ĐỀ TÀI DƯỚI GÓC ĐỘ TIN HỌC HOÁ
2.1.1. Giải pháp tin học hoá trong công tác quản lý vật tư, nhân sự.
Mỗi doanh nghiệp đều có phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo đảm cho
hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý doanh nghiệp thường do các nhân viên
trong doanh nghiệp thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập với
nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin. Cách làm này đã đang gây rất
nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên. Các công việc thống kê chi tiết tình hình
biến động của từng vật tư rất khó thực hiện, đặc biệt là các đơn vị có số lượng, chủng
loại vật tư lớn. Công tác nhân sự thường gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số
lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào vị trí công việc, sự bất cập trong quản
lý quá trình công tác, khen thưởng hay kỉ luật đối với từng cán bộ công nhân viên...
Khi thực hiện quản lý thủ công thì khối lượng công việc ghi chép rất lớn thường
bị trùng lặp, sai sót. Do đó việc đưa ra báo cáo tại một thời điểm bất kỳ là không thực
hiện được ngay vì phải tổng hợp từ nhiều sổ sách, dễ gây nhầm lẫn.
Khi tin học được ứng dụng vào công tác quản lý thông tin vật tư, nhân sự thì
những khó khăn nêu trên sẽ được khắc phục một cách cơ bản. Người quản lý có thể
đưa ra chi tiết về từng vật tư, nhóm vật tư hay toàn bộ vật tư tại bất kỳ thời điểm nào
khi có yêu cầu. Thông tin chi tiết về từng cán bộ cũng được đưa ra có tính chính xác
cao, đảm bảo tính kịp thời nếu như công tác nhập dữ liệu ban đầu được làm tốt, giúp
các nhà lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao.
Sau khi tìm hiểu tại Công ty máy tính T&T chúng em thấy rằng công tác quản lý
vật tư, nhân sự ở đây hoàn toàn có thể thực hiện trên máy tính. Người quản lý có
trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin về vật tư, có thể căn cứ vào các hoá đơn
của bên bán, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các chứng từ liên quan... để cập nhật
trực tiếp vào máy tính thay vì phải cập nhật vào sổ. Các thông tin về từng thành viên
trong công ty như ngày tháng năm sinh, địa chỉ, vị trí công tác, phòng ban...cũng
được thống kê, cập nhật một cách nhanh nhất thay vì mỗi khi có sự thay đổi lại phải
làm lại sổ sách. Sau đó trên các CSDL đã được cập nhật tạo ra các báo cáo cần thiết
phục vụ cho công tác quản lý vật tư, nhân sự của công ty.
1
1

2
2
Giám đốc nhân sự đảm nhận chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm
soát của bộ phận riêng mình theo tuyến nhằm phục vụ các bộ phận khác hoàn thành
mục tiêu nhân sự.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm của giám đốc nhân sự:
Chú ý rằng các công ty có chính sách và chiến lược khác nhau
• Bản chất công việc.
• Trình độ và tay nghề có học vấn, đào tạo và có kinh nghiệm. Cử nhân kinh tế
là tối thiểu, cử nhân tâm lý học. Tuy nhiên cần có MBA theo xu hướng thông
tin máy tính. Khả năng truyền thông, phân tích giỏi, kiên nhẫn đối phó xung
đột, mâu thuẫn, khả năng điều hành khi có sức ép, công bằng, thuyết phục và
kiến thức về máy tính.
* Vai trò:
• Chính sách: đề ra, bảo đảm thực thi chính sách trong toàn tổ chức, có khả
năng giải quyết khó khăn.
• Cố vấn: cho cấp quản trị khác.
• Dịch vụ: cung cấp dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho bộ phận
khác.
• Kiểm tra: giám sát các bộ phận khác thực hiện các chính sách, chương trình về
nhân sự.
2.1.2.4. Hạch toán lao động tiền lương.
Sức lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong quá
trình sử dụng các lao động doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí để bù đắp và
3
3
tái tạo sức lao động dưới hình thức tiền lương. Khoản chi phí này được tính vào giá
thành sản phẩm sản xuất ra. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của chi phí
nhân công mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công
việc mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là thu nhập chủ yếu của người

4
- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến:
Tiền lương sản phẩm có thưởng
của mỗi CNSX
=
Lương sản phẩm trực
tiếp
+ Thưởng vượt mức
Trong đó :
Lương sản phẩm
trực tiếp
=
Số lượng sản phẩm hoàn
thành
* Đơn giá lương
Thưởng vượt mức = Tỷ lệ thưởng vượt mức * Số lượng sp của số vượt mức
* Trả lương sản phẩm kết hợp với lương thời gian :
Nếu n >= N thì S = P1 * n
Nếu n < N thì S = P2 * n
Trong đó: S: Tổng số lương phải trả
P1: Đơn giá lương cao nhất cho 1 sản phẩm
P2: Đơn giá lương thấp nhất cho 1 sản phẩm
n: Số sản phẩm sản xuất được
N: Số sản phẩm định mức phải sản xuất
* Hình thức trả lương khoán theo khối lượng công việc: Hình thức này
thường được áp dụng cho những công việc lao động đơn giản có tính chất đột xuất
như vận chuyển, bốc vác... Mức lương được xác định theo từng khối lượng công việc
cụ thể.
* Tiền lương sản phẩm tập thể:
Tiền lương cả nhóm = Đơn giá lương * Khối lượng sản phẩm hoàn thành

Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin
chấp nhận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông
báo cho nhân viên khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với các
6
6
email nội bộ, thông báo nói trên được hệ thống chuyển đến hộp thư của các đối
tượng.
* Tính toán lương và chi phí: Lương thường gồm một số thành phần như sau:
Lương cơ bản, các khoản được công ty thanh toán, các khoản khấu trừ vào lương
(bảo hiểm xã hội), các khoản phụ cấp làm thêm. Khi công ty có những người có thu
nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thu nhập cá nhân
hiện nay, thuế suất được tính luỹ tiến. Từng cấu phần của lương phải được xác định
là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức tính thích hợp. Việc
tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước
ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống phần mềm được thiết kế
tốt có thể giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc tính lương.
Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương cần sự tham gia chuyên sâu của các chuyên
gia về nhân lực và thuế.
Theo giới chuyên môn, quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp
không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Đây vừa là môt khoa học vừa là một nghệ
thuật, vì liên quan đến nguồn nhân lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con
người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám
đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng
nhân sự khoa học hoá công việc hàng ngày.
2.1.3. Những lý luận chung về công tác quản lý vật tư
2.1.3.1. Định nghĩa
Vật tư là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh. Giá
trị của vật tư tiêu hao cho quá trình sản xuất, kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm,
dịch vụ, tỷ trọng của chúng trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại
hình doanh nghiệp. Thông thường đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị vật tư

Giá mua thực
tế của vật tư
=
Giá hoá đơn (giá
phải trả người bán
trên hoá đơn)
+
Chi phí
vận chuyển
bốc dỡ
+
Thuế nộp
thay người
bán
-
Chiết khấu
mua hàng
(nếu có)
8
8
Trong quá trình hạch toán vật tư, tuỳ từng điều kiện cụ thể về giá trị vật tư ở
doanh nghiệp biến động thường xuyên hay tương đối ổn định, có giá kịp thời hay
không...Khi quản lý vật tư ta có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá đó là: Theo
giá hạch toán hay là theo giá mua thực tế. Sử dụng giá nào để theo dõi hàng ngày khi
nhập xuất vật tư.
2.1.3.4. Sử dụng giá hạch toán để quản lý vật tư
Giá hạch toán là giá doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định chứ không
có ý nghĩa trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Có thể doanh
nghiệp lấy giá kế hoạch hoặc giá bất kỳ nào đó, và nó quy định cụ thể cho từng loại
vật tư. Giá hạch toán phải được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán.

vật tư luân chuyển
trong kỳ
=
Giá mua
thực tế của
vật tư
+
Giá mua thực
tế vật tư nhập
trong kỳ
-
Giá hạch
toán của vật
tư tồn đầu
kỳ
-
Giá hạch toán
của vật tư nhập
trong kỳ
Sau đó xác định theo tỷ lệ chênh lệch:
Tỷ lệ chênh lệch
vật tư
=
Số chênh lệch
Trị giá hạch toán của vật tư tồn
trong kỳ
+
Trị giá hạch toán của vật tư xuất
trong kỳ
Số điều chỉnh được xác định như sau:

trong kỳ
=
Số lượng vật tư xuất dùng
trong kỳ
* Đơn giá bình quân
Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật tư, có thể đơn giá mua
đó là bình quân gia quyền (nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân) có thể là đơn giá mua
bình quân trước mỗi lần.
* Phương pháp Nhập trước Xuất trước:
Phương pháp này dựa trên giả thiết là Vật tư nào Nhập trước thì Xuất trước, khi
Xuất đến vật tư nào thì lấy đơn giá thực tế của nó để tính giá trị thực tế của vật tư
xuất dùng cho đối tượng. Còn thực tế có thể Nhập, Xuất kho không theo thứ tự như
giả thiết, nhưng khi tính vẫn tính theo giả thiết (có quy ước).
* Phương pháp Nhập sau Xuất trước:
Phương pháp này dựa trên giả thiết là Vật tư nào Nhập kho sau thì Xuất trước
và khi tính toán giá mua thực tế của Vật tư Xuất thì lấy đơn giá mua của Vật tư Xuất
kho theo giả thiết để tính. Giả thiết Nhập sau Xuất trước là tính đến thời điểm Xuất
kho Vật tư chứ không hẳn đến cuối kỳ hạch toán mới xác định.
* Phương pháp giá đích danh:
Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế Xuất Vật tư ở lô nào để dùng thì lấy
đúng giá mua thực tế của lô đó để tính giá trị mua thực tế của Vật tư Xuất dùng cho
đối tượng sử dụng.
2.2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MÁY TÍNH T&T
2.2.1. Mô hình
Phòng kinh doanh
và tiếp thị sản phẩm
12
12
] ư
] ư

cán bộ, nâng bậc, xếp lương.
• Phòng thu mua vật tư: tổ chức, ký kết hợp đồng mua vật tư, quản lý kho vật
tư.
• Phòng tiêu thụ sản phẩm: Tổ chức ký kết hợp đồng, tổ chức cung ứng sản
phẩm, quản lý kho thành phẩm.
2.2.2. Phương thức nhập xuất và thủ tục chứng từ ở công ty
14
14
2.2.2.1. Phương thức bán vận chuyển thẳng không qua kho (theo hình thức
chuyển hàng)
Công ty mua vật tư của bên cung cấp rồi chuyển vật tư để bán cho bên mua
bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê.
Trong phương thức này có hai trường hợp:
- Vật tư Công ty nhập trong nước bán thẳng.
- Vật tư Công ty nhập ngoại thương bán thẳng.
2.2.2.2. Phương thức giao vật tư cho các đơn vị trực thuộc
Với phương thức này Công ty mua vật tư của bên cung ứng rồi giao thẳng cho
các đơn vị. Trong quá trình giao vật tư giữa Công ty và các đơn vị không có quan hệ
mua bán mà thực chất việc công ty giao vật tư cho các đơn vị là việc cấp vốn bằng
vật tư để các đơn vị tiến hành sản xuất kinh doanh, do điều kiện áp dụng thuế GTGT
(giá trị gia tăng) (Công ty thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp
khấu trừ). Cho nên, Công ty vẫn phải lập hoá đơn bán vật tư, ghi số hoá đơn, tiền vật
tư theo giá gốc và ghi vào sổ thuế GTGT đầu vào để làm cơ sở cho các đơn vị.
Ngoài hai phương thức bán vật tư chủ yếu như trên Công ty còn áp dụng
phương thức bán lẻ trực tiếp đối với khách hàng mua với số lượng vật tư, hàng hoá
nhỏ. Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở
Công ty, bộ phận bán hàng lập phiếu thu, sau đó, điều lệnh xuống bộ phận quản lý
kho vật tư, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm của mình ở đó.
Việc áp dụng phương thức bán hàng như trên đã tiết kiệm được chi phí vận
chuyển bốc xếp cho Công ty, làm tăng khả năng lưu chuyển vật tư hàng hoá.

- Các đơn vị trực tiếp bán vật tư.
- Vật tư điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc.
Khi có lệnh điều động vật tư ở Công ty từ đơn vị này sang đơn vị khác, đơn vị
nhận vật tư có thể đưa phương tiện đi nhận vật tư hoặc do đơn vị cấp vật tư vận
chuyển. Trong trường hợp tự vận chuyển thì đơn vị nhận vật tư hạch toán vào chi phí
vận chuyển, còn trong trường hợp đơn vị cấp vật tư chịu trách nhiệm vận chuyển thì
tiền vận chuyển ở đơn vị cấp vật tư được coi là doanh thu vận tải nội bộ.
Các đơn vị cung cấp vật tư sẽ lập phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ
để đưa vật tư từ kho đến nơi bán (phiếu này chỉ có tác dụng vận chuyển vật tư hoá
trong nội bộ và làm cơ sở để thanh toán chi phí cho các chủ phương tiện).
* Bán lẻ vật tư thu tiền trực tiếp ở công ty:
16
16
Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở
Công ty. Công tác vật tư Công ty sau khi lập phiếu thu tiền vật tư của khách, trình lên
ban lãnh đạo để điều lệnh xuống các đơn vị trực tiếp quản lý vật tư, hàng hoá. Sau
đó, các đơn vị phòng ban này sẽ tiến hành giao vật tư cho khách hàng của mình. Thực
chất của công việc này là Công ty thu hộ tiền bán vật tư cho các đơn vị phòng ban
trực thuộc.
2.2.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư
Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư ở Công ty được thực hiện theo từng nhóm
vật tư. Các sổ chi tiết và bảng kê sử dụng khi bán vật tư, ví dụ:
Sổ tổng hợp bán vật tư cho khách hàng:
Tháng 6/2006
Tên KH Mã KH Tên vật tư Số lượng Đ/v tính Thành tiền
Đơn vị A T01 Mouse
..............
100 Chiếc
Cộng
Đơn vị B

chỉ cần thao tác thành thạo phần mềm quản lý, đưa các số liệu ban đầu vào hệ thống,
sau đó hệ thống tự động hỗ trợ các chức năng tra cứu, cập nhật thông tin mới nhất
một cách nhanh chóng mà không gây mất thời gian và sai sót trong quá trình truy cập
dữ liệu.
18
18
* Thông tin đầu vào
Các báo cáo được tập hợp trên cơ sở các thông tin đầu vào chủ yếu là các chứng
từ gốc. Trong công tác quản lý vật tư của công ty sử dụng một số chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng
- Phiếu nhập kho
Đơn vị:... ĐƠN ĐẶT HÀNG Số hoá đơn:...
Địa chỉ:...
Người đặt hàng: .......................................................................................................
Địa chỉ:. .....................................................................................................................
Ngày đặt:....................................................................................................................
STT Tên hàng Mô tả hàng Đơn vị tính Số lượng Thành tiền
Người đặt hàng
(Ký, họ tên)
Sau khi đặt hàng, công ty trực tiếp đến nhận hàng từ nhà cung cấp và một phần
nhà cung cấp vận chuyển bàn giao cho công ty. Khi nhập kho, hàng hoá được ghi vào
phiếu nhập kho như sau:
19
19
Đơn vị:....... PHIẾU NHẬP KHO
Địa chỉ:....... Ngày... tháng... năm 200...
Số:..............
Nợ:..............
Có:..............
Họ, tên người giao hàng:..............................................................................................

Địa chỉ: .....
HOÁ ĐƠN
(kiêm phiếu xuất kho - bảo hành)
Ngày.....tháng.....năm.....
Số hoá đơn: ..............
Tên khách hàng:.................................................................................................................
Địa chỉ:...............................................................................Điện thoại:.............................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách
phẩm chất vật tư (sản phẩm,
hàng hoá).
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Bảo
hành
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4 5
Hình thức thanh toán:.........................................................Tỷ giá: ...................................
Tổng số tiền (VNĐ):..............................................................................................................
Viết bằng chữ:........................................................................................................................

Quản lý nhân sự (NS)
Nghiên cứu
tài nguyên NS
Hoạch định
tài nguyên NS
Tuyển dụng
Đào tạo và phát triển
Quản lý lương
Quan hệ lao động
Dịch vụ và phúc lợi
Y
tế
và
an
toàn
BC nhập vật tư hàng hoá
23
23
BC xuất vật tư hàng hóa
BC tổng hợp Xuất Nhập Tồn
Chấp nhận
đơn hàng
Giám sát
các tiến trình
Xử lý
yêu cầu
Kiểm kê kho
Bảo hành vật tư hàng hoá
Thị trường hàng hoá
Bán hàng