Phần 1 : Sổ kế toán
1) Khái niệm sổ kế toán
*Trong giáo trình nguyên lý kế toán
-Trường Đại Học Thương Mại
Sổ kế toán là những tờ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối liên
hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu các chứng từ kế toán .
-Trường Đại Học Ngân Hàng Thành Phố Hồ Chí Minh
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định dùng để ghi chép ,
hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến
đơn vị kế toán.
-Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi kép
trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kế kép.
-Viện Kế Toán Quản Trị Doanh Nghiệp
Sổ kế toán là những tờ sổ có kết cấu tương ứng với đặc điểm của đối tượng
được phản ánh cũng như yêu cầu cần xác định và cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công
tác quản lý và lập các báo cáo kế toán, mẫu sổ phải bao gồm các cột có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau và phải thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ kế toán khác có liên quan.
*Trong chế độ kế toán Việt Nam
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến
doanh nghiệp.
*Trong luật kế toán Việt Nam
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
2) Ý nghĩa của việc sử dụng sổ kế toán
-Sổ kế toán phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và
sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn hình thành tài sản và các quá trình hình
thành kinh tế của các đơn vị, kế toán phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều
loại sổ khác nhau.
được ghi định kỳ; các thông tin trên sổ được sử dụng để tính toán, xác định các chỉ tiêu
tổng hợp trên các báo cáo tài chính.
Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ.
Đơn vị:…………
Địa Chỉ:………..
Sổ Nhật Ký Chung
Năm……
Đơn vị tính:………….
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
Sổ Cái
STT
dòng
Số hiệu
TK đối
ứng
Số phát sinh
Số
hiệu
Ngày,
tháng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số trang trước
chuyển sang
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi chú
Số
hiệu
Ngày,
tháng
Số
lượng
Thành
tiền
Số
lượng
Thành
tiền
Số
lượng
Thành
tiền
A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6
8
Số dư
đầu kỳ
Cộng
tháng
-Sổ này có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
-Ngày mở sổ:……….
Ngày
….tháng….năm….
Đã ghi Sổ Cái ngày….tháng…năm….
Ngày…tháng….năm….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Việc phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng các yêu cầu về cung cấp thông tin
cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trongcacs đơn vị vừa ở góc độ tổng
hợp, vừa ở góc độ chi tiết.
b/ Phân loại theo phương pháp ghi chép sổ
Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau:
-Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt.
Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng
kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng đối tượng kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ
thống gồm Sổ Cái các tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ,…
Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Sổ Cái
Năm:…..
Tên Tài Khoản:……..
Số Hiệu:…..
Ngày
thàng
ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Sổ hiệu
TK đối
ứng
Số tiền
Ghi
Năm….
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
A B 1 2 3 1
-Cộng tháng
-Cộng lũy kế từ đầu quý
-Cộng tháng
-Cộng lũy kế từ đầu quý
-Sổ này có… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.
-Ngày mở sổ…
Ngày…tháng…năm…
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
-Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa
phản ánh quan hệ đối ứng của các tài khoản được hệ thống theo từng đối tượng.
Thuộc sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo trình tự thời gian gồm số cái các tài
khoản theo hình thức nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái,….
Đơn vị:………
Địa chỉ:………
Nhật Ký – Sổ Cái
Năm:…..
Thứ
tự
dòng
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
các nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán.
c/ Phân loại theo cấu trúc sổ
Với tiêu thức phân loại này , căn cứ vào cấu trúc thiết kế mẫu sổ để phản ánh các
thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc sự vận dộng của đối tượng kế toán để phân
loại sổ. Phân loại theo cấu trúc sổ, sổ kế toán được phân loại thành các loại sổ sau:
-Sổ kết cấu kiểu một bên: là loại sổ kế toán trên một trang sổ được thiết kế một
bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh quy mô, sự biến động
của đối tượng kế toán( quan hệ đối ứng tài khoản).
-Sổ kết cấu hai bên: là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên
phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán.
-Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành
nhiều cột, mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin
nhất định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ.Ví dụ:Nhật ký- Sổ cái
-Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là loại sổ kế toán trên trang sổ được kết cấu thành nhiều
cột và nhiều dòng ( ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về
các đối tượng được theo dõi. Ví dụ: nhật ký chứng từ số 8.
Việc phân loại sổ theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu sổ có cấu trúc đáp ứng
được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị.
d/ Phân loại theo hình thức tổ chức sổ
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ kế toán tại đơin vị, sổ kế toán được chia làm hai
loại là sổ tờ rơi và sổ đóng thành quyển:
-Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành
quyển được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế, hoặc theo dõi cho nhiều đối
tượng kế toán, sổ có thể được mở hàng tháng hoặc theo năm. Mỗi quyển sổ phải ghi rõ số
trang, giữa các sổ phải có dấu giáp lai.
Ưu điểm của sổ đóng thành quyển là giữ được các tờ không thất lạc, ngăn ngừa
được tình trạng tự ý them bớt, thay đổi số tờ.
Nhược điểm: nếu khối lượng ghi chép lớn thì loại sổ này khó công việc cho nhiều
người.
Sổ đóng thành quyển được sử dụng cho các loại sổ quan trọng như: sổ quỹ tiền
10
Tháng
11
Tháng
12
Cộng
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
12
Cộng số
phát sinh Nợ
Tổng số
phát sinh Có
Số dư cuối
Nợ tháng
Có
Ngày… tháng… năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
-Sổ tờ rơi là loại sổ kế toán, những tờ sổ được để riêng biệt dộc lập với nhau được
sử dụng đẻ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của những đối
tượng kế toán hàng tháng.
Ưu điểm: Sử dụng sổ tờ rơi thuận tiện cho việc phân công lao động ghi sổ kế toán.
Nhược điểm: việc bảo quản khó khăn, dễ thất lạc và phát sinh các hiện tượng tùy
tiện thay đổi các tờ sổ.
Sổ tờ rơi được sử dụng cho các sổ cần theo dõi chi tiết, các nhật ký chứng
từ, các bảng kê,…
Đơn vị:……………
Địa chỉ:…………...
Bảng Kê Số 1
Ghi Nợ Tài khoản 111- Tiền mặt
Tháng……năm…….
tiến hành hoạt động trong kỳ như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí bán hàng, sổ chi phí quản
lý,…
-Sổ vốn- quỹ: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động các loại vốn chủ sở
hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quỹ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng
cơ bản,…
Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán
trong quá trình xử lý thông tin và tổng hợp số liệu.
Phần 2: Hình thức Nhật ký chung
1) Đặc trưng
Tất cả cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gian
phát sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi
sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế.
2) Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức Nhật ký chung : sổ Nhật ký
chung, sổ Nhật ký chuyên dùng, sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.
-Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài
khoản( định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ cái.
-Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán quy định trong hệ thống tài khoản kế
toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp
trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
-Sổ Nhật ký chuyên dùng bao gồm sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật
ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng.
+Sổ nhật ký thu tiền là sổ nhật ký chuyên dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền
của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho
từng loại tiền( đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền( ngân hàng A, ngân
hàng B,…).
+Sổ nhật ký chi tiền là sổ nhật ký chuyên dùng dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi
tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng,
cho từng loại tiền (đông Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền( ngân hàng A, ngân
thẻ, sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh
được ghi vào sổ, thẻ chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký chuyên dùng thì hằng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chuyên
dùng liên quan. Định kỳ (3, 5, 10,..ngày ) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát
sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp
trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều
sổ Nhật ký chuyên dùng ( nếu có).
Cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát
sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi
tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên Bảng cân đối số
phát sinh bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung( hoặc
sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các
sổ Nhật ký chuyên dùng) trong kỳ.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chung
Chứng từ gốc sổ
Sổ nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký chuyên dùng
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:Ghi hàng ngày: ; Ghi cuối tháng ;Đối chiếu, kiểm tra
5)Ví dụ
Doanh nghiệp X sản xuất đồ may mặc, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu
trừ. Trong kỳ, có tài liệu sau: (đơn vị 1.000đ)
Số dư các tài khoản ngày 31/12/N
dòng
Số
hiệu
TK đối
ứng
Số phát sinh
Số
hiệu
Ngày,
thàng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số trang trước
chuyển sang
3/1 Mua chịu
nguyên, vật
liệu
√
Nguyên liệu,
vật liệu
1 152 54.000
Thuế GTGT
được khấu trừ
2 133 5.400
Tiền mặt 3 111 59.400
8/1 Xuất kho bán
áo phông
√
Giá vốn hàng
bán
Doanh thu bán
hàng và cung
cấp dịch vụ
13 511 35.000
Xác định kết
quả kinh doanh
14 911 35.000
Kết chuyển giá
vốn hàng bán
√
Xác đinh kết
quả kinh doanh
15 911 30.000
Giá vốn hàng
bán
16 632 30.000
Sổ Cái
Năm N+1
Tên tài khoản: nguyên liệu, vật liệu
Số hiệu:152
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong
tháng
150.000
-Doanh thu bán
hàng và cung cấp
dịch vụ
-Thuế GTGT phải
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong
tháng
-Ghi nhận giá vốn
-Xác định kết quả
kinh doanh
156
911
30.000
30.000
-Cộng số phát sinh
trong tháng
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
đầu tháng
30.000 30.000
Sổ Cái
Năm: N+1
Tên tài khoản:Hàng hóa
Số hiệu: 156
Ngày,
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
đầu tháng
150.00
0
30.000
Sổ Cái
Năm N+1
Tên tài khoản: Thuế GTGT được khấu trừ
Số hiệu:133
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong
tháng
-Doanh thu bán
bằng tiền mặt
-Kết chuyển doanh
thu
111
911 35.000
35.000
-Cộng số phát sinh
trong tháng
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
đầu tháng
35.000 35.000
Sổ Cái
Năm N+1
Tên tài khoản:Thuế GTGT phải nộp
Số hiệu: 3331
-Cộng số phát sinh
trong tháng
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
đầu tháng
3.500
33.500
Sổ Cái
Năm N+1
Tên tài khoản: Vay ngắn hạn
Số hiệu: 311
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong
tháng
200.000
Trả bằng nợ vay 311 150.00
0
-Cộng số phát sinh
trong tháng
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
đầu tháng
150.00
0
50.000
Sổ Cái
Năm N+1
Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng
người lao động
334 40.000
-Cộng số phát sinh
trong tháng
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
đầu tháng
160.00
0
40.000
Sổ Cái
Năm N+1
Tên tài khoản: Phải trả người lao động
Số hiệu: 334
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
đối
ứng
Số tiền
Số
hiệu
Ngày
hiệu
Số tiền
ghi sổ
TK
đối
ứng
Số
hiệu
Ngày
tháng
Trang
số
STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong
tháng
-Doanh thu bán
hàng và cung cấp
dịch vụ
-Giá vốn hàng bán
511
632 30.000
35.000
-Cộng số phát sinh
trong tháng
-Số dư cuối tháng
-Cộng lũy kế từ
Ngày,
tháng
ghi sổ
Ngày,
tháng
chứng
từ
Số hiệu
chứng từ
Diễn giải
TK
đối
ứng
Số phát sinh
Số tồn
Ghi
chú
Thu Chi Nợ Có
A B C D E F 1 2 3 G
-Số tồn đầu
kỳ
-Số phát sinh
trong tháng
Thu tiền bán
lô hàng áo
phông
511
3331
35.000
3.500
kỳ
Trả lương người lao
động
-Cộng số phát sinh
trong kỳ
-Số dư cuối kỳ
334 40.000
40.000
200.000
160.000
Sổ Chi Tiết Tiền Vay
Tài khoản: 311
Đối tượng cho vay:….
Khế ước vay:…Số..Ngày…
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối
ứng
Ngày đến
hạn thanh
toán
Số tiền
Số
hiệu
Ngày,
tháng
Ngày,
tháng
Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Thuế khác
A B C D E 1 2 3 4 5
Xuất lô hàng
áo phông
632 500 70 35.000 3.500
Cộng số
phát sinh
-Doanh thu
thuần
-Giá vốn
hàng bán
-Lãi gộp
38.500
30.000
Copyright: Tài liệu đại học ©