Lời mở đầu
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn. Nó gắn
sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc
đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành
cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nớc ta với các nớc
trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và
Nhà nớc trong từng giai đoạn.
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô
của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt rất cơ bản
so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ,
doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhng trong cơ
chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức
quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt 3 khâu
của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có
quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơng mại là tiêu thụ
hàng hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp
phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp
phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức
mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị tr-
ờng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trờng
cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thơng mại, em đã chọn
đề tài:
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
" làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản
chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty Dợc phẩm thiết
bị y tế Hà Nội. Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp.
1
*Bản chuyên đề này gồm 3 chơng:

- Khách hàng giữ vai trò trung tâm trong nền kimh tế thị trờng. Sản xuất chỉ
có thể phát triển đợc khi hàng hoá sản xuất ra tiêu thụ đợc.
3
- Kinh tế thị trờng tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, mỗi
đơn vị kinh tế đợc quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự do trao đổi mua
bán hàng hoá theo khuôn khổ pháp luật.
- Quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền
kinh tế thị trờng. Cạnh tranh là động lực thúc đẩy giúp nền kinh tế phát triển.
Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng có thể diễn ra giữa ngời bán với ngời bán,
giữa ngời mua với ngời mua, giữa ngời bán với ngời mua.
- Nền kinh tế thị trờng có khối lợng giao dịch lớn, các mối quan hệ ngày
càng phức tạp cho nên tất cả các mối quan hệ đều đợc tiền tệ hoá. Vì thế, tiền tệ
trở thành thớc đo cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ hàng hoá
- tiền tệ trở thành mối quan hệ chủ yếu chi phối tất cả các hoạt động sản xuất kinh
doanh.
- Kinh tế thị trờng mang đậm tính năng động và tự điều chỉnh. Chính sự kết
hợp giữa cung và cầu làm cho kinh tế thị trờng rất linh hoạt. Tuỳ theo cung và cầu,
thị trờng biến đổi tạo ra sự cân bằng trong nền kinh tế.
- Kinh tế thị trờng giúp cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn, đồng thời
là nơi đào tạo, tuyển chọn, sử dụng và đào thải nhân lực một cách có hiệu quả
nhất.
Ngoài những u điểm trên, kinh tế thị trờng không tránh khỏi có những nhợc
điểm sau:
- Trong kinh tế thị trờng, quy luật cạnh tranh chi phối ngày càng khốc liệt ,
không thể tránh khỏi quy trình đào thải nhân lực. Do vậy, thất nghiệp là vấn đề tất
yếu.
- Thờng xuyên xảy ra khuynh hớng tự phát, vô chính phủ. Đó là tâm lí chạy
theo lợi nhuận, làm mất cân đối giữa các ngành nghề trong nền kinh tế.
- Kinh tế thị trờng ra đời và phát triển đã hình thành các mối đe doạ đến sản
xuất và tiêu dùng. Đó là sự hình thành một số tổ chức t bản độc quyền, nắm phần

này góp phần tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầu của ngời tiêu dùng về số l-
ợng, chất lợng, nâng cao mức sống cho mọi thành viên trong xã hội. Đồng thời,
góp phần ổn định giá cả thị trờng và kích thích các ngành sản xuất vật chất phát
triển.
Đối với mỗi doanh nghiệp thơng mại, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn
hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lu thông hàng hoá một cách bình th-
ờng. Nguồn hàng chủ yếu của các doanh nghiệp thơng mại là do các đơn vị, cá nhân
sản xuất cung cấp hoặc nhập khẩu từ nớc ngoài.
Việc tổ chức nguồn hàng đợc coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp
nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lợng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp,
giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trờng.
1.2. Các phơng thức mua hàng:
a. Mua hàng trong nớc:
- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang
giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp
đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập
trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán
kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp.
- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với
doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm
qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên
mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lợng, số lợng từng mặt hàng và tổng
số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận đợc chứng từ do
bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký
và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra
ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp.
b. Nhập khẩu hàng hoá:
6
- Phơng thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với
các tổ chức kinh tế nớc ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến

quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích để bán ra hoặc mua vào để gia công
sản xuất nhng với mục đích để bán ra.
b. Thời điểm xác định hàng mua:
Thời điểm xác định hàng mua là hàng hoá có sự chuyển quyền sở hữu, tức
là ngời mua nắm đợc quyền sở hữu về hàng hoá nhng mất quyền sở hữu về tiền tệ
hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho ngời cung cấp.
- Đối với phơng thức chuyển hàng, thời điểm xác định hàng mua là:
+ Khi hàng hoá đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã
thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho ngời bán nhng cuối tháng
vẫn cha về kho của doanh nghiệp.
- Đối với phơng thức mua hàng trực tiếp, thời điểm xác định hàng mua là
khi cán bộ nghiệp vụ đã hoàn thành thủ tục chứng từ ký nhận nợ hoặc thanh toán
tiền cho ngời bán.
- Đối với phơng thức nhập khẩu, thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ
nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu,
trả phí mở L/C và nhận chứng từ để đi nhận hàng.
Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán
hạch toán chính xác các khoản hàng mua, tránh ghi trùng lặp hoặc bỏ sót. Ngoài ra,
xác định đúng thời điểm hàng mua giúp doanh nghiệp quản lý đúng đắn tiền hàng,
tránh tham ô, mất mát hàng hoá.
1.5. Giá cả hàng mua:
8
Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị
trờng. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá đợc xác
định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ
sở của giá cả nhng trên thị trờng, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng
hoá.
Đối với hoạt động kinh doanh thơng mại, giá mua là giá thực tế thanh toán

chất lợng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý
9
theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các
khoản công nợ của đơn vị theo từng chủ nợ, từng lần mua.
Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán
nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi
tiết. Để thực hiện đợc yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán
quản trị.
- Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho
ngời sử dụng thông tin.
Để số liệu kế toán đợc chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý
nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc:
+ Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách
nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong
từng thời điểm và theo từng bộ phận.
+ Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phơng pháp
ghi chép và tính toán theo giá thống nhất.
2.2. Nhiệm vụ kế toán:
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ,
chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền
hàng của doanh nghiệp. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận
quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:
- Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng,
từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng
hoá an toàn về số lợng và chất lợng.
10

nghiệp thơng mại hiện nay. Vì vậy, quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là
việc thc hiện lợi ích kinh tế giữa ngời sản xuất và ngời kinh doanh. Do đó, hoàn
thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong điều kiện hiện nay
ở các doanh nghiệp thơng mại là rất cần thiết.
Muốn hoàn thiện đợc đòi hỏi phải có những nhận xét đúng đắn khách quan,
hợp với thực trạng và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thơng mại. Trên cơ sở
sửa đổi, hoàn thiện công tác kế toán cần đợc thực hiện từng phần, loại bỏ những
điểm không hợp lý, không phù hợp với điều kiện mới, kế thừa những yếu tố tiến
bộ dẫn tới hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong đó có kế toán mua hàng và
thanh toán tiền hàng.
2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng:
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là công
vịêc quan trọng cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thực
hiện mục đích thu đợc lợi nhuận. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kế toán
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm
vụ vốn có của mình.
2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu:
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế trên chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Nó bao
gồm việc tổ chức, xây dựng các hoá đơn, chứng từ và trình tự luân chuyển một
cách đồng bộ, phải đợc qui định thống nhất về hình thức và nội dung, phải do một
cơ quan ban hành.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp thơng mại áp dụng hai hệ thống chứng từ kế
toán:
12
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản
ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ
biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nớc đã chuẩn hoá về mẫu biểu chỉ
tiêu phản ánh, phơng pháp lập và đợc áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hình

thuế
+
Các khoản phụ thu và
phí (nếu có)
13
+ Trong trờng hợp ngời bán không có hoá đơn, đơn vị sẽ lập Bảng kê thu
mua hàng nông, lâm, thuỷ sản của từng ngời sản xuất.
- Phiếu nhập kho:
Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho. Phiếu nhập
kho đợc sử dụng nhằm xác nhận số lợng vật t, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi
thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với ngời có liên
quan, là cơ sở ghi sổ kế toán.
- Biên bản kiểm nghiệm:
Doanh nghiệp lập Biên bản kiểm nghiệm đối với một số trờng hợp nh
nhập kho với số lợng lớn, nhập kho các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp, nhập
kho vật t quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng
quy cách, phẩm chất, số lợng so với hợp đồng,...
- Một số chứng từ thanh toán:
+ Giấy báo nợ của ngân hàng.
+ Phiếu chi tiền mặt.
+ Giấy thanh toán tạm ứng.
+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
Nh vậy, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải sử dụng
rất nhiều chứng từ. Điều này sẽ khiến cho việc xử lý chứng từ gặp khó khăn, tốn
kém thời gian và công sức. Do đó, kế toán trởng mỗi đơn vị cần phải tổ chức hợp
lý hoá các chứng từ, giảm bớt công vịêc cho kế toán mua hàng và thanh toán tiền
hàng. Qua đó, sẽ nâng cao đợc hiệu suất lao động.
Để làm đợc nh vậy, cần phải giảm bớt số lợng chứng từ bằng cách sử dụng
các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành.
Ngoài ra, cũng cần giảm bớt thủ tục xét duyệt và ký chứng từ tới mức tối thiểu.

+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn.
. Chi phí thu mua hàng hoá.
. Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại.
. Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
+ Bên Có:
. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê
ngoài gia công chế biến.
. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
. Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất.
+ Số d bên Nợ:
. Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho.
. Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhng cha đợc chấp
nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi.
+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1561 Giá mua hàng hoá.
. Tài khoản 1562 Chi phí thu mua.
- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng.
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t
mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho mà
16
còn đang trên đờng vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm
nhận nhập kho.
+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng.
. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ
(phơng pháp kiểm kê định kỳ).
+ Bên Có:

. Số tiền ứng trớc cho ngời cung cấp nhng cha nhận đợc hàng hoá, dịch
vụ.
. Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng.
. Số kết chuyển về phần giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất
khi kiểm nhận và giao trả lại ngời bán.
. Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm
trừ vào nợ phải trả.
+ Bên Có:
. Số tiền phải trả ngời bán vật t, hàng hoá.
. Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật t, lao vụ,
dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
+ Số d bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trớc cho ngời bán
nhng cha nhận vật t, hàng hoá.
18
+ Số d bên Có: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho ngời bán,
ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh:
+ Tài khoản 111 Tiền mặt.
+ Tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng.
+ Tài khoản 141 Tạm ứng.
2.3. Phơng pháp hạch toán:
2.3.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nớc:
2.3.1.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
a. Mua hàng nhập kho ngay trong tháng:
- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
+ Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên
quan, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...

. Khi tính thuế GTGT vào giá vốn hàng bán của kỳ sau:
Nợ TK 632
Có TK 142
20
b. Mua hàng cuối tháng cha về nhập kho:
- Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
+ Trờng hợp chứng từ lô hàng đến trớc, hàng trên đờng vận chuyển:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331,...
+ Sang kỳ sau, hàng đi đờng về nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 151
- Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
+ Nợ TK 151
Có TK 111, 112, 331,...
+ Kỳ sau, hàng đi đờng về nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 151
- Nếu hàng hoá không chịu thuế GTGT:
Nợ TK 156
Có TK 111, 112, 331,...
c. Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại do không đúng quy
cách, phẩm chất:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 156, 151
Có TK 133 (1331)
d. Trờng hợp hàng thiếu:
21
- Khi nhập kho hàng thiếu:

Nợ TK 611
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331,...
- Cuối kỳ:
+ Xác định số hàng mua phát sinh thừa, thiếu cha rõ nguyên nhân:
. Hàng mua thiếu cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 (1381)
Có TK 611
. Hàng mua thừa cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 611
Có TK 338 (3381)
+ Xác định hàng mua đang đi đờng:
Nợ TK 151
Có TK 611
- Nếu trong kỳ có các khoản giảm trừ giá mua:
+ Chiết khấu mua hàng:
Nợ TK 331
Có TK 711
23
+ Các khoản giảm giá hoặc trả lại hàng mua:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 611
Có TK 133
b. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp
không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT:
- Khi mua hàng:
Nợ TK 611
Có TK 111, 112, 331,...
- Cuối kỳ:
+ Xác định hàng mua đi đờng cuối tháng:

- Số thuế GTGT phải nộp:
+ Nếu lô hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
Nợ TK 133
Có TK 333 (33312)
+ Nếu lô hàng nhập khẩu không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc
chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì thuế GTGT phải nộp tính vào giá
thực tế của lô hàng.
Nợ TK 151
Có TK 333 (33312)
- Khi nộp thuế:
25