bảo dưỡng khác nhau bao gồm sắp xếp công việc và quản lý hàng tồn kho,
SCADA…

Dịch vụ khách hàng

Để cải thiện mối quan hệ khách hàng, quản lý và lưu tất cả các thông tin liên quan đến mỗi
khách hàng như thông tin liên hệ, phân loại khách hàng, phân tích thêm thông tin của mỗi
khách hàng và hợp đồng …
Hệ thống GIS cung cấp các giải pháp có thể giải quyết dễ dàng các vướng mắc bằng cách
ghi chép các thông tin khiếu nại một cách chi tiết như: thông tin khách hàng, hình thức khiếu
nại và địa điểm khiếu nại. Từ đó, kiểm tra và giải quyết các khiếu nại qua việc quản lý các
hoạt động này, thậm chí phân tích các tình huống liên quan đến rò rỉ nếu có thể.

Quản lý tài chính: Hệ thống hóa đơn

Tài chính và quản trị cung cấp cho người sử dụng cách thức kiểm tra công việc quản trị
nhằm hỗ trợ các hoạt động vận hành và lên kế hoạch cho doanh nghiệp. Dự toán ngân sách,
phân tích hàng tồn kho, hóa đơn khách hàng, và các chức năng quản trị quan trọng khác có
thể được củng cố thông qua quá trình tích hợp thực hiện các giải pháp GIS tổng thể cho
doanh nghiệp.

Quản lý nguyên vật liệu/hàng tồn kho

•
Danh sách báo cáo
•
Hướng dẫn thực hiện báo cáo

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN
4

1.3 Lợi ích nhà cung cấp dịch vụ mang lại cho (công ty)
1.3.1 Lợi ích chung
Cập nhật tài sản thường xuyên: Mọi thông tin liên quan đến đường ống, cơ sở hạ tầng
nước thải, rò rỉ, khách hàng, khiếu nại…có thể đăng nhập dễ dàng vào hệ thống, các cán bộ
nhân viên tại các phòng ban, Giám Đốc luôn biết được tình trạng hiện tại của hệ thống/công
ty.
Thông tin chính xác kịp thời: Ban đầu công ty có thể sử dụng file dữ liệu dạng AutoCAD
hay định dạng vă
n bản cho việc quản lý, và việc xác định vị trí đường ống, miệng ống không
thể chính xác. Tuy nhiên với hệ thống GIS, doanh nghiệp sẽ biết chính xác nơi đặt đường
ống, miệng ống, vị trí hỏng hóc của đường ống, hệ thống GIS giúp doanh nghiệp xây dựng
mô hình mạng lưới tốt hơn và chính xác hơn tránh được các lỗi như trùng lặp hay các lỗi
khác…(xem hình 2).
Hình 2: Minh họa các lỗi hình học

Tăng hiệu suất: Mạng đường ống có thể được đăng nhập nhanh chóng qua hệ thống GIS,

không gian và các công cụ hiển thị cho phép người dùng nắm bắt được công việc theo kế
hoạch, các hoạt động đang diễn ra, bảo dưỡng định kỳ, và các thông tin hiện hữu khác).
Tích hợp được nhiều thông tin trong hệ thống: Với hệ thống GIS, doanh nghiệp có thể
quản lý được nhiều thông tin như: xem hi
ện trạng đường ống quá các phim hay ảnh chụp,
bản vẽ hoàn công, tài liệu thiết kế trên AutoCAD, hệ thống cũng kết nối với hệ thống SCADA
(nếu cần)…Bản đồ, bản vẽ, và ảnh có thể kết hơp với van, miệng ống, và các đặc tính khác
nhằm cung cấp các thông tin đầy đủ cho người dùng.
Hình 3: Ảnh hoạt động kiểm tra đường ống

Tính năng phân tích ngập lụt do mưa lớn gây ra: Với hệ thống GIS về phần mềm phân
tích thủy động lực học nâng cao, người dùng có thể xây dựng mô hình 3D, sau đó tiến hành
các phân tích hệ thống thông tin địa lý để nhận biết được khu vực bị ngập lụt.
Tính năng báo cáo và tìm đường theo mạng lưới: Đặc điểm hình học của cơ sở dữ liệu
GIS có thể hỗ trợ tìm
đường theo mạng lưới và được sử dụng để phân tích các ứng dụng về
phân tích mạng lưới như tìm khu vực rò rỉ, nghẹt.. do sự cố, đóng mở van…
Tính năng tài chính và quản trị: Tài chính và quản trị cung cấp cho người sử dụng cách
thức kiểm tra công việc quản trị chính nhằm hỗ trợ các hoạt động điều hành và lên kế hoạch
trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách, phân tích hàng tồn kho, hóa đơn khách hàng, và
các chức n
ăng quản trị quan trọng khác có thể được củng cố thông qua quá trình tích hợp
thực hiện các giải pháp GIS tổng thể cho doanh nghiệp.
Theo dõi thông tin dễ dàng: Hệ thống GIS có thể được sử dụng để theo dõi quá trình bảo
dưỡng, tình trạng của tài sản như đường ống nước, van nước, vòi nước, đồng hồ, thiết bị
lưu kho, ống thoát nước và miệng ống.


•
Tra cứu thông tin nhanh chóng: không lãng phí thời gian như tìm bản vẽ cho một đặc
tính (ống, van…), địa điểm của khách hàng…

1.3.3 Lợi ích dài hạn

Lợi ích của việc ứng dụng GIS trong ngành nước thải:
•
Mẫu và dự thảo nhu cầu
•
Theo dõi chất lượng nước
•
Môi trường trong sạch hơn
•
Hoạch định hệ thống thoát nước
•
Giảm thiểu hỏng hóc
•
Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn (bao gồm theo dõi khiếu nại)
•
Chi phí hoạt động thấp
•
Công nghệ tiến tiến và tiết kiệm chi phí
•
Tính toán chi phí dịch vụ hiệu quả
•
Tăng cường tính năng quản lý tài sản
•
Tính toán phí dịch vụ
•

phương pháp (nếu cần):
•
Phòng kỹ thuật
•
Phòng kế hoạch
•
Phòng khách hàng
•
Phòng tài chính
Hình 5: Cơ cấu tổ chức của Hệ thống hồ sơ tài sản (Phòng kỹ thuật)

Phòng kỹ thuật chịu toàn bộ trách nhiệm phần Quản lý tài sản (mạng lưới và cơ sở hạ tầng
nước thải) và Quản lý vận hành, và các trách nhiệm khác. Do đó, doanh nghiệp nên chia
thành nhiều tiểu khu để quản lý tốt hơn.

Chức năng của Phòng kỹ thuật và mô tả công việc:

•
Quản lý GIS: Mạng LAN, phần cứng, phần mềm, và quản lý GIS cho toàn công ty
•
Đăng ký thông tin cơ sở vật chất và đăng nhập đường ống nước thải: người vận
hành duy trì các thông tin trên cơ sở dữ liệu GIS bằng cách tạo mới/cập nhật dữ liệu
(Đăng nhập thời gian thực) hoặc bằng cách nhập thông tin có sẵn CAD).
•
Đăng ký thông tin vận hành/ bảo dưỡng: người vận hành duy trì các thông tin liên
quan đến các khiếu nại, rò rỉ, thay thế, sửa chữa …Người vận hành sẽ có trách nhiệm
quản lý theo thời gian biểu cho hoạt động bảo dưỡng như rửa bằng tia nước, theo

Quản lý khách hàng: đăng nhập, quản lý thông tin, hợp đồng.
•
Các khiếu nại: Trung tâm dịch vụ khách hàng ghi nhận các khiếu nại của khách
hàng, và báo cáo/ phân tích.

Chức năng của Phòng Tài chính và mô tả công việc:

•
Hệ thống hóa đơn: in ấn hóa đơn, thu thập, quản lý công nợ…Trong trường hợp hóa
đơn được công ty câp nước thu, Phòng tài chính có trách nhiệm liên hệ với công ty cấp
nước.
•
Quản lý báo cáo cho việc phân tích và lịch sử hóa đơn
Hình 6: Minh họa mối liên hệ giữa các phòng ban Tất cả các phòng ban liên quan đến hệ thống hồ sơ tài sản sẽ phải định rõ dạng dữ liệu và
các yêu cầu như hành động ban đầu.
Quy trình vận hành theo tiêu chuẩn (SOP) phải được định nghĩa nhằm giải thích mối quan
hệ giữa các phòng ban và tiểu ban. Doanh nghiệp cũng sẽ phải nhận dạng SOP trong việc

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN 9
thu thập và xử lý dữ liệu. Để đảm bảo công việc đạt hiệu quả, mọi cán bộ trong công ty nên
trả lời các câu hỏi sau đây:


2.2 Yêu cầu nhân sự cho Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ liệu
Cấu hình mặc định có thể thích ứng với từng Công ty nước thải phụ thuộc vào quy mô và
các yêu cầu của Công ty. Trên thực tế, một doanh nghiệp với 5.000 khách hàng - hộ gia đình
với mạng lưới đường ống 100km không cần đến một số lượng người khảo sát hay điều
hành máy tính như đối với một doanh nghiệp với mạng lưới 60.000 hộ gia đình và mạng lưới
đường ống 500 km.
Tài li
ệu này mô tả yêu cầu về nhân sự như một hướng dẫn, tuy nhiên con số cũng sẽ phù
hợp với nhu cầu của công ty.

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN
10
Đối với một phương pháp tiếp cận thực tế, những cá nhận chịu trách nhiệm thực hiện Khảo
sát địa điểm khách hàng phải hoàn toàn độc lập với những cá nhân chịu trách nhiệm Quản lý
dữ liệu. Đó cũng là lý do hai phần việc này tách biệt hoàn toàn với nhau. Tuy nhiên đối với
những công ty có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức này lại khá tốn kém, do đó cũng khó để tích
hợp các chứ
c năng này theo đó chỉ có một người chịu trách nhiệm thu thập và quản lý dữ
liệu.
Yêu cầu về nhân sự được đưa ra trên cơ sở các hoạt động hàng ngày của Công ty, ngoại
trừ giai đoạn đầu của quá trình Thu thập dữ liệu để xây dựng cơ sở dữ liệu. Giai đoạn đầu
tiên này bao gồm rất nhiều công việc vì rất nhiều dữ liệu cần ph
ải được khảo sát và giải
pháp tốt nhất cho các công ty thường là thuê ngoài.

2.2.1 Thu thập dữ liệu (khảo sát địa điểm khách hàng)

thống đăng ký đường ống thông qua GIS.
• Tổ chức đào tạo về các khái niệm GIS, sử dụng các ứng dụng GIS (đăng ký đường ống,
tích hợp file dữ liệu dạng AutoCAD, phân tích, báo cáo) Đối với hệ thống quản lý khách hàng và hóa đơn khách hàng:

• Cần 1 người phụ trách công việc Quản lý khách hàng và phụ trách các khiếu nại của
khách hàng, kết hợp với cán bộ thu thập dữ liệu.

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN 11
• Yêu cầu: Người này phải có kỹ năng giao tiếp tốt bởi họ sẽ trực tiếp làm việc với khách
hàng, đấu nối giữa khách hàng và công ty.
• Tổ chức đào tạo về các khái niệm GIS, sử dụng các ứng dụng GIS (đăng ký khách hàng,
khiếu nại, phân tích, báo cáo)

2.3
Các yêu cầu về đào tạo cho công tác Thu thập dữ liệu và Quản lý dữ
liệu
Tất cả các nhân viên lần đầu tiếp cận với phần mềm GIS cần phải được đào tạo theo
chương trình chuẩn ESRI để có được các kiến thức căn bản về bản đồ (Mapping) và các
khái niệm GIS. Ngoài ra, là các chương trình đào tạo tương ứng với giải pháp GIS áp dụng
với lĩnh vực nước thải.
Đối với mỗi một công ty nước thải sẽ có những yêu cầu khác nhau đố
i với từng nhóm kỹ
thuật. Thậm chí yêu cầu người dùng giống nhau liên quan đến các khải niệm GIS, công ty
nước thải vẫn phải tổ chức các khóa đào tạo. Để phù hợp với thực tế, chương trình đào tạo

Định nghĩa các truy vấn của cơ sở dữ liệu GIS,
•
Quan sát dữ liệu và thông tin bản đồ hoặc đồ thị.

Các kỹ năng đạt được:

•
Quan sát đối tượng địa lý và bảng kê dữ liệu
•
Làm việc với các dữ liệu không gian
•
Truy vấn các đối tượng bởi thuật toán logic
•
Tìm kiếm các đối tượng qua hoạt động không gian
•
Sử dụng bản đồ theo chủ đề, in ấn bản đồ
HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ TÀI SẢN
12
2.3.2 Bước 2: Thu thập dữ liệu cho nhóm
Đối với nhân viên chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu, bao gồm khảo sát (lắp đặt):
•
Giải thích bản đồ (chú giải, tỉ lệ, thông tin vị trí của khách hàng…)
•
Sử dụng GPS bằng cách nào? (Các cách thực hành hiệu quả để lấy được các hệ tọa độ

Phân tích và báo cáo dữ liệu
•
Chia sẻ dữ liệu

Các kỹ năng đạt được:

•
Đăng ký đường ống mới kết hợp với các thông tin về van, sử dụng thanh công cụ
Wastewater Editor.
•
Định nghĩa quá trình hoạt động mới cho việc thay thế đường ống, sử dụng thanh công cụ
Operation Editor.
•
Làm việc với quy tắc mạng hình học
•
Lên kế hoạch cho các hoạt động bảo dưỡng
•
Sử dụng các công cụ phân tích tiêu chuẩn và báo cáo
•
Xuất các dữ liệu lựa chọn cho định dạng khác
•
Quản lý thông tin hóa đơn và khách hàng
•
Quản lý thông tin rò rỉ và khiếu nại của khách hàng

2.4 Các yêu cầu đối với văn phòng
Mỗi bộ phận có trách nhiệm khác nhau liên quan đến lập hồ sơ tài sản, và một vài phần của
tài sản cần được bảo mật nhằm đảm bảo rằng thông tin không bị phát tán (ví dụ: tên, địa chỉ
khách hàng, hay mọi vấn đề tài sản tài chính liên quan).