Đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu
quả sử dụng vốn lu động tại Công ty cơ điện trần phú
Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và phân tích
tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp sản xuất
I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu.
1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu.
- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao
động. NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, là tài sản lu
động dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể
sản phẩm.
- Đặc điểm chủ yếu của NVL:
+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ
khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doang
nghiệp may mặc.
+ Khác với t liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định
và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao
toàn bộ hoặc hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
+ Chi phí về NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm.
Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trng riêng trong công tác hạch toán
NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cờng công tác quản lý, sử
dụng NVL để đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Do vậy,
các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL.
2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm là
việc quản lý tốt vật liệu. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVL
toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
ở khâu thu mua: NVL thờng đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính
chất hoá lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu
trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng nh ở từng phân xởng,
tổ đội sản xuất.
Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nôi dung quan trọng công tác
quản lý tài sản doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong
2
doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm vụ đợc giao, qua đó góp phần giảm
bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
3. Nhiệm vụ hạch toán
Giá trị NVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất- kinh
doanh của một doanh nghiệp, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật
liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá
thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác
thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực
hiện đợc các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của
NVL(tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL).
Tính giá vật liệu nhập kho và xuất dùng.
áp dụng đúng đắn và nhất quán các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật
liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL. Kế toán NVL cần hớng dẫn, kiểm
tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật
liệu: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ thẻ chi tiết. Thờng xuyên đối chiếu số
liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số tồn thực tế.
- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật
liệu vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xẩy ra.
- Xác định chính xác sổ lợng và giá thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tợng tính giá
thành phải chính xác, phù hợp.
- Định kỳ kế toán tham gia hớng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệu
theo chế độ Nhà nớc quy định. Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và
quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sủ dụng vốn.
ỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.
- Thiết bị và xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị( cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ
hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Những vật liệu thu đợc trong quá trình hay thanh lý tài sản, có thể sử
dụng hay bán ra ngoài( phôi bào,vải vụn, gạch lát ).
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại các ths cha kể trên nh bao bì,
vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.
Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công
tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo
vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải hình thành sổ danh điểm vật
4
liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá
hạch toán của từng danh điểm NVL. Sổ danh điểm có tác dụng trong công tác quản lý
và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại trên, NVL còn đợc phân loại theo cách sau:
Phân loại theo nguồn sỡ hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm:
Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua săm, do nhận cấp
phát, tặng thởng, nhận góp vốn liên doanh
Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên vật liệu do doanh
nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài.
Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại
vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó đánh giá đợc hiệu quả sử dụng
vật liệu cho sản xuất kinh doanh.
Phân loại theo nguồn hình thành: theo cách phân loại này, NVL bao gồmL
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng
tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu
Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ
do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên vật liệu.
tế. Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có thể có đợc NVL, hay nói cách
khác, là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản
chi hợp phát của doanh nghiệp để tạo ra vật chất.
a. Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ:
Giá thực tế của NVL nhập kho đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập, cụ thể:
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: các yếu tố để hình thành nên giá thựctế là:
+ Giá hoá đơn kể cả giá nhập khẩu(nếu có):
- Nếu doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: Giá
thực không bao gồm thuế GTGT đầu vầo
- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:Giá thực tế bao
gồm cả thuế GTGT đầu vào.
+ Chi phí thu mua:chi phí thực rế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bỗc dỡ, chi
phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền
phạt lu kho, lu hàng ( chi phí này cũng đ ợc xác định trên cơ sở phơng pháp tính thuế
GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn).
Đối với nguyên vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất
và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: giá thực tế của
NVL là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thừa nhận.
6
Đối với nguyên vật liệu vay, mợn tạm thời của đơn vị khác: giá thực tế NVL
nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hiện tại của số NVL đó.
Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: giá
thực tế đợc tính theo đánh giá hoặc giá bán trên thị trờng.
b. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ:
Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc và đặc điểm của từng doanh
nghiệp về số lợng, danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ nhân viên kế toán, điều
kiện kho tàng doanh nghiệp. Song nếu doanh nghiệp áp phơng pháp tính gía nào thì
phải theo nguyên tắc thống nhất trong hạch toán( nếu có thay đổi phải có sự giải thích
rõ ràng). Các phơng pháp tính giá NVL xuất kho thờng dùng là:
cấp những thông tin hợp lý,đúng đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán.
Phơng pháp này gần đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế. Trong trờng hợp vật
t đợc quản lý theo đúng hình thức nhập trớc- xuất trớd, phơng này gần giống với phơng
pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tơng đối chính xác giá trị vật t tồn kho
và xuất kho.
- Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ đợc phản ánh gần sát giá trị thị trờng, vì giá
trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật t đợc mua ở những lần mua sau cùng.
- Đặc biệt, khi giá cả có xu hớng tăng lên thì áp dụng phơng pháp này, doanh
nghiệp có đợc số lãi nhiều hơn so với khi sủ dụng các phơng pháp khác, do giá vốn của
hàng bán bao gồm giá trị của những vật t mua vào từ trớc với giá thấp.
Nhợc điểm:
Phơng pháp này làm doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí
hiện tại, vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật t, hàng hoá đã đợc mua vào
từ cách đó rất lâu.
Điều kiện vận dụng:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
Ph ơng pháp nhập sau - xuất tr ớc( ph ơng pháp LIFO).
Phơng pháp này tính giá nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là NVL
nào nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc. Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìn
chung ngợc với phơng pháp nhập trớc ở trên.
Ưu điểm:
- Phơng pháp này làm cho khoản doanh thu hiện tại đợc phù hợp với khoản chi
phí hiện tại, vì theo phơng pháp này, doanh thu hiện tại đợc tạo ra giá trị bởi vật t vừa
mới đợc mua vào ngay gần đó.
- Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hớng tăng lên, phơng pháp này sẽ giúp
cho đơn vị kinh doanh giảm đợc thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nớc. Bởi vì,
8
giá của vật t mua vào sau cùng, thờng cao hơn giá của vật t đợc nhập trớc tiên, sẽ đợc
tính vào giá vốn và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới số thuế lợi tức phải nộp hoặc số thu
số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực
tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá đơn vị bình quân của một
đơn vị NVL. Căn cứ vào số lợng NVL xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để
xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ.
9
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự
trữ
=
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời,
vừa chính xác vừa cập nhật.
- Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá
từng danh điểm NVL.
Phơng này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần
nhập của mỗi loại không nhiều.
+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc.
Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế
và lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng NVL
xuất kho trong kỳ để kế toán tính giá thực tế NVL xuất kho theo tng doanh điểm.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
=
Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này
Số lợng NVL tồn kho đầu kỳ này
- Ưu điểm: Phơng pháp cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán.
- Nhợc điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc và tình hình biến
động giá cả NVL, trờng hợp giá cả thị trờng NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá
NVL xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất
hợp lý(tồn kho âm).
= Hệ số giá NVL * Giá hạch toán NVL xuất kho
Trong đó:
Hệsốgiá
NVL
=
Giá thực tế NVL tồn kho
đầu kỳ
+ Giá thực tế NVL nhập kho
trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn
kho đầu kỳ
+ Giá hạch toán NVL nhập
kho trong kỳ
Ưu điểm: Phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và
hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đợc tiến
hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm NVL và số lần nhập
xuất của mỗi loại nhiều hay ít.
Nhợc điểm: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng
loại NVL ( nhiều danh điểm vật t) và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ chuyên
môn cao.
Những doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá hạch toán sử dụng bảng kế số
3 - Bảng kê tính giá thành thực tế nguyên vật liệu. Mẫu bảng kế số 3 đợc lập nh sau:
11
Biểu 1:
Bảng kê số 3
Tính giá thành thực tế vật liệu(TK 152)
Tháng năm
Chỉ tiêu TK 152- Nguyên vật liệu
HT TT
1 2 3 4
III. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
1. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu.
Tuỳ theo nội dung, nghiệp vụ cụ thể mà các doanh nghiệp sử dụng các hình thức
chứng từ khác nhau.
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời, đầy
đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t.Mỗi chứng từ
phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội
dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xẩy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý
của các đối tợng liên quan.
1.1. Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho nguyên vật liệu.
Trong doanh nghiệp sản xuất, thủ tục chứng từ nhập kho thờng bao gồm:
Hoá đơn mua hàng
Biên bản kiệm nghiệm vật t
Phiếu nhập kho
Hoá đơn GTGT
Căn cứ vào nhu cầu vật t mà bộ phận cung ứng vật t sẽ liên hệ với nhà cung cấp,
lựa chọn ngời bán hàng và lập Hợp đồng mua hàng( Hợp đồng kinh tế).
Khi giao nhận vật liệu nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập Ban kiểm nghiệm.
Ban này có nhiệm vụ kiểm tra số vật liệu cả về số lợng, chất lợng, quy cách vật liệu và
lập Biên bản kiểm nghiệm vật t, trong đó ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm.
Trên cơ sở hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật t(nếu có), bộ phận cung ứng so
sánh với Hợp đồng mua hàng để lập Phiếu nhập kho(mẫu số 01 - VT). Tại kho, sau khi
kiểm nhận xong, thủ kho ghi rõ số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho
sau khi đã có đầy đủ chữ ký của ngờu phụ trách cung ứng, ngời giao và ngời nhận, thủ
kho gửi một bản cùng biên bản thừa(thiếu) nếu có cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại
sau khi ghi Thẻ kho đợc chuyển kế toán ghi sổ, còn Hợp đồng của ngời bán đợc giao
cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ
ghi sổ hạch toán thu mua và nhập vật liệu.
1.2Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Với các doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản
nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng trệ sản xuất. Hạch toán chi tiết NVL
là công việc có khối lợng lớn,là khâu hạch toán khá phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp
. Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng
thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiêt NVL
14
ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhâp - xuất
vật liệu đợc sử dụng một cách hợp lý phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho
của thủ kho và việc ghi chép vào số kế toán, tránh đợc sự ghi chép trùng lặp không cần
thiết, tăng hiệu quả trong công tác quản lý. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở
nớc ta, các doanh nghiệp thờng áp dụng 1trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL
là:Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ
số d.
2.1 Phơng pháp thẻ song sọng
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập,xuất, tồn kho NVL ở kho
phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán phải mở Sổ kế toán chi
tiết NVL để theo dõi về mặt số lợng và giá trị. Công việc cụ thể nh sau:
Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập- xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến
hành ghi chép vào Thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng nhập xuất. Khi nhận đợc các chứng
từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ
đó, sau đó tiến hành phản ánh số thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho( mở theo từng danh
điểm trong từng kho). Cuối ngày,thủ kho tính theo số tồn kho ghi vào Thẻ kho. Định
kỳ, thủ kho gửi(hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập- xuất đã đợc phân
loại cho từng danh điểm cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi
số lợng và tính thành tiền NVL nhập, xuất kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu(mở tơng
ứng với Thẻ kho). Về cơ bản, Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh Thẻ kho nh-
ng có thêm vật liệu để phản ánh vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu,
kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng danh
việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến độ thực hiện
các khâu kế toán khác.
Điều kiện vận dụng:phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều
danh điểm NVL và số lợng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều.
Sơ đồ 2:
2.3 Phơng pháp sổ số d
Theo phơng pháp này, ở kho theo dõi về mặt số lợng từng loại NVL, còn phòng
kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL. Cụ thể nh sau:
Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3- 5 ngày, sau ghi Thẻ kho, thủ kho tập hợp
toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh và phân loại theo từng nhóm NVL theo quy
định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập Phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi
16
sổ lợng chứng từ, số hiệu cho từng nhóm vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo
phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào Thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra
, ghi số lợng NVL tồn kho cuối tháng của từng danh điểm NVL vào Sổ số d.
Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh điểm
NVL đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các
kho theo định kỳ3-5 ngày một lần(kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ), kế toán kiểm
tra và tính ra giá trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo giá hạch toán đối với từng
chứng từ, từ đó ghi vào Bảng tổng lũy kế nhập, xuất, tồn (Bảng này đợc mở theo từng
kho).Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số d với số tồn kho trên Bảng lũy kế nhập,
xuất, tồn. Từ Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất,
tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
Quy trình hạch toán theo phơng pháp này đợc khái quát qua sơ đồ 3.
Ưu điểm: Phơng pháp này tránh đợc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc
ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc cuối kỳ.
Nhợc điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu và sai sót gặp nhiều khó khăn, kết cấu sổ
phức tạp, vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao.
Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanh
nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lợng chứng từ nhập, xuất của mỗi
Trị giá vật t
hàng hoá xuất
kho
=
Tổng giá trị vật t,
hàng hoá mua vào
trong kỳ
+
Tổng giá trị vật
t, hàng hoá tồn
đầu kỳ
-
Trị giá vật t,
hàng hóa tồn
cuối kỳ
Theo phơng pháp này, mọi biến động vật t, hàng hóa không theo dõi, phản ánh
trên các tài khoản hàng tồn kho mà giá trị vật t, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ đ-
ợc phản ánh trên tài khoản riêng( tài khoản mua hàng).
Công tác kiểm kê vật t, hàng hoá đợc tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác
định giá trị vật t, hàng hoá tồn kho theo giá trị thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh
vào các tài khoản hàng tồn kho. Nh vậy, khi áp dụng phơng pháp KKĐK, các tài khoản
hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán(để kết chuyên sổ số d đầu kỳ) và cuối kỳ
hạch toán(để kết chuyển số d cuối kỳ).
Phơng pháp có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ
chính xác về vật t, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao và bị
phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi
18
Phơng pháp KKĐK thờng áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại
vật t, hàng hoá có quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng thờng
xuyên.
19
TK1521: Vật liệu phụ
TK1523: Nhiên liệu
1525 :Vật t nhận gia công cho bên ngoài
1528: : Vật liệu khác
TK 151 Hàng mua đang đi đờng
Tài khoản dùng để phản ánh giá trị các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp
đă mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng vẫn cha về nhập kho doanh
nghiệp . Kết cấu TK nh sau:
Bên nợ:
Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng.
Bên có:
Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng đã về nhập kho hay chuyển giao cho các đối
tợng sử dụng hay khách hàng .
D nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản liên quan khác nh TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ , TK 331 Phải trả
ngời bán, TK 111 Tiền mặt, TK 112 Tiền gửi ngân hàng
b. Chứng từ sử dụng
Đối với các nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai
loại chứng từ bắt buộc, đó là Hoá đơn bán hàng (do ngời bán gửi cho doanh nghiệp) và
Phiếu xuất kho (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập). Trờng hợp NVL là nông,
lâm, thủy, hải sản mua trực tiếp của ngời sản xuất thì doanh nghiệp lập Phiếu mua hàng
thay cho hoá đơn. Ngoài ra trong các trờng hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập
một số chứng từ khác nh Biên bản kiểm nghiệm vật t, Biên bản xử lý vật t thiếu, Bảng
kê thu mua hàng nông, lâm, thủy, hải sản.
Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL thì doanh nghiệp phải lập Phiếu xuất kho
hoặc Phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho và ngời nhận NVL phải làm thủ tục kiểm
nhận lợng NVL xuất kho theo phiếu xuất.
Việc ghi chép nghiệp vụ xuất và nhập kho NVLcủa kế toán phụ thuộc vào tình
mua vật liệu để sản xuất hoặc xuất bán chỉ ghi một lần vào cuối kỳ, kế toán căn cứ vào
kết quả kiểm kê. Trình tự hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ 5.
3.3. Tổ chức sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Tuỳ theo phơng pháp tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị áp dụng
để xác định khối lợng công việc kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ
21
tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Việc vận dụng hình thức sổ nào là tuỳ thuộc vào
đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời,
đầy đủ, chính xác, và nâng cao hiệu qủa công tác kế toán.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toan
sau:
- Nhật kí - Sổ cái: đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế( theo tài
khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ
cái.
- Chứng từ ghi sổ:đặc trng cơ bản của hình thức này là việc ghi sổ kế toán tổng
hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi
theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
- Nhật ký- chứng từ: đặc trng cơ bản của hình thức này bao gồm
+ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài
khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng
nợ.
+ Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với
việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)
+ Kết hợp rộng rải việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một
sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
+ Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế
tài chính và lập báo cáo tài chính.
Trong 4 hình thức trên, hình thức Nhật kys- chứng từ là hình thức chặt chẽ hơn
cả, có u điểm là tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các sổ kế toán và thuận lợi chi việc
BCKQKD
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
hiện việc đong, đo, đếm và phải lập Biên bản kiểm kê(Mẫu 08\VT). xác định chênh
lệch giữa số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán, đề xuất ý kiến xử lý chênh
lệch(nếu có).
4.2. Hạch toán kết quả kiểm kê
Việc hạch toán cụ thể kết quả kiểm kê, đánh giá NVL tồn kho trong các doanh
nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX nh sau:
Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tại kho, kế toán ghi:
- Trờng hợp phát hiện thiếu NVL:
Nợ TK 138(1381): Giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý
Có TK 152 : Giá trị vật liệu thiếu(chi tiết vật liệu)
- Trờng hợp phát hiện thừa NVL:
Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa(chi tiết vật liệu)
Có TK 3381:Giá trị vật liệu thừa chờ xử lý
Căn cứ vào kết quả xử lý, kế toán ghi:
- Xử lý số thiếu:
+ Nếu thiếu hụt, tổn thất định mức:
Nợ TK642:Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK138 (1381):Giá trị thiếu chờ xử lý
+ Nếu số vật thiếu, ngời chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thờng:
Nợ TK 138(1388):Phải thu cá nhân làm mất mát h hỏng
Nợ TK334,111,112:Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng hoặc thu bằng tiền
Có TK 138(1381):Giá trị thiếu đã xử lý
+ Nếu số vật liệu thiếu không xác định đợc nguyên nhân hoặc do nguyên nhân
khách quan:
Nợ TK 811:Chi phí khác
Có TK138(1381): Giá trị thiếu đã xử lý
- Xử lý số thừa:
gốc( ghi trên sổ kế toán)với giá thị trờng của từng loại hàng tồn kho. Chỉ trích lập dự
phòng giảm giá đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trờng hiện tại giảm xuống
só với giá gốc.
Công thức xác định mức trích dự phòng giảm giá của từng loại hàng tồn kho nói
chung cũng nh từng loại NVL nói riêng nh sau( giả thiết loại NVL cần lập dự phòng có
tên là A):
Mức dự phòng
cần lập cho
loại NVL A
=
Sốlợng tồn kho
của NVL A
*
Giá gốc của 1
đơn vị NVL A
-
Giá thị trờng
của 1 đơn vị
NVL A
25
Copyright: Tài liệu đại học ©