HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

---o0o---

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ NGHỀ CÔNG CHỨNG
Chuyên đề: Văn bản công chứng và giá trị pháp lý
của văn bản công chứng

Họ và tên: Vương Thị Phương Nam
Lớp: 21.1C

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 6 năm 2019

1


MỤC LỤC
Mở đầu
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu .......................................................................... 1
2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu ............................................................ 3
3. Cơ cấu của bài báo cáo ............................................................................................ 3

Chương 1: Quy định của pháp luật về công chứng, văn bản công
chứng
1.1. Quy định của pháp luật về công chứng ................................................................... 5
1.1.1. Khái niệm công chứng ............................................................................... 5
1.1.2. Đặc điểm của công chứng .......................................................................... 6
1.2. Quy định của pháp luật về văn bản công chứng ................................................... 7
1.2.1 Khái niệm văn bản công chứng .................................................................. 7

Kết luận....................................................................................................... 31
Danh mục tài liệu tham khảo

32

3


MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của việc nghiên cứu:
Trong nền kinh tế xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự đa dạng của
các quan hệ dân sự, thương mại. Các giao dịch dân sự, kinh tế luôn có xu hướng
gia tăng cả về số lượng và tính phức tạp. Điều đó cho thấy, nguy cơ xảy ra tranh
chấp trong các giao dịch ngày càng gia tăng. Khi đã xảy ra tranh chấp, một loạt
vấn đề phát sinh mà hậu quả của nó chính là việc làm mất thời gian, gây tổn hại
đến uy tín, danh dự của tổ chức cá nhân tham gia giao kết, đồng thời gây mất trật
tự trong xã hội. Chính vì thế, cần một văn bản công chứng có giá trị pháp lý nhất
định.
Trong hệ thống công chứng La tinh, các công chứng viên hoạt động chịu
ảnh hưởng của luật La Mã và các khái niệm pháp luật của Châu Âu lục địa; nhờ sự
đồng bộ này mà họ có thể thực hành nghề gần giống nhau, tập hợp lại trong một
với tên gọi là Liên đoàn công chứng La tinh quốc tế, gồm công chứng của các
nước ở châu Âu, châu Mỹ, châu Phi và châu Á. Ở Việt Nam, công chứng viên thực
hiện các chức năng giống như các công chứng viên của Pháp; chỉ có những khác
biệt ở thể thức đào tạo, bổ nhiệm. Về quy chế, các công chứng viên có quy chế
tương đối khác nhau tùy theo từng nước. Việc tham gia vào quá trình giao kết hợp
đồng của công chứng viên có thể được thực hiện theo nhiều phương thức khác
nhau, kết quả cuối cùng của quá trình đó được thể hiện dưới một hình thức chung
nhất là những hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hay còn gọi là văn bản
công chứng.

chế, tạo cơ sở pháp lý cho bước phát triển mới của hoạt động công chứng theo chủ
trương xã hội hóa, nâng cao chất lượng và tính bền vững của hoạt động công
chứng, từng bước phát triển nghề công chứng Việt Nam phù hợp với thông lệ quốc
tế, đưa công chứng nước ta tiến gần hơn với thông lệ của công chứng Latinh trên
thế giới, thể hiện vai trò của công chứng với chức năng bảo đảm an toàn pháp lý
cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, đồng thời hạn
chế nhiều vụ kiện tại tòa án. Bên cạnh Luật Công chứng, nhiều văn bản quy phạm
pháp luật hiện hành cũng có những quy định liên quan đến giá trị pháp lý của văn
bản công chứng như Bộ Luật dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật hôn nhân và
gia đình…
Tuy nhiên, hiện nay Luật Công chứng 2014 đang bộc lộ những hạn chế, bất
cập như văn bản công chứng không đạt được một sức mạnh chứng cứ và hiệu lực
cưỡng chế thi hành như một văn bản của cơ quan công quyền, một số quy định còn

2


chưa rõ hoặc có nội dung chồng chéo, thậm chí vô hiệu dẫn đến tình trạng nhiều
cơ quan, tổ chức và cá nhân chưa nhận thức đúng, đầy đủ và thực sự tôn trọng.
Chính vì lý do đó, học viên lựa chọn đề tài “văn bản công chứng và giá trị pháp lý
của văn bản công chứng” làm báo cáo kết thúc học phần .

2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
2.1 Mục đích nghiên cứu:
Góp phần làm rõ vấn đề văn bản công chứng và giá trị pháp lý của văn bản
công chứng; đánh giá đúng thực trạng văn bản công chứng và giá trị pháp lý của
văn bản công chứng hiện nay; đề xuất các giải pháp hoàn thiện văn bản công
chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:
Trên cơ sở nhận thức chung về văn bản công chứng và giá trị pháp lý của

1.1

Quy định của pháp luật về công chứng

1.1.1 Khái niệm công chứng
Công chứng theo hệ thống công chứng Anglo Saxon và hệ thống công chứng
La tinh là một nghề tự do, công chứng viên tự chịu trách nhiệm cá nhân về hoạt
động của mình nhưng đó là một nghề đặc biệt, đòi hỏi công chứng viên phải có
trình độ chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ được nhà nước công nhận để có thể
đảm bảo tính xác thực cho các hợp đồng vốn rất phức tạp, công chứng viên do
nhà nước bổ nhiệm hoặc công nhận theo các điều kiện, tiêu chuẩn do luật định và
hoạt động theo chế độ chứng chỉ hành nghề. Điều khác biệt giữa trường phái công
chứng Anglo saxon và trường phái công chứng La tinh là trong trường phái công
chứng Latinh thì các hợp đồng, giao dịch hợp pháp mới được công chứng viên
xác nhận, những hợp đồng, giao dịch bất hợp pháp thì bị từ chối công chứng.
Đặc điểm này quy định chức năng phòng ngừa các tranh chấp.
Công chứng ở Việt Nam hiểu một cách đơn giản nhất, "công chứng" chính
là việc "công" quyền đứng ra làm "chứng". Nói một cách khác, thay vì để cá
nhân tự đứng ra làm chứng cho nhau trong các giao dịch, thì nhà nước bằng việc
đào tạo, bổ nhiệm đã trao cho một số cá nhân, tổ chức nhất định một phần quyền
để những người này thay mặt nhà nước đứng ra làm chứng giao dịch đó.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014 thì công
chứng được định nghĩa “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức
hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao
dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính
xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng
Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây
gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân,
tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng công chứng”. Với định nghĩa này, ngoài
việc xác định cụ thể hình thức hoạt động hành nghề của công chứng viên là tại

dịch mà các tổ chức và cá nhân yêu cầu. Một trong những nguyên tắc cơ bản của
dịch vụ công là phải bảo đảm được tính liên tục không bị gián đoạn của dịch vụ
công. Hoạt động dịch vụ này nhằm hướng tới:
Thứ nhất, lợi ích của nhà nước. Hoạt động công chứng góp phần làm cho
các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại được thực hiện theo đúng khuôn khổ

6


của pháp luật, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Thứ hai, lợi ích của các bên tham gia giao dịch. Công chứng giúp cho các
tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại theo đúng pháp luật,
nhờ đó giảm thiểu tranh chấp, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ
chức, cá nhân tham gia giao dịch.
Thứ ba, lợi ích của tổ chức hành nghề công chứng. Khi thực hiện hoạt động
công chứng, tổ chức hành nghề công chứng được thu phí và thù lao công chứng
theo qui định.
Công chứng viên có sự độc lập, trong tác nghiệp chuyên môn, công chứng
viên không chịu trách nhiệm trước các cơ quan cơ quan cấp trên hay trước
trưởng phòng, trưởng văn phòng mà tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Vì vậy,
trong tác nghiệp chuyên môn, công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp trên.
Các tổ chức hành nghề công chứng được Nhà nước chuyển giao cho một phần
quyền của Nhà nước để thực hiện chức năng của Nhà nước trong một lĩnh vực
cụ thể là công chứng các hợp đồng giao dịch. Đồng thời, Nhà nước cũng chuyển
giao cho các tổ chức hành nghề công chứng một trách nhiệm và nghĩa vụ lớn là
phải thực hiện công chứng một cách đúng pháp luật và đảm bảo được lợi ích của
Nhà nước.

1.2


một cách rõ nét.
Đến năm 2006, Luật công chứng ra đời, khái niệm và nhiều quy định của
văn bản công chứng đã dần hoàn thiện một cách rõ nét. Theo đó, tại điều 4 Luật
công chứng 2006 quy định: “hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được công
chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng.Văn bản công
chứng bao gồm các nội dung sau đây: Hợp đồng, giao dịch;Lời chứng của công
chứng viên. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên
ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.” Qua đó khẳng định, văn
bản công chứng gồm hai bộ phận là hợp đồng, giao dịch và phần lời chứng của
công chứng viên.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì: “Văn
bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên
chứng nhận theo quy định của Luật này.” Như vậy, văn bản công chứng là
những tài liệu đã được công chứng viên chứng nhận về tính xác thực, hợp pháp,
không trái đạo đức xã hội hoặc tính chính xác của một bản dịch từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt bao gồm: Hợp đồng được kí kết giữa các bên trong quan
hệ dân sự, thương mại, đất đai, kinh doanh bất động sản lao động, …Văn bản
giao dịch giữa các bên còn là di chúc, thỏa thuận phân chia di sản … Các bản

8


dịch Văn bản công chứng có hiệu kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng
dấu của tổ chức hành nghề công chứng căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Luật công
chứng năm 2014. Đối với một số loại hợp đồng, giao dịch, pháp luật yêu cầu bắt
buộc phải công chứng hợp đồng mới có hiệu lực. Ngoài ra, các bên có thể tự
nguyện yêu cầu công chứng.
1.2.2 Đặc điểm của văn bản công chứng
Thứ nhất, căn cứ theo khoản 2, điều 45 Luật công chứng 2014 quy định tính
chính xác về thời điểm công chứng. Ngày, tháng, năm phải chính xác vì đó là

chứng nhận hợp đồng cầm cố tài sản thì công chứng viên không thể soạn thảo và
công chứng hợp đồng thế chấp được. Ngoài ra, văn bản công chứng cũng cần
tuân thủ các quy định về chữ viết, sửa lỗi kỹ thuật, ghi số tờ, số trang trong văn
bản, ký tên hoặc điểm chỉ, lời chứng của công chứng viên,… Mọi chi tiết trong
văn bản công chứng phải được thể hiện rõ ràng, chính xác, không viết tắt, không
viết xen hoặc đè dòng; việc sửa lỗi kỹ thuật cũng phải thực hiện đúng quy định
để người nhận hoặc thực hiện các băn bản đó có thể nhận biết đúng các nội dung
đã được chỉnh sửa, tránh nhẫm lẫn hoặc gây khó hiểu cho họ.
Thứ ba, tính phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội của văn bản công
chứng
Sự phù hợp của nội dung văn bản công chứng với pháp luật, đạo đức xã
hội là điều kiện cơ bản, quan trọng để văn bản công chứng đó có giá trị pháp lý
căn cứ theo khoản 1 điều 2 luật công chứng 2014 “Công chứng là việc công
chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực,
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác,
hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt
sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy
định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu
công chứng.” Do vậy, khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên phải có
trách nhiệm xem xét các nội dung của hợp đồng, giao dịch có phù hợp với các
quy định của pháp luật hiện hành và đạo đức xã hội hay không.
Ví dụ: Công chứng viên không thể chứng nhận hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất nếu bên bán chỉ có một mình người vợ mà tài sản chuyển
nhượng là tài sản có trong thời kỳ hôn nhân nhưng người vợ không chứng minh
được đó là tài sản riêng của mình như được tặng cho hoặc có văn bản thỏa thuận
tài sản riêng vợ chồng. Cũng như công chứng viên không thể chứng nhận hợp
đồng mua bán nhà ở, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất ngoài phạm vi
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ

10

văn bản công chứng có ý nghĩa rất lớn thể hiện vai trò phòng ngừa, bảo đảm an
toàn pháp lý cho các bên trong hợp đồng, giao dịch, đồng thời hạn chế được rất
nhiều các vụ kiện tụng ra Tòa án, gây tốn kém, lãng phí.
Như chúng ta đã biết, hoạt động công chứng là việc cơ quan, tổ chức hoạt
động công chứng xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định
của pháp luật hoặc khi có yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Công chứng
viên phải kiểm tra các thông tin mà mình thực hiện việc công chứng, sau khi đã
đối chiếu các thông tin với bản chính công chứng viên phải ghi lời làm chứng của
mình; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng lên văn
bản công chứng. Thể hiện việc ghi nhận và bảo đảm nội dung, hình thức cũng như
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Lúc này, văn bản công chứng có giá trị,
hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề

12


công chứng.
Mặt khác, việc công chứng các bản hợp đồng, giao dịch là bảo vệ quyền và
lợi ích hợp pháp của các bên, phòng ngừa rủi ro và tranh chấp, tạo ra sự ổn định
của quan hệ giữa các bên trong giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỷ
cương, là cơ sở thực hiện quyền và nghĩa vụ của các bên. Do đó, khi phát sinh mâu
thuẫn giữa các bên mà không giải quyết được dựa trên các thỏa thuận của hợp
đồng, giao dịch công chứng; bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình
thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật. Việc
quy định hợp đồng, các văn bản được công chứng có giá trị chứng cứ là một chế
định đặc biệt đối với hoạt động công chứng. Với việc quy định như vậy đã nâng
cao tinh thần trách nhiệm của các công chứng viên trong quá trình thực hiện hoạt
động công chứng của mình. Bởi lẽ, qua việc công chứng nếu công chứng viên phát
hiện ra các sai phạm cũng như dấu hiệu tội phạm có thể báo cáo với cơ quan có
thẩm quyền, đồng thời việc công chứng các văn bản giấy tờ sẽ được văn phòng

được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp
bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu
Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.”
Nghĩa là những gì đã thoả thuận trong văn bản công chứng thì có hiệu lực
bắt buộc thi hành đối với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đồng thời đối với
cả bên thứ ba. Trước hết, xét trong mối quan hệ giữa các bên tham gia hợp đồng
thì hiển nhiên là những gì họ đã cam kết trong hợp đồng, giao dịch thì họ có nghĩa
vụ thực hiện, không được bội ước. Đó cũng là nguyên tắc của luật dân sự. Vì vậy,
giá trị thi hành của văn bản công chứng thực ra không có gì mới. Mặt khác, xét
trong mối quan hệ với người thứ ba thì văn bản công chứng cũng có hiệu lực bắt
buộc người thứ ba phải tôn trọng và thi hành.
Ví dụ 1: một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được các bên
ký kết và đã được công chứng thì các cơ quan và các cá nhân có liên quan cũng
phải công nhận và làm các thủ tục liên quan như trước bạ, sang tên. Điều này cũng
là xuất phát từ nguyên tắc tôn trọng quyền tự do giao kết hợp đồng của chủ thể.
Ví dụ 2: ông A và bà C ký kết với nhau một hợp đồng mua bán nhà ở, có
chứng nhận của công chứng viên, kể từ ngày được công chứng, trong thời hạn ghi
trong hợp đồng, ông A và bà C phải tự nguyện, chủ động thực hiện hợp đồng theo
các điều khoản đã thỏa thuận; đồng thời, các cơ quan có thẩm quyền liên quan để
trước bạ, nhà đất... cũng buộc phải chấp hành giải quyết các việc liên quan đến thủ
tục mua bán nhà ở mà không thể từ chối, cản trở.

14


Văn bản công chứng có hiệu lực ngay lập tức sau khi được ký và đóng dấu
mà không cần qua sự kiểm định của bất cứ cơ quan nhà nước nào khác. Bởi thực
chất khi thực hiện công chứng, bản thân văn bản công chứng đã được kiếm tra,
thẩm định dưới một quy trình nghiêm ngặt của tổ chức hành nghề công chứng tổ chức được nhà nước trao quyền trong hoạt động công chứng. Hợp đồng của

chứng thực hợp pháp.”
Cơ sở của quy định này là xuất phát từ việc thừa nhận chức năng của
Công chứng viên về chứng nhận tính xác thực của các hợp động, giao dịch về cả
thời gian, địa điểm, tư cách chủ thể của người tham gia ký kết hợp đồng, giao
cũng như tính hợp pháp của các điều khoản hợp đồng, sự tự do ý chí của các.
Tính xác thực do Công chứng viên chứng nhận biến các tình tiết, sự kiện có
trong hợp đồng, giao dịch trở thành chứng cứ hiển nhiên trước Tòa. Tại điều
khoản 3 điều 5 của Luật Công chứng 2014 cũng khẳng định là giá trị chứng cứ
của văn bản công chứng sẽ bị bác bỏ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Nhưng
như vậy cũng không có nghĩa là Tòa án có thể tuyên vô hiệu một cách tùy tiện.
Một người muốn yêu cầu Tòa án tuyên bố một văn bản công chứng là vô hiệu thì
phải chứng minh được văn bản công chứng đó được lập một cách trái pháp luật.
Nếu không chứng minh được điều đó thì văn bản công chứng sẽ được công nhận
là chứng cứ hiển nhiên trước Tòa án. Như vậy, vai trò phòng ngừa của Công
chứng viên thể hiện ở chỗ: ngay khi lập hợp đồng, các bên giao kết hợp đồng đã
củng cố chứng cứ về việc ký kết hợp đồng đó để đề phòng các tranh chấp về sau.
Ví dụ: Ông A là người mua nhà và nhờ bà C là chị đứng tên trong giấy tờ
sở hữu, một thời gian sau bà C đã khai nhà của bà C, do C bỏ tiền mua cho A ở
nhờ và kiện đòi A trả nhà. C đã xuất trình giấy tờ sở hữu nhà đứng tên C làm căn
cứ cho yêu cầu của mình, còn A xuất trình giấy ủy quyền cho C đứng tên sở hữu
nhà hộ A, đồng thời người bán nhà và các nhân chứng chứng kiến việc mua bán
đều khai như lời của A. Như vậy trong trường hợp này giấy sở hữu nhà đứng tên
C không được coi là chứng cứ của vụ án, vì nếu thừa nhận giấy sở hữu nhà là

16


chứng cứ của vụ án tranh chấp quyền sở hữu nhà thì phải thừa nhận C là chủ sở
hữu nhà đang tranh chấp và như vậy đã không đảm bảo được quyền lợi hợp pháp
của các bên và không giải quyết đúng nội dung vụ án.

hành nghề công chứng;Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng”.
Như vậy, quá trình trở thành công chứng chứng viên phải trải qua khá
nhiều bước, cần tham dự một khóa đào tạo nghề công chứng trong thời
gian 12 tháng hoặc tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công
chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng trong 3 tháng đối với
trường hợp được miễn đào tạo nghề công chứng. Sau khi được cấp
giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy
chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một
tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công
chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa
đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng
nhận bồi dưỡng nghề công chứng.
Khi hết thời gian tập sự, phải báo cáo kết quả tập sự có nhận xét
của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề
công chứng nhận tập sự gửi đến Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký tập
sự. Sau đó, phải tham dự tiếp kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề
công chứng. Người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề
công chứng được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành
nghề công chứng. Lúc này, mới đủ tiêu chuẩn để trở thành công chứng
viên và có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm mình trở
thành công chứng viên.

18


2.2.2 Về trình tự, thủ tục công chứng
Những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng là những tình
tiết sự kiện không phải chứng minh nhằm bảo đảm cho văn bản công
chứng có giá trị chứng cứ; hợp đồng, giao dịch sau khi được công
chứng có giá trị thi hành, căn cứ theo Điều 46 của Luật Công chứng

nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng
ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.Trong trường hợp cơ quan nhà nước
có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công
chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố,
xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành
nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công
chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn
bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành
nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng. Việc kê biên,
khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện
theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư
pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên
tại địa phương.”Qua đó, hồ sơ công chứng là loại hồ sơ đối chứng vô
cùng quan trọng, trong đó văn bản công chứng là căn cứ chứng minh
sự phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ dân sự của
người đã yêu cầu công chứng đối với các tài sản, lợi ích của mình,
đồng thời cũng là căn cứ để chứng minh việc công chứng viên có lỗi

20


hay không có lỗi trong việc xảy ra thiệt hại cho các chủ thể đã tham
gia ký kết hợp đồng. Trên thực tế, các khiếu kiện, tranh chấp về các
hợp đồng, giao dịch đã được ký kết giữa các bên chủ thể có thể xảy ra
bất kỳ lúc nào, không hạn định. Nếu tại thời điểm xảy ra tranh chấp
mà văn bản công chứng hoặc các giấy tờ trong hồ sơ công chứng đã
được tiêu hủy theo sự cho phép của pháp luật thì sẽ không còn chứng
cứ để chứng minh hợp đồng giao dịch đó có phù hợp với pháp luật và
đạo đức xã hội không, người công chứng viên chứng nhận hợp đồng,
giao dịch đó có thực sự không có lỗi với thiệt hại xảy ra cho các bên

chủ yếu được tiến hành theo vụ việc hoặc khi các cơ quan có thẩm
quyền phát hiện ra các sai phạm đã xảy ra. Quy định liên quan đến
việc xử lý vi phạm trong lĩnh vực công chứng tuy bước đầu đã xác lập
được nền tảng các nguyên tắc và mức độ, phạm vi xử lý các vi phạm
nhưng vẫn chưa làm rõ được ranh giới giữa vi phạm kỷ luật, đạo đức
nghề nghiệp, vi phạm hành chính và hình sự.
Ví dụ, có những Văn phòng công chứng thành lập ra các Chi
nhánh văn phòng công chứng để tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công
chứng, hạ mức thu lệ phí công chứng, quảng cáo cạnh tranh không
lành mạnh, tổ chức ký ngoài trụ sở không đúng quy định; công chứng
viên không trực tiếp chứng kiến việc ký kết hợp đồng của người yêu
cầu công chứng mà ủy thác cho các thư ký nghiệp vụ làm thay công
việc này rồi chỉ thực hiện nốt khâu ký lời chứng.

22