SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TRƯỜNG THPT”

Lĩnh vực/ Môn: Khác
Cấp học: THPT
Tên Tác giả: Vũ Thị Ngà
Đơn vị công tác: Trường THPT Lưu Hoàng
Chức vụ: Nhân viên văn thư

NĂM HỌC 2019-2020


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
MỤC LỤC
I. ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................. Trang 1
1. Lí do chọn đề tài ............................................................................... Trang 1
2. Mục đích nghiên cứu ........................................................................ Trang 1
3. Đối tượng và phạm vi đề tài ............................................................. Trang 2
4. Tính mới mẻ và cấp thiết của để tài ................................................. Trang 2
5. Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện ............................... Trang 3
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .................................................................. Trang 3
1. Nội dung lý luận ............................................................................... Trang 3
2. Thực trạng nghiên cứu ...................................................................... Trang 3
3. Các biện pháp để thực hiện ............................................................... Trang 6
3.1 Xây dựng kế hoạch năm học........................................................... Trang 6
3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ ........................................................... Trang 9

quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn,
số lượng học sinh ngày càng nhiều (không chỉ là vài trăm học sinh mà cả nghìn
học sinh), số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng tăng lên theo mức tỉ lệ
thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở rộng …điều đó cũng
đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng lên đáng kể.
Rất nhiều người làm công tác văn phòng trong nhà trường bị quá tải trong công
việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt các loại
công văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà trường
và gây áp lực cho bản thân. Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn thư
lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời
gian và công sức dù cho khối lượng công việc có nhiều đi chăng nữa.
Với thực tế gắn bó với công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường
cấp THPT được 07 năm, tôi nhận thấy văn phòng nhà trường là nơi thực hiện rất
nhiều các công tác liên quan đến thủ tục hành chính. Đó vừa là nơi giao dịch các
công việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhà
trường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế
hoạch công tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt…
Trong quá trình trực tiếp làm việc, tôi đã tích lũy được một số kinh
nghiệm trong công tác văn thư sao cho vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho các bên liên quan trong đó có
cả chính mình.
Có thể so sánh văn phòng nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại
số liệu trong nhiều năm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên
quan đến số tài liệu đó như hàng ngày tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến bằng
Page 1/15


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
văn bản hoặc qua email của các cấp gửi về để thực hiện, hoặc có thể học sinh đã
ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học bạ, hoặc có thể phụ huynh

văn phòng trong trường THPT” thể hiện rõ sự hưởng ứng theo chủ trương của
Đảng và Nhà nước đưa ra trong việc đổi mới quản lí và cải cách hành chính ở
nước ta, loại bỏ những thao tác thừa không cần thiết trong thủ tục hồ sơ, giấy tờ,
tránh mất thời gian và công sức cho các bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến
công tác chung vì “nặng bệnh giấy tờ”.
Những chia sẻ trong sáng kiến kinh nghiệm có tính thực tiễn cao, bởi bản
thân người viết đã có thời gian 7 năm gắn bó với công việc văn thư lưu trữ trong
nhà trường. Trong quá trình làm việc, tôi đã rút ra được những bài học cần thiết
cho bản thân và thực sự thấy có hiệu quả trong những lần làm việc sau.
Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh các phương pháp quản lý,
sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống còn chú trọng
đến việc vận dụng công nghệ thông tin, các phần mềm máy tính phục vụ cho
công tác với những thao tác đơn giản, dễ dàng thực hiện
Page 2/15


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
5. Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện.
- Khảo sát thực tế.
- Lập quy trình thu thập, phân loại.
- Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần.
- Thời gian thực hiện trong năm học 2019-2020.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1.Nội dung lý luận.
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải
có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý,
phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp
lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận
chuyên đảm nhiệm các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau

tra hộp thư đến để nắm bắt những chỉ đạo mới một cách kịp thời và báo cáo với
Ban giám hiệu để nhận chỉ đạo thực hiện. Công tác này được tiến hành đều đặn

Page 3/15


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu hòm thư điện tử của nhà trường để
đảm bảo tính an toàn của thông tin.

Với các văn bản và hướng dẫn chung có tính công khai nên in ấn và treo
vào bảng tin công tác để tất cả cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm
bắt thực hiện đúng. Ngoài ra để tiết kiệm thời gian và chi phí, trường của tôi đã
đăng kí một tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán bộ giáo viên, công nhân
viên nhà trường (ai cũng biết mật khẩu để tiện cho việc tra cứu bất cứ lúc nào,
có thể download về máy tính cá nhân để tiện sử dụng)

Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết
định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch,...khi được sự phân công của ban
giám hiệu, vào sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.

Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của ban giám hiệu như: đề
và đáp án các bài kiểm tra học kì thuộc các bộ môn, bản tự đánh giá cá nhân cho
cán bộ giáo viên công nhân viên hàng tháng,...

Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như:
tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi THPT quốc gia,...

Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường
thông qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các

Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
chắn sẽ luôn ngập trong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm
chí có nhiều trường hợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn
không như mong muốn.
Trong những năm trước đây, đã có thời gian công tác văn phòng, văn thư
lưu trữ trong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này
và coi đây là một hoạt động không quan trọng nên không bố trí nhân viên có
chuyên trách mà chỉ phân công các giáo viên kiêm nhiệm (cũng vì một số
nguyên nhân khác). Một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ
cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu tư thời
gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ
sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ không được quy củ thậm
chí nhiều nơi còn lộn xộn, thiếu ngăn nắp. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá
trình làm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết.
Trong những năm gần đây công tác văn thư, văn phòng ở các nhà trường
đã được quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ
đạo. Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, hoạt động của công tác
văn phòng, văn thư nhà trường cũng dần dần có tác phong chuyên nghiệp.
Trong quá trình công tác tại nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn phòng,
văn thư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau:
a.Thuận lợi
Công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, công tác thủ tục hành
chính nói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn cách thức thực hiện.
Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để
củng cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường rất đoàn kết, có tinh thần
trách nhiệm cao trong công tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm
vụ được giao.
Cơ sở vật chất kĩ thuật của nhà trường ngày càng được trang bị toàn diện và

3.1. Xây dựng kế hoạch năm học
Do đặc thù công việc của văn phòng khối lượng công việc rất nhiều và đa
dạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học
căn cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời
gian hợp lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Kế hoạch năm học 2019-2020
SỞ GD&ĐT HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG

Số:

/KH-THPTLH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2020

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
NĂM HỌC 2019-2020
Căn cứ vào Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm học
2019-2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội;
Căn cứ tình hình thực tế và chức năng nhiệm vụ của nhân viên Văn thư
trường THPT Lưu Hoàng;
Trường THPT Lưu Hoàng xây dựng kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ
năm học 2019-2020, cụ thể như sau:
I. NHIỆM VỤ:
1. Nhiệm vụ trọng tâm:
- Nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ cũng như giá trị tài liệu lưu trữ đối với viên chức của Nhà trường.
- Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư - lưu trữ của trường có nề nếp tốt

2.2. Quản lý văn bản đi - đến:
- Lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định.
- Thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đi - đến, cụ thể:
Văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành của
văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi.
Văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Cập nhật thông tin, văn bản trên trang Website, Email của Sở GD&ĐT Hà Nội
để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày.
- Xây dựng hệ thống thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà trường trên
máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết.
2.3. Quản lý con dấu:
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
3. Công tác lưu trữ:
- Lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và chính xác.
- Công văn đi được lưu trữ bản gốc tại văn thư và người phụ trách công việc.
- Công văn đến được lưu trữ bản gốc tại văn phòng và gửi cho cán bộ, giáo viên,
nhân viên có liên quan đến công việc thực hiện. Lập sổ theo dõi tiến độ giải quyết
công văn đến. Riêng công văn đến qua mạng thì được lưu trữ trên máy thành các file
sắp xếp theo số trong tháng.
Page 7/15



phần mềm quản lý học sinh.
- Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo cáo
9/2019 khảo sát chất lượng đầu năm học.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cho công
tác khai giảng năm học mới.
- Sắp xếp lại học bạ của các khối lớp toàn trường.
- Cập nhật sổ theo dõi học sinh, cấp phát bằng cho học sinh.
10/2019 - Rà soát, kiểm tra, sắp xếp việc quản lý văn bản đi-đến theo
đúng quy định.
- Phối hợp với các bộ phận trong nhà trường chuẩn bị cho
ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11.
11/2019
- Sắp xếp hồ sơ học sinh, bằng tốt nghiệp, sổ cấp phát bằng.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ.
- Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I.
- Chuẩn bị sơ kết học kỳ I.
12/2019 - Hoàn thành các báo cáo sơ kết học kỳ I
- Cùng các bộ phận rà soát, thu thập, bổ sung văn bản vào hồ
sơ nộp vào lưu trữ nhà trường.
Page 8/15


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội

01/2020

2/2020

3/2020
4/2020

HIỆU TRƯỞNG
- Sở GD&ĐT;
- BGH ;
- Lưu VT (05b).
Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho công tác văn phòng luôn
chủ động giải quyết công việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân
phối thời gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc cũng như là sót việc
vì vậy công việc luôn được giải quyết thông suốt và hiệu quả.
3.2. Dự kiến lập danh mục hồ sơ
Trong một năm học văn phòng nhà trường nhận rất nhiều công văn từ các
nguồn khác nhau như văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử...vì vậy, cần
phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại các hồ sơ về các phòng ban và
các mảng lĩnh vực khác nhau thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc và
lưu trữ tài liệu.
Cán bộ văn phòng nhà trường phải nắm rõ các loại hồ sơ thuộc chuyên
trách của bộ phận mình, phải nắm được đặc điểm của từng văn bản, tài liệu để
phân vào các hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của hồ sơ đó.
3.3. Quản lý, sắp xếp hồ sơ

Page 9/15


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
Sau đây, tôi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu
trữ một số loại hồ sơ mang tính đặc thù trong trường THPT.
- Quản lý công văn đi, đến
+ Đối với công văn đi
Các Công văn gửi cho các cơ quan trọng và ngoài nhà trường do các bộ
phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường
phê duyệt cho ban hành, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành.

+ Kế hoạch tuyển sinh
+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh
+ Biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh
+ Báo cáo công tác tuyển sinh
+ Danh sách học sinh trúng tuyển
+ Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân của
phụ huynh học sinh

Page
10/15


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
Khi lập hồ sơ công việc giúp cán bộ nhân viên nắm được thành phần, nội
dung, khối lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó
biết được phải xây dựng, ban hành các văn bản và các bước triển khai để giải
quyết công việc được giao; giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
qua được lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm
thời gian và công sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề
được trọn vẹn.
- Quản lý sổ chuyển đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh
* Đối với hồ sơ chuyển đi:
Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho con thì việc đầu
tiên là tôi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không
mất nhiều thời gian đi lại sau đó tiếp nhận hồ sơ chuyển đi thì phải kiểm tra đầy
đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm:
+ Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận của Ban giám hiệu của
trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường.
+ Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó cần phải
có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp



Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội
- Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ của học sinh
* Đối với sổ điểm:
Hiện nay đã áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học mới in sổ
điểm để lưu. Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm công tác văn phòng phải
thường xuyên nhắc nhở giáo viên thực hiện việc điểm danh vào điểm đúng quy
định của Sở GD & ĐT Hà Nội.
Cuối mỗi tháng thực hiện việc kiểm tra nhận xét việc thực hiện quản lí, điểm
danh học sinh và vào điểm của giáo viên và giáo viên chủ nhiệm trình với Ban
giám hiệu.
*Quản lý sổ đầu bài:
Sổ ghi đầu bài lưu giữ theo quy định, vào cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu
bài của tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp
sổ đầu bài văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí.
*Quản lý học bạ:
Học bạ là hồ sơ vô cùng quan trọng vì ngoài sổ điểm thì đây là căn cứ để xác
minh về kết quả quá trình học tập tại trường cả về học lực lẫn hạnh kiểm vì vậy
việc lưu giữ bảo quản cũng phải hết sức cẩn thận.
Khi cho giáo viên mượn để vào điểm hoặc ghi thông tin của học sinh thì phải có
ký nhận mượn, khi trả lại thì phải kiểm tra đầy đủ học bạ mới cho ký trả
Kiểm tra việc vào điểm, chữ ký của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm. Đối
với học sinh nghỉ học cần lấy ra và lưu vào tập hồ sơ riêng
Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các giáo viên chủ
nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm đã sửa chữa
những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ
và sau khi có kết quả thì tôi lại yêu cầu giáo viên vào điểm thi lại. Việc cuối
cùng khi kết thúc năm học khi Ban giám hiệu đã ký duyệt thì tiến hành đóng dấu
xác nhận, dấu giáp lai vào sổ.

đều lưu thành từng file hồ sơ về các vấn đề và sự việc có liên quan đến nhau
trong một năm học để tiện tra cứu và sử dụng. Tôi đặt tên file thành các hồ sơ
như sau: Hồ sơ về hồ sơ nhân sự, hồ sơ về nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh
chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về
công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển
sinh.....
Ví dụ file hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020 như sau:
Hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020
+ Văn bản hướng dẫn
+ Công văn hướng dẫn của Sở GD & ĐT
.......................................
+ Văn bản đi
+ Kế hoạch
+ Quyết định thành lập hội đồng chấm SK
+ Danh sách đăng ký đề tài SKKN
+ Biên bản chấm SKKN
+ Kết quả chấm SKKN
Việc lưu văn bản đến thành các file thành hồ sơ như vậy khi cần sử dụng
đến công văn hay biểu mẫu thì lấy ra rất dễ dàng và nhanh chóng mà không cần
phải mở mail để tìm kiếm rất mất thời gian bởi vì hàng ngày có rất nhiều văn
bản chỉ đạo từ các cấp khác nhau gửi đến nếu muốn tìm kiếm một văn bản từ
tuần trước, tháng trước thì rất khó khăn trong việc tìm kiếm và mất nhiều thời
gian còn bây giờ chỉ cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau đó mở file cần tìm
kiếm và rất nhanh chóng, tôi đã có thể lấy văn bản cần sử dụng và hoàn thành
nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3.5. Hiệu quả nghiên cứu.
Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
+ Bộ phận văn thư gặp rất nhiều khó khăn trong việc tra cứu, sắp xếp, lưu trữ
văn bản, tài liệu và hồ sơ, sổ sách ....
+ Các loại hồ sơ văn bản chỉ để tập trung một bó không được phân loại theo

III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1. Kết luận
Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay việc
cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng trong
việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong
công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường lớp.
Thực hiện tốt các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ văn
phòng sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin thông suốt cho mọi hoạt động
quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao.
Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường nâng cao hiệu xuất công
việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay
Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác
văn thư phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học
trên cơ sở qui định chung của nhà nước.
Do đó việc kế hoạch hóa công tác văn thư là cần thiết, có kế hoạch hóa
mới không bỏ sót công việc và mới tránh được tình trạng có lúc quá bận, lại có
lúc quá rỗi, các lọai thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng
được các yêu cầu của Ban giám hiệu
Qua thực tế trong công tác văn thư phải thực hiện sát sao cùng với khâu
kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ còn thiếu cho
hoàn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư về cách thức ghi
chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định.
Được sự quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám
hiệu, giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ
theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ
sung hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phòng có yêu cầu.

Page
14/15


bản, tài liệu.
- Các Công văn, Quyết định, Báo cáo,
các giấy tờ khác liên quan đến việc
nhận hồ sơ, sổ sách, có giá trị sử dụng
không được bảo quản theo đúng quy
định của người làm công tác lưu trữ,
còn chưa đóng thành quyển và chưa rõ
ràng về các năm và nội dung người
nhận.

Page
15/15

SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
- Việc sắp xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ
văn bản đi, văn bản đến ngăn nắp,
khoa học đúng quy định. Biết ứng
dụng công nghệ thông tin trong công
việc, cập nhật văn bản chỉ đạo kịp
thời, nhanh chóng.
- Xử lí công việc trôi chảy, đúng thời
gian, việc soạn thảo văn bản nhanh,
đúng quy định. Lưu văn bản, tìm
kiếm văn bản nhanh chóng.
Hồ sơ sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ
thống, khoa học (Tủ đựng hồ sơ, tài
liệu). Giấy tờ có liên quan được
đóng thành quyển và theo từng năm,
từng vụ việc, tạo điều kiện thuận lợi
trong công việc hàng ngày.Giúp lãnh

- Tên tác giả: Vũ Thị Ngà
- Chức vụ: Nhân viên văn thư
HIỆU QUẢ NGHIÊN CỨU
+ Đối với giáo viên, nhân viên nhà trường.
Trước khi thực hiện đề tài
Sau khi thực hiện đề tài
- Việc mượn, học bạ vẫn còn tình trạng -Việc mượn trả rất đơn giản, giáo chỉ
rơi, thất lạc nên việc vào điểm cho học cần mở ngăn tủ theo khối lớp .
sinh vẫn còn bị nhầm.
- Học bạ được xếp ngay ngắn theo thứ
- Có tâm lý lo sợ khi bị thất lạc học bạ tự A-Z khớp với danh sách học sinh
hoặc sai sót.
nên việc vào điểm sẽ được dễ dàng,
nhanh chóng và hạn chế tối đa tình
trạng sai sót.
- Mỗi lần mượn sổ, học bạ mất rất - Không mất thời gian cho việc tìm
nhiều thời gian cho việc bới, tìm kiếm. kiếm.
- Chưa đến cuối năm học thì các quyển - Việc tra cứu dễ dàng vì các loại sổ
sổ điểm, sổ ghi đầu bài nhiều cuốn đã sách đã được dán gáy bằng băng dính
bị bong bìa hoặc quăn, rách các gáy sổ. mầu phân biệt theo từng khối,
- Trường THPT Lưu Hoàng với số - Không khí làm việc trong phòng luôn
lượng giáo viên đông nên khi việc tìm thoáng, mát, giáo viên không còn sợ
kiếm sổ sách lâu sẽ bị ùn tắc, nhiều tâm lý phải chờ đợi nữa.
người phải chờ đợi dẫn đến không khí
làm việc của phòng văn thư luôn luôn
trở thành điểm “nóng”.
+ Đối với nhân viên văn thư nhà trường:
Trước khi thực hiện đề tài
Sau khi thực hiện đề tài


- Chức vụ: Nhân viên văn thư
- Tổ: Văn phòng
- Tên đề tài: “Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng trường
THPT”.
- Đối tượng áp dụng, triển khai: Công tác văn phòng tại Trường THPT
- Thành phần dự: Các thành viên tổ hành chính
III. Nội dung:
1. Thực trạng công việc trước khi đề xuất sáng kiến kinh nghiệm và sự cần thiết
cải tiến công việc:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Báo cáo các giải pháp của sáng kiến kinh nghiệm:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Kết quả thực tế đạt được (so với khi chưa áp dụng):
.................................................................................................................................


Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội

PHỤ LỤC 3

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN CHẤM VÀ XÉT DUYỆT
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Tác giả : Vũ Thị Ngà
Đơn vị : Trường THPT
Tên SKKN : “ Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng tại Trường
THPT”.
Môn (hoặc Lĩnh vực): Nhân viên

TT
I

Nội dung
Điểm hình thức (2 điểm)

I.1 Trình bày đúng qui định (Văn bản SKKN được in
(font unicode, cỡ chữ 14, dãn dòng 1.2, đóng quyển
(đóng bìa, dán gáy,...) (1 điểm).
I.2 Kết cấu hợp lý: Gồm 3 phần chính (đặt vấn đề, giải
quyết vấn đề, kết luận và khuyến nghị) (1 điểm).

II


TT

Điểm

Nhận xét

Nội dung đảm bảo tính khoa học, chính xác (1,5
điểm);
Có các minh chứng cụ thể: phiếu khảo sát chất
lượng trước và sau khi thực hiện các giải pháp ứng
dụng (1 điểm), biên bản thẩm định của tổ chuyên
môn liên quan đến SKKN (0,5 điểm);
Khái quát hóa các giải pháp đã nêu (0,5 điểm).
II.3 Kết luận và khuyến nghị (2 điểm)
Có số liệu khảo sát sau khi thực hiện giải pháp (0,5
điểm);
Có bảng so sánh đối chiếu số liệu trước và sau khi
thực hiện các giải pháp của SKKN (0,5 điểm);
Khẳng định được hiệu quả mà mỗi SKKN mang lại
(0,5 điểm);
Khuyến nghị và đề xuất với các cấp quản lý về các
vấn đề có liên quan đến áp dụng và phổ biến SKKN
(0,5 điểm).
TỔNG ĐIỂM

Đánh giá của Ban chấm (Ghi tóm tắt những đánh giá chính):
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................

- Sinh ngày: 19/08/1984
- Chức vụ: Nhân viên Văn thư
- Đơn vị: Trường THPT LƯU HOÀNG
- Tổ : Văn phòng
- Họ và tên cán bộ thẩm định: Lê Thị Thủy
- Chức vụ: Tổ trưởng tổ Văn phòng
1/ Nhận xét về nội dung của sáng kiến kinh nghiệm:
- Có đối tượng nghiên cứu mới
- Có sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc, giải pháp phù hợp
- Có đề xuất hướng nghiên cứu mới
- Có cơ sở cho thấy SKKN đã tạo hiệu quả cao hơn, đáng tin, đáng khen (phân
biệt SKKN chưa áp dụng và đã áp dụng)
- Có phương pháp nghiên cứu, cải tiến phù hợp với nghiệp vụ và tổ chức hiện có
của đơn vị
- Trình bày SKKN dễ hiểu, có logic.
- Có thể áp dụng SKKN rộng rãi.
- Hình thức trình bày SKKN theo quy định.
2/ Kết quả xếp loại sáng kiến kinh nghiệm:
Loại A
;
Loại B
Loại C
;
Loại D
Người thẩm định

Lê Thị Thủy