Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 98

CHƯƠNG
4
THIẾT KẾ BÁO CÁO

Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu hữu hiệu trong Access. Hầu như tất
cả những gì bạn muốn in và in theo bố cục như thế nào? Report đều có thể đáp ứng!
Chương này sẽ trình bày từ những khái niệm căn bản về thiết kế in ấn, về Report
của Access đến tiếp cận những kỹ thuật in ấn phức tạp như: report có tham số, sub-
report,..
N
ội dung cụ thể bao gồm:

Các khái niệm về Report;

Sử dụng report wizard;

Sử dụng report design view;

Kỹ thuật sub-report;

Tham số cho report.
Kết thúc chương, học viên hoàn toàn có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn
đơn giản đến những biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng trong các bài toán
thực tế từ CSDL.
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®

thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report.
Ví dụ: Danh sách học sinh lớp 10A1 là 45 khi đó Detail report sẽ in ra 45
dòng; nếu chuyển sang in danh sách học sinh lớ
p 10A2 có 48 học sinh, lúc
này Detail report sẽ in ra 48 dòng (tương ứng với số bản ghi của nguồn dữ liệu
sẽ in ra).
• Report Header
Là phần tiêu đề của trang đầu tiên Report, nằm tiếp theo phần Page header và
nằm trên phần Detail. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report header. Phần
này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
• Report Footer
Là phần tiêu đề cuối của trang cuối cùng Report, nằm tiếp theo phần Detail và
phía trước phần Page Footer. Mỗ
i Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report footer.
Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.

1.2 Môi trường làm việc
Làm việc với Report gần giống làm việc với Form. Sự khác nhau cơ bản của
Report và Form là: Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ liệu
từ CSDL; còn Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report không làm
thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL.
Thông thường mỗi report sẽ in dữ liệu của một Table hoặc một Query nào đó.
Tức là phải có một nguồn dữ
liệu cần in cụ thể (trường hợp đặc biệt Report
không có nguồn dữ liệu sẽ nói đến phần cuối)
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 101
2. Sử dụng Report wizard

tục:
Bước 4: Thiết lập các nhóm dữ liệu c
ần thiết:
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 103

Muốn hiển thị dữ liệu theo nhóm giá trị của trường nào, hãy Add trường đó từ
danh sách bên trái hộp thoại sang hộp preview bên phải hộp thoại. Trong bài này
chỉ cần hiển thị một danh sách chung nên không cần thiết lập nhóm ở bước này.
Nhấn Next để tiếp tục:
Bước 5: Thiết lập sắp xếp dữ liệu trên báo cáo:

Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 104
Report wizard cho phép tối đa 4 mức ưu tiên sắp xếp dữ liệu được đánh số từ 1
đến 4 (hộp thoại trên). Trường nào thiết lập trước, sẽ được ưu tiên sắp xếp trước.
Trong trường hợp giá trị trường đó trùng nhau, Access sẽ chuyển đến các mức tiếp
theo để sắp xếp. Kiểu sắp xếp (theo chiều tăng hoặc giảm) có thể thiết lập khi nhấn
nút … bên cạnh. Thiết lập xong nhấn Next để tiếp tục:
Bước 6: Chọn bố cục (Layout) cho Report:

Có 2 thiết lập trong bước này:
- Chọn bố cục cho report ở hộp Layout. Có 3 kiểu Layout: Columnar, Tabular
và Justified- hãy chọn một kiểu phù hợp (xem hộp preview bên trái để biết
trước kết quả);
- Chọn hướng giấy in ở hộp Orientation. Có 2 kiểu hướng in là: Portrait – in

Để in nội dung report ra máy in;
Nuít Design :
Để mở report ra chế độ thiết kế;
Nút One page :
Để hiển thị report ra màn hình trong từng trang báo cáo;
Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright
®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 107
Nút Two page :
Để hiển thị 2 trang báo cáo một trên màn hình;
Nút Multi Page :
Để chọn nhiều trang báo cáo có thể hiển thị trên màn hình;
Nút Zoom :
Để phóng to, thu nhỏ nội dung report;
Nút Office Link :
Để kết xuất (Export) thông tin trên report ra các loại định dạng
khác của MS Office như Word, Excel, HTML.
Nút Close :
Để đóng màn hình preview report.
Toàn bộ 8 bước sử dụng report wizard liệt kê ở trên, không phải lúc nào cũng
cần thực hiện đầy đủ. Với những report đơn giản như trên, chỉ cần thực hiện Bước
1; Bước 2 đã có thể nhấn Finish để kết thúc. Tuy nhiên tuỳ vào yêu cầu in báo cáo
mà muốn dừng lại ở bước nào để thiết lập các thông tin cho phù hợp hãy chuyển
nhanh đến bước đó.
3. Thiết kế report
Phần trước đã trình bày các bước dùng Report wizard để có thể thiết kế các mẫu
báo cáo in ấn dữ liệu từ CSDL. Đó là cách làm rất dễ dàng và nhanh chóng. Tuy
nhiên, các mẫu báo cáo được sinh ra chỉ giới hạn theo một số mẫu mã máy tính đã
cung cấp sẵn, không thể in ra được những biểu báo cáo phức tạp theo như những