TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
I. TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ
VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
1.Một số khái niệm
1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ
Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc
dịch vụ làm phương tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn
chưa được định nghĩa một cách thống nhất, mà thường được hiểu là những
hoạt động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa.
Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanh
dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời
sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội.
Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bước đi và giải
pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị –
2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại
sản phẩm vô hình và không thể cầm nắm được.
Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh
doanh: bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật,
dịch vụ tư vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng,
cắt tóc, giặt là…
Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:
+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may
đo, sửa chữa…
+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp
ảnh…
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác
nhau. Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là
hoạt động hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính
là hoạt động mang lại lợi nhuận chính cho công ty.
Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời.

mô tả bằng các thuật ngữ tài chính và được hoạch định trong một thời gian
nhất định nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra
Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự
kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì
vọng sẽ đạt được và tổng chi tiêu được phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên
bao gồm những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế
toán) cũng như ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu
chuyển tiền tệ).
Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt
quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch
vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả
thi.
Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. Ở tầm vĩ mô ngân
sách đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng
trong các kì họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có
thể là nguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá
trình thực hiện các mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng
không hề mất đi vị trí của nó. Đó chính là những hành động trong tương lai
của doanh nghiệp. Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con
đường đã lựa chọn của mình.
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng
của nó đến kế hoạch ngân sách.
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinh
doanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng
hoá hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra
tình hình thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với
những hợp đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các
doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ.
Ngân sách giành cho việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh
nghiệp. Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt

thiết lập có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm được việc này doanh
nghiệp nên theo một qui trình chặt chẽ:
Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp.
Soạn thảoChuẩn bị Kiểm soát
- Xác định
mục tiêu
chung của
công ty
- Chuẩn hoá
ngân sách
- Đánh giá
hệ thống
- Phân tích
sự khác biệt
giữa thực tế
v dà ự toán
- Theo dõi sự
khác biệt và
phân tích sai
số
-dự báo lại
v à điều
chỉnh, xem
xét sử dụng
những dạng
ngân sách
khác, rút kinh
- Thu thập
thông tin,
chuẩn bị dự

với 20% công sức nhưng nếu không chuẩn bị chu đáo, 20% kết quả còn lại sẽ
lấy đi 80% công sức bỏ ra.
Công ty phải xác định ngay từ đầu, đâu là mục tiêu chính cần theo đuổi.
Là tăng sản lượng vận tải? tăng sản lượng sửa chữa? tăng doanh thu? giảm
chi phí? quảng bá thương hiệu? hay gắn kết các hoạt động của các phòng ban
trong công ty?... Việc xác định những mục tiêu, chính là cách lên kế hoạch cho
tương lai mà không mâu thuẫn với mục tiêu mà công ty đang theo đuổi. Hay
nói một cách khác sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán
ngân sách cho các kế hoạch ấy.
Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên
thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các
phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ
giúp cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn.
Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng
nhau xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công
việc này không hề đơn giản nếu như mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi
của mình.
Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng
ta tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi
cùng với nhau. Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để
tính đến các kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm
soát.
Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành
ngắn được cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo
tháng hoặc theo quí. Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch
làm và gửi các báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát
sẽ được giảm nhẹ nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:
Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán
bộ phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên.
Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh

Ghi nhận kết quả thực
tế
đó chúng ta có thể đối chiếu năm ngân sách mà không sợ tiến triển thuận lợi
hoặc bất lợi của kì này hay kì khác đánh lừa chúng ta về kết quả cuối cùng.
*Kiểm soát nên được tiến hành với 3 công việc chính:
+Kiểm tra số liệu của kì vừa qua
+Cộng dồn số liệu của các kì đã qua từ khi bắt đầu năm ngân sách
+ Ước lượng lại toàn bộ năm ngân sách theo những thay đổi phát sinh
tại kì kiểm soát thấy có ảnh hưởng trong tương lai.
* Phân tích các chênh lệch
Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng.
Cần phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay
sai số do không đo lường trước được.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai
lệch. Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh
hoạt.
** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh
lệch có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo.
Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trị
tương đối. Thường thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những người kiểm
soát ngân sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân
tích khi qua một ngưỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những
doanh nghiệp mới áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau
đó một thời gian ngắn họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất
và đặt ra được ngưỡng chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích
rất nhiều trong giai đoạn đầu này.
** Kiểm soát linh hoạt
Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem
xét đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh
hưởng với nhtheer‡

được nguyên nhân, doanh nghiệp cần phải cân nhắc xem có thể điều chỉnh
được chênh lệch đó trong ngân sách sắp tới hay không.
Nếu nguyên nhân do lỗi dự toán thì chúng ta cần phải tiến hành dự toán
lại. Còn nếu là do khách quan thì có thể tìm phương án khác không. Ví dụ giá
nhiên liệu quá cao ảnh hưởng đến chi phí thì doanh nghiệp có thể tìm kiếm hay
thay thế nguồn nhiên liệu nào khác rẻ hay không…
Tóm lại, kiểm soát ngân sách là một công việc vô cùng quan trọng. Quan
trọng không chỉ vì chúng ta có thể kiểm soát chính xác ngân sách của doanh
nghiệp mà bởi kinh nghiệm chúng ta thu được trong việc dự báo ngân sách
tiếp theo và chúng ta đang ngày càng hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về công
ty qua việc tìm ra nguyên nhân của nó.
Bước còn lại là xây dựng kế hoạch của qui trình kế hoạch ngân sách sẽ
được trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế
hoạch ngân sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.
Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời
gian chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội
dung, tính chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật.
Kế hoạch chiến lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không
đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời
gian ngắn, miễn là doanh nghiệp sử dụng nó như là hành động tổng thể để
phát triển doanh nghiệp: thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của
doanh nghiệp mình. Để thực hiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải
được cụ thể hoá bằng hệ thống các kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật
bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ, kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế
hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế
hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu như kế hoạch tác nghiệp.
Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch
khác trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.


kinh doanh. Nó giúp phối hợp hoạt động của các nhà quản lí, các nhà lãnh đạo,
với các phòng ban khác nhau mà vẫn bảo đảm cam kết đạt được kết quả.
Ngân sách cũng cho phép doanh nghiệp được chi bao nhiêu cho công ty
của mình và đưa ra các chỉ tiêu về doanh thu. Hãy tưởng tượng rằng tại công
ty không có một kế hoạch ngân sách nào. Vậy công ty ấy đang chi bao nhiêu
tiền cho hoạt động của mình so với mục tiêu mà họ đã đặt ra là tối thiểu hoá
chi phí chẳng hạn. Có thể nhìn thấy ngay rằng công ty không có một căn cứ nào
để đánh gía những gì họ đang làm và họ đang không có một định hướng nào
cho việc chi tiêu ấy. Hành động ấy giống như là đang đi trên đường mà không
biết đích đến. Điều này thật sự rất nguy hiểm.
Vì thế, ngân sách thật hữu dụng khi trở thành một trong những căn cứ
quan trọng, đáng tin cậy để phân tích kết quả kinh doanh bằng cách theo dõi
hoạt động thực tế, so sánh nó với kế hoạch. Ngân sách chính là nguồn thông tin
quan trọng để công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế
hoạch kinh doanh đã thống nhất dựa trên hoạt động thực tế.
Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các
công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân
sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của
họ trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra.
Ngân sách thể hiện khả năng của người chuẩn bị.
Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau
Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
Vai trò Mô tả
Hoạch định
Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn
liền với chiến lược kinh doanh dài hạn
Điều phối
Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng
ban trong công ty
Thông tin